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OA系统管理办法征求意见稿
OA系统管理办法
（征求意见稿）
第一章 总则
第一条 为保证集团办公自动化系统（本办法简称OA系统）顺利实施，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，结合集团办公自动化工作实际情况，特制定本办法。
第二条 OA系统，主要运用于集团总部各中心、部门、各子公司之间的公文流转。
第三条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、车辆管理、工作报表、用品管理、任务管理、工作计划、工作总结、工作日志、文档管理、公共信息、个人设置、综合办公、常用工具等功能。
第四条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录，员工使用OA系统进行协同工作的情况将纳入该单位年度考核范围。
第五条 本办法适用于集团总部各中心、部门、各子公司。
第二章 管理分工与职责
第六条 集团行政管理中心负责OA系统的管理、规划、实施、培训和检查考核等工作，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责：
1．根据总裁办的指令，办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续的审核工作；
2．根据公司的发展，将新的管理规定实施到OA系统中； 3．根据实际情况对OA系统各类表单和流程进行修改及修订工作；
4．征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；
5．培训各使用单位的员工； 6．做好其他相关工作。
第七条 集团行政管理中心网络信息管理员（以下称系统管理员）负责OA系统的维护和管理等工作。其主要职责：
1．负责管理OA系统的软、硬件配置、升级。
2．负责日常的OA系统运行维护，网络设备故障处理。
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3．负责OA系统的安全技术防范，定期就系统运行进行严格检查。4．负责集团总部各部门办公终端系统的安装。
第八条 各使用单位必须设一名负责人分管OA系统的运营管理工作，指导和监督本单位员工使用OA的情况；
第九条 集团各管理中心、各子公司应指定文档管理员一名，负责对本部门文档进行管理（新建、归档、整理、授权等）。
第十条 使用单位需变更系统中的相关资料，应向行政管理中心提出申请，并办理相关手续：
1．使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的使用人员名单；
2．使用单位撤销的，应办理注销手续。即在系统中删除该单位名称，注销该单位使用人员，并将系统中的相关文件按撤销单位提出的处理办法进行处理；
3．使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。
4．使用单位协同审批表单或流程需要修改，必须经过集团相关领导审批通过后，由主管部门通知系统管理员进行操作。
5．集团各部门、各子公司申请新员工系统账号，需通过所在公司人力资源部向系统管理员提交新员工资料：姓名、部门、职位及其上级主管。系统管理员添加员工编号及相关权限后，通过消息方式通知人力资源部及其上级主管，由上级主管转达给新员工，由行政管理中心统一安排新员工进行培训和考核。
第三章 使用要求
第十一条 员工应自觉遵守OA系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。对生产一线员工及辅助后勤员工（没有使用电脑的员工）用纸质先提起审批，然后由本部门文员或人事行政文员输入电脑进行审批和备案。
第十二条 系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。员工应自己定期更换密码，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。每位员工都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。
第十三条 员工的密码丢失，应向系统管理员提出申请，恢复初始密码。第十四条 员工在OA系统的设置中心里面，对自己的个人信息进行添加，如联
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系方式、e-mail、出生日期等，以方便同事之间联系时查找。
第十五条 未经集团行政中心同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。
第十六条 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导及各中心负责人原则上应该全天在线，其他员工至少每天上、下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。
第十七条 员工如因请假时间较长而无法处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作，取得授权的代办人在OA系统上以授权人名义所做的各类操作，均视为授权人的本人意见。如因出差，请使用手机审批功能，保证工作的延续性。
第十八条 为使公文流转真正地落到实处，并提高员工对“企业信息化”的认识，有审批权限的OA使用人必须启动短信提醒功能，同时必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假等没有上网条件的情况，须启用手机审批功能，保证事务正常审批，如遇长时间出差、事假的，须启用事务委托功能。
第十九条 各部门在发文或部门与部门之间需协调某些事宜时必须通过OA系统，不允许出现纸质文件（紧急情况除外）。处理文件填写意见时必须将意见写清楚。
