文书工作内容由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“每月工作内容”。
⒈严格把关，规范公文行为。全年处理省市各类文件多件，起草区政府文件件，区政府办公室文件件。同时，认真贯彻落实《黑龙江省关于〈国家机关公文处理办法〉的实施细则》，抓好上级的文件程序处理工作，做到了文件的及时收发、传阅、送阅，按照规范化标准，圆满完成了××年度文书立卷工作，并提高了办文质量，加快了办文速度。在印信管理方面实行了等级审批制度，确认领导或主管领导签字后方可开信函、加盖公章，从而严肃印信管理，完善印信制度。
⒉抓住热点，做好信息反馈。我从加强各位秘书负责的信息网络着手，拓宽信息覆盖面，重点开发特色信息、精品信息。抓住今年工作热点，先后撰写了《龙凤区全面推进再就业和劳力转移工作》、《龙凤区加大对湿地的保护力度》、《龙凤区安全工作坚持四到位》等各类信息篇，被《大庆信息》转发篇。
⒊服务大局，接待工作上水平。凡是上级领导来我区检查指导工作，我都能够协同有关部门认真准备接待，拟定接待计划，注意接待细节，先后组织接待了副省长马淑杰带队的城建情况检查、全市重点工作检查、全市农业大拉练等大型检查多次，从没有出现纰漏。月日，在接待全市工业大拉练中，由于检查内容多，涉及部门多，事前，在办公室全体人员的帮助下，制定了详细的接待方案，组织有关部门召开了协调会，安排分解了接待任务，认真起草打印了个被检查点的基本情况，并附以彩图，装订成册，以图文并茂的形式介绍了工业工作进展情况，不但确立了办公室在领导、专家心目中的良好形象，而且还推动了办公室接待工作再上新台阶。
⒋耐心细致，搞好后勤工作。政府办领导、调研员、秘书、司机和离退休人员共人，日常后勤服务工作比较琐碎，面对大量的日常性工作和领导临时交办的事项，我都能抓紧时间，高效、圆满、妥善地办理好，为办公室工作的正常开展提供了有效保证。
党委办公室办文规程
一、收文处理规程
（一）收文签收、登记
1、党办机要秘书要认真履行签注手续。签收时认真核对信件所标明的寄发单位和收文单位以及收文份数，并注明签收时间。
2、当天签收的公文原则上当天登记，紧急公文即收即登。收文登记要注明来文单位、文件号、标题、收文流水号、收文时间、份数等。
（二）分发、拟办
1、重要文件：由机要秘书附上“文件批阅单”，送党办负责人拟签。
2、一般性文件：由机要秘书附上“文件传阅单”，送党办负责人拟签。
3、会议通知：上级部门、平行机关的会议通知以及下级单位、部门邀请参加的会议通知，必须认真做好登记（电话通知则用党办电话记录簿登记），送党办负责人签阅，按签阅的内容及时办理。
（三）传阅、签批
1、文件应严格按规定程序传阅。传阅的文件按拟签的阅文对象，“自上而下”依序传阅，特殊情况下，按“谁主管谁先阅，谁在家谁先阅”的原则处理。下级机关请示件“自下而上”依序呈送领导批阅。
2、实行文件圈阅、签批制度。阅文人员应对当天传送的文件当天阅办。逾期未阅的，党办负责人应给予提醒。
3、在公文传递过程中，党办机要秘书应及时在“收文簿”上注明流向，并协助党办负责人掌握阅处日期，避免误事。
（四）承办、注办
1、党办机要秘书要及时将校党委领导批办件告知党办负责人，必要时党办应将批示内容报告分管党办的副书记，并根据承办内容及批示要求，采取制发公文、召开会议、面谈、电话沟通、跟踪督查等形式，承办好批示件。
2、需要协调解决和提出贯彻意见的，由党办负责人主持协调，并由党办做好催办督查工作。
3、拟批准同意或需转发、批转的，由党办通知有关单位，文件拟就后按发文处理规程发文。
4、需提交党委会讨论的，应由党务秘书签收，并填写党委会议题预审单。
5、领导批示需转有关部门办理或提出意见的公文，由机要秘书登记后转出，并做到急件公文跟踪催办、查办；重要公文重点催办、查办；一般公文定期催办、查办。
6、公文在办理、运转中，党办机要秘书必须对每一道环节注明流向和时间。
7、每月上旬，党办要召集有关人员，就重要公文的流向、领导批示的落实情况进行检查、汇总，并向分管党办的副书记汇报。
二、发文处理规程
（一）拟稿。以党委、党委办公室名义下发的文件，原则上由党办秘书起草，根据文件的内容和涉及范围，也可以由有关职能部门和承办单位代拟稿。
（二）审签。文件呈送签批前应由党办科级秘书核稿，附“中共九院委员会（或办公室）发文单”，注明文件标题、承办单位、拟稿人、核稿人、份数、发文范围及主题词，然后呈送领导签发。
