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题 目： 传统办公与现代办公的比较 作 者： 系 别： 专 业： 导 师： 日 期：
内容提要
办公室是各类企事业单位内办理事务的场所，办公室工作是有效协调管理与执行的中枢，是行政事务管理工作的起始，从谋划决策、信息调研总结、信访接待、会议论证、文书草拟等全方位综合事务管理都需通过办公室系列化运作来完成。就世界范围而言，办公室工作的发展趋势是日益普遍化和社会化且专业化分工越细，而所有分工繁琐细微，工作强度的增加必然要求办公室的众多事务由人工操作向智能型方向发展，这一方面突出表现为办公自动化技术的引用与逐步完善，许多事务如速记、校对、报表等普遍由手工操作转向使用电脑技术来完成。办公自动化，是一种以计算机为核心依托高科技术设备进行数据信息处理的现代化办公工作方式。信息时代的来临预示着以计算机为核心的一系列现代化办公设备将悄然掀起第三次技术革命，其历史意义在 2 于从根本上促使信息时代工作方式的转变及办公效率的飞跃，最 终实现高科技环境下的无纸化办公这一世界趋势。
目 录
一、传统办公概述…………………………………………………………………4 1.办公的发展历史…………………………………………………………………4 2.传统办公的特点…………………………………………………………………4 3.传统办公的不足…………………………………………………………………4
二、现代办公概述…………………………………………………………………5 1.办公自动化的出现………………………………………………………………5 2.办公自动化的概念及特点………………………………………………………5 3.办公自动化的系统结构…………………………………………………………6 4.办公自动化的发展过程…………………………………………………………6 5.办公自动化的技术组成…………………………………………………………6
三、现阶段办公自动化的发展情况及未来的发展趋势…………………………7 1.现阶段办公自动化产品…………………………………………………………7 2.OA的本质…………………………………………………………………………7 3.OA的发展趋势……………………………………………………………………8
四、致谢…………………………………………………………………………….9
五、参考文献……………………………………………………………………….10
一、传统办公概述：
1.办公的发展历史 古代的中国帝王的就是在皇宫接见大臣、处理军机大事等一系列国家事物。皇宫就是帝王的办公室，这些帝王自然是CEO的先驱了。让我们先回顾一下办公的历史。自从人类社会出现了国家，也就有了办公的概念。处理人群集体事务的活动就称之为办公，各类机关的管理活动也可以称为办公。办公活动处理各种形式的信息，对于物质的处理（如各类生产活动）不属于办公的范畴，但需要办公活动的支持。这是传统意义上的办公概念。在农业时代，变革主要表现在人们称为“老三机”即笔，纸和算盘的办公工具上，这三件工具得到了人们普遍使用，完全抛弃了原始的铁石，石制的雕刻，绘画的工具，是信息和文字的生成`存储和输出手段发生了很大的变化。支持这次变化的主要技术是造纸术和印刷术的发明，特别是活字印刷术的发明保证了这种古老文字处理形式延续了一千多年。在工业时代，国际上发生了多次产业革命。18世纪末以实现初步新能源的开发和利用，机器逐步代替了人们的体力劳动，非直接性生产部门的各种办公机构与日剧增，促成了办公活动的一次变革，新的办公设备主要有“老三机”：打字机，电话机，电传机。打字机的使用，对于使用拼音文字的国家可以说是文字处理的根本性变革。电话的使用，也从根本上改变了传统的语言信息传递方式。随着第二次工业革命的不断深化，电力促进了科学技术的飞速发展，促使受人们欢迎的办公“新三机”的产生，即复印机`传真机和缩微设备，它们具有更强的处理文字`图形和图像的综合处理能力。复印机的使用从根本上改变了传统文件印刷输出方式，提高了效率。传真机扩大了电传机的范围，缩微设备根本改变了信息的存储方式。“老三机”和“新三机”的开发利用，促成了办公工具的第二次大变革。
2.传统办公的特点 传统的办公室管理工作主要承担着上传下达、办公物品管理、档案管理、制度实施过程中的监督以及其它事务办理等工作。在传统的办公模式中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制，即所谓的３Ｃ概念。就一般而言，办公管理离不开文件的制作、修改、传递、签定、保存、存档。部门内部及部门之间的任务完成完全靠人力或借助传统的交通工具等手段完成。传统的办公室采取自上而下的管理模式，上级向下一级一级的传达指示和任务，领导的意志能得到很好的贯彻，同时下级可以一级一级的向上反映工作中存在的问题，一般不存在越级的问题。工作统一安排制定，统一实施完成，工作成绩易于 评估。在当时的工作环境下，传统办公发挥了重大的作用，基本满足了当时的经济工作和行政工作需要。
3.传统办公的不足 传统办公也存在着众多的弊端：1。管理模式陈旧 办公室只与自己业务密切相关的部分有联系，企业内的各种信息被分成了一个个孤岛。管理中随意现象、混乱现象以及官僚主义比较普遍。2。办公区域狭小 传统办公室受条件限制，往往就集中在一个房间里。3。管理成本昂贵，人力资源和办公资源经常被闲置或利用率低。4。缺乏个体创造力 人不能从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来，无法释放人的创造力。员工成天围着主管转，普通员工与管理层之间的距离在物理空间上存在，心理距离也被人为拉大。5。办公效率和管理效率低下。决策的制定和实施周期人为地增长。传统的管理方式过分依赖领导者的个人能力、精力、经验、风格、习惯、感觉等人为因素，而员工的办公也过分依赖其个人意愿甚至喜好来进行，由于这些因素的不科学 性、不正规性、不确定性，造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本居高不下而收效甚微，不能建立健康、高效的组织办公文化。
