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新天泽商业经营管理有限公司
信息化管理制度
一、信息化管理基本规定
二、信息化基础设施建设
2.1 互联网络建设 2.2 信息机房建设
2.3 会议系统建设 2.4 办公室信息建设
三、信息化工作管理制度
3.1 IT设备采购管理制度 3.2 IT设备使用管理制度 3.3 IT设备运维管理制度 3.4 IT设备报废管理制度
四、信息化系统管理
4.1 信息化应用系统管理 4.2 信息化业务系统管理
五、信息化预算管理
5.1 信息系统建设预算 5.2 信息系统运维预算
5.3 日常信息设备采购预算
一、基本规定1、2、3、责任人。
4、各公司信息部为本公司信息化项目实施的统筹部门，全面负责本广场信息化建设的组织实施和信息系统运维。负责机房和网络的日常维护，以及信息系统的培训推广工作。
5、6、担。
各公司须按照商管总部的整体部署，严格执行信息化项目实施工作。商管总部信息部为商管系统信息化项目的统筹部门，全面负责商管各公司总经理或项目负责人为本公司（项目）信息化项目实施第一公司信息化规划、系统研发与整体运维管理，以及基础设施统筹管理。
信息系统账号及权限由商管总部信息部统一管理及分配。各公司员信息系统账号严禁转交他人使用，否则产生的后果均由账号本人承工申请开通信息系统账号，须按照流程上报至商管总部信息部（见流程***）。
二、信息化基础设施建设
2.1互联网络建设
2.1.1 各分公司（或项目）须接入集团网络（或VPN接入），并根据集团总部的要求各自分担网络建设费用。
2.1.2 各筹备期公司信息部和行政部是互联网建设的发起部门，协助商管总部信息部实施各项目所在地的互联网建设（或VPN接入），各分公司（或项目）在接到施工单后，应积极跟进，协调督促专网建设。各分公司（或项目）与各通信运营商协议中须明确其不得互相干涉、阻碍施工。
2.1.3各分公司（或项目）正式办公地点互联网接入须提前三个月进行申请提交到商管总部信息部，各分公司（或项目）须提交准确的网络带宽、运营商名称、建设地址、联系人及联系方式等。
2.2信息机房建设
2.2.1 机房建设及运维管理标准编制依据主要遵从国家标准，如《电子计算机机房设计规范》、《电子信息系统机房施工及验收规范》等。
2.2.2 机房建设要考虑到实用性、先进性、安全可靠性、灵活性与可扩展性、标准化、经济性、可管理性等。
2.2.3 机房建设的总体设计要求必须符合安全管理、集中监控、技术可靠、功能完备、布局合理、基础设施完备，以及符合国家环境保护，满足消防设备设施的法律法规的强制要求。设计时在运行方面要尽量降低能耗，保持较高的工作效率。设备选型时要求采用易维护的成熟产品。
2.2.4 建设内容相关标准：选址要考虑到周边的安全环境，供电的便利性，选址地的楼层负载情况，空调的通风散热情况。面积是否符合信息化建设的拓展要求。布局和装饰也要符合实际情况的使用。电气系统的负荷及供电要求应按现行国家标准规定执行。UPS系统为机房设备提供不间断电源保护。机房空调通风及给排水必须要满足机房7*24小时连续运行。
2.3 会议系统的建设
2.3.1 根据集团的快速发展以及工作效率的提高，后续要建设视频会议系统，具体建设规划和建设要求以集团信息部发布为准。
2.3.2 各分公司（或项目）应配备专门的视频会议室，并按照集团信息部规定的视频会议室建设要求进行布臵。
2.3.3 各分公司（或项目）须确保每次视频会议过程中音响、摄像头、麦克等设备正常使用，可双向互动交流。
2.4 办公室信息建设
2.4.1各分公司（或项目）信息部主管为办公室信息建设第一责任人，完成办公室信息建设的规划、需求、预算、立项等事宜。
