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浅谈做好会务工作的实践和体会
接待也是生产力，会议组织和管理是办公室人员的一项重要工作内容，会务的组织水平和服务质量越来越受到各级领导的重视，同时也成为衡量办公室工作水平的一个重要要素。近年来，我厂在会务服务工作中，着力探索会务服务量化、环节细化，逐步规范会务工作流程，力求使会务工作规范、标准，增强可继承性、可借鉴性和实用性，进而不断提高会务组织服务水平。
一、缜密筹划，充分准备，做到有的放矢
细节决定成败，规范体现水平，会议取得成功的前提是要有个缜密、可操作的筹划。针对每次承接会议的特点，我们注意把握会务工作规律，高标准要求，细化四项工作，做好会议的准备工作。
会务手册编制科学细致。在详细制定会议预案、准确制发会议通知的基础上，我们注意科学安排会议日程，合理设置会议编组。认真考虑什么性格的人适合干什么性质的工作，量才使用，发挥长处。
2009年庆典活动策划之初，第一稿会务手册完成后，我们精益求精、苛求完美，没有因为完成就可以，而是向公司总办及时讨教、学习，在上级部门和领导的指导下，细化整改了会务手册，最终修改完成的稿，虽与初稿有所不同，但内容更加细致、结构更加科学、时间安排紧凑、可操作性更强。在此基础上，反复校对人员名单，撮要阐明注意事项，使会议指南简明扼要，一看即懂，让与会人员一册在手，释疑解惑，为会议的顺利进行打下了坚实的基础。
文件材料撰写细心认真。领导讲话、主题报告、典型材料等具有保密要求和时限要求，办公室人员起草后反复修改，还形成了集体修改材料的惯例，这样一来不仅促进办公室工作人员提高写作水平，而且集中大家智慧，确保内容更趋全面、质量更趋上乘。同时按照油田公司要求，我们还对这些会议文件和材料在格式上统一规范，文稿敲定后办公室每个成员都要进行阅读，再次查找错字、错标点等易疏忽的地方，几易其稿，终成终稿，为会议的有序运转奠定了基础。
后勤保障工作细微到位。我们坚持后勤保障工作与其他会务工作一起谋划，同步到位。落实“三到位”原则，即：
准备工作到位：会议食宿、医疗、车辆、证件制作、会场刀旗、横幅、材料印刷等工作提前着手准备，为会议召开做好所有准备工作。
布置工作到位：现场布置工作必须详细、清楚，工作任务、各环节衔接等必须向会务人员交待明白，哪个地方有问题，必须提请会务人员注意，及时解决，如宣传手册、报纸等宣传物品的摆放专门请教业内专业人士，拉线对直，力求整齐划一，尽善尽美。2007年组织进行了公务礼仪接待培训，针对厂办公室、会场服务人员和基层单位管理人员进行现场指导和培训。
检查整改到位：对自己职责范围内的各项工作，不厌其烦地检查落实，小到笔的摆放，大到整个会场设备、楼外宣传品等都要及时检查，不放过任何一个细节，遇到问题无论在哪里，能及时整改，不推诿、不疏忽。
加强联络沟通，提高会议质量。具体加强五个层面的沟通，加强与公司总办的联络，争取指导与帮助；加强与会议相关科室的联络，及时解决漏洞；加强与来宾的联络，及时调整名单、座位、发放物品等；加强与会务服务的宾馆、酒店的联络，提前收集好资料；加强会务组工作人员相互之间的沟通，做好协调统筹规划。
二、精心运作，规范服务，做到环环相扣
“智者千虑，终有一失”，会议一旦开始了，各种突发因素随时可能发生，我们即按照手册各司其职，又灵活、主动进行突发状况的应急处理。
——严谨。会务人员要按照会务手册规范运作，每个工作人员都要注意在会务工作整体链条中找准位置，自觉做好职责范围内的事情，确保事事有人管，人人有专责。会务人员之间加强联络与沟通，对会议材料的发放、大小会议的交叉通知、出席人员的到会落实、主席台的设置、座次安排、会场秩序维护等工作，密切配合，拾遗补缺，形成会务工作一盘棋。通过每个部位的有序运作，保证了会务工作整体运作严谨、顺利进行。
