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关于电子申请办理纸件通知书、文件副本及证明文件的说明
对于电子申请，请求办理纸件通知书（加盖专利局专利申请受理章、审查业务专用章）、文件副本及证明文件，申请人应按下列要求办理：
一、申请人对于已接收的电子形式的通知书，可通过登录电子申请网站http://www.daodoc.com/，在线请求专利局发出相应的加盖专利局审查业务专用章或专利申请受理章的纸件形式通知书（电子申请网站具体操作办法见附件）。
对于同一件通知书，专利局只发一份加盖有专利局专利申请受理章或审查业务章的纸件通知书。若需要两份以上的，应通过专利局初审部发文处流程服务窗口办理文件复制。
二、申请人请求出具受理阶段的电子申请纸件通知书
1、对于申请日为2010年7月21日后的电子申请，专利局将自动发出受理阶段的盖有专利申请受理章的纸件通知书，申请人不需要通过电子申请网站提交请求。相应的通知书类型包括：受理通知书、不受理通知书、缴纳申请费通知书、费用减缓审批通知书、向外国申请专利保密审查意见通知书等。
对于申请日为2010年7月21日后的电子申请，申请人若通过电子申请网站、邮寄、传真等形式请求出具受理阶段的纸件通知书，专利局将不予处理。
2、对于申请日为2010年7月21日前的电子申请，若需要相应的加盖专利申请受理章的受理阶段的纸件形式通知书，且专利局没有发出过纸件通知书的，申请人仍可通过电子申请网站提交请求。
三、申请人请求出具非受理阶段的电子申请纸件通知书
对于非受理阶段的电子申请通知书，以授权公告日为时间界限，授权公告日前，申请人通过电子申请网站，只能请求专利局出具授权公告日前发出的相应的纸件通知书一份；授权公告日后，申请人只能请求专利局出具授权公告日后发出的相应的纸件通知书一份。
电子申请授权公告日后，对于申请人需要专利局出具公告日前的电子件通知书的纸件通知书，以及已经失效的专利，应通过专利局初审部流程服务窗口办理文件复制。
四、电子申请文件复制、文件副本及证明文件的办理
现阶段，对于电子申请文件复制、文件副本及证明文件的办理，仍使用纸件流程。申请人应通过专利局初审部流程服务窗口，以面交或邮寄的方式，提交相应的书面请求。
专利局初审部流程服务窗口联系方式如下：
收件人：国家知识产权局专利局初审及流程管理部业务发文管理处(简称：专利局初审部发文处)地址：北京市海淀区西土城路6号
邮政编码：100088 咨询电话：010-62084247、62084248、62084036 该办法若有变化，将另行通知。
初审及流程管理部
二0一0年七月二十三日
电子申请文件格式要求说明
国家知识产权局专利局于2010年2月10日0:00启用新电子申请系统，停止原电子申请系统的服务，使用新电子申请系统提交的文件应符合以下格式要求。
一．Xml格式文件
电子申请用户应使用电子申请离线客户端编辑器编辑提交XML文件。1.字符集
编辑XML文件时，应使用GB18030字符集范围以内的字符，不应使用自造字。2.图片
XML文件引用的图片格式应为JPG、TIF两种格式；说明书附图的图号应以文字形式表示，不应包含在图片中；外观图片或照片大小不应超过150mm x 220mm，其他图片大小不应超过165mm x 245mm；图片或照片分辨率应为72-300DPI。3.数学公式和化学公式
XML文件中的数学公式、化学公式，应以图片方式提交。4.表格
XML文件中的N×M表格及表头有合并单元格的表格，可以用电子申请离线客户端编辑器编辑提交，其他表格应以图片方式提交。5.段号和权项号
新申请XML文件中的说明书段号和权项号由系统自动生成。
申请后提交的XML格式文件说明书段号应以4位数字编号；权利要求书权项号应以阿拉伯数字编号。
二． MS-Word、PDF格式文件 1.文件范围
发明专利申请和实用新型专利申请的权利要求书、说明书、说明书摘要、摘要附图、说明书附图等，可以提交MS-Word、PDF格式文件。2.版本
