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车辆管理制度
为使公司车辆管理统一合理化，合理有效的使用各种车辆，最大限度的节约成本，更有效的控制车辆使用，最真实的反映车辆的实际情况，尽可能的发挥最大经济效益以及对公司所有车辆的保养和维修进行控制，以确保车辆安全、良好的运行状况以及保养和维修的及时、经济、可靠，特制定本制度。
一、适用范围
本制度适用公司各部门、各营业部的所有车辆及公司批准工作所用私有车辆
二、车辆档案管理
1、建立健全车辆档案卡（包含私有车辆工作所用），执行一车一卡。
2、详细记录车辆各项记录，如：购车时间、保养期限、保险时间、所有人、使用人等各项记录。
3、档案管理卡由行政部统一管理并及时检查更新，以确保车辆的正常使用。
4、如有采购新车，行政部应及时对车辆进行登记记录。
三、车辆使用管理
1、职责
行政部负责办公室车辆派遣及使用，并对各部门用车进行审批、协调、安排，保证车辆的有效使用。车辆的有关证件及保险资料统由行政部保管。
2、公务车辆使用
⑴、公务车辆使用安排
行政部对审批通过的用车申请，申请人填制《车辆使用申请表》，将每次外出的各项内容记录并由申请外出人签字认可。
公务车辆申请人员在办理公司事宜时，应严格遵循车辆使用登记表中所填写的各项内容，并在公事结束后及时返回公司，如遇到特殊情况（交通阻塞或意外情况及其他不可抗力因素引起的情况）无法及时返回公司，应及时向行政部告明原因。
公务车辆使用人员返回公司后应将填好的车辆使用登记表及时上交行政部审核，审核无误存档。
公司公务车驾驶人及使用人不得擅自将车为己私用，办完公事必须将车辆停放在安全地点且驾驶人员应妥善保管车辆，不得因私使用车辆。⑵、运营车辆使用管理
公司业务部配有专门用车，且车辆数量较多，应设专人管理，旨在保证车辆安全运营的同时，最大化的配置车辆运营。车辆出车、送货、售后服务应由车辆管理人员统一调度，公司任何人员不得私自调度车辆，更不能因私使用公司车辆。车辆管理人员应根据公司总体的运营要求，对车辆的出车及保养进行合理安排，随车驾驶员应服从车辆管理人员的安排，如有特殊情况需提前告知管理人员。公司车辆驾驶人员须有驾驶证件，并且要熟知交通相关法规
公司所有车辆钥匙应有车辆管理负责人统一保存、管理，出车时连同《车辆使用申请表》一起交给需要出车的驾驶人员，驾驶人员应在《车辆使用申请表》上签字，表示钥匙已收到。
车辆管理人员根据公司运营需要，及时安排车辆出车，对需要出车的车辆应
填制《车辆使用申请表》。
车辆管理人员应对出车车辆进行登记，严格填制《车辆使用申请表》，当车辆返回时，应及时填写运行公里数并与公司GPS系统进行核对，并由驾驶人员确认签字。对出车异常的车辆应询问其原因，情况严重的应上报公司。
驾驶人员在车辆行驶及停放过程中，要严格遵守交通法规，避免因交通违规所造成的罚款。部门间车辆调用应经部门经理批准，并报行政部门或部门车辆负责人备案。
四、车辆用油管理
1、职责
行政部负责对车辆的用油进行监督、控制，财务部辅助配合监控管理。各部门应加强车辆用油管理，节约用油开支，使车辆均能在经济耗油的情况下有效的运营。
2、车辆油卡管理
⑴、公司将在油站建立一个总账户，并且所有车辆统一使用油卡加油，实行一车一卡制度。
⑵、公司车辆如遇特殊情况需现金加油时，须经部门经理、财务经理批准，并报车辆管理人员备案。驾驶人员在返回公司后应及时补充填写《现金加油登记卡》，确认签字并交至行政部审核报销。
⑶、车辆加油卡办理后，按车牌号与油卡号码进行备案登记，每月进行核对。油卡一经备案，不允许变更，如遇到特殊情况（油卡损坏、丢失）不能正常加油时，应报行政部门，及时修复补充或使用备用油卡加油。
