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常见应用文写作
目录:
一、条据
请假条
留言条
借条
收条
领条
欠条
启事
请柬
二、书信
感谢信
贺信
表扬信
推荐信
请托信
求职信
决心书
建议书
申请书
倡议书
证明
三、公文
通知
通报
报告 请示
批复
函
会议纪要
会议记录 讣告
四、其他
新闻消息
计划
总结
日记 读书笔记 演讲稿
一、条据
（1）请假条
基本格式：
1.标题，居中写“请假条”。
2.请假对象的称呼，顶格，用尊称。
3.正文，空两格，包括请假原由、请假起止时间。
4.祝颂语。
5.落款，包括请假人签名及请假时间。
格式范本：
请假条
尊敬的_____：
我因_____原因，于_____（时间）请假_____（时间），望批准。
此致 敬礼!
请假人：_____
_____年_____月_____日
（2）留言条
基本格式：
1、称呼，顶格，通常用尊称。
2、正文，空两格，简单明了说明事情。
3、落款，包括署名和日期。格式范本：
妈妈：
班主任李老师来电话，要我去一趟学校。我中午回来。
小彬
_____月_____日
（3）借条
基本格式：
1.标题，居中写“借条”。
2.正文，开头空两格详细记录什么时候向谁（若是人名写全名）借了什么（若是借款涉及利息，应有明确的年利率或月利率，最终应支付的借款利息总额等约定），什么时候归还等。若是借的物品涉及数字，数字需补充大写。
3.落款，包括借物品人签名（全名，若借的物品贵重需在借物人名字上加盖借物人手印）及借的时间。
范文一：
借条
今天借了学校体育器材室一个足球，用于下午课外活动的比赛。比赛结束马上归还。
6年级（2）班：周涛
_____年_____月_____日 范文二：
借条
今借得XXX人民币￥10000.00元(壹万元整)，自2015年7月1日至2015年12月31日，期限6个月，利率为每月0.8%，利息共计人民币￥480.00元（肆百捌拾元整），全部本息于2015年12月31日一次性偿还。
借款人：签名手印盖章
_____年_____月_____日
（4）欠条
欠条是为证明一方欠另一方财物而立下的字据，欠条和借条容易混淆，但欠条和借条的性质是不一样的，它们形成的原因不同，借款主要是因借贷而产生，欠款则可能是因为买卖、租赁、利息等原因产生。且借条和欠条适用法律有别。欠条一般由标题、正文、落款三部分组成，格式参考借条。
（5）收条
基本格式：
1.标题，居中写“收条”。
2.正文，空两格，详细记录什么时候收到谁（若是人名写全名）什么物品。若是收的物品涉及数字，数字需补充大写。
3.落款，落款一般要求写上收钱物的个人或单位的全称，署上收到的具体日期，一般还要加盖公章。是某人经手的一般要在姓名前署上“经手人：”字样。是代别人收的，则要在姓名前加上“代收人：”字样。
范文：
收条
今收到5年级（2）班生活委员柳杨同学送来的该班为玉树捐款款项765.8元（柒佰陆拾伍点捌元）。等全校捐款汇集，一并交往市红十字会。
XX学校（盖章）经手人：_____
_____年_____月_____日
（6）领条
基本格式：
1.标题，居中写“领条”。2.正文，参照收条
3.落款，包括领物人签名（全名，若领的物品贵重需在领物人名字上加盖领物人手印）及领的时间。
范文：
领条
今天下午3点钟领取到教务处发给的拖把2个、扫帚4个、抹布2个。
5年级（2）班：王琳
_____年_____月_____日
补充：借条、欠条、收条、领条务必要字迹清晰，不可涂改。若不得不改动的，则需由改动方在改动处加盖公章(私 章)或个人签名。
（7）启事
基本格式：
1.标题，居中，启事名称由启事的内容决定，如内容是征文，则名称写明“征文启事”。
2.正文，写明事情原委。
3.落款，包括①发出启事的人或单位签名盖章②发出启事的时间。
范文：
寻物启事
昨天下午课外活动的时候，我在东区操场单杠区域丢失了一块乒乓球球拍。请捡到的同学交还与我。非常感谢！
5年级（3）班：黄小丽
_____年_____月_____日
（8）请柬
基本格式：
1.标题，居中写“请柬”。2.称呼，定格，用尊称。
3.正文，写明活动内容，活动的时间和地点，如果是请看戏或其它表演还应将入场券附上。
4.祝颂语。
5.落款，发出请柬的个人或单位名称和日期。
范文：
请柬
×××先生：
兹定于十月一日上午八时在本厂会议室召开新产品签定会，敬请光临指导。
此致！敬礼！
_____市曲酒厂
_____年_____月_____日
二、书信
（1）一般书信
基本格式：
1、称呼，顶格，常用尊称。
2、问候语，可紧接着称呼后面写，也可以在下一行空两格写，单独成段。
3、正文，另起一行空两格。若是回信，先要写明信已收到。如果内容较多，也可以分段写，一件事情写一段落。
