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2013-2014学年院自律委员会总结大会策划书
一﹑活动目的活动目的：
总结本学期的工作，展示本学期自律会各部门所取得的成绩，表彰优秀；规划2014—2015学年自律会的发展计划；促进自律会各部门全体成员之间的相互交流、沟通与团结；进一步的促进院自律会的发展、进步。
二﹑会议概况
（一）会议名称：2014年院自律委员会总结大会
（二）会议时间；2014年6月11日
（三）会议地点：待定
（四）会议人员（老师，主席团及各部门成员）
三、会议具体内容
（一）前期准备
1.①各发言的部长准备好需要展示的视频或PPT，主持人、熟悉主持稿。
②各部门负责人把具体时间、地点向每个部长及副部长通知，撰写邀请函，及时送至相关嘉宾处，邀请嘉宾及时到会。
③准备好嘉宾所需茶水。
2.团队分组
（1）节目组：每个节目都安排一至两个负责人。负责人要完成相应的工作有：
A．督促每个节目的准备进度，各部门节目不得超过5分钟
B．会议前一天进行彩排工作（不知道要不要）
C．道具的相关准备（包括背景音乐）
（2）会场布置组：每一部分都需有一至两名负责人,会场布置在晚会开始前一个小时完成：
A．座位安排
B.会场的布置
C.音响的调试，话筒等道具的确定，与工作人员协调
（3）现场工作组：
A.会场的服务工作
B.现场照相
C.背景音乐和ppt等所需资料的拷贝、播放和备份
D.物品的看管和演出人员财产的保管（由各部门负责干事负责）
3.节目准备
（1）各个部门督促各自部门的准备进度，了解清楚每个节目需要注意的事项。
（2）会议前一日所需舞台扩音设备，话筒需要确定联系好，舞台设计与会场布置。
（3）现场音响器械布置，由宣传部负责干事及现场工作人员负责（具体人员内部协商，要求熟悉音响控制），并要求在大会开始前将器械布置并调试好，整个大会期间还应负责音响的调控，活动结束后，将器械收好交还。
（4）写好主持稿以及主席团代表发言稿。
（5）主持人安排。
4.晚会的座位安排
（二）会议流程
（1）现场布置：
1．负责布置会场人员在规定的时间到现场。
2．表演人员以及主持人化妆。会场所需物品在规定时间到位。
3．装饰物品到位、布置会场。
（1）由宣传部于开场的半小时前对晚会节目做最后的准备。
（2）会议整体流程：
1．18：30各部门干事及干部入场完毕，会场一切准备工作就绪，19:00老师及嘉宾入场。
2.开场：主持人发言，宣布会议正式开始
3.简老师讲话
4.主席团进行学年工作总结
5.主席团代表发言
6.各部门依次进行工作汇报（部长发言以及准备能展示部门特色的视频或者PPT）
7.“部门之星”发言，各部门干事发言
8.主持人宣布会议结束
四、应急预案
（一）话筒应急方案：如遇话筒问题。立即更换话筒，会前准
备小蜜蜂以备不时之需，并由专人负责
与音响管理人员交流解决。
（二）PPT和视频应急方案：各部门PPT及视频在会议之前在宣传部负责人处备份。若现场PPT
或者视频出现问题，立刻使用备
用PPT及视频。
（三）节目应急方案：台上一个节目演出时，其后的一节目在后台准备，如前一个节目无法按时演出，下一个节目立马跟进。
（四）疏散紧急方案： 大会开始前必须有相关负责人在相应
位置站点，如遇突发事件可以及时安排，疏散人员，保持通道畅通无阻，以最短的时间离场。
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