⑷、禁止车辆间互换油卡，禁止使用其它车辆的油卡加油。
⑸、车辆管理人员应根据车辆需要办理备用油卡，在其他车辆所配油卡损坏或丢失的情况下备用，车辆在使用备用油卡时应做好备用卡使用记录，便于月底数据统计。
⑹、驾驶员在使用油卡加油时，应保留好每次加油的小票，小票要保持连续性，月底按顺序粘贴在《车辆用油统计表》上。
⑺、一车一卡，一车一表，行政部每月将对每辆车的油卡及《车辆用油统计表》汇总审核。
⑻、车辆在使用备用卡加油时，应收集好小票，并在小票背面注明加油车辆车牌号，交给行政部，并填写《备用卡加油统计表》，连同《车辆用油统计表》上报财务审核。
⑼、《车辆用油统计表》中的现金加油与备用卡加油应详细记录日期与车牌号码号。
⑽、特别注意事项：如发现使用本公司加油卡为非本公司车辆加油及使用加油卡兑换现金等现象，将对当事人开除处理。
3、充值流程
⑴、行政部应与油站建立信息反馈系统，以便实时了解车辆油卡总帐的余额及用油情况，在油卡金额接近某一特定金额时由油站通知行政部，随后及时对油卡总账充值，避免因总账余额不足不能对车辆加油而造成的工作延误及停工。⑵、行政部对油卡总账充值时，须做好《车辆用油统计表》工作，并保证将《车辆用油统计表》及时上报财务，财务在对油卡充值审核时要对上次充值的用
油情况进行审核。
4、公司业务员工私人车辆用油管理办法
①、车辆所有者在进行业务工作时，应填写行车记录。
②、部门或分公司经理应严格把关，并每月末上报行政部门
③、行政部与销售部经理审核商议并报总经理批复后对车辆用油进行用油费费用支付（试用期油费承担支付标准、转正后油费承担支付标准）
五、车辆维修、保养管理
1、职责
⑴、对维修服务公司应选择大型正规，且与保险公司有合作的修理厂，并且需由行政进行考评选择，报由总经理审核批准。此举亦为简化费用支付程序及车辆维修程序。
⑵、车辆管理人员负责对维修质量进行验证，并保存相关的评定、维修质量、维修记录等资料。
⑶、车辆管理人员负责定期检查车辆状况，并处理简单的车辆故障。
⑷、驾驶员负责及时发现、检查故障；并填写《车辆维修申请单》；确认保养维修合格；保留更换部件交公司验审；对维修质量进行及时反馈。
2、工作流程
⑴、日常检查、保养、维护
①、驾驶人员须做好车辆出、收车检查，保持车辆内、外清洁。
②、行驶中注意车辆是否有异常声响。
③、经常检查各润滑点，发现缺油或油变质应立即补充或更换。
④、车辆每月底进行检查保养。
⑤、每月车辆须对电瓶外表进行清洁，经常检查电瓶使用情况，保持电瓶周围干燥清洁和有效工作能力。
⑥、每月检查车辆消防设施。
⑦、车辆管理人员对车辆进行不定期抽查，发现问题及时处理，避免车辆造成机械事故及影响运输任务。
⑻、车辆日常补胎及小零件更换须在公司所规定维修点进行，如遇特殊情况（如在外地或离公司距离较远，可就近维修），驾驶人员回公司后补充填写车辆维修记录，并提供修理费用同额正式发票，不允许抵票报销。
⑵、定期保养
①、驾驶人员要严格按照车辆保养相关规定定时对车辆进行保养。
②、保养维修必须在指定的维修厂进行，驾驶人员不得自行选择修理厂。③、根据车辆运行里程数填写运行记录，经行政部或部门车辆管理人员核实后，由部门经理安排车辆保养时间。
④、车辆负责人办理完审批手续后方可对车辆进行保养、修理，不允许先斩后奏。
⑤、维修保养操作流程：
填写《车辆维修保养申请单》----部门经理检查---审批（需要财务经理及部门经理审批）--凭审批后的《车辆维修保养申请单》（一式两份）去指定维修保养地点进行维修或保养---维修或保养过程中如需增加其他项目，由部门经理确认---对
维修或保养车辆进行检查---索取维修保养厂家填写完整的《车辆维修保养申请单》（一份维修保养厂家留存，一份交与行政部留存）----维修更换下来的坏旧零件交还公司------会计部对维修项目进行审核。