4、祝颂语，多用“此致敬礼”、“祝您健康”等。
5、落款，包括署名和日期。日期写在名字下方。
范本：
亲爱的xxx: 您好！
（正文）------------------------------------------。
（正文）----------------------------------------。
此致 敬礼！
xxx
_____年_____月_____日
（2）感谢信
基本格式：
1、标题，居中写“感谢信”或“致xxx的感谢信”。
2、称呼，顶格，用尊称。
3、问候语，可紧接着称呼后面写，也可以在下一行空两格写，单独成段。
4、正文，另起一行空两格。正文首先概述对方事迹，重点突出对方的支持和帮助，并阐述事迹的影响，表达自己的感激之情。
5、祝颂语。
6、落款，包括署名和日期。日期写在名字下方。
（3）贺信
基本格式：
1.标题：居中写“贺信”二字。
2.称谓：顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名，常用尊称。3.正文
贺信的正文要交待清楚以下几项内容：
第一，结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条件。
第二，概括说明对方都在哪些方面取得了成绩，分析其成功的主观、客观原因。贺寿的贺信，要概括说明对方的贡献及他的宝贵品质。总之这一部分是贺信的中心部分，一定要交待清祝贺的原因。
第三，表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。要写些鼓励的话，提出希望和共同理想。4.结尾：祝颂语。
5.落款：写明发文的单位或个人的姓名、名称，并署上成文的时间。
（4）表扬信
表扬信也是书信的一种，所以在格式上也和一般书信相同。
1、标题：居中写 “表扬信”。
2、称谓：下行顶格写上被表扬的机关、单位、团体或个人的名称、姓名。
3、正文：另起一行，空两格写。一般要求交代表扬的理由，指出行为的意义。
4、结尾：要提出对对方的表扬，或者向对方的单位提出建议，希望对某某某给予表扬。
5、落款：写明发文单位名称或个人姓名，并在右下方注明成文日期。
（5）推荐信
大致格式和一般书信相同，但有以下注意事项：
1、推荐者是被推荐一方与用人者一方的中介,要本着对双方负责的精神,实事求是地介绍被推荐者，不可夸大其能力学识，也不可因怕人说狂妄而过分谦卑。
2、要详细写明被推荐者的学历、特长、志向、优 点、缺点，及生活经历、家庭状况等等，以便对方斟酌录用。
3、语气诚恳、委婉，留有余地。不管自己辈分职位多高，年龄多大，都不可以命令的语气强求，以免对方为难。
（6）请托信
大致格式和一般书信相同，但有以下注意事项：
对被请托人必须尊重，态度应诚恳，语气应谦和，对请托的事必须明确具体，且是对方力所能及的事，便于办理。遇到难题，要尽量委婉地表达出来，给对方留有余地，使对方既能全力以赴地去办，又不至于因事情没办好而内疚。
（7）求职信
基本格式：
1、标题：居中写“求职信”二字。
2、称谓：顶格写求职单位名称，常用尊称。
3、正文：
求职信的正文要交待清楚以下几项内容：
第一，介绍自己的情况，如年龄、性别、学历、所学专业或技术特长、技术职称、政治面貌、民族、籍贯等，通常附上免冠照片。
第二，写自己的简单经历，着重写工作实践经历，如：在何单位从事过何种工作、受过何种培训、业绩如何、是否受过嘉奖或处分，切不可浮夸或隐瞒。
第三，提出自己所应聘的职位，并阐述自己能胜任此项工作的理由，尽可能写得详细、充分。注意要谦虚、客观，不要夸夸其谈或信誓旦旦。
第四，写自己现在的身份和职位，提出合理的工资、福利、住房方面的要求。
第五，谈一下自己对应聘单位的认识和发展前景，尽可能提出自己的意见和建议，表现出“主人翁”意识，但不要长篇大论。
第六，写清自己的联系地址、电话及联系时间。
4、祝颂语。
5、落款：求职人姓名及求职日期。
（8）决心书
基本格式：
1、标题，居中写“决心书”三字。
2、称呼，顶格，写陈述对象，常用尊称。
3、正文，下行空两格，首先要写清写决心书的原因，接着写决心做到什么。
写决心做到的具体事项和具体措施。这是决心书的主要部分，最好分条陈述，每条各成一段，注意条理性。
4、祝颂语。
5、落款，包括署名和日期。日期写在名字下方。
（9）建议书
基本格式：
1、标题，居中写“建议书”三字。
2、称呼，顶格，写建议对象，常用尊称。
3、正文，下行空两格，要写清提建议的原因及建议内容，语言不能偏激，建议内容最好分条陈述，每条各成一段，注意建议的合理性及条理性。
4、祝颂语，是否需要视情况而定。
5、落款，包括署名和日期。日期写在名字下方。
（10）申请书
基本格式：
1、标题，居中写“申请书”三字。
2、称呼，顶格，写申请对象，常用尊称。
