员工档案管理制度_员工工作档案管理制度

章程规章制度时间：2020-02-26 22:13:52 收藏本文下载本文

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员工档案管理制度

一、总则

第一条为保守人事档案机密，维护人事档案材料的完整性，防止材料损坏及便于人事档案材料的利用，特制定本制度。

第二条公司人事管理部门负责人事档案材料的归档督促和日常管理工作。

第三条人事部门在人事管理工作中形成的各种有保存价值的人事档案材料，都要按照制度的规定进行归档管理。

二、人事档案的保管

第四条人事资料承办人应及时将办理完毕或经批准的文件资料收集齐全，加以整理后送交人事档案管理人员归档，其程序如下：

（一）对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；

（二）按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；

（三）在“人事档案登记表”上补登材料名称及有关内容；

（四）将新材料放入档案。

第五条人事档案管理人员必须定期对人事档案进行检查核对，以防霉烂、虫蛀、失窃、火灾等造成档案的毁损或丢失或存放错误。

（一）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾、火灾之后；

（二）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；

（三）发现某些损害后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

第六条当发生部门间人事调整时，需将异动员工的认识档案由原部门转递至新部门审核并履行相关手续后再行归档，其程序如下：

（一）取出应转走的档案；

（二）在档案底账上注销；

（三）填写《转递人事档案材料的通知单》；

（四）按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。

收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

第七条人事档案需设专人负责保管，并应齐备必要的存档设备。具体要求如下：

（一）库房备有必要的防火、防潮器材。

（二）库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

（三）任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

（四）无关人员不得进入库房。

（五）库房内严禁吸烟。

（六）离开时应关灯、关窗并将门落锁。

第八条人事档案管理人员应定期对人事档案材料及管理利用情况进行统计。以为人事管理工作提供有效信息。人事档案统计的内容主要有以下几项：

（一）人事档案的数量。

（二）人事档案材料收集补充情况。

（三）档案整理情况。

（四）档案保管情况。

（五）档案利用情况。

（六）库房设备情况。

（七）人事档案工作人员情况。

第九条档案管理人员应及时将档案管理工作有关问题向人事部门主管汇报。

三、人事档案的利用

第十条人事档案的利用，必须遵循一定的程度和履行有关手续，工作人员必须严格按照本制度规定的程序办事。

第十一条人事档案利用的方式。

人事档案的利用有多种方式：

（一）设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档库房内或靠近库房的地方，以便于查阅指导、监督、防止泄密和丢失。

（二）借出使用。本机关领导需要查阅人事档案及公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案的，得以外借，但借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

（三）出具证明材料。如员工因入党、入团、提升、招工、出国等事由，需要人事管理部门出具人事档案材料的。人事档案管理人员须凭据提供。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。第十二条通过本制度第十一条所规定方式利用人事档案时，必须履行如下的手续。

（一）查阅手续。查阅手续分如下步骤：

1.申请查阅者写出查档报告，在报告中写查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况；

2.查阅单位（部门）盖章，负责人签字；

3.由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

（二）外借手续

1.借档单位（部门）写出借档报告；

2.借档单位（部门）盖章，负责人签字；

3.人事档案部门对其进行审核、批准；

4.进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字；

5.归还时，及时在外借登记上注销。

（三）出具证明材料的手续。单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

1.由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料理由，并加盖公章；