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广州国际照明展览会立项策划书
一、办展市场环境分析
(一)宏观市场环境 政治市场环境:国家发改委,科技部等六大部委发布《半导体照明节能产业规划》,进一步阐述了“十二五”期间对中国LED产业的发展目标及主要扶持政策。国家对节能灯行业给予政策支持,以实现节能减排的政策目标,预期政策将有助于振兴LED照明需求。
社会文化环境:随着科技的不断进步,人们对环境保护的重视,以及政府的扶持政策,使企业实现技术突破,加速LED商业化进程。
自然环境:如今,在全球环保、能源危机的巨大压力下,半导体照明已被时间公认为一种健康、节能、环保的重要途径。
经济环境:随着全球LED照明市场需求的进一步扩大,未来我国的LED照明行业发展面临巨大机遇。市场需求的扩大,LED照明市场也在不断扩大。
技术因素:我国LED产业起步较晚,LED核心技术和专利基础发展较慢,但是,随着国家及地方对LED行业的扶持力度的加大,中国LED产业开始全面进入发展期。
地理环境:展会举办地在广州,广州市是广东省的政治、经济、文化、科技和教育中心。广州还是京广、广深、广茂和广梅铁路的交汇点和华南民用航空交通中心,与全国各地的联系极为密切。如此便利的交通可以带来众多的人流、物流和信息流,非常适合办展。
(二)微观市场环境 办展机构内部环环境:
广州国际照明展由广州光亚法兰克福展览有限公司举办。广州光亚法兰克福展览有限公司是中国会展龙头企业之一,是广州第一家中外合作的展览公司。公司每年举办十多场具有世界水平的国际展会,在国际会展界享有盛誉。
此次展会还得到众多单位的支持,例如:中国照明协会,国际照明设计师协会,香港电子也商会,韩国照明工业协会等。目标客户:
行业相关:建筑师、设计师 / 工程师、房地产开发商、楼宇 / 物业管理机构、建筑承建商 / 装潢装修公司、电力电气公司、广告业、景观工程、协会机构 贸易相关:进口商、出口商、批发商 / 分销商、零售商、制造商、代理商、连锁店、百货公司、采购办事处、网上零售商、行业终端用户(如酒店、表演场所、体育赛事场馆、商场、银行、车站、餐厅等)
政府部门:建设 / 规划 / 科技 / 经贸 / 市政 / 发改部门、采购部门
二、展会的基本框架
会展名称:第二十届广州国际照明展览会
举办地点:广州中国进出口商品交易会展馆 办展时间:2015年6月9日---6月12日
展会主题:智能照明,工程项目业务,整合LED技术 主办单位:广州光亚法兰克福展览有限公司 所属行业:光电技术
展会周期:每年一届
展会规模:22.5万平方米(2014)办展目标:为业界展示和推广最新的照明产品和LED的技术,促进照明行业的发展。
展示范围:
1.照明展品分类:专业照明、装饰照明、LED技术、专业灯光、光源、照明配件、照明控制系统、管理、测量、照明生产设备、仪器。
2.LED展品分类:LED材料、芯片、外延片及组件、LED封装、模块、器具及仪器设备、LED驱动及电源、LED照明应用、LED显示屏、背光及其他应用等。
三、展会价格及初步预算方案
(一)展区和展位设计 A区一层:
1.1 装饰/商业照明品牌 2.1 装饰/商业照明品牌 3.1 户外照明及光源品牌4.1 户外照明及光源品牌 5.1 户外照明品牌 6.1 建筑电气品牌区
7.1 建筑电气(预留)8.1 建筑电气品牌区 A区二层:
1.2 装饰照明2.2 商业照明3.2 户外照明及光源4.2 户外照明及光源(特区)5.2 户外照明及光源 B区一层:
9.1 LED生产、检测设备/LED基材 10.1 LED驱动及驱动IC 11.1 照明附件 B区二层:
9.2 LED光源及灯具品牌 10.2 LED芯片及封装品牌 11.2 海外展团及LED显示屏 12.2 LED驱动及驱动IC 13.2 LED驱动及驱动IC B区三层:
9.3 LED装饰/商业照明 10.3 LED户外照明 11.3 LED光源及灯具.(二)展位价格
1)国内标摊:17000元/个 2)国内特装:1600元/㎡
3)豪 华 标 准 展 位:人民币17,000元/ 9平方米 4)光地(36平方米起):人民币1,600元/平方米(三)初步预算 1.成本预测
1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括:展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。
2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。3)招展和招商的费用。
4)相关括动的费用。包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。5)办公费用和人员费用。6)税收
7)其他不可预测的费用 2.收入预测:
1)展位费收入 2)门票收入
3)广告和企业赞助收入
4)其他相关收入 3.盈亏平衡分析:
4.现金流量分析:净现值分析
净现值率分析
获利指数
内部收益率
四、展会工作人员分工计划
(一)布展期间人员分工
1)总经理:统筹整个项目规划,具有最高领导权,决策权和任免权。2)项目经理:负责本次展会项目的组织、实施、管理,对展会的资金、人工进行合理安排,完成项目运作。
3)行政部:收集和整理参展商提交的各项资料,对参展商参会资格的审核,根据报名情况落实参展商到会及其展品的入场确认。
4)财务部:负责布展期间各项经费的支出,核算工作,清点购置的各项物品,把核算结果反馈给项目经理。
5)客服部:展馆现场的前台接待,做好参展企业的报到登记,给参展企业派发《参展手册》和参展证,为展商提供咨询服务,并为参展商预订宾馆、机票等工作。
6)宣传部:负责前期的展会宣传工作,收集媒体及市场信息,通过网络,电视,报纸等媒介宣传展会,向参展商寄送邀请函。
7)公关部:负责领导、嘉宾、参展代表团、行业协会和商会等重要人员的接待工作;与媒体保持联系,举办新闻发布会等。
8)人事部:负责项目活动中的人员调动,安排兼职人员的招聘培训工作等。
9)工程部:负责现场展位的搭建,联系外部承建公司;对施工现场的监督和指导,包括对参展商特装展位的监督;审核特装展位参展商递交的施工设计图;开幕式舞台的搭建工作。
10)安保部:展会安全工作的总指挥,联系外部安保公司;协助工程部的现场工作,安装监控系统和消防设备,设立安全通道,进行现场安全值勤。
11)物流部:联系运输公司,为参展商提供国内运输和海外运输服务,报关代理服务;规划现场交通路线,参展商展品的接待和装卸。12)后勤部:布展期间的水电,餐饮,卫生,工作牌的发放;做好必要的医护准备等。
(二)展会举办期间人员分工
1)行政部:做好展会参观人数的统计、分类;安排相关会议及发布会议通知;展会召开期间各项资料的收集和整理工作。
2)财务部:统计召开期间的各项经费支出和收入,合理控制经费,经费的审核和上报工作。
3)客服部:现场设立服务台,负责观众的登记和收费,给观众发放参观证和调查问卷,会刊的发放;重要消息的广播通知。
4)宣传部:通过现场大屏幕播放视频来宣传展会和介绍参展商及其展品;网络宣传展会的进度。
5)公关部:举办展会开幕式,接待重要领导和嘉宾,联系媒体对展会跟进报道等。
6)安保部:展会现场24小时安全值勤、维持现场秩序、防止可疑人员进入展会、防止展品的丢失和被盗、展会消防安全和现场突发情况的处理。
7)后勤部:对展馆进行清洁,负责员工的饮食,相关资料的下发,准备医护设备。
