证照、证书、资料管理制度_企业证照管理制度文档

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证照、证书、资料管理制度

一、总则

公司办公室是公司各类证照、证书、资料管理的主要职能部门。

二、证件、证照、资料种类

1、本办法所指各类证照、证书、资料包括： 1.1员工的学历、学位证书；

1.2员工的执业资格证书（含相关附属文件），包括注册建造师（营造师）、造价师、会计师、安全工程师、建筑设计类等国家或省级注册类证书，及其执业资格印章；

1.3员工的岗位证书（含相关附属文件），包括五大员等（施工员、质检员、安全员、资料员、材料员）证书、预审编审员证书、会计证及公司业务所涉及的其它专业岗位证书。

1.4员工的专业技术职称证书（含相关附属文件），包括初、中、高级专业技术职称及公司业务所涉及的其它专业技术职称证书；

1.5企业法人营业执照、企业资质证书、安全生产许可证、企业法定代表人证、银行开户许可证、企业代码证、税务登记证等以及上述证照的副本、相关附属文件；

1.6荣誉证书：企业（含公司下属各部门、分公司、项目部）荣誉证书、奖杯及相关附属文件，工程荣誉证书、奖杯及相关附属文件，涉及公司业务并由企业（含公司下属各部门、分公司、项目部）统一申报的员工个人荣誉证书、奖杯及相关附属文件；

1.7重要工程资料：施工承包合同、施工组织设计及施工过程各项工程资料、工程竣工验收资料等国家标准规范要求施工单位归档的所有工程资料；

1.8各类财务资料、会计报表；

1.9其他公司认为应归档的证书及资料。

三、证书、证照、资料保管

1、由公司招聘的大、中专毕业生，其学历、学位证书、专业技术职称证书、岗位证书、执业资格证书及其执业资格印章等在招聘录用后上交公司人事综合处，由档案室统一保管。

2、公司鼓励在职员工通过业余学习取得与公司业务相关的各种国家认可的更高专业学历、学位证书。

3、公司鼓励员工通过学习、考试取得与公司业务相关的国家注册类各专业执业资格证书（包括注册建造师、造价师、会计师等），凡取得该类证书并交由公司统一管理的，公司给予一定奖励。

4、凡符合各类初、中、高级专业技术职称申报条件的由其本人自行撰写、整理申报材料，由公司人事综合处审核后上报，申报费用由公司承担。经上级有关部门评审、考核、换发所取得的各类专业技术职称证书和岗位证书，统一由公司人事综合处向上级有关部门领取，证书交公司档案室统一管理。取得与公司业务需要无关的技术职称，其申报费用由个人自理。

5、企业资质及各类增项资质的申报、年检年审、换证工作由公司人事综合处负责，其它各业务科室、各专业公司应予以积极主动的配合，公司办公室应做好协调工作，此类证书统一由人事综合处向上级有关部门申领，办公室负责管理。

6、企业法人营业执照、安全生产许可证、税务登记证等有关证照的年检年审、换证等工作由公司各业务相关处室负责，取得的证照统一交公司办公室管理。

7、公司鼓励分公司、项目部员工积极参与由上级有关部门组织的各种评比、评优活动，为企业争取荣誉；涉及重要的评比活动，由公司办公室、人事综合处负责或由公司指派相关业务处室统一向上级有关部门申报，并按公司有关政策对有关单位和个人予以奖励；公司下属各单位或个人获得的各类与工程业务相关的荣誉证书、奖杯及相关附属文件由公司相关部门负责及时收集整理，并移交档案室统一保管。

8、公司所有工程承包合同、补充协议、中标通知书、招投标文件(电子版，商务标应转换成EXCL格式)，应及时上交，由公司经营处负责收集，并移交档案室统一保管。

9、工程竣工验收资料等重要工程资料的收集工作由公司质安处负责，施工许可证由公司施工处负责收集，并及时移交档案室统一保管。

10、其他公司认为应予上交归档的证书及资料由公司办公室负责收集，并移交档案室统一保管。

11、上交公司的各类证书及重要工程资料要求：真实、完整、准确、及时。

12、公司档案室在收到各单位或个人移交或上交的有关证书及工程资料时，应办理移交手续，双方确认相关证书、资料的真实、完整，并由档案室出具确认书，档案室及时按规范要求立卷归档。

