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办事处管理制度
第一章 总则
一、为实现公司的战略规划，使办事处的工作更加科学化、规范化和制度化，以“快速反应，执行有力”为宗旨，特制定本制度。
二、凡某某光电科技有限公司（以下简称“公司”）驻外办事处的设立和管理，均适用本规定。
三、办事处要坚持公司的营销政策，勇于开拓，团结进取，向客户提供高效优质的服务。
第二章 办事处设臵原则、职能
一、设臵原则
1、办事处的设立、机构设臵、人事编制由公司决定。
二、办事处职能
各办事处是公司的驻外营销机构，是公司的直属派出机构，应当在公司的统一管理下履行职责。
1、根据公司下达的渠道营销任务和工程项目任务，确定本区域的营销目标及方案，并报公司批准后实施。
2、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行业竞争品牌的营销动态。
3、对办事处常驻和临驻人员进行日常行政、人事管理、绩效考核，并负责营销代表的组织、招聘、培训、考核、晋升等事务。
4、负责本区域的营销管理工作。建立有效的经销商和客户档案，并每周汇总上报公司。
5、负责当地市场的开拓、客户资源的开发、维护和管理工作。建立并优化完善的营销网络和服务体系。
6、负责本区域产品的售前、售中、售后服务，处理客户和用户的投诉。
7、根据公司的有关规定，执行和负责各项资金回笼、工程项目应收账款的催收、费用结算等工作。
8、严格执行公司财务制度，合理计划各项费用的开支。负责对办事处财产和货物的管理，保护公司资产安全。
9、协调好办事处与当地的公共关系，维护公司品牌信誉、企业形象、确保营销工作顺利进行。
9、积极与公司沟通、汇报，提出有利于市场开拓、项目实施的建议和意见。
10、负责组织、策划、执行公司在当地市场的产品宣传、品牌建设、企业形象宣传，提升品牌和公司在当地的知名度和良好形象。
10、执行公司临时指派的任务。
三、办事处岗位职责
1、办事处负责人职责
（1）接受公司分配给该区域营销目标，制定周详的工作计划以确保完成任务。不断完善办事处内部管理，提高工作效率及员工之间的凝聚力。
（2）研究分析本地市场，将公司下发的营销任务细化分解，并制定相关营销政策与工作方案报公司审批后执行。
（3）传达和执行公司的有关政策和精神，负责本区域一切工作，指导营销代表提高业务水平。
（4）行使对办事处的管理权，统筹办事处所有营销工作，负责本区域工作人员的调动。
（5）负责办事处各项费用的计划、分配、监控，做到合理、公开、公正、公平。
（6）实时监管办事处工作人员，并根据各人的工作表现，每月进行工作成绩和业务能力考核，配合公司对办事处人员进行工资核算和绩效考核工作。
（7）建立办事处销售台账，监督货款回笼情况，每月在规定时间与公司财务对账一次，并上报本月工作总结和下月工作计划。
（8）监督营销代表销售政策的执行情况、终端客户维护、返点回扣落实情况，促销活动等工作，督促做好上报和反馈工作。
（9）负责协调好办事处与当地政府及职能部门的关系，减少和规避办事处本身职能和营销活动所带来的与相关职能部门规章
制度之间的冲突。
（10）在公司文化的范畴内，构建办事处团队文化，打造一个团结和谐，高效勇猛的战斗团队，调整好每个队员的心态，能以饱满的精神和良好积极的工作态度完成好每一天的工作。
2、业务经理和营销代表的工作职责
（1）必须全力配合办事处负责人做好销售和售后服务的相关工作，如期完成所负责区域的销售任务和各种指标的达成。销售任务和指标包括：月、季度回款任务，专卖店、店中店、分销网点开发数量，隐性渠道客户的开发数量和拜访维护任务，所辖区域工程项目信息的收集与跟进等。
（2）与公司相关工程业务人员共同配合完成项目招投标的具体准备、执行和善后工作。