(三)展会结束期间人员分工
1)总经理:展会的总指挥,负责撤展的指导工作,监督撤展工作的进行。
2)财务部:负责展后总费用的统计,审核和上报工作,撤展期间费用的报销工作,参展商参展各项费用的结算,特装展位施工押金的退还工作。
3)工程部:安排人员进行展台的撤除工作,负责联系施工单位入馆撤展,协助施工单位撤展工作,监督标准展台的撤除,展馆内部装潢的拆除工作,向财务部上报撤展费用。
4)行政部:负责展会各项资料的整理和收集工作,在展馆内设立临时办公室,负责退展手续的办理工作。
5)安保部:安排保安人员对撤展现场的值勤;协助工程部监督现场施工;协助撤展期间的交通管理工作。
6)物流部:是运输工作的总指挥,负责展品的回运工作;负责和大会制定承运商的联系工作;海外运输服务中,参展商提交先关文件的整理工作;进行现场交通管理。
7)后勤部:撤展所需物料的采购工作,安排人员进行展馆卫生工作,负责设备的回收工作。
8)其他部门:需密切注意撤展工作,随时安排其部门人员协助撤展工作的进行
注:以实际情况的需要可进行调整或增加工作安排
五、展会招展计划
(一)参展费用
1)豪 华 标 准 展 位:人民币17,000元/ 9平方米
豪华标准展位设备:9平方豪华标准展位(长3米x宽3米x围板高2.5米,楣板高3.5米)
基本设备含:三面围板(白色)、公司中英文名楣板(高3.5米)、1个电源插座(500W以内)、3支射灯、1张咨询台、2张折椅、地毯、垃圾篓、展会会刊基本内容刊登、参展商名录在线刊登、观众邀请卡、展位基本清洁。
2)光地(36平方米起):人民币1,600元/平方米
承建公司:建议参展商选择经主办方和展馆方审核认定的、符合资质的指定搭建商进行展位设计施工。指定搭建商无须再交纳搭建押金,场地管理费按28元/平方收取。
参展商也可以选择非指定搭建商施工,非指定搭建商须经主办单位批准,并交纳搭建押金(100平方以下5000元,100平方以上10000元)及40元/平方米的场地管理费方可进场施工。
(二)展会的销售渠道 1.展会办事处办理报名
2.广州国际照明展览会官网在线报名 3.指定合作网站报名: 阿拉丁商城 www.daodoc.com 阿拉丁照明网 www.daodoc.com 新世纪LED网 www.daodoc.com 4.指定合作的展会代理机构(三)展会服务项目 1)展会现场服务:
在展馆内设置接待点。接待点具体工作包括:展商签到、咨询。 接待展商签到并核对参展商的协议书,同时向参展商发放《参展手册》,其他资料和参展牌。
参展车辆按指定线路行驶,指定地点停放,交通部负责现场交通的管理。
展会期间,提供专门人员协调现场工作,可为参展商提供展会期间的各种服务,如:电源调试、产品运送、商品保管、提供商务洽谈间等。
现场提供会议室服务,参展商或观展方必须提前3个小时向办公室提交纸质的会议室申请表。
提供专门货物储存室,参展商需在展会召开前进行预约。
保安人员现场值勤规划现场安全通道,安装消防设备,做好防火工作,安装监控系统,做好防盗工作。
防止现场安全事故的发生,做好必要的医护准备。 休展期联系保洁公司做好现场卫生工作。
2)酒店指引服务:作为本次展会的主办方,我们可以根据客户和参展观众的需求,提供代订酒店服务,需要订酒店的客户必须提前15天以邮件方式告知主办方。
3)翻译服务:作为本次展会的主办方,为了达成交易,我们为有需要的客户提供翻译服务,其翻译语种包括英语,德语,韩语,日语以及法语。但是翻译服务的费用则由客户承担。(六)其他有关事项
1.2015年展会日期安排: 光地展位布展时间:2015年6月6日至8日(三天)上午9:00至下午5:00 标准展位布展时间:2015年6月7日至8日(两天)上午9:00至下午5:00 展览时间:2015年6月9日至11日(四天)