13、各分公司、项目部及员工需借用各类证书、工程资料均应出具书面申请，并说明用途、数量、种类，承诺归还时间，由分公司签署意见，分公司（包括独立项目部）指定专人办理借用手续，根据证书、资料用途由各相关处室签署意见，公司办公室主任复核后出借（注册建造师证件和印章除外）。

14、档案室要按照各处室领导所签署意见，严格规范借用程序，做好借条的整理、登记工作，并做到及时催收，一般要求到期必催还，一月一小清，一季一大清。

四、证书、证照、资料使用及责任罚则

1、分公司、项目部借用建造师执业资格证书及相关证书承揽工程，需事先征得证书所有人同意或由公司依据与证书所有人协议的委托统一合理调派，承接到工程后每月支付一定报酬给证书所有人，费用由公司代收代付。

2、严禁各单位或个人私下借用、流转各类证书及各类工程资料，一经发现，对出借方处以每件每次10000元的罚款。

3、各借用单位或个人应按承诺的归还时间及时归还，逾期十天以上者视为违约，公司将对其处以每件每日100元的罚款。如遇特殊情况确无法及时归还的，事前应出具书面报告说明并承诺新的归还日期，经相关处室确认及公司办公室主任同意，视为续借。

4、各借用单位或个人应确保所借用的各类证书、各类工程资料保持原件真实、完整，严禁擅自对原件进行变更、涂改、篡改、偷换、以假换真或造成丢失的，一经发现公司将对其处以每件5000元以上5万元以下的罚款。

5、档案室收到归还的证书或有关资料后应予以认真检查，确认所借资料真实、完好、齐全后及时归还借据。如发现有逾期、违约，或有变更、涂改、篡改、偷换及以假换真行为的，立即向公司办公室汇报，由公司办公室出具处理意 4 见。

6、对屡次违反公司规定的单位与个人，公司将拒绝继续为其提供各类证书及工程资料的出借服务。

7、公司员工因工作调动、辞职、离职、退休时，除本人进公司时带进的学历、学位证书、职称证书原件退还其本人外，其他由公司申报、注册所取得的各类岗位证书、执业资格证书、专业技术职称证书及由公司出资取得的学历、学位证书原件仍由公司统一管理。

8、员工离职、辞职或调离公司，涉及其本人的有关证书需调用的由公司办公室核实其情况并出具意见，报经公司总经理批准，公司将向接收单位或其本人收取培养培训费用及证照、证书报批费用，具体标准如下：

（1）高级专业技术职称资格证书贰万元，中级专业技术职称资格证书捌仟元，初级专业技术职称资格证书肆仟元，各类岗位证书贰仟元，三类人员A、B、C证肆仟元；

（2）经公司组织教育或公司出资参加相关教育培训取得一级建（营）造师及各类国家注册类执业资格证书的，在协议期内调出按已发放津贴双倍赔付，协议到期调出时需收回一次性注册奖励及继续教育的等费用。

9、员工退休时证书仍留公司，特殊情况确需带证的须报经公司总经理批准。并向公司交纳培养培训及证照证书报批费用，具体标准如下：

（1）高级职称五仟元；中级职称叁仟元，初级职称及各类岗位证书壹仟元；

（2）一级建（营）造师及各类国家注册类执业资格证书各壹万元，贰级建（营）造师各伍仟元；

10、各类职称证书、岗位证书及相关企业荣誉证书等除经过领导批准外都由公司档案室存档，分公司和个人不得自行保管。

11、借阅本人相关证书，由分公司出具相关手续，经过人事综合处和办公室同意后，方可借阅。

五、各类证书、证照取得奖励及使用费用标准

1、为鼓励各分公司、项目部自行引进各类持证人才及相关专业技术人才。对分公司、项目部引进注册建造师并具有安全考核B证，同意在公司注册三年以上者，每引进1名一级建造师，公司奖励引进单位 10000元。分公司、项目部引进的注册建造师及证书由公司统一管理及调派，如引进单位要求自行保管、使用，则其引进注册证书可按自有建造师管理办法，其注册津贴及社会保险等其它费用也由分公司、项目部承担。