第二十条 有紧急重要文件需要审批，员工可通过电话或者发送手机短信提醒。第二十一条 在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。
第二十二条 公文带有不方便进行电子化处理的附件（如物品等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。
第二十三条 电子公文接收失败的，收文单位应及时向发文单位提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接收的，应及时向系统管理员反馈。
第二十四条 员工要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。
第二十五条 因个人原因未登陆和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己负责。
第二十六条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。
第二十七条 员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：
1．通过OA 系统发布的信息、发起的协同，均视同OA使用人员知晓，因此所有员工应及时登录系统获取协同信息，处理相关业务。
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2．员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。
3．员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的员工处理时间原则上不超过１个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过手机审批功能审批或代理设置功能委托相关人员代为办理。
第二十八条 OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；不允许在OA上发布私人事务，禁止谈论工资等公司机密，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。
第四章 业务管理规则
第二十九条 文档管理
发文管理根据《公文管理办法》执行，会签、审批、发放等环节均通过OA系统进行，如需向外发放纸质文件的，由行政管理中心打印发放。
1．一般文档管理
各中心、子公司文档管理员应对本单位需保存、共享的资料进行分类整理，归档到本单位“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅。重要文档需另外备份。
2．注意事项
各个部门的相关文件必须分类上传到部门文档中，在每个部门文档下可以新建文档夹以便使用。同时每个部门的单位文档必须对副总经理级以上领导公开，不允许上传与工作无关的文件。
第三十条 日常办公 1．协同办公管理
单位人员需要传递文件，须用协同工作与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通，请使用“即时通”替代目前大部分常使用的QQ、邮箱的工具，对外可继续使用之前的沟通工具。
2．会议管理
会议的召开统一提前由会议发起人在OA上进行会议召开通知，其他人员收到通知后必须及时进行处理，说明是否参加会议。
3．公告管理
集团总部由行政管理中心起草公告通知等信息，交中心负责人审核后在OA系统上发布，其它部门的公告由自己部门起草，交中心负责人审核后在OA系统上发布，但要选择清楚公告对象。子公司的公告由相关部门负责起草，由部门负责人审批后在OA系统上发布。
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第三十一条 周工作总结及周工作报告
1．集团总部所有电脑使用人员均要求每周在OA上填写周工作总结及周工计划，并作为员工考核的指标之一。
2．每周工作总结及周工作计划必须在每个周末下班前完成。
4．周工作总结及周工作计划由直接上级签阅，副总经理及以上领导可以抽查所有员工的日志。签阅时，可以签署意见、指示等。
5．周工作总结除达到每周及时记录的要求，还需要能够准确、客观的反映本周重要工作情况，以便为以后的工作回忆提供帮助。
6．周工作总结记录本周重要工作的情况，由公司人力资源部根据日志与要求的吻合情况给予考核，如果记录特别差的，公司行政中心第一次提出改正意见，提醒当事人及时的改正，不能及时改正的，给予一定经济处罚。
第三十二条 OA系统上的月度计划、月度总结模块的填写要求按照公司相关规定执行。
第三十三条 消息中心使用要求
1． 消息中心是日常工作交流工具，不许发送与工作无关的信息。
2． 除网络及系统不能正常使用外，要求所有的员工工作方面的事项全部通过消息中心系统交流，有据可查，明确责任。
3．要求所有员工上班后，就必须登录“即时通”，并保证在上班时间内一直在线，确保消息及时接收和审批。如需长时间离开电脑的，必须登录手机版，及时查收信息及审批事务。
第三十四条 知识发布要求
公司鼓励员工将工作中积累的知识经验及处理办法写成书面的文档发布到知识中心的相应版块中。
第三十五条 公司新闻的发布要求
公司鼓励员工将发生在身边有意义的人与事写出来提交到公司新闻中。第三十六条 员工建档要求
新员工入职后的一周内要求本人填写好个人资料详细档案，信息变动后要即时更新。
第三十七条 通知与待阅要求
员工必须及时查看通知与待阅栏内的文件，特别是通知文件，及时阅读，如因未阅读造成不良后果，由本人承担。
第三十八条 领导对OA系统使用及信息查询规范 1．日常检查
部门经理以上人员，每周下班后或每周第一天上班后，必须要查看下属员工的OA系统管理办法征求意见稿
周工计划及周工作总结，信息交流、客户关系记录，及时掌握员工工作状况。