1、以党委名义印发的公文，一般审签程序为：党办科级秘书核稿→党办负责人拟签→分管该项工作或分管党办的副书记审签→党委书记签发。以党委名义上报的公文须经党委书记批准或委托主持工作的副书记签发。处理日常工作的公文，由分管该项工作的副书记签发。
2、以党委办公室名义印发的公文，一般审签程序为：党办科级秘书核稿→党办负责人签发。重要公文应送分管该项工作或分管党办的副书记签发。
3、以党委与行政名义联合行文，一般程序为：院办秘书科核稿→院办主任审稿→党办负责人审稿→分管副院长审签→分管该项工作或分管党办副书记审签→院长会签→党委书记签发。
4、以党办与院办名义联合行文，由院办草拟的文稿一般审签程序为：院办拟稿、核稿→党办核稿→院办主任会签→党办负责人签发；由党办草拟的文稿一般审签的程序为：党办拟稿、核稿→院办核稿→院办主任会签→党办负责人签发。
（三）编号。根据文件的内容、重要程度、确定文种、等级、发文范围，编制文件字号，涉及机密的文件，应视涉密程度标明秘级。未经领导签批的文件不予编号。
（四）、校印。印制文件前拟稿（承办）单位应指定专人认真校对文件清样，付印前党办秘书应在文种、文件格式、文字上进一步把关。
（五）用印。党委、党办文件正式下发前应加盖公章。用印前应认真校对领导签批所分送审签的相关领导是否审签，凡是领导未审签的不得用印。
（六）分发。发文时要在发文登记薄上注明文号、内容、时间、份数、流向。由各部门、各单位承办，编入党委、党办文号的文件，可由各承办部门、单位负责分发，但须在发文登记薄上加以说明并作好移交。
三、文件归档清退
1、上级机关来文传阅、办理后，交党办机要秘书统一保管，每年年初应当按字号分类，并按文书档案管理要求归档。
2、发文存档三份。每次发文后，将正式文件连同原稿发文单一起按文号分类存放，下年初将其中两份按档案管理要求送档案室，另外一份制作好目录、封面，装订成册留存党办备查。
市政府办公室办文单办理工作制度
一、所辖各市（区），市各委办局，市各公司、直属单位，凡以书面形式向市政府请示工作的公文，应一事一报，一式三份，送市政府办公室秘书处，不要呈送领导个人。凡是报来的公文不符合有关规定的文件要退回报送单位，并说明退回原因。
二、秘书处收到书面文件后，应按先后顺序登记编号，填写办文单，根据办公室各处分工转给相关处室提出拟办意见呈分管领导批办。
三、正、副秘书长、正、副主任根据职权，签署意见后退相关处登记办理结果后转秘书处存档。
四、秘书处根据秘书长、副秘书长、主任、副主任的批示，有结论的，即复印或微机发送请示单位和有关部门，在办文登记薄上注明处理结果后予以办结，督时不能办结的要电话告知呈报部门并说明原因。
五、秘书长、副秘书长、主任、副主任认为需要请示市长或分管副市长决定的，由秘书处送有关市长审定签署意见后复印或微机发出，并发请示单位以作初步答复，业务主管部门收到办文单后，应按办文单规定的时间要求（一般为7天）尽快将处理意见报市政府办公室。部门意见返回后由秘书处负责呈报分管市长、秘书长、副秘书长、主任、副主任审定批示，尔后复印或微机发请示单位和有关部门，以作最后答复。
六、要坚持效率优先的原则。办理过程中，应以急事急办，一般事情快办的原则，在保证质量的前提下，紧急事情随到随办，一般事情每环节不得超过二天。为确保办文单的高效运行，秘书处在办文单运行过程中应坚持签收和督办制度，以缩短办文周期，提高工作效率。
第一章
总则
第一条
本规定的目的，在于确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率。
第二条
所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种帐簿、图表参考书等一切业务用书类与公文。
第三条
全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。第四条
必须严格保守文书的机密。
第五条
文书按下列要点处臵或办理：
1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所有文书的处臵都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。
2．须请示审批即使在紧急状况下，以口头或电话形式处臵的事项，事后也必须以文 书形式记录下来。
第六条
文书的主管原则规定如下：