2、员工取得一级建造师并注册到公司后，初始注册期签订协议期为六年，公司给予一次性10000元奖励，并每月享有统一注册津贴；以后协议为三年一签，签订协议后每月享有统一注册津贴；凡在公司注册的一级建造师享受公司社会保险，社会保险个人部分从每月津贴中扣缴。二级建造师注册到公司后，每月享有注册津贴600元。各分公司、项目部自行引进的一、二级注册建造师若按自有建造师管理办法执行，其建造师津贴由用人单位与持证人员自行协商，不再享有公司发放的建造师注册津贴。另一、二级建造师若用于工程项目管理，每月一级增享500元津贴，二级增享300元津贴；取得第二增项职业资格的建造师给予一次性奖励：一级5000元，二级2000元。注册造价工程师、注册安全工程师、注册会计师、律师等按原奖励政策规定执行：初始注册一次性奖励10000元，每月津贴800元。注册设计类证书奖励另定。

3、获得各类岗位证书，经公司档案室入库登记后，给予施工员、质检员、资料员、材料员、测量员等岗位证书获得者一次性奖励400元；给予获得预算员及市政专业、安装专业各岗位证书的一次性奖励600元；给予获得安全员（同时获得安全生产考核C证）的一次性奖励1000元；上述证书的相关考务费用由持证人所在项目部、分公司报销。

4、各单位要力求各类证书不滞押，如建造师证书确需押证的，应出具压证部门有效压证凭据。费用另加收：一级建造师1200元/月；二级建造师1000元/月。该费用自借用之日起算，不足一个月的按一个月计收。

5、使用调派建造师证书作为项目经理，不押证的，在原文件规定的收费标准上给予下调，即：一级建造师1000元/月；二级建造师600元/月收取（本年度即按此结算，从2013年1月1日起执行）；短期借用费仍按原标准执行。

6、严格执行建造师证书借用逾期或无故滞留加收滞留金制度，一级建造师40元/天；二级建造师20元/天。

7、确需押证的项目，各单位应及时办理工程竣工验收后各类证书的催收，在办理竣工备案之前，必须办理完成项目管理班子核销手续并把证书交回，在内部办理竣工验收备案各部门的联签单上，必须反映建造师证书归还情况。工程竣工验收后，如证书不能按时交回，建造师证书使用费用计收至证书交回日止。

注册建造师管理办法

第一章

总

则

第一条

为了加强企业工程项目管理人才储备，全面规范注册建造师管理，满足企业生产经营工作需要，根据国家相关法律法规，结合企业项目管理的实际情况，特制定本《办法》。

第二条

本《办法》适用于公司及所属各单位。利用公司资源，以申报考核认定形式取得建造师资格的员工，不享受本办法之奖励及津贴。

第二章

考试与注册管理

第三条

建造师执业资格考试由公司人事综合处负责，各分公司、项目部（以下简称各单位）负责按照公司报考通知要求统一组织本单位符合报考条件人员积极报考。报考人员报名费、考试费、培训费、住宿费等所有费用在办理注册后均予报销，报考人员参加考试时间按照出差考勤。第四条

建造师执业资格考试结束后，公司人事综合处根据报考信息进行成绩查询和协助领取资格证书。并负责安排办理注册事项。

第五条

本公司取得执业资格证书的人员，必须注册在本公司。公司鼓励外单位取得执业资格证书的人员注册到本公司。注册人员必须向本公司提供相应的资料，包括注册本人身份证扫描件、学历证书、职称证书、照片、以及上级主管部门要求的其它材料，并与公司签订《建造师注册管理协议》。

第六条

凡本公司职工，取得建造师执业资格证书却注册到外公司的，公司给予除名处理，并按公司已支付的奖金、考务费用等金额的两倍处以罚金。出于工作需要注册到广厦内部施工企业的，须经公司总经理审批，并向公司缴纳10000元费用。

第七条

需要延续注册、变更注册、增项注册的一级和二级建造师，由公司人事综合处统一组织，按规定分期分批进行继续教育，培训费由公司报销。继续教育合格证书由公司人事综合处向培训主管部门领取，公司档案室统一保管，用于办理其它注册手续。

第三章

证书、执业印章保管与使用

第八条

经公司注册的一、二级建造师执业资格证书以及执业印章统一由公司档案室负责保管。如工作需要由项目部书面报告，经公司施工处核实及公司办公室主任同意，执业印章在注册建造师担任项目经理后可交由项目部保管，以便于工程项目管理活动中施工管理和质量合格文件用印，工程项目竣工后应及时归还公司档案室统一保管。