3、正文，下行空两格，申请书一定要将重点突出，申请的理由，申请的目的，用词要严谨。
4、祝颂语。
5、落款，包括申请人姓名和申请日期。日期写在名字下方。
（11）倡议书
基本格式：
1、标题，居中写“倡议书”三字即可，另外也可以由倡议内容和文种名共同组成，如“把零用钱捐献给灾区人民的倡议书”。
2、称呼，顶格，写受倡议人。
3、正文，下行空两格，写明①倡议的背景原因和目的，②倡议的具体内容和要求，开展怎样的活动，③有哪些价值和意义。倡议的具体内容、要求、活动、意义，一般分条陈述，这样往往清晰明确，一目了然。
4、结尾：表明倡议者的决心，或者提出某种建议号召。
5、落款，包括倡议者姓名和倡议发起日期。日期写在名字下方。
（12）证明：
基本格式：
1、标题：居中，“证明”二字，加大字号。
2、称呼：另起一行顶格，证明需求方的单位名或人名，用尊称。（某些证明可不用称呼，如收入证明）
3、正文：需要证明的事项。叙述简明，不要出现语病和歧义。
4、落款：证明单位和证明日期。加盖公章。注意，证明时间与证明内容所需时间之间不要距离太远;落款单位名应与公章字样完全相符。范文一：
个人收入证明
兹有我公司员工___________，性别______，身份证号：________________________，在我司工作______年，任职______________部门_____________（职位），月收入为人民币_________________元。
特此证明！
__________公司（加盖公章）
______年_____月_____日
范文二：
工作证明
___________(单位名称)：
__________同志，性别________，政治面貌___________，身份证号：_________________________________。于_________年____月____日至_________年____月____日在我公司___________部门从事_________________ 工作，工作积极，团结同事，遵纪守法，各方面表现优秀。我单位对本证明真实性负责。
特此证明！
单位名称：(盖章)
______年_____月_____日
范文三：
大学生实习证明
_____________大学：
贵校__________系_________________专业_____________，于________年____月____日 至 _________年____月____日在我公司____________部门实习工作，各方面表现优秀。
特此证明！
____________（加盖单位公章）
________年_____月_____日
三、公文
（1）通知（下行文）
基本格式：
7、标题：居中写“通知”二字，有时可把通知的性质内容标出来，如“紧急通知”、“会议通知”等。
8、称谓：顶格写被通知对象名称。
9、正文：
写清时间、地点、事件、要求谁参加以及注意事项。写时要周密考虑，所有有关因素都必须写清楚。如果通知的内容较多，注意要把要求和措施部分交待清楚，可以考虑分条陈述也可以用小标题的形式编写，便于理解。
4、落款：通知发布单位或个人以及通知日期。
范文：
关于开展“六一”儿童节庆祝活动的通知
各小学、幼儿园：
****年6月1日国际儿童节即将来临，为了组织好今年“六一”国际儿童节的各项庆祝活动，使广大儿童度过一个快乐而有意义的节日,现就全区“六一”儿童节期间有关活动要求通知如下：
1．各学校、幼儿园要抓住“六一”这一有利时机，结合本单位实际……
2．各学校、幼儿园要按照实践育人的要求，……
3．“六一”期间，各学校、幼儿园要通过广播、电视、报刊、网络等媒体……
4．各学校、幼儿园要以不同形式对社会和家长开放……
今年“六一”期间，我区开展的全区性活动主要有：绿港小天使艺术团在杨镇中小举办庆“六一”文艺演出……
教委办公室（公章）
****年**月**日
（2）通报（下行文）
基本格式：
1、标题：居中，一般采用完全式，“发文单位+事情+通报”。称谓：顶格写被通知对象名称。
2、主送机关一般应在通报中标明，普发性通报和组织内部知照的通报可以不标明主送机关，而在正文或印发范围内加以说明。
3、正文：
①表彰通报和批评通报的正文结构和写法基本相同，分为四层次。第一层：陈述通报对象的基本情况和基本事实。第二层：对通报对象进行评价或定性。第三层：通报决定或处理意见。表彰通报往往只需寥寥数语，以此激励、调动积极性和推广先进经验；而批评通报要求说明清楚。第四层：提出希望和要求。
②情况通报的正文分两层：陈述情况或传达精神，提出意见和要求。
4、落款：通报发布单位或个人以及通报日期。
范文：
关于对市鬃化工厂实现安全生产年的表彰通报