二、现代办公概述：
1.办公自动化的出现
随着社会生产的飞跃发展，现代信息时代已经到来，而且组织管理工作日趋复杂，组织运转的节奏也日趋加快，现代管理的领导机关对其办公机构的要求越来越高。所以，传统的手工方式的办公模式已经不能适应现代组织管理办公的需要，推进办公自动化建设迫在眉梢。早期的办公自动化只是限于引进一些设备，如打字机，复印机等来代替人们大量的重复性手工劳动，把办公室人员从单调乏味的工作中解脱出来。在引进了计算机技术的初期，计算机也只能被用来完成涉及大量数值计算的工作。随着文字处理机的引进，办公自动化的内容又增加了文字材料的生成，编辑，删除和打印输出等文字处理工作。当把信息技术`通信技术及管理科学和管理行为引进办公自动化之后，就赋予了计算机新的生命价值。从此，计算机不再是一个简单的数据处理和文字处理设备了。它通过对个种管理控制信息的加工处理，实现对管理，政策活动的支持，已开始具有“系统”的概念，它所处理的对象成为文字，数据，图形，和声音等丰富信息的综合。今天的办公室自动化已经是一个包括数据处理，文字处理，办公事 务处理，管理信息系统决策支持系统和网络信息处理在内的综合一体化的办公自动化系统。
2.办公自动化的概念及特点
办公自动化(简称为OA--Office Automation)，是一个不断成长的概念，是利用先进的科学技术(主要是计算机技术)，使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中，由办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统；其目的是尽可能充分利用现代技术资源与信息资 源，提高生产效率、工作效率和工作质量，辅助决策，以取得更好的效果。
70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为初露端倪的办公自动化下了如下的定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术.日本人工智能专家渡部和先生对办公自动化的概念作了富有哲理性的解释，他指出，凡能够清楚地设定其指标的业务属于工场型的事务，将来应由办公室机器人来处理。办公自动化的长远目标是改善人们在办公室中的工作效率，使办公室的工作人性化。这意味着在这样的办公室系统中，人的活动集中于办公业务的核心部分，而这些活动是无论科学多么发达都不能完全由机器所取代的。这样，人的精力将只用于创造性的智力工作，办公自动化将对智能型业务提供强有力的支持，办公室将真正成为智力活动的场所。80年代中期，我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划，同时，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义：办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人――机信息处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量、辅助决策、求取更好的效果以达到既定（即经济、政治、军事或其它方面的）目标。
3.办公自动化的系统结构 一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存这四个基本环节。核心任务是为各领域各层次的办公人员提供所需运用的信息。办公自动化一般可分为三个层次：事务型、管理型、决策型。事务型为基础层，包括文字处理、个人日程管理、行文管理、邮件处理、人事管理、资源管理，以及其他有关机关行政事务处理等等；管理型为中间层，它包含事务型，管理型系统是支持各种办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统；决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支 持，决策层办公系统是上述系统的再结合，具有决策或辅助决策功能的最高级系统。
4.办公自动化的发展过程 在办公自动化引入的近二十年时间里，其发展可分为三个阶段：起步阶段（1985年—1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。应用阶段（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规范了组织管理、提高了运营效率。典型的解决方案是Lotus Notes，该产品通过内置的文档型数据库系统，有效地解决了组织中大量非结构化数据的处理及安全控制，并借助强大的工作流平台、Email系统实现协作性应用，最大程度地释放了网络平台的价值，使OA真正进入实用阶段。发展阶段（2002年至今）：OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。
5.办公自动化的技术组成办公自动化技术分为个人办公与群体办公自动化技术两大部分。其中，个人技术部分偏重应用软件的基本概念与操作，群体部分偏重系统方面的知识内容。显然，这二者之间并不存在泾渭分明的界限.数字化办公的基本框架
