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2011——2012年度学校档案管理自查报告
综合档案室：
近两年来，我处按照学校综合档案室的档案管理要求，认真学习档案知识，积极做好各类书面材料的预立卷和年终档案归档工作。通过合理组卷、科学分类、有效归并，进一步提高了档案资料的有效利用率，体现了对部处工作的服务作用，为学校各级领导、上级有关部门分析、总结、部署党风廉政建设工作提供了第一手的参考依据，同时也为学校改革、发展、稳定工作做出决策，提供了必要的保障。2011年底，学校还接受了上级工作档案的检查。
一、部门领导高度重视档案管理工作
作为部门领导，虽然由于机关管理部门调整，进行了调整，但部门领导都对本部门档案管理工作十分重视。近两年来，每年年初都对本部门的档案归档工作提出具体要求，并将档案工作列入本部门工作计划，并每年在年终时对档案工作进行总结。同时，根据档案移交中发现的不足之处，提出有针对性的整改举措，做到即知即改。部门领导对档案工作管理到位，对兼职档案员在档案工作中遇到的困难能主动关心，帮助档案员共同解决档案管理中碰到的问题，确保了本部门按时、准确地完成立卷归档工作。兼职档案员能积极参加学校综合档案室举办的各种学习培训活动，参加档案知识竞赛等活动，不断提高档案管理水平，丰富档案管理知识。由于部门领导的高度重视和兼职档案员的努力，近两年来都做到了档案的及时归档。
二、对档案工作严格要求，严格考核
为了加强本部门的档案工作。近两年来，每年年终总结时，部门领导都会对兼职档案员的档案管理工作进行评价，并对本部门档案工作进行总结汇报。兼职档案员年终考核过程中，在个人述职时的同时也会自觉将档案工作列为一项重要工作向大家报告一年来的档案管 1
理情况。此外，在日常档案管理工作中，本部门还将档案工作列入部门规章制度，制定了《档案管理制度》，并将档案工工作纳入分管领导及兼职档案员岗位职责，纳入对部门和个人进行考核的范围。此外，认真参加了校综合档案室组织的档案业务培训讲座，按照学校最新的归档要求做好2011－2012年度的档案整理、归档工作。
三、认真做好文件材料预立卷工作
工作中，我们根据实际工作的情况，结合文件使用的频率，分门别类的制作了预立卷文件目录，建立了相应的预立卷文件盒，对每份准归档文件都进行了预立标注,并形成了预立卷归档制度，方便了日常文件管理和使用，实现了预立卷工作的科学化、合理化。为了及时做好预立卷工作，我们严格按照规定做好收发文登记，对办理完毕的文件、请示、工作报告等及时进行收集、登记和保管，定期进行整理，使文件管理与归档管理大致同步进行，努力做到需要的文件找得着、找得快、找得准，不断探索档案管理的精细化，并做了以下主要工作：
一是备配了专用文件柜、文件夹等预立卷装具，对各个文件夹进行科学分类、编号、组卷，将关联度高的文件整理在一起，提高了日常文件的使用效果。2011－2012年度，我们每年对纸质版预立卷和电子档案管理系统都做出了重新调整，重新打印了全部预立卷档案盒标签，对原有预立卷中归档后留存的文件资料进行了集中清理，并对有关资料文件根据近两年来档案管理的实际，进行了归并调整。2011年度，还增加电子扫描仪一台，更新了档案电子化管理设备，提高了档案数字化归档的能力。纸质档案电子化率达到100%。
二是根据每年工作的需要，增减预立卷，例如2011－2012年新增项目主要有“违规收送礼金礼券购物卡专项治理”、“领导干部兼职取酬等专项治理”、“党风廉政建设责任制专项检查”、“廉政文化建设”“庆典、论坛、研讨会专项治理”等预立卷，努力做到预立卷目录的及时更新，并将预立卷分为常态管理类预立卷和动态增补类预立卷进
行分类管理，大大提高了档案管理的灵活性、有效性和科学性，明显提高了档案管理的效率。
三是每年归档结束后及时做好当年归档文件的登记移交工作，并专门设立了档案管理专用文件盒。将学校档案管理的文件、历年档案的移交情况、历年档案明细目录和部门档案管理制度等置于其中，方便了档案的维护，使档案管理不会因为人员的变动而造成档案管理的缺位和断档。根据档案制作与移交过程中发现的小问题，及时咨询校综合档案室，并将具体处理意见与建议更新到《档案管理操作手册》上。
四是将预立卷目录册置于醒目位置，方便他人了解纪委、监察处工作和查找相关文件。目前，我处共有常态管理类预立卷25卷，动态增补类预立卷20卷，总计45卷。同时，为了防止电子档案管理系统被计算机病毒侵入破坏，我们还将每年的数据刻录成光盘，对电子档案进行了定期备份，防止数据信息损失。
四、按时完成年度文件档案整理移交
在日常文件管理中，本部门有完整的收、发文记录。收发文记录本将文件分为二类，一类为校内发文，其中又分为党委发文和行政发文两类；另一类是校外发文，分为中央纪委发文、市纪委发文和市教卫党委、市教卫纪工委发文。每当收到校内发文时，兼职档案员能做到及时登记，及时流转传阅，及时回收文件。在收到校外发文或制作校内发文、校内请示时，能做到收、发文过程中的签收手续完善。在填写发文稿纸各栏时，能做到内容填写清楚、准确、完整并盖有公章。并且在行文稿上实行办公自动化电脑打印，提高了行文效率和美观度。在收、发文过程中做到签收手续完备，责任到人。对校内发文，每次收文后都请部门领导阅览，并在收发文簿上及时登记阅览时间。
在年终档案归档中，兼职档案员切实履行岗位职责，工作到位，认真负责地按时完成归档工作。做到归档内容齐全、完整、准确，基本符合归档要求。当归档材料属于几个部门都有的情况时，能主动与
校综合档案室协调，拿出解决方案，避免了重复劳动，提高了归档效率。当在档案管理中遇到的疑问时能及时向档案室咨询，确保归档工作符合档案移送要求。在归档过程中，能尽可能做到组卷符合文件形成的自然规律，保持文件之间的内在联系，方便利用，质量符合规定要求。在组卷结束后，对各类工作报告、报表和总结是否有署名、盖章，是否写明了日期，文件是否有钉书针，页码编排是否完整，确保案卷无落页、无漏号、无金属物等。
五、实行档案信息化管理
根据学校档案管理逐步信息化的趋势，我处建立了纪委、监察处档案管理系统，编制了电子档案管理目录。网络归档各栏目填写标准化、规范，符合要求。2011至2012年度对所有归档的纸质档案完成100%远程网络电子归档工作，归档文件数字化处理符合要求。
以上是我部门2011年——2012年档案管理工作的基本情况。通过自查，我们也感到工作中还有许多不足，仍有不少方面需要我们不断改进，希望校综合档案室能够批评指正，我们一定认真整改。
特此报告。
2012年9月29日
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