市鬃化工厂采取有力措施，切实贯彻《安全生产条例》，建立安全生产岗位责任制，1993年实现全年生产无事故，成为我市第一个安全生产年优秀企业。为此，市政府决定对鬃化工厂给予通报表扬，并奖给锦旗一面，奖金鬃鬃元。
市政府号召全市各企业以鬃化工厂为榜样，层层建立健全安全生产岗位责任制，扎扎实实抓好安全生产，争创安全生产年企业，把我市安全生产推上一个新台阶。
鬃市人民政府(印章)
一九九四年一月二十日
（3）报告（上行文）
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
基本格式
1、标题：制发机关+事由+报告；报告前可加“紧急”。
2、主送机关：一般是发文机关的直属上级机关。
3、正文一般由报告缘由、报告事项和结束语组成。
报告缘由：以概括性语言简要说明报告的背景、主要内容和结论等。报告事项：这是报告的主体内容。大致构成：工作（情况）陈述及分析、经验或教训总结、处理措施或今后的计划。
报告结语：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。
4、落款：报告提出单位或个人以及报告日期。
注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。范文：
关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告
国务院：
脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。
为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：
一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。
二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。
以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
卫 生 部（公章）
一九九三年十月二日
（4）请示（上行文）
1、请示的含义及特点
请示：是用于向上级机关请求指示、批准的一种上行公文。请示具有以下特点：
①请示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。
②应一事一请示，事前请示。
③一般主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级机关。
④应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。
⑤拟议性。请示须就某事项提出具体可行的拟议（建议、要求、方案等），请求上级予以定夺。
2、请示的分类
根据请示的不同内容和写作意图分为两类：
① 请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示，是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。
②请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。
3、请示的写作要求
基本格式：
①标题：居中写“请示”二字，有时可把请示的性质内容标出来，如“关于XXX的请示”。
②主送机关。③正文：
主要由请示的原因、内容、要求三部分组成，请示时应将理由陈述充分，提出的解决方案应具体，切实可行。
④落款：通知发布单位或个人以及通知日期。⑤附注：补充说明的部分。
注意事项：除其特点中所述之外，还应注意请示与报告的区别，切忌用报告代请示行文;请求的内容若涉及其它部门或地区时，在正常情况下应事先进行协商，必要时还可联合行文，如有关方面意见不一致，应如实在请示中反映出来;另外请求拨款的应附预算表;请求批准规章制度的，应附规章制度的内容;请示处理问题的，本单位应先明确表态;正式印发请示送上级机关时，应在文头注明签发人姓名。
（5）批复（下行文）
答复下级机关请示事项的公文，叫批复，是上级对下级机关来文所提出的请示而表明态度或作出明确回答的公文，是一种下行文。
一、批复的概念
批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。其制作和应用一般以下级的“请示”为条件。当下级机关的工作涉及到方针、政策等方面的重大问题，报请上级机关审核批准时；当下级机关在工作中遇到新情况、新问题，无章可循，报请上级机关给予明确指示时；当下级机关遇到无法解决的具体困难，报请上级机关给予指导帮助时；当下级机关对现行方针政策、法规等有疑问，报请上级机关予以解答说明时；以及当下级机关因重大问题有意见分歧，报请上级机关裁决时，上级机关都应该用“批复”予以答复。除此之外，有时“批复”还被用来授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章。
