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办公室精细化管理突破思路
摘 要：办公室是公司的“第一窗口”，是提高管理能力的基础，是决策和规章落实的根基所在，是一个单位的中枢神经，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。针对办公室工作现状，从办公室精细化管理的内涵出发，分析探讨了办公室推行精细化管理成为时代的要求、实施精细化管理能提高整体工作水平等主要问题。
关健词：办公室 精细化 管理
精细化管理是以精细操作的管理为基本特征，通过提高员工素质、克服惰性、强化链接、协作管理，从而提高一个企业、一个部门整体效益的管理方法。通俗地讲，精细化管理体制就是由过去的粗放型管理向集约型管理的转变，是一种意识，一种观念，一种认真的态度，一种精益求精的文化，也是我们在做好各项工作中需不断追求并持之以恒坚持不懈的理念。企业的每一位员工都是企业精细化管理的对象、载体和参与者，都是企业精细化管理的主体和实施者，只有所有员工都参与到此项管理中来, 企业的管理工作才能高效开展，高质量完成，精细化的管理才能落到实处，得到实现。
一、办公室精细化管理的内涵
德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企业，总是单调无味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并将它们转化为例行作业。”这是企业管理达到的境界。如何让平时可能发生的问题转化为例行作业，关键是要切实贯彻精细化管理的思想。
精细化管理就是要按照精确、细致、深入的要求，明确职责分工，优化工作流程，完善岗责体系，加强协调配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住管理的薄弱环节，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。就办公室工作而言，就是要走专业化、流程化、标准化之路。
二、推行精细化管理成为时代的要求
精细化管理最基本的特征是组织战略清晰化、内部管理规范化、资源效益最大化，重细节、重基础、重落实、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。这与办公室当参谋、抓协调、督落实、办实事的工作职能和围绕中心、多点多面的工作特点相符合。推行精细化管理，有利于提升办公室服务水平，提升工作成效，提升干部队伍素质。
第一，推行精细化管理是适应形势发展的必然要求。当前，经济社会发展正在发生深刻变化，领导体制、工作机制等正在发生深刻调整，面对新局面新挑战，办公室作为落实分公司重大决策的助推器、调度指挥中心，必须抓好管理这个环节，按照精确、细致、深入的要求，转变工作方式，优化管理理念，不断促进管理的规范化和科学化，才能更好地服务科学发展。
第二，推行精细化管理是管理创新的必然选择。办公室是分公司的综合协调部门，办公室内部工作是行政管理的重要组成部分。推进办公室工作精细化管理，创新办公室管理理念、管理方法和管理手段，实现由被动工作向主动创新、由忙碌繁杂向规范有序、由“过得去”向“零差错”、由满足一般化向抓精品转变，各项工作按照“精、准、细、严”的精细化管理标准来组织落实，才能全面提高办公室整体服务效能。
第三，推行精细化管理是加强自身建设的必要途径。近年来，办公室工作出现了许多新特点，发生了许多新变化，办公室服务对象的素质不断提高、能力不断增强，给办公室工作提出了新的要求。办公室服务领域越来越宽、工作要求越来越高、知识更新越来越快，要求办公室工作人员不断增强工作的适应性和创造性。只有紧密结合自身职能，加强自身建设，科学谋划、超前思维，从全局着眼，从小事着力，把各项工作具体化、程序化，才赢得领导和广大员工的满意。
三、实施精细化管理，提高整体工作水平
细化管理，就是要按照精确、细致、深入的要求，明确职责分工，优化业务流程，完善岗责体系，加强协调配合，避免大而化之的粗放式管理，区别不同情况，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。
（一）更新观念，提高认识
“天下大事，必做于细”。一方面，办公室工作人员必须牢固树立“细节决定成败”的意识，把重视细节作为一种素质，一种修养，一种工作态度，增强工作的自觉性、及时性、细致性、创造性、有效性，力争每项工作都严谨、细致、准确，要努力实现“六个不让”，即不让领导交办的事延误、不让传递的文件中断、不让办理的文件积压、不让各种差错发生、不让前来办事的人受到冷落、不让办公室的形象受损。要努力做到“三个一点”，即常规的事，思路超前一点;急办的事，步伐加快一点;敏感的事，考虑周全一点。另一方面，要戒除三种行为，即遇事怕麻烦，办事凭经验，处事不冷静，无论是办文、办会还是办事，都要增强责任意识、创新意识和程序意识，“不因事小而不为，不因事杂而乱为，不因事急而盲为，不因事难而怕为”。