1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部庶务科负责。2．分公司或分支机构的文书主管，另有文书管理细则作出规定。
第二章
文书的收发
第七条
到达文书全部由文书主管科室接收，并按下列要点处臵。
1．一般文书予以启封，分送各部门、科室。2．私人文书不必开启，直送收信人。
3．须请示审批分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回庶务科。
第八条
节假日等规定工作时间外到达的文书，由值班人员接收后转交庶务科。
签发人 责任人签名
文书分类
(一)机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。
(二)A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。
(三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。
(四)C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。
(五)其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。
办公室内部人员岗位职责 综合办公室文书岗位职责 综合办公室主任岗位职责 综合办公室文书岗位职责 合办公室主任岗位职责
作者：综合办公… 公司制度来源：本站原创 点击数：177 更新时间：2010-4-301、遵纪守法，遵守国家的规章制度，服从领导，保守公司秘密。
2、负责办公室制度建设，逐步实现办公室工作的制度化、规范化和程序化。
3、负责制定本室年度工作计划和工作措施，并组织实施，负责本室人员的工作安排、业务学习、培训和考核。
4、负责公文的批转、传递、保密工作，落实领导批示，并及时反馈落实情况。
5、组织起草、审核各种公文，把好文字关和政策关。
6、负责起草各类综合性文字材料。
7、负责主办的会议准备、组织、记录，督查督办会议决议（决定）的落实。
8、负责对外沟通、联系、汇报、约请等，安排或代表领导参加公务接待和公务活动。
9、负责起草公司有关劳动人事、薪酬分配、绩效考核方面的管理制度以及机构人员调整计划，并组织实施。
10、负责审核各单位上报的基础资料（考勤考核表、工作任务单、加班工资申请
表等）和工资发放明细表。
11、负责对综合管理员的培训和考核。
12、负责公司法律事务工作。
13、负责公司机关车辆和司机管理工作。
14、负责办公室和库房标准化建设，完成办公楼区域卫生保洁工作。
15、按时完成领导交办的其他工作。
1、遵纪守法，遵守国家的规章制度，服从领导，保守公司秘密。
2、负责上级机关和有关单位来文的接收登记、传递、催办和管理，公文处理做到及时、准确、安全、保密、归档。
3、做好印信、文印、复印管理工作。
4、负责公司会议的通知，筹备、布臵签到工作和会议室管理。
5、做好公司印刷品、办公设备耗材和本部室办公用品的管理。
6、负责公司会议室及办公室、闲臵房钥匙的管理工作。
7、负责公司接待工作。
8、负责公司合同台帐和公司受奖、受罚统计台帐的管理。
9、负责公司员工绩效考核台帐的管理。
10、负责制作公司员工月考核汇总表。
11、负责公司员工上岗证的制作。
12、负责公司大事记的编写。
13、负责本部门每月项目付款申请表的上报审批。
14、负责本部门员工的考勤。
15、负责办公室和库房标准化建设，完成办公楼区域卫生保洁工作。
16、按时完成公司领导交办的其他工作。办公室内部人员岗位职责及考核办法例文（1）
办公室内部人员岗位职责及考核办法例文
（一）主任岗位职责
1、协调办公室各岗位与区行各部室及各基层办事处工作。
2、督促抓好全行安全保卫工作。
3、负责开展全行性的思想政治工作和党建工作。
4、督促“争先创优”活动和精神文明建设活动的开展。
5、负责全行性重要会议的组织。
6、抓好增收节支和后勤服务。
7、组织协调好本部门各岗位之间的工作。
8、及时贯彻落实行领导交办的各项工作。
[摘要] 文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会的过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。本文探讨了文书档案管理办公自动化应用的优点和存在的问题及应对方法。?