二、批复的特点
1、针对性。批复的针对性反映在两个方面：一是批复必须针对请示机关行文，而对非请示机关不产生直接影响；二是批复的内容必须针对请示事项，不涉及请示事项以外的内容。
2、回复性。批复的内容属于回复性的内容。因为批复的制作和应用是以下级机关的请示为条件，对上级机关来说是被动的发文，下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。并且，上级机关对请求事项无论同意与否，都必须有针对性地明确予以回答。
3、权威性。批复是答复下级机关请求事项的回复性公文，它提出的处理意见和办法，代表上级机关对问题的决策意见，对下级机关具有行政约束力。特别是对一些重大事项的答复，体现了党和国家的有关方针、政策，具有权威性。所以批复一经下发，下级机关必须遵照执行。
4、单一性，一请一复。
三、批复的分类
根据内容、性质的不同，批复可分为两类：一类是审批性批复；一类是指示性批复。审批性批复主要是针对下级机关请示的公务事宜，经审核后所作的指示性答复。比如关于机构设置、人事安排、项目设立、资金划拨等事项的审批。指示性批复主要是针对方针、政策性问题进行答复。这一类批复，不只是对请示机关提出请示事项的答复，而且批复的指示性内容，在其管辖范围内，具有普遍的指导和规范作用。另外，授权政府职能部门发布或修改行政法规和规章的批复，也属于指示性批复。
四、批复的结构、内容和写法 批复分为标题、正文和结尾三部分。
1、标题
批复的标题有两点需要特别强调：
（1）关于发文单位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。
（2）关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述，如《国务院关于1991—2000年全国治沙工程规划要点的批复》；另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述，如《国务院关于同意开放×××航空口岸的批复》。
2、正文
批复的正文一般由三个部分组成：
（1）引语
批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“×年×月×日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“×年×月×日×号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“×年×月×日《关于……的请示》收悉”，第四种是引述来文日期和请示事项，如“×年×月×日关于……问题的请示收悉”。
（2）主文
主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。
（3）结尾 批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种是提行写“此复”或“特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。
要写好批复还应注意以下几点：第一，有核实请示缘由的真实性，研究请示所注意所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误。基本格式：
1、标题。一般写成 “关于 xxx的批复”。
2、原由。一般写成 “xx[xx]xx号文收悉”。
3、批复事项。
4、落款。范文:
关于江苏省撤销南通县设立通州市的批复
民行批 [1993] 4号 江苏省人民政府：
你省一九九二年十月八日《关于撤销南通县设立通州市的请示》和一九九二年十一月二十日的补充请示收悉。经国务院批准，同意撤销南通县，设立通州市（县级），由省直辖，以原南通县的行政区域为通州市的行政区域，不增加机构和人员编制。
民政部（盖章）
一九九三年一月八日
（6）函
一、函的概念
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准。
二、函的种类
函可分为公函与便函两种。
三、公函的基本格式
1、标题。一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于**(事由)的函》;复函为《关于**(答复事项)的复函》。
2、主送机关
3、正文 ：一般包括三层①简要介绍背景情况;②商洽、询问、答复的事项和问题;③希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。4．落款：发文机关的日期。注意事项：