MS-Word文件应为2003、2007版本的doc和docx文件；PDF文件应为符合PDF Reference Version 1.3(含)以上版本的文件。3.权限
MS-Word文件不应设置密码保护、文档保护功能。PDF文件应具有打印权限，不应设置加密功能。4.字符集
应使用GB18030字符集范围以内的字符，不应使用自造字。5.图片 图片大小应限定在单页内，不应包含灰度图和彩图。6.版式要求
说明书不应添加任何形式的段落编号，文档页面设置应为纵向A4大小。所有文件应符合《审查指南》相关要求。7.其他要求
MS-Word、PDF文件中，不应含有水印、宏命令、嵌入对象、超链接、控件、批注、修订模式等。
注：若需要相关XML详细技术标准规范，请向国家知识产权局专利局初审流程管理部电子数据管理处索取。
国家知识产权局专利局
二0一0年二月十日
外观设计电子申请视图及简要说明制作与提交规范
第一部分：制作外观设计视图
在电子申请客户端点击快捷菜单中申请专利下拉箭头中的外观设计，进入外观设计专利申请文件的编辑和制作界面。界面左侧列有外观设计请求书、外观设计图片或照片、外观设计简要说明三个节点。双击任一节点，即进入相应文件的制作和编辑程序。下图为电子申请客户端外观视图模板。
制作外观设计图片或照片时，双击外观设计图片或照片节点，右侧出现工具栏及外观设计图片或照片表格。点击工具栏中第2个按钮，弹出“编辑图片或照片”一行文字，点击该行文字，弹出“编辑图片或照片”对话框，接着即可通过对话框左侧浏览按钮，插入本机中存储的图片或照片。插入的图片或照片会出现在对话框右侧的预览界面，同时视图名称一栏会自动顺序补入主视图、后视图、左视图、右视图、俯视图、仰视图、立体图、使用状态图这些视图名称。可以在视图名称栏目右侧的下拉箭头中选择相应的视图名称，也可直接在该栏文字区域手动输入其他视图名称。
在插入图片或照片时，如果图片或照片尺寸过大，客户端会弹出操作提示“业务规则限定插图尺寸不能超过150mmx220mm，请插入尺寸适当的图片”。遇到该操作提示时，我们需要缩小图片尺寸直至小于等于150mmx220mm，许多图像编辑软件均有此功能，如画图软件、Photoshop、ACDsee等等。
第二部分：外观设计视图提交规范
一、基本要求
1.通过电子申请客户端提交的外观设计图片或照片仅限于JPG和TIFF两种格式。这两种格式应用普遍，可以通过对实物拍摄照片及绘图软件轻松制作或转换为这两种格式。
2.通过电子申请客户端提交的外观设计图片或照片的分辨率应处于72dpi-300dpi之间。分辨率过小则图片模糊不清，分辨率过大则会加大系统负荷。
3.通过电子申请客户端提交的外观设计图片或照片的尺寸应不超过150mmx220mm。尺寸过大则无法提交，过小不利于外观设计的清楚表达。
4.通过电子申请客户端提交的外观设计图片或照片应清楚地显示请求保护的外观设计。因此需要申请人在提交之前先自我检查一遍，以确保图片清晰、完整。
二、不同类型视图的要求
（一）线条视图提交规范
线条视图，是对完全用线条来表达产品的一类视图的统称，主要指用正投影方法按照技术规定将产品的形状表达在图纸上，它是由直线、圆弧和其他一些曲线组成的几何图形，比较适宜用来表达以形状为主要设计要素的设计。推荐使用矢量绘图软件制作线条视图，线条宽度应控制在0.25mm-0.5mm之间，可根据图像的大小及线条的多寡在该区间内选择一个合适的线条宽度。
（二）渲染视图提交规范
渲染视图，是指通过计算机制图软件所绘制出来的图像。渲染视图一般由专业人员进行绘制，其清晰度依赖于绘制之初设定的分辨率，申请人在提交之前应查看图片是否清晰，分辨率是否在72dpi-300dpi之间。
另外，用软件制作的渲染视图要注意生成图片时，对建模的“打光”处理。产品各部分打光应当均匀，以保证生成图片时产品的各个细节表达清晰。
（三）照片视图提交规范
