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公司文件管理制度
总则
第一条：为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据我公司的实际情况，特制定本制度。
第二条：文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、公司上报下发的各种文件、资料。
第三条：全公司各类文件由办公室统一管理。收文的管理
第四条：公文的签收
凡来公司公启文件（除公司长订启的外）均由公司收发员登记签收（由上级或邮电局通讯员直送办公室的机要文件除外）后交办公室秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和秘书均需注意检查封口和邮戳，对开口和邮票、撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
第五条：公文的编号保管
办公室秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的总经理亲启文件，总经理启封后，也应交办公室办理正常手续。公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室秘书进行登记编号保管，不得个人保存。
第六条：公文的阅批与分转
凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容及性质阅签后，由办公室秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司长亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
为加速文件运转，办公室秘书应在当天或第二天将文件送到总经理室和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）
第七条：文件的传阅与催办
传阅文件应严格遵守传阅范围和保密制度，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有公司长“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件要求和公司长批示办理有关事宜。
阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。文件阅完后，应送交办公室秘书。
办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
发文的管理
第八条：发文的规定
全公司上报下发正式文件的权力集中公司办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应分别向公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，则由办公室分别按机构设置与业务分工统一归口以公司（）字发文。
对全公司影响较大、涉及两个以上子公司分管范围的文件、须由集团公司董事长批准签发。
第九条：发文的范围
凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文的范围。
公司下发文件主要用于： 煤公司规章制度
转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件 公司重大生产、技术、经营管理、生活福利等工作的决 定,发布有关奖惩决定和通报
其他有关全公司的重大事项 公司上行文、外发文主要用于：
对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。
在公司日常生产、技术、经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排布署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司长批准后，由主管业务部室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
凡各业务部室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部室名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部室与外单位发生一般业务联系，可用各部室的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。
发文程序与要求 第十条：发文程序规定
各单位需要发文，应事先向办公室提出申请
办公室同意发文时，主办单位应以集团公司指示或工作实际需要草拟文件初稿。
草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。
文稿拟就后，拟稿人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级。
办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿。
经办公室审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）。
对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新篡写清楚。
需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签。文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送公司长审定批准签发。经领导批准签发后的文搞交办公室秘书统一编号送打印室打印。
文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿 上签名。文件打印后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，办公室秘书应拒绝盖章分发。
文件的借阅和清退
第十一条：各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需要本部门负责人签写便条，对有密级的文件须办公室主任同意后方可借阅。
第十二条：借阅文件应严格履行借阅登记手续，任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条：办公室秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发现文件丢失、必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十四条：各部门应定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
文件的立卷与归档
第十五条：文件的归档范围
⑴凡下列文件统一由办公室负责归档上级机关来文、包括上级对公司报告、申请的批复。
⑵公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。
⑶公司长办公会以及各种专业例会记录。
⑷参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等。
⑸参加机关领导同志来公司检查视察工作的报告，指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料。
⑹反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品。
⑺公司日志和大事记
⑻公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。业务部室日常工作中形成的活动资料，由各业务部室负责立卷归档。
第十六条：立卷要求
文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主页、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查。）
文件的销毁
第十七条：对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。
第十八条：经审核同意销毁的文件，办公室主任和办公室秘书监视销毁.
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