上午9:30至下午6:00 撤展时间:2015年6月12日
下午2:00至晚上12:00 2.参展手续:
参展单位请详细填写《参展报名表》并加盖公章,传真或寄送至组委会。并与15日内将参展费用汇入组委会指定账户,展位分配以汇
款先后顺序安排,额满即止。
组委会在确认报名后,于30日向参展单位寄送《入会通知书》。 参展单位简介(限300字以内)免费刊登在大会会刊上,请于2015年4月20日前到大会邮箱或传真给组委会,不提供的单位不予刊登。
六、展会的招商计划
1)展会的概况,办展宗旨和目的参照上面的招展计划
2)历届到会的参展商
2014年:展会迎来五大展团,日本展团,韩国展团,香港展团,台湾展团,美国展团。
2013年:展会成功汇聚来自27个国家及地区的2,588家参展商,共同展示最全面的照明灯具及产品、电灯附件及涵盖整个LED产业链的技术。
2012年:广州国际照明展览会奠定了全球LED产业龙头展会的地位,展会设立LED亚洲专区,汇聚了1,900家LED企业,集聚LED上、中及下游产业,为LED业界人士提供全方位一站式展示、采购与交流平台。
2011年:汇聚了47个国家和地区的2,931家企业的最新科技成果。3)展会召开期间相关活动
同期举办120场高端论坛及交流活动活动,通过这些活动来达到吸引观众的目的,主要活动有:第十一届亚洲照明艺术论坛、第五届照明设计坊、亚洲LED高峰论坛-中国国际LED市场趋势高峰论坛、2015年阿拉丁神灯年鉴、2015年阿拉丁神灯颁奖典礼等特殊活动。4)参观指引 1.入场费用:
未能出示预先登记确认函或邀请函的观众需缴付人民币50元登记费办理入场证。
2.入场登记
广州国际照明展览会只对业内人士开放。 18岁以下人士恕不招待。
展馆内严禁摄像、拍照,持大会摄影通行证者除外。
持邀请函的观众,须在现场登记处填妥登记表格及出示名片,换取入场证参观。
持网上预先登记确认函的观众,在现场网上预登记观众报到处登记,换取入场证。
每天展期闭馆前30分钟谢绝观众进场。3.网上预登记
七、展会宣传推广计划
1)广告
宣传时间:开展前三个月,展会举办期间和展后三个阶段。
具体方式:通过专业杂志、报纸、互联网、电视、广告直邮、电子邮件、广告插页、展会专报和电话沟通等途径,对展会进行全方位宣传推广,至少将20万张入场券及3万份请柬发至全国各地。
2)新闻宣传
宣传时间:开展前一个月,召开期间和之后连续进行。
具体工作:任命专门的新闻负责人,指定新闻工作计划,举办记者招待会,发布展会基本信息,收集媒体报道情况,向记者寄发先关资料,与媒体保持联系等。3)公关活动
时间:展会召开期间。
活动内容:展会开幕式、阿拉丁神灯颁奖典礼、亚洲照明艺术论坛、照明设计坊、亚洲LED高峰论坛、阿拉丁照明论坛、汇坊等活动,邀请专业观众、进行宣传推广。4)服务宣传
优质的服务能提高参展商和观众的满意度,也能达到留住老客户,吸引新客户的目的,提高客户忠诚度,树立品牌形象。
5)销售促进:采取一些优惠方式吸引客户来参展,再加上优质的服务极高客户忠诚度,达到口碑传播的目的。6)其他方式
通过行业管理部门、行业协会、商会等部门发函邀请专业观众。
利用承办单位数据库中的数十万条装备技术领域的企业数据,邀请专业观众到会参观洽谈。
通过中国驻各国大使馆商务机构及境内外招商网络邀请专业观众。 利用“广州国际照明展览会”专题网站,对参展单位、参展项目进行宣传和推介,冲破时间、空间和地域的束缚,成为永不闭幕的网上展示舞台;同时在网上接受专业观众登记,并寄送专业观众邀请券。
八、展会筹备进度计划
1)2014年8月:召开新闻发布会,向外界发布办展消息。组织成立会展执行小组。
2)2014年9月:想预期参展商发送第一批邮件,向外界公布展会的联系方式,组委会办公室电话,展会官网和指定的网站更新信息。