2.4.2 办公室信息建设涵盖办公区的网络布线，网络设备架设，桌面应用的安装，外围设备的调试，以及办公区信息设备实施的管理和运维。
2.4.3 各分公司（或项目）信息部针对办公室人员定期举办信息化使用和运维常识，能让办公室人员学到IT知识，在应用中提高工作效率。
三、信息化工作管理制度
3.1 IT设备采购管理制度
3.1.1为规范IT软硬件采购流程，保障IT系统安全稳定运行，特制订本系统。本制度中的采购是指以各种合同方式有偿取得信息技术产品、信息技术工程服务，包括购买、租赁、委托、雇佣、维修和维护等；本制度中的IT设备是指网络设备、服务器、终端和外部设备等（以下简称“设备”），软件在本制度中指成熟软件产品。本制度适应于重庆新天泽集团商业管理有限公司总部和各项目部。
3.1.2公司IT软硬件采购划分为集中采购和自行采购两类。集中采购包括：软件（专用软件除外）采购；小型机、网络设备、批量PC等采购；总部统一安排的项目中的软硬件采购。自行采购包括：各子公司或项目部涉及的采购；总部授权的采购；不属于集中采购的其它采购。
3.1.3集中采购由公司总部信息部负责，具体流程参见《集中采购流程》（附件一），自行采购由子公司或各项目信息部负责，具体流程参见《自行采购流程》（附件二）。采购申请由需求部门提出，提交给公司信息部进行采购前评估。集中采购申请由信息部和财务部负责人审核后，交公司主管领导审批，参见公司总部《固定资产管理办法》。经批准的采购需求由信息部签订合同进行采购，合同签订流程按照《公司合同管理办法》执行，需要进行招投标工作的参见《公司招投标管理办法》。未被批准的采购申请，在采购需求表上写明原因，并将其返回给需求部门。采购过程中的第三方服务上资质认证、售后服务协议签订的详细过程参考《第三方服务商管理制度》。
3.1.4购的IT软硬件到货后，必须经过验收，才能正式投入使用。设备到货后，验收工作按照合同要求执行，信息部根据合同规定当场验货，有条件的须检查设备是否有损坏，备品、备件、资料、软件等是否齐全等。到货验收合格后，签收到货单，并复印存档；若不合格，则拒绝签收。采购的设备和软件到货签收后，根据公司相关规定办理出入库手续。
3.1.5公司信息部对采购的IT软硬件建立相关档案，格式参见《IT设备档案》（附件四）或《软件档案》（附件五）。公司信息部参照公司相关的固定资产管理办法，对采购的IT软硬件进行管理。
3.2 IT设备使用管理制度
3.2.1 为了更好地维护和管理IT设备，充分利用所有IT设备资源，不断提高公司IT资产效能，提高企业办公效率，降低管理成本，服务企业 信息化建设，确保网络信息安全畅通，特制订本管理制度。
3.2.2 IT设备使用要养成良好的使用习惯，不要用力敲打键盘和鼠标，不
用手指或硬物点击显示器，移动计算机时动作要轻缓，不能在计算机工作的时候搬动计算机。
3.2.3 思想端正，树立正确的职业道德观，爱护公司的计算机设备，保密公司的一切商业数据。严禁公司的信息数据人为外泄，严防一切商业犯罪。
3.2.4 各部门IT设备的使用原则为谁使用谁负责制，领取设备前要做好设备使用登记备案，包括设备型号规格、MAC地址、出厂编号等相关信息。信息设备使用中不得违反国家有关法规，必须遵守公司相关制度。
3.3 IT设备运维管理制度
3.3.1 根据需求严密、科学、合理地掌控网络的各项资源；定期分析讨论网络运行状态与运行质量，对比各项参数，排除潜在故障隐患，并不断的改进网路结构。
3.3.2 网络管理人员应有较强的病毒防范意识，定期进行病毒检测，发现病毒立即处理并通知管理部门或专职人员。
3.3.3 无领导的允许下严禁职员拷贝或提取公司的保密数据，信息部加强信息数据的管控性，定期做好数据备份工作。