照片视图，是按照正投影规则对产品实物或样品拍摄而得的视图。照片视图的制作有2个注意事项：一是背景的选择。拍摄背景要单一，且背景色彩的色相和明度不能与被拍物发生混淆；二是拍照距离要适当且固定。拍照距离与图像尺寸密切相关，拍照距离忽远忽近将导致图像比例忽大忽小。
第三部分：外观设计视图的典型错误
（一）未以单幅视图为单位提交
申请人在电子申请客户端提交视图时，应该以单幅视图作为一个单位提交。不应该将多幅视图合并在同一个图片提交。如此提交的话，审查员如法对单幅视图进行依职权修改及制作授权文本等操作。
错误图例：
（二）视图分辨率过小，线条模糊
视图分辨率过小，会使整个图片不清晰，线条更是模糊不清，影响该外观设计产品的正确表达。
错误图例：
（三）视图比例不一致
视图比例不一致一般有两种情况：一种是同一日补正的六面正投影视图比例不一致，另一种是审查员最终确定的授权文本是由多次补正的视图共同组成的，多次补正的视图之间比例不一致。第一种情况比较简单，只要提交前细心检查核对即可。第二种情况主要是由于重新绘制补正视图时，绘图软件的相关设置有所改变造成的，因此，需保证补正视图要在同一软件同一状态下重新绘制或修改。
错误图例：
（四）背景色选择不当
申请人选择视图背景色时，应该选择与产品颜色差异较大的颜色作为产品背景色，以保证产品轮廓线清晰。但是需要注意，目前公告是黑白模式，提交视图时应该将视图转化为黑白照片再检查产品与背景的分界是否清晰可辨。因此，视图的背景应选择与产品明度差异大的色彩。
错误图例：（如果报纸是黑白印刷的就不放这个图例了，只有彩色印刷才能说明这个问题）
（五）图片中有过多的空白
如果产品四周的空白过大，公告时视图中间的产品将相对过小，无法清楚表达。因此，图形应当尽量充满图纸，不要留多余的空白，以保证经过公告排版后图片仍清晰可辨。
错误图例：
（六）视图内容中包含视图名称
视图名称应该通过电子申请客户端填写，不应显示在视图中。
错误图例：
第四部分：外观设计简要说明的制作与提交规范
（一）简要说明的制作
在电子申请客户端，点击快捷菜单中申请专利下拉箭头中的外观设计，进入外观设计专利申请文件的编辑和制作界面。界面左侧列有外观设计请求书、外观设计图片或照片、外观设计简要说明三个节点。双击外观设计简要说明的节点，出现外观设计简要说明的模版（如下图），可以在模版中进行编辑。
（二）简要说明提交规范
1、必须填写的内容
外观设计产品名称。简要说明中的产品名称包括括号中的文字在内应当与请求书中的产品名称完全一致。
外观设计产品的用途。简要说明中应当写明有助于确定产品类别的用途。对于具有多种用途的产品，简要说明应当写明所述产品的多种用途。
外观设计的设计要点。设计要点是指与现有设计相区别的产品的形状、图案及其结合，或者色彩与形状、图案的结合，或者部位。对设计要点的描述应当简明扼要。推荐三种描述设计要点的方式：一是部位法，如：该外观设计的设计要点在于产品的某某部位；二是视图法，如：该外观设计的设计要点在于主视图；三是要素法，如：该外观设计的设计要点在于形状。如在设计要点中涉及了色彩，则应当再单独声明请求保护色彩。
线条视图，是对完全用线条来表达产品的一类视图的统称，主要指用正投影方法按照技术规定将产品的形状表达在图纸上，它是由直线、圆弧和其他一些曲线组成的几何图形，比较适宜用来表达以形状为主要设计要素的设计。推荐使用矢量绘图软件制作线条视图，线条宽度应控制在0.25mm-0.5mm之间，可根据图像的大小及线条的多寡在该区间内选择一个合适的线条宽度。
指定一幅最能表明设计要点的图片或者照片。指定的图片或者照片用于出版专利公报。
2、简要说明范例
产品名称：椅子（123）用途：会议用椅。
设计要点：在于椅子扶手处。
指定立体图为最能表明设计要点的图片。右视图与左视图对称，省略右视图。仰视图无设计要点，省略仰视图。请求保护的外观设计包含有色彩。
（本文作者：张轶丽、沈佳媚、徐婷妍）
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