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淮北合众机械设备有限公司
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---外贸部策划书
目的:
淮北合众机械设备公司（以下简称淮北合众）近两年国内贸易发展迅速，并且取得良好的业绩，公司决定成立企业外贸部，开发国际客户，创建自己的品牌，走品牌化道路。
出口可以拿到国家的出口创汇的奖励和退税，而且有利于打响公司的知名度，利于企业走长期化发展道路。
一、外贸部的组建
二、外贸部工作要求
三、业务流程（附件单独涉及）
四、外贸部单证要求
五、外贸业务的开展方法
六、客户分布群的简要概述及特点。
七、总结淮北合众机械设备有限公司
一、外贸部的组建 1，外贸部成员。
外贸部门作为一个团队，根据分工不同，一般由业务员，单证员，跟单员，业务经理等组成。
A，业务员，要认真做好客户开发和维护工作，完成工作目标。
B，单证员，与业务员常沟通，做到及时配合。相关文件要由业务员和业务主管签字，及时准备好各种文件。收集货代资料，找到合适的合作公司
C，跟单员，及时跟进生产，协调与生产部门的工作，以便货物准时顺利出运。D，业务主管，不仅要做好业务，为下属排忧解难，更要管理好本部门的工作。淮北合众部门成立初期，可一人多职（如业务员可以负责单证的处理及船务等）。但是随着公司的发展，业务的增多，部门主题应逐步完善。2，硬件设施。
业务部成员有自己的直拨电话及办公电脑，以便工作有序，权责分明，对树立公司良好形象也起到很大的作用。3，部门之间的合作。
首先与生产部的合作，在和客户谈判交货期时应和上级领导及生产部负责人确认，以便生产安排，也做到交货有保证。生产过程中如出现无法按客户要求完货，或交期有变动，生产部应随时和业务员沟通，以便业务员和客户做好协调工作，以免造成不必要的费用产生。
核销、退税，开票由财务部负责，但是外贸出口需要财务与业务的相互配合。外贸部定期向财务部提供出货明细及其它所需资料，财务部也为外贸部做好准备工作，如提前备好核销单，及时通知定金及余款到帐情况，以便业务员与客户沟通及时收款。4，货运代理，快递公司
CIF 或CFR情况下：最好有固定的合作货代。如果年出口量多，可以和货代签定合作协议，取得最好的价格，以节约公司的费用；其次，由于长期合作，在预防风险及风险处理上有一定的优势。
快递公司，依据当地情况，择优而取。
二、工作要求
1，分工明确，权责分明，有团队精神。淮北合众机械设备有限公司
2，部门资料要分类归档，清晰明了。客户也要明确归类。3，信息要及时处理，尤其是询价。
4，确保按照合同上及生产单要求，按质，按量，按时交货。为了公司的利益，望其它部门给予配合。
5，业务部成员定期对工作汇总。
6，在同客户沟通每一环节中，做好服务，明确记录客户的要求。
三、业务流程 1，询盘与报价
在报价之前了解询盘的虚实。报价时QUOTATION要详细，列明货物品名，型号，生产厂家及联系方式（中英），单价，数量，交货期，出货港口，价格条款，付款方式，包装规格及柜型等，最后注明报价日期及报价有效期。2，订单及生产。
报价之后，经过洽谈，收到客户的订单，做形式发票或合同给客户。得到客户的订单确认并收到定金或信用证后，做相应生产单，交负责人签字确认后，下到生间车间。3，所需单据。
如果做信用证，上面有明确规定。如果是FOB，就要和客户沟通确定此事。如：CI，PL几正几副，是否需要CO，FORMA或其它的特殊的证明。4，验货。
如果客户要求验货，提前两周确定验货时间，有利于我方协调生产进度。在验货未完成时，及时跟踪验货情况，以免耽误了交货期造成可以避免的损失产生。该项在信用证付款条件下尤其要注意。如果客户没有要求验货，质检人员要做好质检工作，创质优口碑以争取更多的客户。5，出货。
FOB情况下提前与客户沟通确认货代事宜。我方付运费的情况下，提前与货代联系，制好报关单据，做好出货准备。
四、外贸部单证要求。
业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作，需要有统一的制表格式。单据主要有
1、报价单
2、形式发票/合同
3、生产单
4、财务跟踪单，5、出货明细
6、箱单
7、订舱单
8、出货通知（客户要求淮北合众机械设备有限公司
时做）等。
五、外贸业务的开展方法 1，展会。
参加有权威，口碑好的一些本行业的国内外展会。虽然费用高，但是客户的来源最直接也最有效的方式。2，网络推广
通过关键词搜索、B2B网站注册会员等，可以联系到大量采购商，但由于网络存在虚拟性，需要对大量的采购信息进行筛选，确定真实的采购商。依靠免费网络平台找来的客户，直正的成交的很少，更多的是探价，或者同行之间的摸底。付费平台相对较好，如果产品独特，价格有竞争力，技术含量高，成交的潜力还是很大的。以下是对网络一些简单的不成熟的看法。
A、阿里巴巴：名气大，用户多，但是竞争激烈，费用高。
B、中国制造：有名气，费用也不高。买家主要集中在欧美国家，中国制造网的海外推广主要通过Google等搜索引擎及参加海外展会两种形势进行。
