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在全市财政系统办公室主任会议上的讲话
同志们:
利用今天上午的时间,我们在这里召开一次全市财政系统办公室主任会议,主要是交流今年以来财政工作和办公室工作情况,研究探讨明年工作安排。各位主任日常工作十分繁忙,一年下来都很辛苦,在临近年底,安排这样的一个聚会,我认为很有意义,也很有必要。刚才,**同志通报今年以来市局主要财政工作和办公室工作情况,并对明年的工作有了初步的设想和打算,具体工作上的事情,我就不再多讲了。下面,我主要想谈谈自己对办公室工作以及办公室主任这一岗位的认识,和大家聊一聊,这也是我多年从事办公室工作、分管办公室工作的一些体会,可以说感同身受,与大家共勉。
一、要充分认识办公室自身的角色定位
办公室工作,有着其自身的特殊性,既细微重要,又辛苦无闻。那么,我们的岗位和角色怎么定位,我想是不是可以这样来表述:我们的岗位,在幕后而非幕前,在台下而非台上;我们的角色,是搭台的而非演戏的,是配角而非主角。这样说,是不是有点自卑?不是!我觉得这样的岗位和角色非常重要,十分关键,更为光荣。没有幕后哪有幕前,没有台下哪来台上,没有搭台的何处演戏,没有配角何为主角,1
这些都是相辅相成的。
办公室应该处在一个什么层位上?我想各位主任们应该都考虑过这个问题。办公室上面有一个决策层,也就是各个单位的领导班子,各业务部门为执行层,办公室处在决策层和执行层的中间,可以叫做中间层,协调服务是这个层面的主要功能,这也是我们对工作层位的理解。这个层面既要为决策层提供参谋和辅助性的服务,又要对执行层工作落实情况进行协调服务,还要对决策层和执行层之间以及执行层外部进行综合整体运行的协调。所以,办公室应该定位于决策层和执行层中间这个层面来拓展及创新各项工作。
二、要充分认识做好办公室工作的重要意义
首先,做好办公室工作,是保障全局工作良好运转的关键环节。一是办公室工作的综合性很强。不仅包括资料的综合、信息的综合,更重要的是政务事务运行的综合,还有人力、财力和物力的综合,这是业务部门一个重要不同点。二是办公室工作的协调性很强。大家经常把办公室比作全局工作的“桥梁纽带”,这就是说办公室就座桥一样,连接这头和那头,既要负责对上、又要负责对下,还要负责对外等多方面的协调、服务,这也是办公室工作的一个最大的特点。
其次,做好办公室工作,要注重协调好几个关系。一是要注意把握好整体与局部的关系。就是办公室要站在一个全局的角度,考虑问题的时候一定要顾及到各个部门的情况,整体与局部一定要统筹兼顾,这个关系能否把握好,非常关键。二是要注意把握好为领导服务和为各业务部门服务的。
我们有时偏重于对领导的服务,我觉得我们在这方面要做好平衡,克服偏重的一些问题。三要注意把握办文、办会与办事的关系。办公室每天都与文件打交道,文山会海问题也一直困扰我们。我们一方面要处理好外来的会议,同时自身要大力提倡写短文、开短会,要养成办文快,办事快的习惯,当天事情当天处理完毕,注重提高办事效率。办公室事务无小事,要用心做好每一件事,注意处理好各种事务的关系,为全局提供优质高效的服务。
三、要充分理解一个合格办公室主任的职责
今天在坐的都是办公室主任或办公室负责人,每个人有不同的成长经历,但对办公室工作的认识和体会应当说都差不多的,我想在坐的大多数都是从业务部门或其他岗位转任到现在的综合性管理岗位,对人生的工作经历确实是一个非常大的转折。办公室工作使我们思考问题的角度更开阔、更全面,是从条线性思维逐步走向整体性思维的过程,综合能力也得到很大锻炼和提高。
一个合格的办公室主任,首先,我认为需要具备如下几种能力,即综合协调能力、办事能力、处理各种复杂事情的能力、文字和语言表达能力等等,同时对业务部门的业务工作也需要有基本的了解。其次,办公室主任还需要能够虚心听取不同的意见,能包容不同性格的人提出的比较尖锐的想法和建议。
办公室工作要求我们在性格、业务素质、能力和思考方式上与专业部门有一个很大的不同与转变,而且要克服一些
常人难以理解的困难,要为全局的工作做出默默的、无声的协调和奉献。其工作范围渗透到所在单位的各个方面,也服务于各个方面,工作的成效很难量化。协调服务外部、内部的关系,这是办公室主任最难的一点,也是最重要的一点。经过办公室主任这个岗位的锻炼,以后不管转岗到哪个部门,我相信综合管理水平一定会有新的提高。
今天上午,各位主任就各自的工作情况开展了充分的交流,我这算一个补充发言。今后,我愿意和大家一起,为财政工作的不断进步,为办公室工作再创佳绩,一起努力。争取下次有机会我们再相聚、再交流。
谢谢大家!
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