一、个人办公自动化 主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理、多媒体技术等内容。
（一）数据处理技术 从应用软件的角度来看，在一般办公室环境下，数据处理是通过数据库软件、电子报表软件以及应用数据库软件建立的各类管理信息系统或其它应用程序来实现的。它们包括了对办公中所需信息的存储、计算、查询、汇总、制表、编排等内容。
（二）文字处理技术 文字处理是指应用计算机完成文字工作，其核心部件是文字处理软件。文字处理技术包括文字的输入、编辑排版以及存储打印等基本功能。
（三）语音处理技术 指计算机对人的语言声音的处理，从应用角度来看，主要包括语音合成和语音识别技术。
（四）图形图像处理技术 就办公室环境的计算机应用而言，是指包括图形（像）的生成（绘制）、编辑和修改，图形（像）与文字的混合排版、定位与输出等。汉字的自动识别技术也可以被看作一种对图形的智能化处理技术。
二、群体办公的自动化(一)群体办公的自动化概念 是支持群体间动态办公的综合自动化系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公的技术和系统。其极端形式是不以行政的或地理的界限为基础的动态的电信社会单位，社会信息化进程正越来越多地创建出各种大大小小的电信单位。不论其组织形式如何，协同交互的电子办公能力是新时代环境下组织生存和发展的技术基础。(二)支撑群体办公的自动化技术的特征 网络化（Internet/Intranet）：系统从一开始就是建立在网络上、依靠网络和网络信息的支持而运转，信息系统支持组织的动态变化和任何形式的协同交互业务； 智能化（Intelligence）：具有人工智能和多媒体等技术的支持，实施知识管理的组织机制，能够挖掘隐性知识、揭示信息的价值和意义、达到组织内知识共享的目的，使之成为组织运用信息进行创造性智能活动的技术基础。
三、现阶段办公自动化的发展情况及未来的发展趋势
1.现阶段办公自动化产品 OA所解决的问题归根到底都是塑造一个利于企业运转的工作流程，以前是这样，将来也是这样。现在OA产品有两个热点，一是协同办公，一是知识管理，其实它们都是制造了一个流程。前者是企业将所有相关的人、财、物等内部和外部资源通过一个办公平台实现协同互动，这是一个整合工作流的流程；后者是对企业积累的各种知识进行主动的收集、整理、分析、存储和增值应用，这是一个整合知识流的流程。其次，在系统里面，各种信息的传输是无障碍、无失真、无延迟的，领导人和员工能及时、直接得到对方思想，不再依靠个人沟通能力；各种资源、知识、文件、制度统一存档管理，杜绝丢失、泄密和混乱；员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮；开放、科学、高效的信息化平台降低工作内耗，避免世故人情，消除暗箱操作；摆脱低级、繁琐、落后的工作内容，致力于核心事务的处理，让整个工作流程变得规范高效。最后，系统实现了无纸化办公，节约纸张等大量办公用品的消耗，节省电话费，更节省人力、时间、精力、管理等各种无形的成本，将宝贵的资源用于促进企业发展上。由此看出，好的OA塑造好的流程，好的流程能够让企业管理趋向一种理想的境界，只要有效应用，会对管理起到很好的辅助作用。如果充分挖掘，还可以得到更多的功效，比如帮助企业发现人才。某些人由于职位或性格所限，有好的思想不能直接反应给上层，却可能写在OA系统的论坛、工作日记里面，这时候上层在浏览信息的时候就会很容易注意到他，给他更多的机会、更大的空间去施展自己的才能。在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互连网技术的发展，我们对办公自动化的认识也越来越清楚，从网 络的性质来看，办公自动化应定位于内部网(Intranet)，从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，从信息化建设的角度来看，办公自动化应是信息化建设的基础。
2.OA的本质 办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提 高决策效能的目的。
办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累。技术只是办公自动化的手段。只有对管理及管理业务有着深刻的理解，才会使办公自动化有用武之地，只有将办公过程中生成的信息进行有序化积累，沉淀，办公自动化才能发挥作用。
办公自动化的灵魂是软件，硬件只是实现办公自动化的环境保障。数字化办公的两个明显特征是授权和开放，通过授权确保信息的安全和分层使用，使得数 字化办公系统有可以启用的前提，通过开放，使得信息共享成为现实。
3.OA的发展趋势 办公自动化提了多年，但效果并不明显，人们还是停留在单机字处理和表格处理的所谓办公自动化的初级阶段。信息的交流和共享，以及 团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。Internet/Intranet的迅猛发展，为信息的交流和共享，团队的协同运作提供了技术的保证，同时也预示着真正的办公自动化时代来临。办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。路漫漫其修远，吾将上下而求所。我们应该在保留传统办公在管理上的优点的同时，运用信息技术发展的成果和现代的管理理念，继续坚定的实施办公自动化。
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