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秘书学概论
1、秘书的涵义
（1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料（2）辅臣（3）行政职位
（4）社会职业，属于第三产业（限服务性行业）
秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
秘书服务的根本对象是领导者。秘书活动的基本方式是处理信息和事务。
秘书活动的根本性质是辅助性。
2、秘书的职业特征
（1）服务的直接性：秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关
（2）服务的稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”
（3）知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层
（4）年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等（5）女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维
3、秘书工作的内容
（1）文书撰写：上司口述或会议记录、（2）文书制作：打字、编排、装订等（3)文书处理：收发、办理、、立卷等（4）档案管理：归档、鉴定（5）会议组织：准备、记录、、善后等（6)调查研究：计划、分析、研究等（7）信息资料工作：收集、整理、储存（8）信访工作：群众来信来访
（9）接待工作：接待、安排、服务等（10）协调工作：政策、人际关系等（11）督察工作：实施的督促、检查等（12）日程安排：为上司安排工作日程、（13）日常事务：联络、值班、管理等（14）办公室管理：环境、设备、经费（15）其他临时交办事项
4、秘书工作的要求（1）“四个转变”：
A、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策
B、由单纯传递信息转为综合处理信息 C、由被动服务转变为主动服务
D、由凭老经验办事转变为科学化管理（2）“六个强调” A、强调调查研究工作 B、强调信息工作 C、强调信访工作 D、强调协调工作 E、强调督察工作
F、强调党务、政务服务工作
5、秘书的工作性质与特点
（1）辅助性：辅助是相对主导而言的，辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。（2）综合性：所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。（3）机密性：善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德（4）服务性：除之前所提服务的直接性、稳定性外，秘书服务还具有广泛性 中央提出秘书工作要做到“三个服务”：为本机关和领导和上级机关服务、为本机关其他平级的职能部门服务、为下级机关和人民群众服务。
6、秘书工作的作用（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用
8、秘书工作职能的转变
（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案
（2辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息
（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划
9、我国秘书工作方式的转变
（1）服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为为上司服务，又为社会服务
（2）办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公
（3）会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展 会展需要秘书的表现：会展的联络、协调和组织工作，会展的会议组织工作，会展的文书工作
（4）操作方式，由手工操作转变为电子操作
10、古代的秘书工作制度（1）三省制
（2）贴黄制、引黄制（3）条旨制（4）催办制度：（5）文书制度：
（6一文一事制、文书立卷制、限期承办制
11、秘书工作展现新局面的主要表现（1）秘书工作的正常化、制度化（2）文书工作、档案工作的加强（3）大兴情况调查、注重政策研究（4）信访工作发挥重大作用
（5）科学、系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究
（6）走向办公自动化和秘书工作的科学管理
12、外国秘书工作的特点和趋势（1）特点
A、就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化、女性化 B、秘书工作普遍化的原因在于它的另一个特点，辅助功能强，工作适应面广（2）趋势A、由事务性转化为智能型 B、秘书工作日益专业化
C、秘书人员的高学历、秘书工作的永业化
13、秘书工作机构的设置原则
（1）精简原则（提高工作效率，避免人浮于事）（2）纵向层次尽量少（上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义）（3）横向幅度可适当加大（秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂）
这是由秘书工作的特点决定的，也是由国家行政机关明文规定的14、秘书工作机构的性质（1）机密性：秘书部门处于行政组织中领导部门之下的中枢地位，又掌管机密文件，组织和参加各种会议，承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全、保卫工作（2）辅助性：秘书部门相对于领导部门而言，是直接辅助领导工作的。办文办事办会，通讯联络接待，提供信息资料，传达领导指令，辅助管理协调，充当参谋与助手（3）综合性：书部门相对于其他职能部门而言，其工作繁杂，涉及上下左右各个方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性（4）服务性（本质特征）：秘书部门相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务。又不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务 这是由秘书工作机构的能决定的15、秘书工作机构的职能（1）助手职能：（2）参谋职能（3）枢纽职能（4）协调职能：具体表现见书（5）保密职能：（6）公关职能：