（2）在接受办事处分配的任务并进行二次分解目标任务后，必须拟定一份缜密的全年营销工作计划以确保任务的达成，并在年计划的框架内，详细列出每月的工作计划，经办事处负责人审核后，呈交公司营销部作为工作考核依据。
（2）严格按照公司要求开拓当地市场，落实执行公司及办事处销售政策，控制管理所负责区域产品价格体系，负责所辖区域客户资源的维护与管理。
（3）严格要求自己自觉填写每天的工作日报表，并制定出每周、每月工作计划及和工作总结。并按周、月及时报送办事处负责人审核，并作为绩效考核依据。
（4）根据所负责的当地市场特点，配合经销商及广告代理公司共同策划促销活动，并负责对公司市场推广部门提供的广告活动方案进行有效论证，提出适合当地市场情况的合理化建议，不断完善和认真执行广告方案和促销策划方案，搞好当地渠道网络的销售工作。
（5）积极拓宽销售渠道，负责本区域的专卖店、店中店、分销商的招商、开发谈判、申请报批及装修上货等重点工作。负责渠道网点的管理监督工作，做到样品陈列规范、各种宣传品标准鲜明和充足，确保按照公司的标准形象，统一的进行卖场布臵。
（6）密切关注竞争对手的市场动态，承担区域市场的市场信息收集、汇总和分类整理工作，并及时反馈给办事处负责人和公司营销部。
3、销售内勤的工作职责
（1）对每批收到和发出的产品做好开票、登台账的相关工作，并做好产品、票据的管理工作。
（2）做好产品销售统计工作，每月30日前向办事处负责人报送相关数据并审核通过后，于规定时间向公司报送相关数据和统计表格。
（3）辅助办事处负责人做好办事处后勤工作。
（4）提醒和监督营销代表货款回笼工作，避免因营销代表疏忽或维护不到位带来的不必要损失。
（5）监督营销代表严格执行公司营销方案和及价格体系，坚
持现款现货的原则，对收到的货款和打给公司的汇款要做好票据留存记录并到银行进行核查。对于电汇要将凭证当天传回公司，以备核查。
第三章 办事处人力资源的管理
一、新员工入职流程
1、须带身份证复印件一张，办理入职手续并登记家人备用电话一个。
2、入职后三天之内为双方选择期，三天选择期后正式办理入职手续，如果正式办理入职手续，工资从选择期开始计算；如没正式入职，选择期不计算工资。
3、试用期限为一到三个月，试用期考核合格后根据实际情况再进行岗位分配。
4、办事处所有人员的任用和调离变动，均需上报公司营销部审核，办事处负责人不得私自做出决定。
二、员工离职制度
1、新进员工在经过选择期后，一个月之内如因个人原因未批准而离职的，办事处有权不予以结算工资。如因办事处原因除外。
2、老员工因故辞职，应提前一个月向办事处负责人提出书面申请，负责人应将员工的辞职报告传真回公司营销部和人力部处理。
3、离职员工必须办理离职移交手续，待办事处安排其他人员接替其工作和职责之后方可离开，如不交接工作则视为强行离职行为，公司将不予以结算所有工资报酬并追究其相关责任。
4、员工未经批准擅自离开公司者，视为强行离职，作除名处理；公司有权不予以结算所有工资报酬，造成的损失的必追究其相关责任。
三、办事处休假管理。
1办事处为每周6天工作制，休息日为不固定申请制。如需休息的须提前一天填写申请表报办事处负责人审批，如有紧急工作安排的必须延期休息。人员休假时办事处负责人应安排相关人员，接替休假人的岗位工作，处理好相关的日常事务，以不影响业务为原则。因工作繁忙未休假的，可安排合适的时间补休。
2、事、病假应填写请假单报办事处负责人审批，负责人应根据轻重缓急酌情处理。病假则须附上国家正式医疗机构出具的病假单或诊断证明。如有争议的，相关人必须报公司营销部负责人定夺，避免发生大的矛盾而影响到正常工作。办事处工作人员因直系亲属病重和逝世而须事假的，可口头告知办事处负责人而在规定的时间内休假。
3、未尽事项参照公司人力资源部门的相关规定。
四、办事处一般工作人员薪资设定
