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四川XXXX设计咨询有限公司
证照及证明函管理规定
第一章 总则
第一条 为适应公司全方位、规范化科学管理，做好公司证照、证明函件的管理工作，使之规范化和制度化，特制定本规定。
第二条 公司证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等，具有法律效力；证明函指法定代表人授权委托书、介绍信等证明函件。
第三条 本办法规定了证照的管理、移交、年检、更换、使用，证明函的使用等内容。本办法适用于四川XXXX设计咨询有限公司证照及证明函管理工作。
第二章 证照保管、移交、年检及更换
第四条 证照包括公司营业执照、组织机构代码证、税务登记证、工程设计资质证书、工程勘察资质证书、质量管理体系认证证书、收费许可证、各类获奖证书等。
第五条 营业执照、组织机构代码证、工程设计资质证书、工程勘察资质证书、质量管理体系认证证书、收费许可证、各类获奖证书等由综合事务部指定专人统一保管。税务登记证由财务部指定专人统一保管。
第六条 公司所有需要挂牌标示的证照如公司营业执照、税务登记证等要悬挂在显眼位置。
第七条 公司证照的办证、年检及更换：
一、营业执照、组织机构代码证、工程设计资质证书、工程勘察资质证书、质量管理体系认证证书、收费许可证的办证、年检，由各单位综合事务部办理，相关部门予以配合。
二、税务登记证的办证、年检由各单位财务部办理，相关部门予以配合。
三、各部门在办理相关业务过程中，如涉及证件办理，由业务主办部门经办，其他部门予以配合。
五、各部门在办理完毕公司证照后，要移交给指定保管人保管。移交须办理手续，注明移交人、接收人、移交时间、移交内容等信息。
六、有下列情况，证照须更换并停用旧证照：
1、机构名称改变；
2、经上级主管部门审定，证照已损坏，无法使用；
3、证照遗失或被窃，声明作废。
七、证照停用要提出处理办法，并报经公司负责人批准，及时将停用证照送制发部门封存或销毁，建立证照上交、存档、销毁的登记档案。
第三章 证照的使用
第八条 证照的使用包括借用、复印等。
第九条 因工作需要将本单位证照原件外借时，须公司负责人批准，并在证照保管人处办理借用手续。
第十条 证照借用程序：
借用人申请→办理借用手续→归还。证照使用完毕后，应在归还时限内将证照归还保管人。
第十一条 因工作需要将证照复印并外用时，应完善复印手续。
一、复印公司证照必须注明使用事由，并在复印件上注明“此复印件与原件一致，再次复印无效”等字样。
二、如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。第十二条 因工作需要使用公司领导及员工身份证复印件时，应在复印件上注明使用事由及“再次复印无效”等字样。
第四章证明函使用及保管
第十三条证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书、证明等。
第十四条证明函由各单位综合事务部指定专人统一管理。
第十五条因工作需要使用介绍信时，由使用人向部门负责人申请核准，由综合事务部专人开具。
第十六条 授权委托书由综合事务部统一出具，注明授权内容、授权委托期限、是否有转委权等，并须经授权人签字、综合事务部盖章后方可使用。
第十七条 法定代表人证明书由综合事务部出具，并加盖公司印章后方可使用。
第十八条 使用证明函必须做好登记，填写《证明函使用登记表》。
第十九条 证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还综合事务部。
第二十条综合事务部应妥善保管证明函存根。
第二十一条 严禁开出空白介绍信、空白授权委托书或外借介绍信、授权委托书。
第二十二条 证明函的用印参照《四川XXXX设计咨询有限公司印章管理办法》执行。
第五章附则
第二十三条本规定适用于公司各部门。
第二十四条本规定由综合事务部负责解释，自印发之日起实行。
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