C、环球资源：会员质量较高，高质量的买家资源也最为丰富，主要行业是电子和礼品行业。
D、搜索引擎：Google按点击收费，一般带来的是有购买意向的买家，可以有针对性的投放一些国家和地区进行宣传。Google是国际电商寻找客户的最高阶段。
鉴于淮北合众初次成立外贸部，应先做准备，最好从产品的市场，客户的分布考虑，同时咨询网络公司，有个清楚的了解之后再做投资。
3，客户的介绍
有些客户，曾经发过信息，但是并没有生意上的往来，却有可能成为我们与某些合作伙伴的媒介。如果在价格，服务，质量，出货上都有保证，老客户也会介绍新客户。另外，在和客户关系很好的情况下，可以请客户介绍。在经济全球化的时代，贸易无处不在。
综合以上几点，展会与付费的网络平台是开展业务的有效方式。外贸业务存在一定的机遇性，免费的网络平台也能找到有潜力的客户，但是大多情况下要花费很大的时间与精力。做业务是要靠积累而非一日之功，多积累才有收获。淮北合众机械设备有限公司
六、客户分布群的简要概述及特点
淮北合众即将面对的客户分布群的简要概述及特点：客户分布其基带本上可以分为7个大区域。在对外业务的接触过程中，要对每个区的客户有所了解，以助于业务的开展。（下列情况只是作为参考，具体以实际情况而订。）
1）欧洲区：主要包括欧洲经济共同体在内及其它的一些国家和地区。其中有，英国，法国，意大利，德国，瑞士，西班牙等国。这些国家及地区经济较发达，人们生活生平较高，对物品质量要求也高。客人比较守信誉。付款及时，但对贸易条件要求较严。同此本区客人做生意一定要注意产品质量及交货时间。一定要以确认的样办或所签合同为准。
2）美洲区：分为南北两大客户群：主要指包括美国，加拿大，阿根廷，巴西，哥伦比亚在内的国家。北美地区经济较发达，对物品质量要求也高。客人比较守信誉。付款及时，但对贸易条件要求较严。同欧洲区客户类似。南美洲经济一般，对物品要求一般。对贸易条件限制不是很严。一般根据合同要求供货即可，但有些地区政治不稳。一定要注意货款问题。及在出口前了解一些当地政府对贸易的一些要求及限制。
3）中东区：中东迪拜作为中东地区最大的贸易市场，覆盖了非洲以及海湾国家，贸易覆盖人口达到13亿，类似一个中国的总人口，在这里云集了全世界120国家的客商，这些地区主要是一个货物中转地。货物到此后辐射到的地区有非洲及欧洲的一部分地区。有好多客人从非洲及欧洲到此采购货物。需求大，要求出货快。
4）亚洲区：主要包括日本，韩国，新加坡，马来西亚，泰国，印度，印尼，中国等国家及地区。这些地区有一部分国家经济发达，对产品要求高，也有一些国家对产品要求不是很严。其中东南亚市场需开发。但南亚及其它市场视情况而定。在对外贸易中要视具体情况而定。
5）非洲区：非洲地区政局不稳，语言障碍，及其它一系列因素。
6）大洋洲区：主要指澳大利亚及其周围的地区。澳大利亚客人信誉很好，但数量少。周期长。主要是同其地理环境有关。7）其它地区
七、总结
初入公司，对公司的整体业务情况还不了解，以上只是基于先前的工作总结得出的，希望对本外贸部的成立有所帮助。另外，公司的产品对我来说是新的，在熟悉产品的过程中肯定会遇到一些问题，恳求各位领导在如何更快的熟悉公司产品及重点掌握哪些部淮北合众机械设备有限公司
分给予指点。毕竟做外贸，产品知识很重要，业务员做到比客户更专业，销售才具有说服力。
附件一：出口办理的条件和手续
前期资料准备：
1、工商营业执照复印件，2、税务登记证复印件，3、组织机构代码复印件，4、企业法人身份证复印件，5、到商务部门办理对外贸易经营资格备案手续，6、到海关办理备案手续，7、到检验检疫部门办理备案手续，8、到外汇管理部门办理手续并开设外汇账户，9、到税务部门办理出口退税登记手续，海关办理备案手续
企业应当持下列单证向主管地海关申请办理合同备案手续；
1、项目批准文件的副本及复印件；
2、批准证书的副本及复印件；
3、国家工商行政管理局或其授权机构签发的营业执照副本及复印件；
4、企业的合同、章程及复印件；
5、到检验检疫部门办理备案手续；
6、到外汇管理部门办理手续并开设外汇账户；
根据《境内外汇账户管理规定》、《境外外汇账户管理规定》、《中资企业保留限额外汇收入操作规程》，目前需在国家外汇管理局管理检查司审批的经常项目外汇账户共包括两类：
1、外汇结算账户；
2、外汇专用账户。
附件二：外贸单证业务操作基本流程
1．客户询盘：一般在客户下Purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给外贸部业务员，做一些细节上的了解。
2．报价：外贸部业务员及时回复客户查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格等，并把P / I 给客户做正式报价。淮北合众机械设备有限公司
3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。