[关健词]文书档案 办公自动化应用 存在问题 应对方法
文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足
各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。
一、应用办公自动化的文书档案管理的优点
1.办公效率大幅提高
机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲臵在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电于文件保存的稳定性
与纸质档案载体相比，文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工其进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题
1.电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
2.对档
案综合管理人员要求高
对文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、几点应对方法
文书档案的办公自动化应用在过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，笔者提几点方法。
1.办公自动化系统内、外网隔离
在内部办公自动化和外网之间，设臵物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
2.提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。?
第一节《归档文件整理规则》的特点
《归档文件整理规则》采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理，深化检索”出发，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整或简化，特点是：简化、兼容、灵活。
第二节
整理原则
归档文件整理原则：
1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
2、区分不同价值。
3、便于保管利用。
第三节
归档文件整理程序
归档文件是指各级机关、团体、企业事业单位和其他组织在其职能活动中形成的，具有保存价值，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件整理程序：分类----确定整理单位----装订----排列----编号----装盒----编目。
一、分类
分类包括确定分类方法和制定分类方案两项工作。
1、确定分类方法
①采用“保管期限---年度---问题”的分类方法进行，其中“问题”按职能设臵党群工作、行政管理、业务管理三个类。此分类方法适用较大的单位。
②小单位或县级单位，每年形成的文件数量少，或者内部机构设臵简单，采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
③保管期限划定的“短期”的，统一采用“保管期限---年度”的分类方法进行。
2、编制分类方案
在确定了分类方法的基础上，各立档单位应结合自身工作实际，编制全部档案分类方案。一般单位有：党群工作、行政管理、业务管理、基本建设、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、人事档案和职能档案（亦叫专门档案）。但学校档案，业务管理类为教学管理。事业单位档案，业务管理类为经营管理。其中，党群工作、行政管理、业务管理类属文书档案。
二、确定整理单位
归档文件确定以“件”为整理单位，进行文件级整理。即一般以每份文件为1件。
针对部分文件在文本、文种等方面关联性强的因素，将下列各组文件视作“为一件”
1、正本与定稿；
2、正本与附件。当附件较多，为独立文本时，自行为一件。
3、正文与文件处理单；
4、转发文与被转发文；
5、原件与复制件；
6、复文与来文。上级单位的复文与立档单位的请示，因其重要的因素，应分别为一件；
7、不同文字的同一文本；
8、同一个人的人事调动的各种介绍信；
9、组织、人事、机关工委等部门形成的全区域内的介绍信存根，按自然册的时间断分别为一件；
10、会议记录：一般单位的会议记录全年为一件；
三、装订
装订包括确定装订方法、用品及装订前文件的取齐、纸幅要求和质量要求四项工作。
（一）确定装订方法
1、归档文件确定以“件”为装订单位，逐件进行文件级装订的方法，即凡是整理单位明确“为一件”的文件应装订在一起。
