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OA系统管理
一、OA系统的定义
OA系统的全称是Office Automation System，意为办公自动化系统。实施OA系统可帮助公司实现信息资源的共享；增强员工协同工作的能力；强化领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。
二、OA系统的作用
1、建立内部的通信平台。
建立公司内部的邮件系统，例如每个OA帐号自动带一个电子信箱，可以接收、发送、回复电子邮件及超文本邮件。还可以建立树状的邮箱目录，结合通讯录来选择邮件地址，实现单发或者群发邮件。提供邮件搜索功能，可以把其他的邮件账号集成到本系统中，进行统一管理，使公司内部的通信和信息交流快捷通畅。
2、建立信息发布的平台。
在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如公告栏模块，用于发布公司的公共信息如新闻、领导讲话等，公告栏模块下可设置多个栏目，供某个部门使用或全体员工使用，授权人员可在相应栏目下发布文章；论坛模块，员工可在此讨论工作生活中的各类问题。论坛模块也可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，员工可在各版面提出话题参与讨论，论坛区和版面由论坛管理员管理，每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理；合理化建议模块，员工可在此提出各类意见建议，提交给领导；知识功能模块，各类资料如法律法规、技术文档等加入其中后，既方便资料管理，又可实现信息共享。知识功能模块可以分个人、公共两部分，限定资料的共享范围。主要功能包括目录和文件的创建、修改和删除，具备合理严格的权限控制。此外，还可以根据公司需要建立网址链接功能模块、网上查询功能模块等。使公司的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解公司的发展动态。
3、实现工作流程的自动化。
变革了公司传统纸质公文办公模式，公司内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。在此流程中，OA系统可实现WORD, EXCEL文件的在线修改，OA系统还可提供数字签名、电子签章技术，发文拟稿在通过审批之后即形成正式文件，并可打印或授权指定的人员传阅、发布、存档。公文在流转的过程中，拥有权限的人员可修改文件、填写意见、执行否决等操作。OA系统减少了人力成本，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调公司内各部门的工作，减少工作中复杂环节。OA系统使得文件的指定接受者(报送对象)登录系统后会自动接收文件，阅收者可签署意见，并可根据情况将文件再次传阅给本部门的其他人员。管理人员可实时监督催办系统内正在流转的各类文件。OA系统可实现检查文件发放、归档、作废情况;可检查各部门文件阅办情况。
4、实现文档管理的自动化。
可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。例如，实现文档管理自动化以后，如公司来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。
5、辅助办公。
它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。
6、实现分布式办公。
变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。
7、建立信息集成平台。
现代公司中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着公司一些经营管理业务数据，对公司的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把公司原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使员工能有效获取处理信息，提高公司整体反应速度。
8、节省办公费用支出。
将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是实现管理现代化的标志。
9、搭建知识管理平台。
系统性利用公司积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。
10、增强领导监控能力
强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。
三、OA系统的管理部门
1、综合管理事业部为OA系统的管理部门。其主要职责：
（1）负责OA系统的日常管理、系统维护、系统安全和数据备份。（2）负责OA使用人员的培训和技术指导工作。
（3）负责因人员流动及组织架构变更造成的用户注册、注销及岗位权限的设置。
（4）负责监控、检查、督办核心工作流程。（5）负责对系统内保密文件的设置进行定期检查。
（6）负责对各部门上报公司各业务口数据的时效性执行情况进行监督。（7）负责对违规使用OA系统的人员进行考核评分。
2、各部门负责人就本规定对本部门所有人员有宣导并监督执行之责任。
四、OA系统的维护、管理