3.3.4 在信息运维的过程中，一旦出现影响公司或商户的重大利益，应立即向直接上司和相关领导汇报，同时根据情节的严重性要求运维单位立即当场处理。
3.4 IT设备报废管理制度
3.4.1 本制度规定办公IT设备报废采用两种方式，即主动报废方式和被动报废方式。主动报废方式是从办公效率和新业务需求等角度去主动地做适当的淘汰。被动报废方式是指当硬件类资产受到严重损伤且简单维修无法恢复使用时，其价值明显减少的情况下应提交申请报废。
3.4.2 信息部按照规定提交相关报废申请，由财务部或行政部安排报废，并由财务作出相应的会计处理。报废的发起人为信息部，个人无权申请报废。
3.4.3 报废时部门必须填写报废申请单，同时在报废登记表中进行登记，反映已经报废的那部分资产。报废的编号不重新使用。
四、信息化系统管理
4.1信息化应用系统管理
4.1.1 OA与邮箱系统：商管所有员工在申请OA和邮箱系统时，需向人事行政部申请、审批、备案后，由信息部分管权限的信息管理员进行开通。（详见流程）
4.1.2 财务金蝶系统：商管员工需申请金蝶系统时，需向财务部申请、审批、备案后，由财务部分管权限的信息管理员进行开通。（详见流程）
4.1.3 所有商管公司员工在使用信息应用系统时，在正常工作日内务必在24小时内完成审批，如照成不良后果由系统使用人承担责任。
4.2 信息化业务系统管理
4.2.1 POS收银系统：各分公司或项目负责人对分管项目的POS收银系统数据的完整性、准确性、有效性负责；信息部及营运部应加强对POS收银系统中销售数据的日常检查，定期组织POS收银数据完整、准确率的检查验证。发现影响销售数据完整性、准确性的问题，应立即分析原因并解决，并及时上报商管总部信息部进行备案。禁止各分公司或项目对POS收银系统里的数据进行篡改；
4.2.1 客流统计系统：分公司或项目负责人对分管项目的POS收银系统数据的完整性、准确性、有效性负责；客流系统统计准确率精度不得低于95%；信息部及营运部应加强对客流系统的日常检查，发现系统数据丢失、异常或服务器故障等问题，应立即分析原因并解决，及时上报商管总部进行备案，如客流参数需调整按照审批流程上报商管总部信息部；
4.2.3 物业收费管理系统：各分公司或项目中的物业收费管理系统的使用部门，必须按照系统板块的使用范围进行权限申请，如系统出现BUG应第一时间通知信息部进行系统维护，同时信息部应不定期针对使用部门进行使用培训；
五、信息化预算管理
5.1 信息系统建设预算
5.1.1 商管各分公司或项目，在每年的信息系统建设的预算中，必须上报下一年度项目所在地的信息系统建设项目的规模、用途、费用等明细，与公司整体预算保持一致，按照整体预算审批流程进行报批。
5.1.2 信息系统的建设必须符合公司的整体利益，为公司的经营服务。信息系统的建设涵盖网络建设、软件应用、系统平台等项目。
5.2 信息系统运维预算
5.2.1 根据所在公司目前的信息化建设情况，各信息化系统已不在免费运维范围内的信息系统或信息化设备设施的情况下进行预算制定。
5.2.2 信息系统运维预算必须经过商管总部信息部和财务部等部门的审核，邀请专业公司进行招投标或多方比价的形式确定，维保的方式分为全面维保和部分维保。
5.3 日常信息设备采购预算
5.3.1 根据所在公司目前的日常信息设备使用情况拟定下一年度的采购计划，信息部和行政部统计各部门IT设备设施使用情况以及预期要使用的计划，将其列入是否需要更换以及更换的费用预算。
5.3.2 日常信息设备采购预算必须符合公司整体预算，并将其一年的预算按照流程上报总部信息部、财务部等部门进行审核。
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