（二）明确职责，细化流程
首先，要依职能办事。办公室的主要职责，概括起来就是“履行六大职能，搞好六项服务”，即履行参谋职能，为领导决策服务；履行协调职能，为推动全局服务；履行把关职能，为中心工作服务；履行宣传职能，为企业建设服务；履行督办职能，为政令畅通服务；履行保障职能，为机关运转服务。要将办公室的各项职能逐项分解到各系列、各环节、各岗位，明确“干什么”、“怎么干”、“干得怎么样”、“干错了怎么办”，确保岗位职责精细化；按规章办事，按程序运作，按规程服务，既不越位，也不缺位，确保职权人人有、任务个个担、责任人人负、事事有人干。其次，要按流程律事。要按照程序精简、环节顺畅、责任明确、标准细化的基本要求，优化办公室各项工作流程。办公室的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的督查评估反馈等主要环节来设计工作流程。同时，要逐项建立信息调研、公文运转、档案管理、机要保密、秘书事务、安全值班、督促检查、宣传报道、会议管理、网站管理等各方面工作的具体流程，做到环环相扣、互促互动。第三，靠协调成事。机关许多工作都归口办公室管理，但又要靠各部门共同落实，需要依靠整个机关、整个系统的力量。因此，办公室要正确定位，摆正位置，加强协作，形成协调配合、齐抓共管的工作格局。主要做好以下“五个协调”：一是做好与领导的协调。及时领会领导意图，把领导安排的工作准确及时地安排、布置、贯彻下去。二是做好与上级机关的协调。对上级机关的发文、通知、安排，及时向领导汇报，在当好“参谋”的前提下，及早拿出思路和方案。三是做好与其它科室之间的协调。在工作中，由于各科室之间的工作侧重点和工作要求不同，不可避免的会产生一些不同的意见，办公室要主动做好协调工作，本着求同存异、顾全大局的原则，及时协调解决。属于需要领导出面协调解决的问题，及时请示汇报，做到既解决问题，又尊重各方面的意见。四是做好与地方政府及系统外部门之间的协调。五是做好与兄弟单位关系的协调。既让领导放心，又让群众满意。
（三）完善制度，强化考核
要对办文、办事、办会、保密、督办等办公室规章制度进行修订、补充和完善，形成规范化的制度体系，坚持用制度来约束行为，规范工作运转，使办公室工作切实做到有章可循、井然有序、周密严谨。当前，重点是要建立和完善以下三项制度：
首先，建立工作日志制度。通过建立工作日志，提高办公室工作人员统筹安排工作的能力和科学利用时间的水平，减少疏漏，杜绝重大失误。一是日常事务日志。对相关职能部门间业务联系的工作，外来会议通知，领导干部外出、干部出差、参观、学习、考察等日常事项，建立专门日志，工作完成后，存档备案，以备查询。二是建立个人工作日志。每个办公室人员都建立自己的个人工作日志，便于经常性地了解和及时推进各自职责范围内的工作。三是建立临时工作日志。对领导交办或其他科室、相关部门请求协助的临时性工作建立台帐，留存记录，防止安排的工作多了，顾此失彼。
其次，在合理设置工作岗位、完善工作职责的基础上，在相近岗位之间，实行顶岗或互为备岗的制度。即两个相近岗位中，当一人因故不在岗时，另一人自动顶岗，及时办理可办理的一般性事务和紧急事务。实行顶岗工作制一方面能够通过工作人员互为备岗，保证各项工作流程顺畅、无缝链接，防止办公室职能发挥出现“缺位”，另一方面，在各岗工作人员都在岗的情况下，能够相互把关、审核，最大限度地减少工作中差错或失误。
第三，完善绩效考核制度。严格实行“三定”（定员、定岗、定责）和目标管理。将办公室内部划分为文秘综合、文档机要、考核督办三个考核小类，按各自所担负的职责细化为日常性、阶段性和临时性任务目标，明确完成时限、工作程序和具体要求，实行分工负责，责任量化考核，办公室人员按月填报《工作完成情况统计表》，年终汇总，按考核情况进行评先评优。在考核过程中，要合理确定考核标准，对能够量化的工作尽可能地设计量化指标，对主观因素较强、不容易量化的工作，应当设计必要的定性评价指标。总之，面对新的形势和任务，切实发挥好“参谋助手、服务保障、统筹协调”的重要作用，办公室肩负着重要责任，要精心安排、准确判断、细化操作、严格执行，把精细化管理贯穿于服务分公司重大决策的全过程；要精雕细刻、精细管理，认真组织好分公司的各类活动，把精细化管理体现到组织分公司的重大活动中；要将办公室各项日常工作做得井井有条、细致周密、操作有序，把精细化管理落实到服务分公司的日常工作。紧紧依靠推行精细化管理的强大动力，更好地提升各项服务管理工作的质量水平，更好的承接使命、完成重任。
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