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办公管理制度
一、办公室管理制度
1.公司各办公室是公司办公专用场所，办公室实行统一安排制度，办公场所任何人不
得非法占用或挪作他用。
2.员工必须按时上、下班，严禁迟到、早退、无故旷工。
3.办公室应保持室内干净、整洁，窗明几净，办公室内一切物品必须摆放整齐，各部
门应安排好卫生值班人员。
4.员工上班时间集中精力，兢兢业业，严禁做与工作无关之事，办公时间内严禁玩游
戏、闲聊或喧哗。
5.讲话要文明，态度要和气，言行要礼貌，对待顾客及其他外来人员要热情。
6.办公时间客人来访，属公务活动的可在办公室或会客室接待，但不要影响他人办公。
私人事务不得在办公场所接待，不得时间过长。
7.在办公时间内离开办公室的，要向部门领导说明去向和返回时间，部门领导不在时，向行政办说明。
8.对各种重要的内外来电，要做电话记录并及时向上级领导汇报。
9.离开办公室要锁好抽屉、关门。下班离开办公室之前，必须关好门窗、电灯、电脑
和空调。
10.员工应保守企业机密，相关文件必须妥善保管，严防泄漏。不得在公共办公场所讨 论涉及公司机密的问题。
二、公司图章管理制度
1.公司的图章分为公章、部门章和专用章三种。公司经政府有关部门批准刻有“河北浚源
工程勘察设计有限公司”公章一枚，代表公司的权力责任，具有法律效力，用于内部管理及对外文件来往，由行政办掌管；公司各职能部门经公司最高管理者批准均刻有部门章一枚，仅用于公司内部文件往来，代表部门的权利责任，对外不具有法律效力，由各部门负责人掌管；公司根据工作需要刻有专用章四枚：“浚源监理文件修改”章、“保密”章、“受控文件分发号”章及“已合同评审”章各一枚（均为方形），限于公司内部用于文件标识。另，公司可根据监理项目实际需要刻专项项目监理部章若干枚。专项项目监
理部章在使用前必须向相关单位发出启用通知，同时声明其生效的范围及条件。专项项目监理部章在取消时必须向原已发启用通知的单位发出取消通知。项目监理部章由项目监理部负责人掌管。
2.除“已合同评审”章由综合经营部控制使用外，其余专用章均由行政办负责人负责控制。
所有印章均盖红色印。
3.盖公司公章须履行手续。凡需加盖公司公章的文件、证明、合同、协议等材料必须由公
司经理审核签字同意方可盖章。经办人必须将所盖章文件、证明、合同、协议、工程资料等的名称、编号予以登记，由申请盖章人签名。
4.需盖公司公章的文件、证明、合同、协议、工程资料等，凡须填写的内容必须填写好，需签字的地方必须先签好字。
5.公司所监理的建设项目的工程资料须盖本公司公章的，须由该项目的本公司监理人员送
来，若因特殊原因不能由该项目的本公司监理人员送来，可封装后贴项目监理部负责人签字的封条由有关单位人员送来，同时由项目监理部负责人另写具请求盖章证明。盖章前必须核对签名人的签名样式。请求盖章证明必须留存，至该项目监理部负责人回公司在申请盖章登记表上签字后才可销毁。
6.工程资料上若同时需要其他单位盖章，须按单位名称排列顺序，排在前面的单位盖章后
（建设单位除外），才盖本公司公章。
7.工程资料上应有“公章”、“盖章”等字样才予以盖章。
8.盖章时必须在指定位置盖章。不得在空白纸及其它无关纸张上盖章。
9.不得将公司图章在软塑材料上印模，不得私刻公司图章。
10.公章不得转交他人，不得一人单独携带出外。
11.公司图章移交必须履行移交手续，由指定的接收人签字。
12.公司图章的销毁必须按有关规定由专人履行，并有规定的见证人见证。
三、收发文管理制度
收、发文均采用《收（发）文登记表》进行登记，但收文登记与发文登记须分开（转发文件可直接在收文登记表上登记），发文登记表将《收（发）文登记表》上的“收”字划掉，收文登记表则将《收（发）文登记表》上的“发”字划掉。
（一）收文
1．2． 收文手续必须由指定人员履行。文按照“收文”类资料进行登记、编号、分类归档。收文后必须根据其内容
及时作出处理。
3． 以“河北浚源工程勘察设计有限公司”为收件人的公文、信函、传真等必须
转交行政办负责人开封、处理。凡参加会议、从上级部门带回文件或各部门
直接收到的外来文件，应交行政办，按收文程序处理。
4． 当送达的文件为复印件时，一般要求送达单位出示原件，收文人员在核对复
印件与原件一致后在所收到的复印件上注明“经核对与原件一致”并签名；
若送达单位已在复印件上注明“与原件一致”及原件所在处并盖章，则可在收文登记表上注明“有效复印件”。若送达单位无出示原件，则必须在收文登