2、明确“为一件”的各组归档文件，装订时其排序是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；正文与文件处理单：正文在最前面，文件处理单在最后；若文件处理单上有领导的重要批示等，文件处理单应放在最前面；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；复文在前，请示在后；中文本在前，其他文字本在后。
3、归档文件的保管期限短期的，装订的方式不作要求。装订是可以不拆除原装订物，直接按卷装订，或按件装盒。
（二）装订的用品
1、归档文件逐件装订的用品，应选择国家档案局推荐认可的、质量符合档案保护要求的、适宜永久保存的不锈钢夹。
2、针对归档文件“件”内页数只有两、三页纸的，暂时可以采取在文件的左上角处粘一些胶水的办法进行装订。
3、针对归档文件“件”内页数较多，超过不锈钢夹限制的页数时，暂时可以采取“三孔一线”的装订方法。
（三）装订前归档文件的取齐方式和纸幅要求
1、装订前，“件”内各页文件的取齐方式，采取左侧装订时，按左、下侧对齐。
2、装订时，归档文件纸张幅面的规格为A4型和16开型两种。档案盒尺寸是按照A4型的规格设计制作的。因此，实际工作中，如果归档文件的纸幅不符合上述两种规格，为方便将来文件装盒、利用，需按A4型进行修整。
①同“件”内的各页文件，有A4型和16开型时，只要不影响侧面装订，可不作修整，左、下侧取齐即可。
②超大型大纸张，如报表等，其修整方法，以A4纸张为标准，按取齐右、下侧的方式进行折叠，但要注意尽量注意折叠次数，同时折痕处应尽量位于字迹之外，文件页数多时，宜采取单张折叠。
③超小纸张，如介绍信等，其修整方法，以A4纸张为衬托，按取齐右、下侧的方式进行粘贴。
（四）装订前归档文件的质量要求
1、每件文件要完整、齐全、页数要全，排序要正确。
2、文件的字迹材料必须是耐久的或者比较耐久的碳素墨水、黑色油墨、彩色油墨、蓝黑墨水、印泥、激光打印、油（胶）印。
3、对不符合上述字迹材料要求的其保管期限又定为永久、长期保存的归档文件，装订前应进行复制，并将复制件与原件作为一件归档。
4、复制件的制作方法有复印机的复制件和手工眷写的抄件等。采取复印机制作复制件，最好采用单面复制，复印时，墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，以免粘连。
5、凡是采用电脑喷墨打印、色带打印的文件，不宜永久、长期保存，必须进行复制后才能归档。
6、底稿的归档要求，一般有正文的文件都应有一份底稿一并归档，确无底稿时，也需在正文后附一份文件签发单，与正文作为一件归档。
7、针对破损的文件，应进行修裱，修补。
8、装订前，应去除易锈蚀的金属物，如订书钉，大头针等。
四、排列
归档文件的排列是指分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等方法，确定归档文件先后次序的过程。
1、归档文件的排列强调“事由原则”
“事由原则”指在分类方案的最低一级类目内，同一事由的相关文件应当排列在一起。
2、事由的界定
“事由”是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，如张三的任免通知等。是一个比较小的概念。
3、排列的方法
①先按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起。
②再将同一事由的文件在分类方案的最低一级类目内分开。
③在同一最低一级类目中，尽可能将同一属性的不同事由文件进行集中排列，如同属于人事任免属性的不同事由---不同人的任免文件尽可能集中放在一起。
4、同一事由的归档文件的排列方法
可以按文件形成时间的先后顺序排列，或者按文件的重要程度排列。
5、不同事由的归档文件的排列方法
①
按事由具有的共同属性分别集中排列。
②按不同事由形成时间的先后顺序排列，即“随办随归”。③按不同事由的重要程序进行排列。
6、划定为长期的归档文件的排列方法
五、编号
编号包括编制件号、加盖归档章和编制每件的页号三项工作。
编页号是以确定为一件的归档文件为编号单位，对每件各页号码的编制。
1、页号使用铅笔编号，页号编在文件的右上角。
2、编页号，以文件中有图文的页面为一页，空白页不计，两面有字的两面编号。
3、印刷件，能利用原页号的可不再编号，只有其底稿接着编号。
六、装盒
装档案盒、填写档案盒背脊、填写备考表。
七、编目
八、编目包括编制归档文件目录、编写整理说明、档案目录夹的填写和装订三项工作。
编制归档文件目录
归档文件的编目即指编制归档文件目录，它以装入档案盒的归档文件数量为基础，或者以同一年度同一类的归档文件数量为基础，进行目录的编制。
归档文件目录各项目及其填写方法和要求：
1、档号：归档文件整理和保管的代号。由全宗号（342）+保管期限+年度+问题组成，各号间用“——”相隔，即全宗号—保管期限—年度—问题。