1、维护、备份操作在每天0:00进行（系统自动进行），由综合管理事业部指定专人进行监控，但不得影响系统的正常使用；对系统的网络安全进行配置，使系统具备必要的防入侵、防病毒能力，并针对突发事件有相应的应急处理预案，以保证系统的安全和稳定。
2、系统管理员账号由网络管理员掌握，负责执行系统各模块权限的分配；系统管理员账号除在系统启用时进行的初始设置以及权限更改设置外不允许进行其他操作。
3、系统管理员进行权限设置时应按各主管领导的意见执行；只能进行确属必要的权限设置；对所有的权限设置由综合管理事业部进行记录，形成权限分配表备查。
4、培训组织工作由综合管理事业部统筹安排和负责；凡需要使用OA办公操作的新员工在入职二周内必须接受操作使用方面的培训；人员由于岗位变更调整需要变更权限，综合管理事业部负责调整权限分配，并进行相关培训。
5、0A系统自动对协同工作进行跟踪，并对员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，由公司网络管理员每月30日前将统计结果发至综合管理事业部负责人。
6、必须定期更改用户密码，并妥当保管，多人共用一台计算机的，如暂停使用OA办公需及时注销或退出OA系统，以免他人打开系统获取保密信息，恶意增删资料或干扰系统运转，如因密码保存不当等因素造成的任何后果，由账号密码所有者承担。
7、禁止在OA系统上传非工作用途的文件、图片，不得利用OA系统发布、传播有碍国家安全、社会治安、诋毁公司或带有电脑病毒的信息。
五、流程管理
1、流程管理是OA系统的核心应用功能，为提高日常流程顺畅扭转以及加快流程的审批，所有流程的审核、会签，原则上应在接到流程或通知后一个工作日内完成；所有流程的签批，原则上应在二个工作日内完成，急件须在一个工作日内完成，如属涉及重大事宜须立即签批的，应即接即批；超出规定时间的，系统会自动对相关人员发出催办信息，在收到催办信息后，应立即签批；遇相关人员开会、对外接待、外出办事、出差或有其他紧急任务的，时间可顺延，但如果外出超过三天的，急办流程需授权解决。
2、流程监控权由公司指定专人掌握；发生操作失误或流程错误的情况则由
拥有监控权限人予以纠正，以保证文件传递途径的畅顺。
3、流程定义、流程处理以及权限设置必须严格按照公司相关制度规定进行或公司领导的指示操作。
4、综合管理事业部应定期对流程的合理性、有效性进行检讨，发现不合理或无效或效率低的流程要及时研究，提出改进的意见，经公司相关领导批准后执行。
六、模块管理
1、通知公告只用于发布涉及全公司工作的内容，其发布权由综合管理事业部指定专人掌握，但均应按规定程序报公司相关领导签发后方可发布；凡涉及全公司的文件通知，应由公司总经理以上领导审批后指定人员签发后以公司名义发出，避免造成混乱。
2、新闻的发布必须通过公司的审批后，由综合管理事业部指定专人上传。
3、通讯录的初始化相关数据由综合管理事业部录入；如需要修改相关信息的把相关信息及时提交综合管理事业部指定的专人进行修改及维护。七 OA系统的使用要求
1、员工上班后应及时登录公司的OA信息管理平台软件，由综合管理事业部进行监督管理；如因没有登陆公司OA信息管理平台而造成工作延误或缺陷，视情况作相应处罚。
2、员工登录后首先查看公司门户的公司通知、公司新闻、任务安排及待办工作流程，并及时做出相关的处理；对于传阅信息等，必须按内容的重要程度及时做出必要的回应；处理文件的时间要求按规定时限要求执行，以方便同事查询和电话转接。
3、员工有事外出或离开座位时，应及时登记日程安排里，科级以上人员外出无法及时登录系统处理事务时，应提前设置好事务委托，委托可担负管理职责的人员代为处理相关的流程申请；若因未做事务委托而造成工作延误的将予以处罚。
4、如无特殊要求，公文收发、工作总结与计划、任务安排等必须要以传阅的方式报给相关领导签发和抄送，不准使用纸张抄送，由公司指定部门或专人进行监督记录。
八、OA系统的选择
市场上有三种类型的免费OA系统：
1、传统OA系统厂商提供的免费版：
个别传统的OA系统厂商会推出一个免费版本，用来冲击市场，培育潜在客户。为了避免和主营产品线冲突，这样的免费OA系统都具有很大的限制。一方面许可用户数很少，通常不超过30人；另一方面功能很有限，只提供最基本的几项功能，实现最简单的办公自动化，最后在系统维护、升级、服务等方面也无法享受和其他用户相同的待遇。
2、破解版：网络上有一些被破解的OA系统，尤其是北京某品牌的OA系统就有大量的破解版用户。这样的系统在用户数和功能上都没有限制，和正版基本一致，只是在一些功能细节上不是最新的。因为没有官方授权，当然也无法享受到官方服务了，只能自己摸索，最大的问题还是产品的稳定性和安全性。
3、云OA：
这是免费OA系统最大的市场，也是最正规化的市场。近年来，市场上出现了一小批从事云OA业务的厂商，他们提供免费的在线OA系统服务，用户无需在本地部署，在网络上注册后就可以直接在线使用。这些免费的OA系统都属于“轻应用”，在线沟通的能力很强，但是在协作管理方面则普遍很弱，尤其在流程管理方面，只具有主流OA系统30%左右的功能。另外在人事管理、项目管理、资产管理、档案管理、门户管理、数据集成等方面的能力也相差甚远。因此，这类免费的OA系统其实并不是真正的OA系统，也不是简化的OA系统，而是一种结合了OA、SNS、即时通讯、微博、博客等各类应用的混合型应用。
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