记表上注明所收到的为复印件。
5． 需要转发的文件按文件性质、内容、针对对象、时间期限进行转发，必要时
要发转发通知。转发的复印件应盖章并注明原件所在处。转发文件的发文登
记可在该文件的收文登记项下登记。
6． 保密文件由公司总经理确定保密范围。
（二）发文
1．公司发文由行政办办理手续，项目监理部发文由专职资料员办理手续。
2.公司发文必须执行拟稿、审核、签发、缮印、校对、盖印、登记、分发、留
底存档的程序。项目监理部发文也必须履行拟稿、审核、签发、缮印、校对、登记、分发、留底存档的程序。
3.凡以“河北浚源工程勘察设计有限公司”名义发出的文件，必须经公司总经
理批准才能盖章。公章应盖在单位名称上，略压日期。
4.凡发文必须将《文件发放审批表》、草稿及一份原件按“发文”类存档。
5.分发时做好发文登记，要求接收部门、人员进行签收。签收可以在发文登记
表上的“收件人”签名，也可以是发文登记表只作登记而在文件原件背面签
名。当在文件原背面签名确认收到时，除该份文件原件存档外，还须保存一
份未作签收用的文件原件。
6.保密文件按公司总经理确定的范围进行保密。
四、通讯设备管理制度
1.移动电话，原则上实行私有公助，按个人职务级别、岗位补贴话费。因工作岗位确
实需要移动电话时，由个人申请，经总经理同意后给予补贴。
2.各办公室的公用电话原则上是用于公事，各部门要加强管理。平时不开通长途，因
工作需要打长途的，报请部门负责人批准，并进行登记。不得私自拉接分机。不得私自利用公用电话线上网。
五、电脑、复印机、传真机管理制度
1.电脑、复印机、传真机由专人管理、操作，他人需要使用，必须经相关负责人同意。
2.电脑必须设开机密码，由专人掌握，一经泄露，立即更改。
3.不得利用电脑、复印机、传真机做私人事情。
4.电脑中储存的文件必须分类储存，便于查找保密文件必须设文件密码，重要文件必
须用软盘、移动存储器备份，或者制作成光碟。
5.电脑必须安装杀病毒程序，定期杀毒。行政办定期检查各电脑的杀毒情况。不得随
便使用外来软盘等移动存储器及将公司的软盘等移动存储器借给他人使用。特殊情况需要借用外来软盘等移动存储器的，须经相关负责人批准，并进行杀毒处理。
6.收到的电话、传真件，必须根据内容和来源向有关负责人报告或向指定人员通报。
7.复印后废弃的资料纸张必须按规定予以销毁。
8.不得私自拆卸电脑、传真机或私自拿出办公室。
六，办公用品管理制度
1.公司各部门（包括项目监理部）所需的办公用品原则上由行政办统一购买、发放，部份特殊少量办公用品可在总经理的批准下自行购买，购买后必须到行政办办理验收、登记和领出手续。
2.公司各部门（包括项目监理部）人员根据需要，到行政办领用所需办公用品，公司
员工必须遵循勤俭节约的原则。
3.办公用品管理员必须做好计划，尽量保证各科室人员所需的办公用品的供应，并认
真做好验收、登记。
4.复印文件、资料须经部门负责人签名，无有关部门负责人签名的一律收回工本费。
七、图书资料管理制度
1.工作所需的书、报、杂志应经公司经理批准进行订、购，由行政办进行登记、编号、盖公章。
2.图书、杂志放在透明书柜中上锁保管。
3.需要查阅的，由行政办专职管理人员开柜，管理人员监督下抽取。
4.需要领出的，办理领出手续。领出登记用专用登记本连续登记，由领用人和承办人
签署姓名、日期。归还后在登记册上原领用登记位置处注明何时已归还。
5.借阅人应爱惜所借的图书资料，不得丢失、损坏和涂改。
八、考勤制度
1.正常情况下，现场监理人员应在每周的星期日休息。如有特殊原因，星期日不能休
息的，应自行安排在本周内的其它时间补休一天。确实在本周内不能安排补休的，应以书面形式说明充分理由，并上报公司。把累积的休息时间集中起来补休，超过三天的，也应以书面形式报公司批准。
2.有事需请假两天以上的，均应以书面形式说明请假原因及起止日期，经部门负责人
批准方可请假。超过三天的，须公司经理批准。请假不超过一天的，可电话请假。请假回来后，应立即向批准人销假。
3.各工地人员必须及时填写考勤表，拖后两天未填写，视为休息乃至旷工。如发现不
真实填写的，每天次罚款一百元，并视情节严重严肃处理。考勤表每月28日送交公司行政办。
4.国家法定节假日的休息，必须根据工程实际情况做好安排，不得影响施工和监理工
作，需要调整的，向公司总部报告后调整到其他时间补休。
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