①档号填写在归档文件目录框的右上侧。全宗号：以阿拉伯数字标注。
②保管期限：用“永久”、“长期”、“短期”汉字标注，也可用“Y”、“C”、“D”代码标注。
③年度：用四位阿拉伯数字标注。
④问题：按立档单位分类方案的最低一级类目的汉字标注。
2、件号：指室编件号，以阿拉伯数字1、2、3……表示。
3、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写时要求：
①一般应使用全称或者通用简称。如“怀化职业技术学院”可称为“怀化职院”，不能使用“本院”等简称。
②责任者应为文件发文者面不是执行者。
③联合发文时，一般应将所有责任者照实抄录；责任者过多时可适当省略，但立档单位的责任者必须抄录。
④内部文件无责任者的“白头文件”，应根据文件内容、形式等特征加以考证填写。
⑤在“请示”等形式的来文上直接批示的文件，其责任者的填写，坚持“以我为主”的原则，责任者填写立档单位；如果是重要的事件，责任者也可填写批示的单位或个人。
⑥一个人的调动介绍信之类，统一“为一件”时，其责任者填写排放在最前面一件的责任者。
4、文号：文件的发文字号，填写时要求将文件上的字号照实抄录，即一般由机关代字、年度、顺序号等组成，三项都不能省略。如怀职院行字[2006]12号，即怀化职业技术学院2006年第12号文件。
5、题名：文件的标题。完整的题名由责任者、问题、文种三个部分组成，一般填写时文件标题应照实抄录。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号
①题名中包含了责任者的，不论有几个，即使前面责任者项中已填写了，仍要照实抄录，②正题名与副题名：有的文件有副题名或并列题名，即标题中破折号或冒号后面的部分。此类要照实抄录，它是对正标题进行解释说明的。
③会议记录：如果是全年作为一件的，题名可为“[××单位××××年××会议记录]”题名为会议议题内的内容，题名可不加[]。
④在“请示”等形式的来文上直接批示的文件，填写题名时，先把正文标题照实抄录，再在后面加[]，把批示的内容拟标题填写进去；或者以“责任者”填写为准，其文件标题填写在前，再在后面加[]，把未填的内容填写进去。
⑤几份文件作为一件的，如：转发文与被转发文、复文与来文等，填写题名时，先填写排在前面的正文标题，再在后面加[]，把被转发文、来文等的标题填写进去。
⑥人事任免的文件，填写题名时，如果立档单位为任免通知制发单位，先把文件原标题照实抄录，再在后面加[]，把文件上任免人员的名单全部照实抄录到题名内，如果是上级任免立档单位某一个人或某几个人时，则是先把文件原标题照实抄录，再在后面加[]，把立档单位相关的人员名单填写进去。
⑦介绍信：立档单位有以一个人调动的一系列介绍信存根作为一件时，先填写衬贴在最前面的标题，再加[]，将衬贴在后面的作者与标题填写进去。
组织、人事、工委等部门开据的有关人事介绍信存根，以件为单位，先照实抄录介绍信存根名称，再把包括的全部人名填在其后。
⑧简报：一般要求先填写简报名称和期数，再加[]，把主要内容标题填写进去。
6、日期：文件的制发日期，填写时应以八位数字标注年、月、日，并分两行填写。如2006年1月1日即填写成①几份文件作为一件时，判定“件”的日期，以装订在最前面的文件日期为准。
②会议记录以全年为一件的，填写第一次会议和最后一次会议的起止日期。如2005年1月5日至12月20日即填写成③组织、人事、工委等部门开据的介绍信存根以自然册为一件的，填写本册第一个人和最后一个人的起止日期。
7、页数：每件文件（含文件处理单、正文与底稿）的页数。
8、备注：注释文件需要说明的情况。
文书工作“十一五”回顾 “十二五”规划一、“十一五”回顾“十一五”是公司加入中信集团新公司开始的五年，公司从实际出发，提出管理升级，通过实现“三个转变”和“三个延伸”，......
办公室文书工作职责一、努力学习党的方针政策，提高政治思想水平和业务水平，勤勤恳恳，兢兢业业，热爱并认真做好本职工作,努力提高专业技术水平。二、提高文书处理工作的基本技能，......
文书工作标准1范围本标准规定了邯郸冀南化工股份有限公司办公室文书的工作内容与要求、责任与权限、检查与考核。 本标准适用于邯郸冀南化工股份有限公司办公室文书岗位。......
XXXXX司 法 鉴 定 中 心办公室文书工作职责1.服从办公室主任及中心主任、副主任的领导与指挥。2.工作作风要规范、准确、及时，恪守国家保密法则。3.负责做好日常的收发、签收......
文书工作与档案管理1、什么是文书？文书就是指行为主体在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。2、什么是公务文书法定机关与组织为了一定......
