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如何开展物业管理创优活动
1.考评迎检阶段性工作
物业管理示范大厦（小区）的考评工作在时间上分三个阶段进行。一般每年的四月份开展市级考评工作，由市级地方物业管理行政主管部门对各参评单位进行考评及综合打分；
八、九月份由市推荐通过市级考评的单位参加省级考评；十至十一月份由国家建设部进行全国级别的考评，最后甄选出达到全国物业管理示范大厦（小区）的物业及管理单位。由此可见，考评迎检具有时间长、任务重、规模大的特点。如何策划好全年的工作步骤是关系到是否达标的重点。一般而言，考评迎检的实际操作过程分三个阶段：
⑴ 第一阶段：市级考评阶段
这一阶段指管理公司确定考评目标至市级正式考评期间，这一阶段主要完成以下几项工作：
①.确定在管物业需达到的管理水平（考评目标），统筹安排全年的工作分段，成立考评迎检领导小组，确定考评任务分组成员名单。
参评单位在自我定位时，首先应较全面地分析本年度参评的本区域内（一般指市级）各个物业的大体情况，找出同类之后发掘自身的特点，是属于旧城改造小区、安居工程、现代智能化小区还是甲级写字楼等。在做各项准备工作中不断强化特色定位，尤其是在现场介绍与资料准备中突出特点更加重要。只有这样才能最后杀出重围，取得胜利。
②.自评自检：全面对所管物业进行自评自检。
参评单位针对考评标准项目逐条对物业管理情况进行自评自检，并将发现问题汇总整理。
③.整改：对自评自检发现的问题进行整改。
参评单位应对自评自检中发现的问题落实到各个任务分组中，确定整改的具体人员、初步完成时间、验收人。自评自检及整改的过程可能会反复进行数次以达到最后的目标。需要注意的是：自评自检的时间相对会持续很长，要注意保留及整理有关会议资料及整改、验收表格等资料。该类资料是参评单位规划落实具体“创示范”方案的重要支持资料。
④.参观及专家辅助检测：组织成员到已获得“示范”称号的大厦（小区）参观学习并请行内专家现场指导。这时的参观应是全面的学习、取经。
⑤.市级正式考评：做好市主管部门考评前的准备及现场工作。
⑵ 第二阶段：省级考评阶段
这一阶段是指市级考评结束提出整改意见后至省级考评期间,一般为3个月左右。这一期间重点要完成的工作是对市级主管部门提出意见的整改。这时应针对再次发现的问题安排专题性的参观学习，将整改工作资料补充到考评资料中去，然后迎接省级考评。
⑶ 第三阶段：国家建设部考评阶段
这是指省检至国家建设部考评期间，一般为1-2个月。工作基本为重复第二阶段类似的整改。这里要注意的是：在省级全国考评准备阶段，一定要对上一阶段考评提出的制度上的整改作出切实的反映，并将新的制度落实到日常工作中去，积累原始资料。
2.考评资料的整理
1.程序
①.搭建目录框架
资料整理最关键的一步就是搭好目录框架，为资料的整理工作定出行动计划，具体工作按框架逐步完成。
资料框架搭建的依据就是考评标准。一级目录就是标准内各大项，二级目录为各大项内所包含的内容，三级目录为具体资料名称。特殊情况下会出现第四级，如设备管理部分。一般认为，资料目录不宜过细，否则会显得资料体系臃肿、庞大，反而画蛇添足，普通以3～4级为好。
②.细分目录，对号入座
将框架结构的目录分成实际可执行的一个个小项目，把已掌握的资料对号入座，即根据目录内容将资料分类整理，归纳到小项目之下。
③.复印整理，编写页码，打印卷内目录
将资料按统一纸张大小复印整理，一般用A4、B5纸，少量图纸确实无法缩小的可按规格折叠，然后编排页码。最后根据资料名称、页码打印卷内目录。
④.装订
将资料分卷装订。
⑤.打印资料总目录
这一步要放在资料整理的最后步骤完成，原因是操作过程中常常会不断修改目录框架及小项目，所以要待一切内容确定下来之后才能做这一步，以免不必要的浪费。
⑥.分盒
将资料分盒以使我们的资料看起来有条理。每个资料盒都应有明确的内容提要（盒名），这样我们就完成资料整理的全部过程。
2.考评资料的内容
①.行政资料
行政资料中一些办公会议记录、纪要，涉及布置考评工作的都应收入考评资料中。
②.人事资料
人事资料用于着重说明人事培训、考核制度方面的内容。其中亦应加入有关奖励、处罚的情况记录，用以说明制度不但制定，而且已经在执行中。
③.业务资料
业务资料是指各专项工作在日常操作中累积的资料，如清洁检查表、保安24小时排班表、有偿服务登记、住户回访记录等都与考评标准的有关项目相应。
④.工程资料
工程资料既有文字性的又有图纸性的，具有数量巨大的特性。对此，我们在考评资料中只收入较详细的工程档案目录，不收入具体资料，除了在必要的验收移交项目上要求有具体资料（多为文字资料）来说明外，如考评标准中要求有完整的图纸档案等内容的，可以用图纸资料目录、设备清单目录等形式的资料加以说明，不用打乱日常工程档案的管理，重新整理、装订的工作量又少了很多。考评小组如需检查，则直接在工程档案中查阅出来就可以了。
⑤.业户档案
业户档案亦是一个庞大的档案群体，对此我们就发挥样板的作用。在考评资料中整理装订一户完整的空白业户档案，然后选择一户具有代表性的业户档案。这一户的代表性体现在我们管理中发生的几乎每一个环节它都经历过，能够全面、充实地反映业户在小区内的居住情况。其他业户档案如常做到一户一档的管理。考评小组需要查阅时，可以将业户名册提供给他们任意选择后再在后台档案中查阅。这样既大大地减少了工作量，又能使工作中整理出来的资料具有代表性、典型性。
⑥.其他资料
其他资料涵盖很广，平时的往来信函、各级政府部门的会议通知、活动通知等。其中与考评标准相对应的资料都应归入考评资料中。
3.考评资料的表现形式
资料的表现形式有很多种，并不仅仅局限于文字，我们可以用图表、照片等手段使得资料中原本抽象的数字或难以用文字表达的项目变得生动而且直观，还可以利用实际工作中保存下来的原始资料，使考评资料显得真实、有说服力。
①.图片
图片包括绘制图表（柱状图、曲线图等）、彩图、照片等。考评标准中有关达标率可以用绘制图表来形象说明，甚至可以将几年来达标的情况用图表比较说明。彩图及照片一般用于考评标准中有要求又难以用文字表达、只能通过现场检查来考核的地方。
②.原始资料的利用
整理资料中很多地方可以用到原始资料，最明显的地方是涉及设备设施保养制度、管理处值班制度等资料，必须用原始的表格、资料来加以证明。
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