1、要一函一事，切忌一函数事。
2、要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。
（7）会议纪要
一、概念和特点
会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。
二、会议纪要格式
会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。
标题有两种情况，一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。
会议纪要正文一般由两部分组成。
（一）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。
（二）会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。
三、会议纪要的三种写法
根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：
（一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。
（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
四、会议纪要的特点
1．内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。
2．表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。
3．指导性。会议纪要中的“议定事项”或为经过讨论形成的共识，或对解决某些问题提出的办法。
四、分类
按照会议性质来分，会议纪要大致有办公会议纪要、专题会议纪要、联席(协调)会议纪要、座谈会议纪要等。
办公会议纪要是记述机关或企业、事业单位等对重要的、综合性工作进行讨论、研究、议决等事项的一种会议纪要。办公会议纪要一般有例行型办公会议纪要，即记述例行办公会议情况及其议决事项的会议纪要，以及现场办公会议纪要，即为解决某重大问题而召集有关方面和有关单位在现场研究、议决或协商的办公会议纪要。
专题会议纪要是专门记述座谈会讨论、研究的情况与成果的一种会议纪要。其主要特点是主题的集中性与观点意见的分呈性相结合，既要归纳比较集中、统一的认识，又要将各种不同观点和倾向性意见都归纳表达出来。
会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。
范文： 行政会议纪要
时间： 2003 年 05 月 09 日 地点：公司四楼会议室 主持：李苏 记录：顾莹 主要内容：
一、前阶段工作总结：
1、结合市府、有限公司关于“世博会与上海新一轮发展”大讨论及开展“诚信服务”的要
2、“非典”预防工作。“非典”预防工作是这一段时间的工作重点，公司专门发布了紧急通知……
3、立功竞赛工作。自 3 月 8 日召开立功竞赛动员会以来……
4、文明工地创建。今年，外高桥二期和西气东输项目争创上海市文明工地。
5、班组建设工作。……
6、宣传工作。……
7、党建工作。……
8、漳州工程开展党员责任区活动。……
9、民主管理工作，落实职代会精神，……
10、关心职工，对生病困难职工的帮困工作，对外地施工点职工家庭有困难的职工……
二、各支部情况汇报：
……
三、下阶段工作布置：
……
（8）会议记录
会议记录，就是由记录人员将会议的组织情况和具体内容记录下来，以便会后分析、研究、整理问题以及检查决议执行情况。
会议记录要求：
1、准确。如实地记录别人的发言，不论是详细记录，还是概要记录，都必须忠实于原意，不得添加记录者的观点、主张，不得断章取义，尤其是会议决定一类的内容，不能有丝毫出入。
2、要点不漏。记录的详与略，视情况而定。一般地说，决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细。一般情况的说明，可抓住要点，略记大概意思。
3、始终如一。这是记录者应有的态度。是指记录人从会议开始到会议结束，都要认真负责地记到底。
4、记录会议的最终结果，如会议的决定、决议或表决情况等。
5、注意格式。一般有：会议名称；会议基本情况，包括时间、地点、出席人数、主持人、列席人、记录人；会议内容，包括发言、报告、传达人、建议、决议等，这是会议记录的重点部分。
范文：
四(二)中队队委会记录
时间：****年**月**日下午
地点：本班教室
出席人：中队委员
列席人：中队辅导员
主持人：中队长张军
记录人：王强
一、中队长提出这次队委会讨论的中心内容是：怎样开展秋季体育活动。