如果检查中发现员工的工作有偏差，上级必须及时给予指正。如果因此造成工作延误，上级要承担相应责任。特别是在检查中发现员工的工作需要其它部门协助，上级要积极帮助员工与其它部门协调工作。
2．日常工作任务布置
通过“创建任务”将要求员工完成的工作在系统中布置任务给相关人员，并在任务管理中进行查看检查。
3．日常流程审批
（1）对各类流程申请应及时进行审批，保障流程正常流转。
（2）执行公司制度，通过系统协同审批模块发起自己需要经过审批的相关流程。（3）如果因未及时审批、提交相关流程而造成工作延误，根据造成损失按比例对当事人进行处罚。
第三十九条 在使用OA系统时需要上传附件的，要求附件容量大小不得超过20M，如果附件确实较大的，可通过其它方式发送。
第四十条 使用系统时，所有涉密信息不得转发至无关人员，公文流转严格按范围进行流转，严禁扩大范围，也不得存储在与该系统无关的介质内。
第四十一条 禁止安装与工作无关的网络软件，禁止安装搜狗、搜狐等快捷搜索栏等网络辅助工具。
第五章 安全保障
第四十二条 OA系统的推广应用由集团行政管理中心进行检查考核，对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据、或数据不准确的，按处罚规定处理。
第四十三条 严禁外来人员未经允许进入OA系统，若有违反而导致病毒向公司内部传播或公司商业秘密向外部传播而造成公司损失的，将根据公司规定给予相关责任人进行处理。
第四十四条 侦测、盗用、冒用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，其处罚见考核制度。
第四十五条 联入OA系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。
第四十六条 文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入OA系统。
第四十七条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统无关的计算机中。
第四十八条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规
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定。
第四十九条 不得利用电子系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息，一经发现将提交公安机关追究其刑事责任。
第五十条 系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应及时向集团行政管理中心反馈。
第五十一条 信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。
第五十二条 员工应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的员工予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。
第五十三条 密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按公司《公文管理办法》有关规定执行。
第五十四条 机房作为OA系统的中枢，原则上不允许外来人员进入，确须进入的，需由系统管理员陪同，全体员工均有义务保护机房内所有设备的安全。
第六章 应急处理
第五十五条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知系统管理员。由系统管理员尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内做出响应。若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由集团行政管理中心提出解决办法，同时报告集团相关领导，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。
第五十六条 系统运行中遇到的问题，应及时向系统管理员反馈。
第七章 处罚规定
第五十七条 对处理OA系统流程或协同工作延误而造成工作积压的情况，按以下标准处罚：
一个月内发生3次（含）以内的每次处罚责任人100元，超过3次以上的每次处罚责任人300元（延误是指以系统的记录时间计超过24小时仍未处理待办事宜）。
第五十八条 集团总部全体人员未按要求每天登录OA系统的，按以下情况处理： 1．员工级的每少登录一天，罚款20元； 2．部门经理以上级每少登录一天，罚款50元；
如因出差、因公全天外出办事的，可凭出差申请表或外出登记表免除处罚。如请假的可凭请假单免除处罚。
第五十九条 对不按时间要求提供OA共享数据或准时填写各类报表的，对责任
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人及其直接上级每次分别罚款100元、200元。
第六十条 冒用、盗用、侦测他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成公司保密文件泄密的对责任人处以记大过处分以上行政处罚并扣除全年奖金，损失重大的予以开除。
第六十一条 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，对责任人处以严重警告以上行政处罚并按所造成经济损失的10%进行经济处罚。
第六十二条 违反上传规定上传与工作无关的资料的，每次罚款50元。第六十三条 分公司、项目部未按公司相关规定准时填报数据报表的，按公司相关规定给予相应处罚。
第八章 附则
第六十四条 本办法由行政管理中心负责解释。第六十五条 本办法自发布之日起实施并生效。
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