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会计电算化工作组织的有关问题
会计电算化工作组织的有关问题
经过多年会计电算化的推广，各单位按照自身的特点和要求开展了会计电算化工作，会计电算化几近普及，现在又向新的目标实现ERP前进。然而，怎样合理组织会计电算化工作，怎样与手工会计配合，还是一个很值得研究的问题。我们根据根据调查和研究情况，谈谈自己的想法。
一、会计电算化工作组织的要求
会计电算化后，会计人员的分工和职能有所变化，正确组织会计电算化工作，对于完成会计的任务、发挥会计在经济管理中的作用，具有重要的意义。电算化总的职能未变，由于会计数据处理工作由计算机来完成，会计人员的主要工作是收集会计数据，参与经营管理与经营决策。电算化会计系统是一个人机系统，从使用角度讲，人要录入数据和进行设备的维护与管理；从软件设计的角度讲(满足个性化需求)，要增加软件设计方面的人员。因此，根据会计电算化工作的特点，要做好会计工作，必须根据本单位实际情况建立专门的会计电算化组织机构或专门从事会计电算化工作的人员，使会计电算化得以顺利开展。
对基层单位来说，除了要按国家对会计工作的统一要求来组织会计工作外，还应注意以下要求：
第一：既要考虑会电算化工作的特点，又要按单位生产经营管理的特点来组织。对会计电算化人员会计业务人员的配备。都必须结合本单位业务的特点和经营规模的大小等情况作合理的安排。
第二：对会计机构的设置、会计业务人员和会计电算化人员的配备，应力求精简、合理、节约人力与时间，降低费用。
第三：会计业务人员和会计电算化人员的配备要合理。实现会计电算化后，会计业务人员与会计电算化人员之间的分工比较明确，必须根据实际情况确定会计业务人员和会计电算化人员之间的比例，以达到最佳的配合。
第四：部分会计电算化人员和会计人员有融合的趋势。现在计算机的普及水平在提高，各层次教育都很重视计算机知识，所以除专业性特别强的外，普通会计人员也能担当。
二、会计电算化后会计部门的组织形式
会计电算化部门如何组织，应根据各单位的实际情况来设置。大中型企事业单位，一般都有信息中心或计算中心，因此在进行会计电算化工作的组织时要统一考虑。组织过程中要注意两个问题，一是怎样处理与信息中心的关系，二是怎样处理会计部门内部的关系。一般地，会计电算化后，会计部门有如下几种组织形式可供选择：
（一）信息中心与会计部门并列的组织形式
在这种组织形式下，信息中心与会计部门都是独立的部门，行政上是同级的，会计电算化工作仅是单位计算机应用的一项重要内容。电算化会计信息系统的购买、二次开发与维护都是由信息中心负责，一般会计部门设有微机或终端，会计部门只负责电算化会计系统软件的使用和简化日常维护。
在这种组织形式下，财会部门内部组织机或作较大的调整，或不作大的变动，这要由计算机的应用程度决定。如果用计算机处理的业务不多，会计部门组织机构一般不作大的调整，但如果会计核算工作基本上由计算机来处理，就有必要调整内部的组织机构，一般不再按手工核算方式设置组织机构，如资金组、材料组等，而主要按数据处理的流程来设置机构，即设置数据采集、数据处理、数据复核组、数据处理组、业务管理组等。数据采集组负责电算
化会计信息系统所需数据的收集、整理工作，并按规定要求填写数据表格供输入使用，完成未电算化部分的业务处理，对输入后数据进行复核；数据处理组负责电算化会计系统的运行工作。包括数据输入与修改，初步复核、处理查询等工作和负责日常的维护工作，软件设计等二次开发均由信息中心负责，在本组专门设一人进行档案管理，主要负责各种打印输出帐表、备份数据、软件备份及系统资料的管理工作；业务管理组主要负责会计信息的分析、整理、参与决策、参与管理等工作，同时还应负责会计电算化工作的规划和辅助系统分析工作。
这种组织形式有如下优点：有利于单位计算机应用统一规划和管理。由于在这种组织形式下，有一专门机构负责计算机应用工作，可按单位的总体要求来组织计算机应用工作，避免各个部门各自为政、软件接口不统一、独立二次开发而造成各个部门的信息不能为其他部门利用及不必要的浪费，有利于信息的充分利用，消除信息孤岛。
缺点是由两个部门负责电算化工作，工作上协调困难，容易受两个单位关系影响。
（二）信息中心直属会计部门的组织形式