⑶、故障排除
①、在行驶过程中发现故障，驾驶人员应及时检查，查明原因并判断故障严重程度和对行驶安全的影响程度，主动设法排除故障。
②、如驾驶人员无法排除故障，须估算费用并征得部门经理同意就近寻找修理厂处理，对故障严重程度及发生故障的原因应及时汇报，请示处理方案。
③、发生修理后必须将更换的部件交回公司验审。车辆管理人员对车辆突发修理原因进行鉴定、审核。
④、突发修理的操作流程：口头向部门经理进行维修申请---获批准后进行维修（不能到指定处修理时，选择就近的修理厂）---补填《车辆维修保养申请单》---对维修质量进行反馈和记录-----车辆管理人员鉴定、审核----部门经理签字----行政部门报销。
注：保养、维修后的车辆须经车辆管理人员及驾驶员验收，合格后方可进行运行。
⑷、特别事项
①、车辆保养不允许用现金交易。
②、新车在规定公里时都有一次免费保养，公司及车辆管理人员注意利用。
五、车辆罚款及理赔管理
1、车辆罚款管理
驾驶员应在车辆运行及停靠过程中应严格遵守交通规则并有意识的避免罚款的发生，当发生时，驾驶员态度应良好，争取少罚款或不罚款。因驾驶人员主观违反交通规则、酒后驾车、因私用车所产生的罚款由驾驶人员自行承担。
2、车辆事故理赔管理
⑴、车辆事故理赔是基于车辆保险的意外保证，驾驶人员应在提高自身驾驶技能的同时，认真遵守交通法规，鉴于公司车辆之多，理赔业务之多，特制定此办法。
⑵、车辆在发生交通事故时应及时联系保险公司，由保险公司进行事故鉴定，出具鉴定报告。
⑶、驾驶员应及时到保险公司指定的修理点将车辆尽早修好，不要耽误正常工作，修理费先由驾驶员垫支或凭保险公司的事故受理单向公司借款支付。⑷、保险公司在受理交通事故后，会将一联写有理赔号码的受理单交于驾驶员，尔后保险公司系统会将该起事故的理赔号码发送至驾驶人员所留的手机上，驾驶人员应妥善保管。
⑸、驾驶人员应将正确无误的公司名称及银行帐号告知保险公司，在保险公司受理事故后应跟踪保险公司及时将理赔款汇之公司帐号。
⑹、当公司已确定收到该笔理赔金额时，驾驶人员应凭载有理赔号的受理单或理赔号来财务部领款或办理冲账手续。
⑺、财务部应根据所报理赔号与银行到账凭证载明的号码与车牌号对应，确定相符后方可支付或冲账，否则不予办理。
⑻、下列情况，违反交通规则或造成事故的经济损失及责任由驾驶人员自行
承担：
①、无照驾驶；
②、未经许可将车借予公司外部人员使用；
③、违反交通规则引起的交通肇事；
六、公司车辆奖罚规定
为了保证公司车辆的正常运行，对公司固定资产的良好管理，公司每个季度对车辆进行一次综合奖罚评定，评判标准参考如下：
关于奖励
车辆日常保养佳、车容整洁，公司予以一定数额的奖励。
季度内无违章、无事故公司给予以一定数额的奖励。
严格执行公司车辆管理制度、给予可执行的车辆管理办法予以一数额的奖励。
关于惩罚
在公司规章制度范围内的违规行为按公司规章制度处罚。
如提出维修申请后，因相关负责人未认真对待而造成损失或违章事故的，对该相关负责人处以每次100元的罚款。
车容不整洁、没有对车辆及时清理，对相关车辆责任人处以100元的罚款。驾驶人员因主观违反交通规则使公司形象受损者处以100元罚款。
七、适用范围
本规定适用于公司车辆管理中相关事务处理。
八、执行者
公司所有员工。
九、附则
本制度经行政部起草，经总经理核定、批准后发布施行，行政部对其负有解释权。
本规定中未尽事宜将在实际工作中将予以完善。
本规定自发行之日起正式实行，以往相关文件同时废止。
沈阳山特工程机械有限公司
2010年12月1日
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