——灵活。会务人员在坚持按照既定方案和程序操作的同时，又要注意处理好随即是想，创造性的开展工作。随机应变，解决会议中的突发状况处理能力。
——主动。虽然会务手册能做到事事有人管，人人有专责，但执行中总有外界原因顾不过来的，会务工作人员应该，团结协作，互相帮助，对一些与己责任不大，可处理可不处理，但影响会议质量和效果的事情，要主动介入，不推不让，妥善处理，保持和维护正常的会议秩序。
——高效。着力强化效率观念，雷厉风行，高效率地完成职责任务。比如召开会议前我们会及时将有关文件、讲话稿送达相关人员，及时做好会议记录，及时收集参会人员的意见和建议。会议期间与会代表的合理提议我们都会及时进行完善，从而做到服务高质量，工作高效率。
三、善始善终，深化服务，做到紧凑有序
这是会务工作的重要组成部分。会议结束后，要及时收尾，善始善终，会后工作的主要内容有组织代表离会、整理会议记录、起草会议纪要、撰写会议简报、发布会议新闻、材料归档等。
注重会议代表离会工作。代表离会工作做不好，容易使人感到会议安排有头无尾，有始无终，“会散茶凉”之感，同样会影响会议的效果。我们在几次的大型会议后，一方面周密安排好与会代表离会的送行、后续住宿、餐饮等工作，保证与会代表满意而归。另一方面对会议代表清退、酒店、会场遗留的文件及时收存，防止失密事件的发生。
注重会议宣传报道及时。营造贯彻落实会议精神的氛围。在会前制定宣传报道计划的基础上，加强与新闻单位的联络，紧扣会议主题拟定新闻通稿，按会议统一口径开展宣传报道，使整个宣传报道工作有计划地展开，营造会议传达的舆论声势。
注重会后督促检查到位。强化落实会议精神的功效。这是会务工作的延续与深化，对会议决定的事项和部署的任务，厂办及时明确承办部门和办理时限，跟踪检查督办，并定期针对厂内各类会议安排的重点工作进行督查、督办。
四、总结经验，建立档案，做到分享提升
提高会务工作水平是一项长期的工作。不仅现在要抓，将来还要抓。我们非常注重查漏补缺，总结提高。我厂执行的以下几个方式值得推广。
会后总结经验，分享收效。每次会议结束后，办公室成员都要召集会务工作人员认真总结会议组织中的经验教训，并针对会议中出现的状况进行剖析，寻找工作差距，讨论解决意见。我们承办的大型会议产生的名单、会务手册、接待手册等材料，办公室都会整理归档，使以后办理同类会议时有所借鉴。
加强相互学习，勤于实践。提高会务工作水平，功夫在平时，没有平时的学习和积累，没有实践的总结和完善，就不会有办会水平的提高。办公室成员在每次会议中相互学习之外，还注重向兄弟单位学习，无论哪家兄弟单位组织大型会议、庆典等，我们都主动去观摩学习，从中学习他人的长处，经常交流研讨会务工作经验，不断琢磨、领悟会务要领和提高会务水平。
加强外部培训，提高水平。安排办公室成员参加各类会务、礼仪等培训学习。虽然我厂办公室成员少，工作量多，但每次公司举办各类会务、礼仪培训班，我们都会安排人员参加学习，旨在学习目前会务工作中新的规定、新的优良做法，最大限度的改进我们的会务工作水平。
通过几年来在办公室积累的体会，采气一厂办公室在会务服务方面在不断进步，成为油田公司仅有的办理全国性会务的基础单位。但是会务工作具有服务性、程序性等特点 , 容易陷于固定的模式操作 , 在一定程度上制约了会务工作水平的提高。对此，我们将在以后的工作中与时俱进 , 在继承中创新 , 在创新中求突破。既要遵循会务工作中一些好的程序和章法 , 又不能完全拘泥于固定程式;既要从宏观上观察和处理问题 , 又要从微观上考虑具体环节。只有这样 , 才能推动我厂会议服务水平的不断提高。
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