16、秘书工作机构的工作原则与要求（1）明确职责、权限、目标、任务（2）制定秘书工作的各项制度和标准（3）分清主次，有条不紊（4）科学地安排工作程序（5）准确细致，切实无误（6）迅速果断，讲求实效（7）忠于职守，安于职分（8）加强教育、管理，不断提高素质、能力
18、秘书的知识结构（基础知识、专业知识、行业知识、相关知识）
（1）秘书的能力要求：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力
（2）使用先进办公器械的能力：诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员若有使用能力，可备工作的不时之需（3）预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会
19、秘书的思想作风（思想修养和工作作风）全心全意为人民服务，对党和人民负责，密切联系群众，谦虚谨慎，实事求是，踏实细致、一丝不苟，敏捷干练、讲究实效，富于创造、勇于开拓 20、秘书的职业道德（1）忠于职守，自觉履行各项职责 各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职（2）服从领导，当好参谋 跟从领导，（3）兢兢业业，甘当无名英雄 兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨（4）谦虚谨慎，办事公道，热情服务 谦虚谨慎，（5）遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公（6）恪守信用，严守机密 秘书人员恪守信用（7）实事求是，勇于创新 实事求是（8）刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质（9）钻研业务，掌握秘书工作各项技能
21、秘书的性格 开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制
22、秘书的心理素质
（1）意志的调节和控制—坚毅（2）性格的调节和控制—随和 A、豁达开朗 B、意志坚强 C、敏捷应变 D、幽默风趣 E、友爱合作
（3）兴趣的调节和控制—应变（4）情感的调节和控制—平衡
（二）心理调适的有效方法（1）博览群书，开阔胸襟
（2）培养广泛兴趣，丰富业余生活（3）善于反省，自我调适（4）倾诉、宣泄、调节情绪
27、秘书与主管上司的关系
（一）秘书与上司关系的特征（1）工作上的主从性
（2）知识、能力、体力、思维补充性（3）人际关系的首属性（4）人格上的平等性
（二）秘书与上司关系的处理原则（1）主动配合、适应（2）服从，但不盲从（3）委婉提醒，适时规劝（4）维护上司间的团结
28、秘书处理与一般同事关系的原则和要求
真诚地关心别人、同等友好、维护团结
29、秘书与其他业缘关系：
（1）处理原则和要求：广结良缘，区分主次，一视同仁、以礼相待，发挥微笑的魅力，记住别人的姓名
（2）发挥微笑的魅力：对于初次交往的人来说，秘书的真诚微笑能给对方以美好的印象，继而辅之以文雅得体的举止言谈。有些企业主管表示：宁可聘用善于微笑、善于交际的中专生做职员，也不愿要孤芳自赏、冷若冰霜的大学生（3）记住别人的姓名：姓名，对于每个人都是最重视、最美好的字眼。对于重要的交往对象，初次见面或通电话时秘书如记住对方的姓名和职务（至少是姓氏），再次见面或通电话时就能以适当的称呼问候对方，会给对方以受尊重的满足，这是人际关系走向成功的第一步
30、秘书日常工作
（1）办公室管理、邮件及电话等通讯工作、接待工作、督察工作、保密工作、印信工作、值班工作、为上司订约事宜等办公室管理的作用：办公室是指挥部、工作室、“窗口”（2）办公室管理的内容与要求：整洁，安静，光线、空气与湿度，色调与美化,设备与用品
31、办公室布局特点： ①没有私人空间，工作空间可以通过移动物品来分割
②以信息流和工作运转路线所形成的不统一的款式来安排
③工作人员和管理人员同处一地办公（2）封闭式办公室指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构。每个房间给一个人或几个人使用，带有办公桌等相应设备 优点
A、比较安全
B、可以保证工作的秘密性
C、易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业工作 D、保护私人空间 缺点
A、建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多
B、难以沟通，员工被分开，易于感到孤独
33、邮件收进
（1）程序和要求：分类、拆封、登记、分送、阅办
（2）邮件发出：内容校核，信封、封皮查对，邮件寄发
（3）现代通讯事务：传真、电传、电脑网络通讯
34、接待的类型：上级检查；会议接待；外宾接待；随机接待
（1）方式：迎送式；引见式；参与式；陪同式；完全式
（2）原则与要求：文明礼貌、负责、与人方便、讲求时效、按制度办事、遵守纪律
（3）接待的程序 ①接待工作首先确定接待规格，这是决定人员、日程安排和经费开支的基础。一般分为高规格、对等和低规格接待 ②人员方面安排：主陪人员、主要工作人员和事项。应列出相应表格，包括：日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等 ③接待经费列支：工作经费，如租借场地和印发资料等；劳务费，如讲课、演讲和加班费等；参观、游览、娱乐费等；宣传、公关费等；交通费；餐饮费；住宿费；纪念品费；其他费用等（4）接待规格：主要是从主陪人员角度而言 ①高规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位高，表明对被接待一方的重视和友好 ②对等接待：主要陪同人员与主要来宾的职位相当，最为常用 ③低规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位低，常用于基层单位，如：国家领导人到某公司视察，其董事长不过是副厅局级，即属于低规格接待（5）如何确定接待规格 ①由上司决定，秘书仅提供参考意见 ②了解对方来宾最高身份 ③考虑与我方关系 ④以前接待过的来宾参照上次标准 ⑤突发性情况，规格降低时需向对方解释清楚并道歉（6）接待经费： ①明确经费来源。如属来宾自负部分的，要提前告知对方；如几个单位联合接待的，应分清所占比例 ②了解来宾饮食和生活习惯。注意与宗教有关的饮食忌讳 ③不得擅自更改接待标准，严格执行公司有关规定 ④做好保密工作，注意内外有别（7）外宾接待 基本原则和要求：不卑不亢、依法办事、内外有别、了解各国交往的基本礼仪 基本程序：掌握外宾基本情况；确定接待规格；制定具体计划；培训接待人员；准备各种资料；礼貌迎接、认真招待、热情送别335、日程安排 富有经验并已熟悉业务的秘书往往由上司授权安排上司的工作日程和订约事宜。