二、讨论：中队委员们纷纷发表意见，研究了具体活动内容、实施时间、步骤及各种比赛时间。
三、决议：
1、全体队员都要积极锻炼身体，坚持晨练。
2、上好体育课，人人要达到广播体操锻炼标准。
3、课间时间多做运动，积极参加校园各项体育比赛活动。
4、开展各项体育运动。10月5日，以小队为单位，选派三名队员参加踢毯子比赛；10月15日中队举行班级一分钟跳短绳比赛。
上述几点决议，本周五在中队会上向全体队员公布，各队员讨论修改后实行。
注意事项：
会议记录有别于会议纪要。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
（9）讣告
讣告，也叫”讣文”，又叫“讣闻”。讣告是把某人不幸去世的消息由逝者所属单位组织的治丧委员会或者家属向其亲友、同事、社会公众报告的一种文体。讣告要在向遗体告别仪式之前发出，以便让死者的亲友及时做好必要的安排和准备，如准备花圈、挽联等。讣告可以张贴于死者的工作单位或住宅门口，较有影响的人物去世，还可登报或通过电台向社会发出，以便使讣告的内容迅速而广泛地告知社会。
一、讣告的形式： 常见讣告形式有三种：一般式、公告式、简便式。
（1）一般式讣告。这种讣告是人们常用的讣告。它的写法是：①在开头一行中间写“讣告”二字，或在“讣告”前冠上死者的姓名，如“×××讣告”。字体要大于正文的字体；②写明死者的姓名，身份，因何逝世，逝世的日期、地点、终（享）年岁数。③简介死者生平，着重简略介绍死者生前具有代表性的经历；④通知吊唁，开追悼会的时间、地点；⑤署明发讣告的团体或个人的名称，以及发讣告的年月日。
（2）公告、宣告式讣告。这种讣告隆重、庄严。一般用于党和国家领导人和国内的重要人物或影响大人物。它是由党和国家机关、团体作出决定发出的。公告、宣告式讣告的写作：①标出发公告或宣告的单位名称和死者的姓名。如“中共中央、全国人大常委会、国务院”、“×××同志逝世”；②标明文种“公告”或“宣告”；③正文写公告或宣告内容：a、公布死者逝世的消息。如死者的职务、姓名、逝世原因、时间、地点以及终年岁数；b、简介死者生平和对死者的评价，以及对死者表示哀掉之词；c、署明公告或宣告时间。
二、讣告的撰写：
写讣告时应注意下面两点：按传统习惯，写讣告只能用黄、白两种纸。一般情况，长辈之丧用白色纸，幼辈之丧用黄色纸。讣告的语言要求简明、严肃、郑重，以体现对死者的哀悼。
民间常用一般式讣告，内容主要有以下几方面：
1、标题写“讣告”二字，或冠以逝者名字“×××讣告”，字体应大于正文。宜用楷、隶书体。
2、正文写明逝者姓名、身份、民族、因何逝世、逝世的日期、地点、终年岁数。
3、正文接着写简介逝者生平。主要写其生前重要事迹、具有代表性的经历。
4、正文最后写通知吊唁、开追悼会的时间、地点。
5、署明发讣告的个人、团体名称及发讣告的时间。范文：
讣告
××市原政协委员×××同志因病医治无效不幸于×年×月×日×时×分在逝世××市，终年九十岁。
（生平略）今定于×年×月×日×时在××火葬场火化，并遵×××先生遗愿，一切从简。特此讣告。
××市政协 ××××年××月××日
四、其他
（1）新闻消息
基本格式：
1、标题：要求简明、准确地概括消息的主要内容。
2、导语：用简洁的文字概括出的有关于消息的最主要、最新鲜的事实；以简单而生动的文字表述新闻最重要内容。
3、主体：它在导语之后，对导语作全面的阐述，展开事实的部分。
4、背景：事件发生的历史环境和原因。大多穿插在主体之中，有的也用背景提炼标题。
5、结尾：以分析、议论的方式对消息作点评。
标题、导语、主体是构成一则消息必不可少的三部分。背景和结语，可根据消息内容而定，有时需要，有时没有，有时还可以暗含在主体中。
发表在学校的板报上，叫报道稿，或板报稿。发表在广播、报纸上，叫新闻稿，或者叫消息。
报道槁基本要求：
一要“新”：选择生活中最新鲜、最感人，有积极意义的事；
二要“快”：报道要及时，要迅速；
三要“实”：报道稿要实事求是地写，不夸大，不虚构；
四要“短”：不管是登在报纸上，还是板报上，篇幅都以短小精悍为宜，力求语言简短、准确、生动。
（2）计划
计划可分为制定计划的目的、内容、步骤、方法。计划不必安排得太紧凑，只要大致列出要做的事情就可以了，不能把一天的时间都安排得满满的，要留出一定的缓冲时间，这样有利于计划的有效执行。
范文：
寒假学习计划
寒假就要开始了，根据爸爸妈妈的要求，为了能过一个有意义的寒假，为新学期有一个好的开始，我决定拟一个寒假计划。
第一条：每天早上6：00起床，晚上9：00睡觉。
第二条：起床跑半个小时的步，然后每天坚持户外活动两个小时。
第三条：每天背诵作文范文精彩片段2段；
第四条： 每周1篇命题作文；周记一周一篇，完成时间自选。
第五条：电脑中学习新概念英语第一册半小时/天；