4．下生产订单：得到客户的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5．外贸部审批：外贸部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客户订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门跟进员跟进。6．下达生产通知：外贸部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客户改正。
6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是通过银行D/A等方式收汇等，需认真审核确认。7． 验货：
7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2：如果客户要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3：如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。10． 租船订仓：
10.1．如果跟客户签订的合同是FOB CHINA条款，通常客户会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客户要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求等内容。淮北合众机械设备有限公司
10.3．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。11． 安排拖柜：
11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签订协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
13． 获得运输文件：
13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客户的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2．督促船公司尽快出提单样板及运费账单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客户确认的，要先传真提单样板给客户，得到确认后再要求船公司出正本。
13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。14． 准备其他文件
14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。淮北合众机械设备有限公司
14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客户发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客户要求的时间内办理。
14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客户查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。15．交单：
15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2．采用T/T收汇的在取得提单后马上传真提单给客户付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客户。
15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客户。
16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。
附件三：外贸业务经常涉及到的单据
业务部的工作主要是文字型的，且工作繁琐，联系广，要求用一定的资料表格来规范部门的工作。做到各种信息都有记录。
1．样品单：（SAMPLE FORM），业务中有些客户要求看样办，及打样品。样品确认后做货。另订单确认后，外贸业务部也应要求各配件 供应商按照样品确认，以确保质量交货期。
样品在业务中有着不可忽视的重要性，如客有要求打样品时，要填样品单，样品单经外贸主管或经理确认后，送生产部一份，样品单业务部存一份，交会计一份，样品单填写一定要标明所有的客户要求细节。
样品要比客户要求多做一个，留存业务部，以便客户确认后照办做货。另外：订单落实后，如有条件，每张订单都要打板确认。跟单员要让供应商在生产大货之前，根据订单要求打样确认。确认样办无误后在通知生产。淮北合众机械设备有限公司
2．报价单：（QUOTATION FORM），同客户面谈时，价格可以马上确定，但在业务联系中很多时候要用到报价单，报价单填写要标。标明产品所有细节，交货条件，付款方式。交货时间等。报价单由主管或业务员留存。