（一）日程安排的原则和要求（1）服从于组织的总目标和整体目标（2）区分轻重缓急（3）随时补充、调整（4）提示、督促（5）酌留弹性、劳逸结合（二）订约事宜：指秘书为上司接受邀请出访或同意客人来访所做的预先约定，属于预先安排的一部分，但也有一些特殊性。除遵循日程安排的原则和要求外，还应注意以下几点（1）事先征求上司意见（2）再次确定，及时提醒（3）善用台历和备忘录
（三）差旅事宜：指秘书为上司办理并随同出差旅行的一应事宜，主要有：做好准备工作；旅途服务；随时联络。
36、督查（1）督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。领导的工作作风应该是“言必信，行必果”，只有“果”才有“信”。在这方面，秘书也应该是领导的直接助手。督查，又称督办和查办（2）督察工作的作用 ①督查对领导的作用 督察工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段； 督查是促进领导决策正确、科学的必要环节； 督查是改变各级领导和干部工作作风、克服官僚主义的有效手段②督查对秘书的作用 督查是秘书的一项重要职责；督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面（3）督察工作的原则：领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求实效（4）督察工作的程序：查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立案归档
37、保密
（1）保密就是知悉无形秘密或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密
（2）保密的意义和作用在于：关系到国家的安危，关系到经济、科技、文化教育等事业的发展，关系到领导工作的成败，关系到社会的安定团结
（3）保密工作的内容：文件保密；会议保密；通讯保密；电脑保密；涉外保
议题的产生通常是两种情况：一种是领导根据需要指定的，另一种是秘书调查研究、综合信息后提出，再由领导审定（4）会议成本预算 ①一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费②另一部分称为“隐性成本”，即与会者因参加会议而损失的劳动价值（5）与会者报到与签到方法
一是秘书点名。于小型会议和工作例会 ①会议时间、地点、人员相对稳定 ②议题相对集中、具体
45、催办的形式
发文催办、电话催办、派员催办
46、修饰避人的原则
在对自己的仪容进行整理、修饰时，务必要自觉回避其他人，不要让他人旁观自己对仪容所进行的整理与修饰
47、选择服饰的基本原则 ①TPO原则：T（time，时间），P（place，密
（4）保密的工作方针：积极防范；突出重点；既确保国家秘密，又便利各项工作
38、印信工作
（1）印信工作是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围
（2）公章是机关、单位职责权利的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用
（3）公章的种类：单位印章；套印章；钢印；领导人签名章；其他印章（如会议专用章、财务专用章、收发章、办事章、校对章、封条章等）
39、值班工作、突发事件处理
（1）处理突发事件的基本过程：有思想和心理准备、做好通讯准备、问清详细情况、采取应急措施、及时向领导、上司和上级汇报、指示；根据领导指示及时处理
（2）值班制度：交接班制度，请假制度，安全、保密制度
41、提供信息应注意
（1）适事：指提供信息应有针对性、适用性
（2）适时：领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书提供信息也应把握适当的时机和时间（3）适度
①一方面指信息要全面，不能片面，既要提供正面信息，也要提供反面信息；既要提供上面的信息，也要提供下面的信息；既要提供本单位的信息，也要提供外单位、外省市甚至国外的信息，以供领导和上司全面考察，取得正确结论 ②另一方面指信息要适量，过分少了，不能解决问题；过多了，会使上司领导
二是本人签到。适于邀请性会议 三是凭证件报到。适合大中型会议 四是电子签到。用于人多的大中型会议（6）尊位和位次的排序：尊位：也叫上位，是活动中最重要、最尊贵的位置。（7）会场布置方式
①相对式：主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。
②全围式：不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。
③半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，突出主席台的地位
④分散式：将会场分为若干个中心，提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。（8）会议记录
组织情况：包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人等
会议的内容：会议议题、讨论发言、形成的诀议等。
方法：摘要记录、详细记录
（9）会议纪要与会议记录的区别： 会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事
会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，（10）会务要点
①由于第一个特点，秘书对工作会议可以从容地、有计划地安排。
②由于第二个特点，秘书应将精力多放在准备每一次会议的议题上
③讨论议题、解决问题需要足够的信息与资料
地点），O（object，目的）②因人而异原则
③整体性和整洁性原则
43、会议
（1）三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议
（2）分类 ①按内容、性质，代表大会、工作会议、学术会议、联席会议等
②按会议的形式，小组会、座谈会、报告会等
③按与会人员的成分，党委会、董事会、记者招待会等
④按照人数、规模，大型会议、中型会议、小型会议
⑤按照会议召开的规律或日期，定期例会、临时性会议
（3）六要素：与会者（应具有必要性、重要性、合法性）、主持人、议题、名称、时间、地点
42、调查研究的作用
（1）收集原始信息，以支持领导决策（2）取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据
（3）解决常规各种问题，处理突发事件的必要手段
（4）提高秘书人员自身素质的重要途径
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