第六条：每周一次跟爸爸妈妈出去活动，活动形式含逛商场，骑自行车郊游，爬山，游公园等；一周可选择性观看自己喜欢的电视节目2小时。
第七条：语文、数学的作业要同步进行。
第八条：每天写一篇小字，如果时间宽松，再练毛笔字每天一张。
另外，对于我的压岁钱，我要拿出20％作“流动资金”，30％交学费。”50％捐给希望工程。如果以上我都完成得很好，那以后我就给自己做很多的计划，这样我就能成为一个很优秀的学生。
（3）总结
总结通过对工作过程的回顾，对工作得失的分析，将工作中片断的、零星的认识变成有条理性的认识，从中找出有规律性的东西，以利于发扬成绩，克服缺点，力争把以后的工作做得更好。
总结与计划是分不开的。计划是任务执行前所制作的实施蓝图，总结是任务完成一部分或全部完成时对蓝图的重新审视。
正文是总结的核心部分，内容一般有：基本情况；成绩、经验和体会；存在问题和教训；今后的努力方向。成绩要写具体，经验和体会要求条理化。如果是集体的总结，还要先交集体讨论，搜集材料，列出大纲，再由执笔人写出来。写好后还要交给大家讨论提意见再定稿，以便提高总结的质量。
范文：
个人学期总结
记得上学期，父母经常说我学习成绩没有进步，现在期末将近，而我的学习在老师和身边同学的帮助下，有了很大的提高，我想，主要有以下几个方面：
第一，学习态度比较端正。能够做到上课认真听讲，不与同学交头接耳，不做小动作，自学遵守课堂纪律；对老师布置的课堂作业，能够当堂完成；对不懂的问题，主动和同学商量，或者向老师请教。
第二，改进了学习方法。为了使自己的成绩有所提高，我给自己定了一个学习计划：（1）做好课前预习。也就是要挤出时间，把老师还没有讲过的内容先看一遍。尤其是语文课，要先把生字认会，把课文读熟；对课文要能分清层次，说出段意，正确理解课文内容。（2）上课要积极发言。对于没有听懂的问题，要敢于举手提问。（3）每天的家庭作业，做完后先让家长检查一遍，把做错了的和不会做的，让家长讲一讲，把以前做错了的题目，经常拿出来看一看，复习复习。（4）要多读一些课外书。每天中午吃完饭，看半个小时课外书；每天晚上做完作业，只要有时间，再看几篇作文。
第三，课外学习不放松。能够利用星期天和节假日，到少年宫去学习作文、奥数、英语和书法，按时完成老师布置的作业，各门功课都取得了好的成绩。参加少儿书法大赛，还获得特金将。
经过自己的不懈努力，这学期的各门功课，都取得了比较好的成绩。自己被评为三好生，还担任了班级学习委员一职。
虽然取得了比较好的成绩，但我决不骄傲，还要继续努力，争取下学习更上一层楼，取得更好的成绩。
（4）日记
日记属于记叙文性质的应用文，日记的内容来源于我们对生活的观察，因此，可以记事，可以写人，可以状物，可以写景，当然也可以记述活动，凡是自己在一天中做过的，或看到的，或听到的，或想到的，都可以是日记的内容。
日记顾名思义就是一日一记。也可写以前的事，如果单篇幅的日记，或是当天无事可写，或是以前发生的事未及时去写，都可以在以后的时间里，经过回忆思考再写下来。内容连贯，有所感悟。
结构范式：
XX年XX月XX日 星期X 天气:晴
正文（事情+感受等）
（5）读书笔记
读书笔记指读书时为了把自己的读书心得记录下来或为了把文中的精彩部分整理出来而做的笔记。写读书笔记是训练阅读的好方法，对于深入理解、牢固掌握所学到的知识，对于积累学习资料，以备不时之需，很有必要。
最简单的一种做读书笔记的方法是“摘抄法”。所谓摘抄就是读一本书、一篇文章，把其中的一些好的句子和段落摘下来，抄在本子上或卡片上。读书笔记的形式还有写读后感或读书心得、内容鉴赏、探讨主题、评论人物、评品语言等等。
范文：
读《命运》有感
前阵子在书城买了本书，叫《滴水藏海》，里边有300个经典的哲理故事。现在我来品味一篇小故事，叫《命运》。《命运》讲的是连个孩子的命运，一个被高僧占卜为“状元”，另一个为“乞丐”。二十年后，当初的“状元”成了乞丐，而“乞丐”却成了“状元”。上帝说：“我赋予每个人的天分之占他命运的三分之一，其余的在于他如何去把握。”
看了这段话，我很受触动。把握，把握命运，多简单的字眼，可是又有多少人真正把握住了自己的命运呢？不必埋怨自己的天分，更不必埋怨自己的命运，因为命运掌握在自己的手中，你随时都可以改变它的！只要你愿意。
（6）演讲稿
演讲稿，是为演讲准备的稿子，是讲演者把自己认为正确的主张、看法、分析和判断向听众阐述的文稿。
演讲稿的特点：
第一，弄清楚演讲的场合和听众。还要考虑到听众的水平，文辞深浅要适宜。
第二，立论正确、材料典型、事理结合。
第三，演讲是面对听众的，是以宣传主张为目的，任何好的宣传不仅要以理服人，而且还要以情动人。所以，演讲稿应写得感情诚挚而又热烈。
第四，用词上要准确、鲜明、生动，而且强调口语化。
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