3)2014年10月---2014年11月:打出招展广告,进行展位销售,开始寻找赞助商,进行全方位的广告宣传工作。
4)2014年12月:继续招展,并策划招商事宜。
5)2015年1月:落实展会期间各项工作安排,如:施工,安保,运输,服务等。
6)2015年2月:商定并联系重要嘉宾,确定专业观众。
7)2015年3月:再次向参展商发送邮件,告知展会的最新信息。8)2015年4月:最后确立参展商。设立餐饮区,服务区。
9)2015年5月:进行布展,最后协商事宜,确保展会的成功举办。
九、展会开幕和现场管理计划
1)开幕式活动安排
1.活动时间:2015年6月9日8:30—9:30 2.活动地点:中国进出口商品交易会展馆前坪广场 3.活动流程:
a.礼仪人员引领嘉宾入席 b.主持人开场并介绍嘉宾 c.领导致开幕词 d.嘉宾现场剪裁
e.领导宣布展会正式开幕 f.文艺表演
g.主持人宣布开幕式结束并请各位嘉宾和展会关注参观 4.开幕式现场组织管理:
安排工作人员做好观众的入场及散场工作,确保安全有序。 开幕之前落实领导和嘉宾的出席时间、做好接待和引导工作。 安保人员做好现场值勤工作,维持现场秩序。
开幕式之前务必对环境装修和临场设备进行检查,避免出现意外。 突发情况工作人员及时处理。2)展会现场管理计划
1.观众登记注册与服务:客服部在展馆内设置接待点。观众需填写《观众登记表》,缴纳50元参观费,工作人员发放参观证和会刊。接待展商签到并核对参展商的协议书,同时向参展商发放《参展手册》,其他资料和参展牌。
2.参展商现场联络和服务:展会相关负责人拜访参展商的展位,邀请参展商进行座谈。
3.媒体接待和采访:公关部负责媒体的接待工作,在展馆内设立媒体休息区,指定合作媒体凭采访证免费入场。
4.现场交通管理:物流部负责现场交通的管理,参展车辆按指定线路行驶,指定地点停放。
5.现场安保工作:安保部负责现场的安全值勤工作,防止可疑人员进入展会,防止展品的丢失和被盗。做好展会的消防安全保护。6.展会相关活动的协调工作:展会同期会举办论坛、峰会、新闻发布会、颁奖等活动,要求岗位负责人及时进行协调管理工作,避免现场混乱。
7.现场清洁工作:后勤部负责展馆公共区域的清洁工作,参展商展位的卫生由参展商自习负责。
8.知识产权保护工作:展会现场设立知识产权办公室,负责接收,处理展会知识产权方便的投诉,并对展品知识产权进行监督。提供专门货物储存室,参展商需在展会召开前进行预约。
9.有关信息的收集与整理:做好展会的参观人数的统计、分类。观众调查问卷的收集。展会现场进行第一手资料的收集。
10.商谈下一届展会的合作、代理事宜:展会现场设立招商办公室,负责预定下一届展会的展位。3)撤展管理阶段
撤展时间:2015年6月12日下午2:00至晚上12:00
撤展通知:2015年6月12日下午1:00采用广播形式提醒参展商,《参会手册》当中注明撤展时间。
展品的处理:
a)6月12日15:00开始,展品承运商开始发放展品包装箱至各展位,展位内配置的电话机开始回收,参展商应做好必要的撤展准备工作。b)6月12日17:00前,参展商不得对展品进行打包,提前撤展;对提前打包、撤展又不听劝告的参展商,将被记入黑名单。
c)6月12日17:00开始撤展,展品承运商安排人员协助参展商对展品打包,展品打完包后应留在展位内,参展商应及时与展品承运商办理展品交付及委托回运出境等手续。
展品的回程运输:为参展商提供运输代理服务,分为国内和海外的运输代理。海外运输代理,参展商需提供有关文件,包括会展文件,运输单证,海关单证,保险单证等。展台的拆除:
a)6月12日22:00后,安排施工单位撤除标准展台,参展企业需提前移走展品和清理现场。b)参展企业自行搭建的展台(特装展位),由参展商安排施工单位撤除,废弃的材料也应自行清理。