3．形式发票：（P/I），这是在客户确认订单后开给客户的订单书面确认形式。发票中要求标明所有合同要件，包括：价格，数量，订单要求，单价，交货条件，付款方式，交货时间，客户唛头等。经部门主管或经理确认后要让客户签字确认回传，业务部存一份，送会计一份，以便查账。4．成本分析单：（COST ANALYSE FORM），在报价时，业务员要做本询价的成本分析。在订单确认后要重新做成本分析，其中如利润低于部门规订的百分比后要请部门主管或经理确认是否可以操作，如在规定的利润范围内，则业务员可马上操作。这里要求公司部门要对利润百分比做一规定，如在多少以上可以马上操作，如低于多少则要求征的部门主管或经理的同意。
5．生产订单：（ASSEMBLLING FORM），在订单确认后，要根据同客所签合同，把客户的要求转成易于生产加工的形式。上面要列明客户对订单的具体要求。每个细节都要有注明。
特别是交货期及对质量的控制。生产加工单打印后要给主管或经理确认。签字后下发到生产部。如有可能。公司要求每次下发生产加工单时。要召集相关部门主管开小会，由负责些订单的业务员再次向其它部门讲解订单详细要求。做到每张订单，相关的部门都能充分了解。这样在以后的工作中如一方面有所失误，其它人也可给以指正。开会时要求主管参加，做到再次对订单的核对。如跟单（采购对订单理解有所偏差时可及时指出）。
6．采购单：（PURCHASE ORDER 或P/O），这里主要指根据订单要求采购一些所需配件。主要是发到配件供应商处。要求采购单简单明了，对配件要求要详细讲明。质量要求及交货期。特别注明质量要求及交货期。采购单要经主管审核发再传真给供应商。每次传真的采购单要求供应商签回作实。7．验货报表：（INSPECTION FORM），公司要求每个跟单或主管要对每次订单进行抽检。包括：对配件的检查。中期验货及最终验货。验货时要求照单验货。如有任何凝问请及时通知主管或经理。以便及时解决问题。
8． 财务跟踪单：（ACCOUNT FOLLOW-UP FORM），公司要求会计处要有明确的订单财务记录。包括：1）订单订金/尾数款详细的记录。
2）各订单配件的款项明细资料。
9．装箱单：（PACKING LIST），每张订单要根据客户的包装要求做一份包装明细单。此单在货做完验货无误后要发给客户。以证明货已做完。也是作为催款的一种暗示形式。其它资料： 外贸部可能要接解到的资料还有，C/O 单。报关单，订舱单，商检单，提单，等等。
附件四：企业产品相关认证淮北合众机械设备有限公司
1、欧盟CE认证
CE认证是产品进入欧盟国家及欧盟自由贸易协会国家市场的“通行证”。任何规定的（新方法指令所涉及的）产品，无论是欧盟以外还是欧盟成员国生产的产品，要想在欧盟市场上自由流通，在投放欧盟市场前，都必须符合指令及相关协调标准的要求，并且加贴CE标志。这是欧盟法律对相关产品提出的一种强制性要求，为各国产品在欧洲市场进行贸易提供了统一的最低技术标准，简化了贸易程序。目前包括24条新方法指令涉及CE认证。
2、GS认证
GS的含义是德语“Geprufte Sicherheit”(安全性已认证)，也有“Germany Safety”（德国安全）的意思。GS认证以德国产品安全法（SGS）为依据，按照欧盟统一标准EN或德国工业标准DIN进行检测的一种自愿性认证，是欧洲市场公认的德国安全认证标志。
3、CSA认证
CSA是加拿大标准协会（Canadian Standards Aociation）的简称它成立于1919年，是加拿大首家专为制定工业标准的非盈利性机构。
在北美市场上销售的电子、电器等产品都需要取得安全方面的认证。目前CSA是加拿大最大的安全认证机构，也是世界上最著名的安全认证机构之一。它能对机械、建材、电器、电脑设备、办公设备、环保、医疗防火安全、运动及娱乐等方面的所有类型的产品提供安全认证。CSA能够帮助我们的产品迅速有效地打入美国和加拿大市场。
非洲SONCAP 这种合格评定需要对产品质量进行两步法定的必须认证过程，以确保产品达到特定的标准要求，两步过程包括：产品认证和SONCAP强制认证。第一步产品认证，仅适用于初次向非洲出口某一特定类别的管制产品。通过产品认证的出口商将获得产品证书（Product Certificate），证书有效期最长为3年。之后，即可申请开立“M”表格（Form “M”）。第二步SONCAP强制认证，适用于某一批装船前货物。SONCAP证书（SONCAP Certificate）是管制产品在非洲海关办理通关手续的法定必备文书，缺少SONCAP证书将造成管制产品通关迟延或者可能被拒绝清关入境。
需要特别注意的是，除办理产品认证和SONCAP强制认证手续外，管制产品必须同时进行所有其他现行的进口程序规定，比如装船前检验（PSI）。或者说，办理了产品认证和SONCAP强制认证手续并不能替代尼日利亚政府要求办理的其他任何现行进口程序规定。淮北合众机械设备有限公司
备注：
1、淮北合众简介，淮北合众所有产品英文翻译，2、平台选择，通过什么途径营销，3、如何做好出口，4、其他需要补充项目，日期：2014.10
成立外贸部策划书目录一， 外部的组建 二， 工作要求 三， 业务流程四， 外贸部单证要求 五， 外贸业务的开展方法 六， 总结由于公司有自营进出口权，并且有长时间的国际贸易业务，所需手续......
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