办事处工作人员的薪资，按照公司的相关规定执行。
第四章 办事处办公纪律
一、办事处办公规定
（一）上班纪律
1、作息时间为上午8：00—2.00，下午2:00—6.00实行上班签到考勤制，由销售内勤负责。每月应将人员考勤表定期传回公司人力部和营销部，以做考核依据。
2、办事处作为我公司对外窗口，肩负着企业形象和素质的展示作用，因此严禁在办事处办公场所出现吊儿郎当、衣冠不整、吃零食、打瞌睡、赌博等现象，一经发现核实将对相关责任人处以相应的经济处罚。
3、办事处人员应忠于职守，保守业务上的机密，对造谣诽谤公司、透露公司销售政策、价格体系、促销活动等行为，一经发现确认，做开除处理，并追究其相关责任。
4、办事处人员应准时签到，严禁互相代签。一经发现，严肃处理。未签到者，以旷工处理，月累计5次以上者，处以经济处罚，态度恶劣者予以开除。业务外出人员也应电话签到。
5、严禁脱岗行为，以下视为脱岗
（1）工作时间未经批准，擅离工作岗位半小时以上的；（2）虽经批准，经查实未到应去地方，去向不明的；（3）虽经批准，但超出规定时间未回岗报到而又无正当的理由的；
（4）因遇紧急事务，在休息时间联系不上的；
（5）凡脱岗人员，一经发现核实每次乐捐100元，月累计5次以上者，扣发当月工资，态度恶劣者予以开除。
6、工作时间不得将与业务无关的人员带至办事处，如有违犯将追究相关人员的责任。
7、上级必须关心和支持下属的生活、工作，并虚心听取下属的意见，集思广益。下属有意见必须以诚恳的态度向上级反馈，如上级处理不当的可向公司营销部申诉，但不得无礼指责或辱骂上级。违者视情节轻重作扣罚工资或调离岗位的处理。
未尽事项可依照公司行政办公管理制度的相关文件执行。
二、礼仪
（1）办事处负责人应对本处工作人员进行全面系统的商务礼仪培训。
（2）接待客户和接打电话时，应使用标准的文明用语。（例：您好！德泓勤上光电！请讲！）
（3）接待客户时要有礼有节，着装得体、注意形象、礼貌待客、言行举止大方得体，要主动让座沏茶，做到周到热情。
（4）要按约定时间赴约，不迟到、不失约，如有特殊情况不能准时到约定地点的，则要向对方事先声明并道歉。
（5）其他事项参照目前通用的商务礼仪规范。
三、例会
1、晨会：每天早上8:15必须准时开始，总结工作进展情况、汇报重要事项并由办事处负责人安排好当天的工作任务和计划；
2、周会：每周一上午8:15周会，每人均须做出上周工作总结和下周工作计划的书面报告和口头陈述。出差在外因故无法赶回的应以电子邮件的方式提交上述书面报告，口头陈述待返回后第一时间向办事处负责人汇报。
3、月会：每月末必须组织一次全员业务会议，传达公司的最新指示和任务，总结本月工作和制定下月工作计划，以及完成所有公司要求反馈的各项报表。所有人员必须参加，因重要事情不能参加的必须传回书面的工作总结和计划。
4、各种例会严禁走过场敷衍了事，办事处负责人应严格制定好会议程序与内容的安排，并做好会议记录存档，以备公司检查。月会的记录必须在开完后第二天传回公司营销部。在开会之前所有手机调为震动，整个会议的过程中不准看报、及谈无关会议的话题等心不在焉的行为。
（四）工作流程操作规程
1、营销代表必须定期（周、月、年）遵照公司相关规定填报工作计划、工作总结和其他相关报表。做到工作有条理有依据、工作目标清晰、做到工作中的问题及时沟通并得以及时解决。
2、办事处负责人必须定期（周、月、年）向公司营销部报送本处所有人员的工作计划、总结和其他相关报表，以便公司科学的规划与安排营销工作。
3、销售内勤负责向公司填报：月销售报表、办事处月工资发放表、考勤表、网络渠道相关数据统计表等财务报表。
4工作总结、计划、报表中必须详细重点表现和反映出的科目：周和月回款额和冲刺目标，开发分销、代理商数目，新、待开发的客户档案，工程信息，市场情报，隐形客户开发与维护，工作重点和难点，遗留问题，向公司反馈的意见和建议等。