第九条

各单位因投标、办理注册、履约检查等原因需使用注册建造师证书和执业印章时，一律到公司经营处办理借用手续，缴纳相关费用，公司经营处对注册建造师执业资格证书和执业印章使用情况进行详细登记，领取人必须签字备案。第十条

各单位使用一级建造师投标、施工的，应签署承诺书，用于投标的，按次数计，每次（不超过5天）向公司交纳费用1000元；用于施工管理的，按月计，每月向公司交纳费用1200元；押证的加倍计收；不押证的经经营处核实，费用可下调为1000元/月。

第十一条

各单位使用二级建造师投标、施工的，应签署承诺书，用于投标的，按次数计，每次（不超过5天）向公司交纳费用500元；用于施工管理的，按月计，每月向公司交纳费用800元；押证的费用加收1000元/月；不押证的经经营处核实，费用可下调为600元/月

第十二条

担任实职项目经理的注册建造师，不发奖金及注册津贴，自己本人使用证书印章的，也不收使用费用。

第十三条

各单位愿意负担对某几位一、二级建造师按公司本办法规定的一次性奖励及每年的注册津贴、考务费、继续教育费用的，经公司经营处同意，则该一、二级建造师由该单位使用，公司不再收费。

第十四条

借用单位必须妥善保管建造师注册执业资格证书和执业印章，不得遗失、复制、涂改、出租、出卖、转借他人和转交注册建造师本人。注册证书和执业印章使用完毕后，要按期归还公司档案室，并办理注销手续。

任何单位均不得无故长期占用注册证书和执业印章，应从大局出发，服从公司经营处统一协调使用。

第四章

奖励与处罚

第十五条

本公司一级建造师注册到公司后，初始注册期签订协议期为六年，公司给予个人一次性10000元奖励，并每月享有统一注册津贴；以后协议为三年一签，签订协议后每月享有统一注册津贴；凡在公司注册的一级建造师享公司社会保险，社会保险个人部分从每月津贴中扣缴。二级建造师注册到公司后，公司给予一次性2000元奖励，并每月享有统一注册津贴。

分公司、项目部自行引进、保管并使用的一、二级注册建造师由用人单位与持证人员协商建造师奖励及津贴，不再享受有公司支付的每月注册津贴。

一、二建造师若用于工程项目管理，公司再给予持证人：一级每月500元，二级每月300元。取得第二增项职业资格的建造师给予一次性奖励：一级5000元，二级2000元。

分公司、项目部引进注册建造师并具有安全考核B证，同意在公司注册三年以上者，每引进1名，公司给予引进单位一次性奖励：一级建造师10000元。第十六条

同时取得一、二级建造师的不得兼奖，按级高者奖。同时取得市政等其它类建造师的（包括注册安全工程师、注册造价师等），取得第二类以上建造师资格的给于一次性奖励5000元，不再享有每月注册津贴。

第十七条

公司内部职工持有注册建造师资格证书的，公司将优先推荐项目经理岗位和项目部主要岗位工作。

第十八条

注册建造师本人调出公司，必须经总经理批准后方可领取证书和执业印章。自注册后至调离之日止,若为企业服务不满六年的，应加倍支付公司所发的奖励、津贴和取证所发生的一切费用。

第十九条

对在使用过程中将建造师执业资格证书或执业印章进行复制、涂改、出租、出卖、转借或转交注册建造师本人的单位和个人，分别处以一次性每本30000元和每枚10000元的罚款。对遗失建造师执业资格证书或执业印章的单位，除处以一次性每本（枚）50000元的罚款外，还应承担补办注册证书或执业印章所发生的一切费用。对遗失注册证书或执业印章的当事人，处以一次性10000元的罚款。

第二十条

对未能按期归还注册证书或执业印章的单位，按《浙江省东阳第三建筑工程有限公司证书、证件资源管理办法》中相关规定进行处罚。

第二十一条

本公司的注册安全工程师、注册造价师、注册会计师等可比照本办法管理。

第五章

附

则

第二十二条

按本办法签订的建造师注册管理协议的期限、内容，与本人签订的劳动合同期限、内容无涉。

第二十三条

现阶段一级建造师津贴标准为每月2000元，二级建造师结贴标准为每月600元，今后将随市场行情的变化进行调整。第二十四条

本办法未尽事宜，执行国家有关法律、法规和控股公司的有关规定。