办理退展手续:
a)办理时间:6月12日20:00-6月13日12:00 b)相关费用结算:
财务部门在现场设立办公室处理展会相关服务费用的结清,如住宿,运输,广告等。
c)施工押金退款:
特装展位清场完毕的现场签名确认手续。现场展厅管理员对特装展位进行审查,如无违规行为,在展会结束后21个工作日内将押金退回指定账户内。
特装施工单位应于6月12日22:00前将特装材料清理出馆并立即联系现场展厅管理员查看,由展厅管理员在《特装施工管理收费确认单》上签名确认。
6月13日10:00以后尚未撤展以及无人看守的特装展位及改装的标准展位,展会组织人员清理,该展位所交纳的清场押金不予退还。
d)电话机回收手续:闭幕前两小时展会工作人员撤回电话机。
e)领取展品出门条:为方便回运展品的清关工作,所有出馆的展品或大型货物必须有展会指定承运商负责监督。展品离馆前,参展商应到该承运商现场办公室领取“展品出门条”,填妥后由承运商确认盖章,才能撤离展馆。
归还设备:展会工作人员清点参展商归还的设备,确保无损坏,无遗失,设备包括展具、道具、电话、电箱、桌椅、花卉等。现场交通安排:
规划展馆周边的交通线路,指定停车地点,现场安排交通管理人员站岗。 6月12日23:00后才允许接运材料的车辆进入,按证件上注明的时间分批进入展馆,告知参展商配合交通管理人员的指挥。
进入三层展馆布展通道的车辆长度不可以超过10米(含10米)。
参展商用非货车及1吨以下的货车运货的请进入一层展馆的卡车通道使用电梯装运。
装卸展品期间,所有司机请勿离开驾驶室,以便按时离场及应付临时的车辆调度。
交通管理人员协助参展商展馆装运材料,提高撤展效率。
撤展保洁安排:6月13日8:00通知保洁公司对展馆进行全面清理。要求参展商在完成撤展前要清除垃圾并清扫现场,保持展位的干净整洁。撤展安保工作:
撤展期间安保人员以轮班方式24小时在现场值勤。
规划现场安全通道,安装消防设备,做好防火、防电工作,安装监控系统,做好防盗工作。
在展馆出入口设立值勤岗,撤展期间人员和车辆凭工作证入场,运货车辆凭“展品出门条”放行。
撤展现场如遇突发情况,安保部门应及时了解情况并靠前处理。
十、展会期间举办的相关活动计划
1.第十一届亚洲照明艺术论坛
召开时间:2015年6月9日—6月10 论坛主题:「照明工程管理:从设计概念到实现」以及「源于照明的设计灵感」。 活动内容:邀请多位国际顶尖的照明设计师、建筑师和照明工程师,共同分享有关照明设计的真知灼见,同时展示其杰出照明项目。
2.第五届照明设计坊
召开时间:2015年6月10—6月11日 聚焦主题:人与光互动 活动内容:邀请众多国内外知名照明协会,包括国际照明设计师协会、国际灯光城市协会、华人照明设计师联合会、亚洲照明设计师协会及中国照明集成商联合会,共同分享照明设计新灵感。活动亦为照明设计师、照明生产商、照明安装商及工程师提供了互动交流的平台。
3.阿拉丁照明论坛-广州:照明设计峰会
活动时间安排:6月9日下午 主题:对话CEO;6月10日全天 主题:渠道营销;6月11日全天 主题:照明设计
活动内容:邀请多位世界级照明设计师、工程师、学者和企业行政总裁共同参与,为业界解构照明发展趋势。
4.2015年阿拉丁神灯颁奖典礼
举办时间6月9日
奖项设设置为十大产品奖、十大工程奖、十大人物奖
评奖目的::鼓励照明业界技术创新和产品创新,促进照明产业科技进步。提升中国照明的国际影响力,促进中国照明事业的不断发展。树立行业杰出人物、优秀工程、优质产品的标杆和典范,倡导社会价值理念。
十一、展会结算计划
人工费用,材料使用费用,预支成本,其他费用。
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