第五章 办事处人员出差管理
一、办事处人员出差总则：
1、办事处负责人每周一上午周会后，定期向公司营销部报送本周办事处人员出差计划，计划中应注明出差人员名单、目的地、出差天数、需完成的工作、费用数额等。待公司营销部核定签字后方可实施；若办事处人员中途临时改变出差计划的，必须提前通知办事处负责人和公司营销部，待审批通过后方可实施。
3、临时外出办事的，也要填写出差计划单据。由办事处负责人签字或口头许可后方可实施。
4、办事处负责人、公司营销部、行政部相关人员有权利和义务监督出差人员的具体工作落实情况，并要求出差人员做好出差记录、留好出差单据及凭证待出差完毕，报办事处和公司审核。办事处人员（负责人、营销代表等所有业务人员）在出差过程中，出差到达目的地的第一时间和最后一天，应以出差目的地座机电
话告知办事处销售内勤，以备销售内勤作好记录，办事处负责人的行动状况的汇报对象是公司营销部内勤人员。
5、办事处人员报账应做到及时、准确、不弄虚作假；即每次出差后应及时整理单据填写报销单、由办事处经理签字后集中准时地快递回公司。一般出差报账不得过月，即办事处负责人必须在每个月的月底把办事处所有人员整个月的出差费用与公司财务结算清楚。
三、出差的其他规定参照公司相关的制度。
第六章 费用支出管理规定
（1）办事处发生的其它费用支出，如招待费、办公费等应提前以表格的形式上报公司营销部（行政部），经审核后报上级部门批准实施。
（2）如因不可抗拒和突发因素，导致费用的发生来不及以书面形式上报的，也应电话报营销部总监或公司相关领导，在用款金额和范围得到口头批准后方可实施。
第七章 货物及销售管理制度
1、办事处对货物应做到规范化管理、做到及时盘点、及时登帐、及时对账、妥善保管。
2、办事处所有产品必须及时入库，不能在办事处其他地方停留。
3、对所有出入库产品，必须开据出入库单作为凭证，并及时登好手工台帐。要建立手工台帐，记录产品的出入、结余情况。
4、办事处要以客户为明细，以客户进货额和销售额为标准逐笔登记入账并做好客户登记情况表及月销售情况表，按照公司规定及时地向公司汇报。
第八章 回款管理制度
1、对于公司的收入资金，严禁任何人以任何理由短期、长期挪为己用，占为私有，一经公司发现，做除名处理并追究相关的法律责任。
2、办事处除相关财务人员外其他人员不得以任何理由经手货款，货款应由客户直接汇入公司账户，公司经查询款项到帐后即安排发货，如有违反，并追究违犯人员的所有责任。
3、办事处的财务制度应严格遵循公司的相关规定，严禁违规操作。财务管理将作为对办事处负责人重点考核的项目。
第九章办事处人员行为规范：
为了员工身心和谐、事业进步，敬请严格遵守：
1提倡健康生活，严禁出入酒吧、发廊、足浴按摩、麻将馆、赌场、夜总会等娱乐场所。二劝不止辞退处理。
2倡导文明风尚，严禁酗酒、赌博、吸毒、嫖娼、污言秽语、散布不良低俗话题。二劝不止辞退处理。
4营造融洽的环境，严禁用谩骂和武力解决生活或工作中的争端，一经发现立即调离或开除。
5劳记人身安全，严禁无正当理由晚十点后私自外出或彻夜不归。二劝不止立即调离。
6严禁办事处工作人员接受任何客户的吃请和馈赠，特殊情况可向办事处负责人请示。业务人员在所有时间内，必须保证通讯工具畅通，否则扣发当月通讯补贴并追究责任。
7严禁办事处所有人员在其他任何机构、公司兼职，不得和客户和个人私下进行任何形式的业务合作。一经发现立即辞退并追究相关的经济责任。
本制度为所有办事处的工作规范，张贴上墙公示。任何人不得超越违犯。如有不适合本处情况的可报公司营销部变更。严禁私自更改！
未尽条款按照公司其他相关规定执行。本制度自2011年9月1起执行。
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