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ＸＸ公司会计电算化档案管理制度
会计电算化档案定义
主要指存储在硬盘、软磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序等，并包括打印输出的各种凭证、帐簿、报表等核算数据及系统开发运行 中的全套文档资料。
档案管理任务
1、收集和整理应存档的会计资料；
2、保管和利用好会计档案；
3、遵守会计档案的保存期限。
档案管理内容
一、会计凭证的收集、整理和存档
1、收集齐全应存档的会计凭证，按凭证顺序号和本号检查有无短缺，原
始凭证是否齐全，清理出不属于会计档案范围和无须存档的一些资料，补充可能被遗留的一些必不可少的核算资料；
2、与负责凭证打印、装订、暂时保管的操作人员办理好档案入存手续；
3、应每月装订一次凭证，为便于翻阅凭证，避免凭证散失，装订凭证时
应按适当厚度统一装订；
4、认真填列会计凭证封面，封面各记事栏都应填列完整清晰，以便于查
阅。
二、会计帐簿的收集、整理和存档
1、各业务日或各月的会计帐簿可由业务经办人在当期打印输出并保管，日常系统数据由系统管理人员和业务经办人负责维护；
2、会计年度终了，必须将全年的所有帐簿，包括总帐、明细帐、辅助帐
等都统一打印输出，并整理装订；
3、档案管理人员在与业务经办人办理帐簿交接手续时，应认真检查帐簿
是否有残缺、遗漏，确定无误后，应对所有帐簿进行归类、编号，妥善保存；
4、会计帐簿封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。
三、会计报表的收集、整理和存档1、2、3、4、各会计期的会计报表可由各业务经办打印输出，并负责保管； 会计年度终了，各业务经办人将全年会计报表整理装订后交档案管理人员； 档案管理人员对会计报表检查无误后，应对会计报表分类编号归档； 会计报表封面应书写规范，应填项目都应填列齐全清晰。
四、软硬盘数据的收集、整理和存档
1、每月结帐前，各会计主管都应对会计数据做一次硬盘备份和软盘备
份；结帐后，再重新做一次硬盘备份和两次软盘备份，以确保数据的安全；备份软盘应由档案管理人员统一集中管理；
2、备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封；
3、备份软盘应装在包装盒内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所；双备份的软盘应存放于不同的地点。
档案的保管和使用
1、只有由系统“打印”功能打印出的会计凭证、帐簿、报表等核算资料，经财务经理、会计主管、系统管理人员和业务经办人签字认可后，才能作为正式的书面档案资料保存。带有“查询”字样的会计核算资料不能作为正式的书面档案资料保存；
2、会计电算化档案发生缺损时，应重新打印补充，操作人员在打印出的资料上注明此种情况并签字，经会计主管和系统管理人员签字认可后归档；
3、查阅已存档的会计核算资料应填写《档案查阅登记表》并经财务主管
批准后方可查阅，查阅时不得在会计档案上做任何记录、勾删和修改，更不能抽取单据；
4、对于存储在硬盘上的会计数据及其备份数据，不得做任何删除、修改
操作。
5、对于已存档的会计档案一律不得外借
档案保存期限
1、对打印出的会计档案，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执
行；
2、软盘形式的会计档案保管期限必须在五年以上。储存在硬盘中的会计
数据，可在两年后根据需要进行存毁。
制度的制订与执行
1、本制度由ＸＸ公司财务部制订，自颁布之日起开始执行。
ＸＸ公司财务部
ＸＸ年Ｘ
Ｘ月XX日
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