在这种组织形式下，信息中心设在会计部门，由会计部门统一领导，相当于下设一个组，但信息中心也要完成本单位的其他一些有关任务。
在这种组织形式下，会计电算化是信息中心的主要工作。这种组织形式有以下优点：1.能调动会计部门的积极性；2.能按会计部门的需要开发项目，开发的软件实用性强，开发一块，使用一块，投资少，见效快；3.有利于会计电算化工作的组织协调。一方面，开发和维护人员与会计人员共在一个部门，便于互相学习，共同搞好会计电算化工作。但是这种方式不利于满足单位的总体信息需求，不利于会计部门与其他部门的协调，尤其是不利于整个单位的计算机应用工作和充分发挥计算机的优势，从长远的观点来看，这种方式有待于过渡到第三种方式，这种方式一般在初期以会计电算化作为信息化的试点时才采用。
在单位其他部门对计算机应用的要求不迫切，或单位较小，没有必要建立信息中心的情况下，这种方式作为一种过渡形式是可行的，在这种情况下信息中心在会计部门中常以系统开发维护小组的形式出现，与其他的业务组平级，这个小组负责主要会计电算化的规划、二次开发工作，数据的准备、录入、处理由其他业务组负责。
（三）信息中心和会计部门电算化组同时存在的组织形式
在这种组织形式下，单位设有独立的信息中心，在会计部门也设有会计电算化组。这种组织形式下，会计电算化工作由信息中心和财会部门会计电算化组共同完成，会计电算化组长期从事会计软件的二次开发和维护工作(当然这个小组也可设置在信息中心，由双方共同管理)。信息中心负责集中性的二次开发和与其他系统协调。这种组织形式有以下优点：
1.会计电算化组在会计部门，长期从事这项工作后，能成为既懂计算机又懂会计的复合型人才。由于这些人在会计部门，对业务熟悉，选择与新研制的补充模块能满足会计工作的需要，适合会计人员使用，能按会计部门的需要开发项目，开发的软件实用性强，开发一块，使用一块，投资少，见效快。由于会计部门有了自己的开发和维护力量，免除了后顾之忧，使会计部门能大胆地开展会计电算化工作，在基本条件具备后即可甩掉手工帐。目前，凡会计电算化搞得好的单位，一般都采取这种组织形式。
2.有利于会计电算化工作的组织协调。由于有信息中心参加这项工作，就能从总体上考虑好与其他系统的关系，能在代码、统一接口、软件开发规范等方面事实统一的标准，避免了单独由会计部门研制，系统协调性差的缺点，而且还可提高开发效率，降低开发成本。同时，由于有信息部门的参加，信息部门又充分了解会计电算化的情况，信息部门又为其他有关系统的研制打下了基础，为企业会计数据数出一门、资源共享提供了条件。
3.有利于提高人财物的利用。会计部门配备较多的会计电算化人员是没有必要的，在二次开发期间，的确需要较多的会计电算化人员，但系统开发完成并正常运行后，开发人员需
要较少，主要是需要运行维护人员。在这种情况下，当需要较多开发力量时，信息中心的人员可到会计部门参加开发，系统完成后，信息中心的人员又可承接本单位的其他项目。这样，综合了两方面的优点，使本单位人财物都得到充分利用，是一种较理想的形式，凡大中型企事业单位和有条件单位都应过渡到这中种形式。
（四）单位没有独立的信息中心的组织形式
在这种组织形式下，单位没有独立的信息中心，一般是在会计部门配有专职的维护人员、业务处理人员、业务管理人员、运行已电算化的会计系统。
形成这种情况主要有以下原因：（1）单位没有相应的技术人才，主要是聘请开发单位的开发人员来帮助建立电算化的会计信息系统；（2）单位主要是购买商品化会计软件或使用上级主管部门推广的软件实现会计电算化。
这种组织形式的缺点很多，它不仅不利于充分发挥计算机的优势和综合利用本单位的管理信息，而且单位的会计电算化工作较难形成主动局面。但对于目前一些没有足够的资金与相应人才开展会计电算化工作的单位，采用这种方式实现电算化，解决会计工作的难点，积累经验也是很有益的。在会计电算化工作基础薄弱的情况下，这种形式还将存在下去。对于一些小型事业单位，可以采用这种形式。在一些会计人员很少的单位一般采用一人兼几职的形式。
会计电算化工作的组织，对每一个单位来说都有自己的特殊情况，还与会计电算化的发展程度有关，所以应根据每一步的需要来建立相应的机构和组织会计电算化工作，做到既满足会计电算化工作的需要，又节省人力物力。
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