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医院档案管理工作自查报告
医院建院于1985年,是一所二级甲等中医医院,在各级领导、社会同仁和广大患者的大力支持和帮助下,医院取得了飞速发展。2010年~2011年,我院在区档案局的指导下,在各职能部门的大力协助下,结合医院实际情况对档案的基础设施建设,档案的规范化管理进行了持续改进,使档案管理工作取得了长足进步,按照大兴区档案局《关于开展2011年档案行政执法检查工作的通知》要求,我院对档案管理工作进行了自查,现将我院档案管理工作汇报如下:
一、加强领导,重视档案管理
我院高度重视档案管理工作,于2010年成立了以院长为组长、主管院长为副组长、各职能科室主任为组员的档案管理领导小组,明确工作职责,实行分级负责制,并将档案管理工作纳入年终考核,使档案管理逐步形成制度化。
在档案管理中,一是在全院大力宣传《档案法》和《北京市实施〈档案法〉办法》,组织档案管理领导小组及各级档案员进行学习,并结合医院工作实际制定相关的档案管理制度。二是加大对各级档案员的培训力度,2010~2011年我院3次聘请区档案局专家来院授课指导,4次参加市、区级档案管理培训,2次组织院内集中培训,通过培训提高了各级档案员的业务素质和工作能力,对做好各种文档的收集、积累和归档起到了指导、监督和学习的作用,档案管理水平有了明显提高。
二、建章立制,完善管理制度
制度化、规范化、法制化是我院档案管理的重要环节,2010~2011年度我院对17个科室职责、归档范围和保管期限表进行了修订,新建文书、会计、基建、电子等档案管理制度9项,严格执行区档案局“五项规章制度”,同时制订了严格的档案借阅、查阅审批制度,严格执行现场查阅、即时归档的管理办法。
三、改善条件,确保资料安全
为彻底改变我院档案室面积较小,设备较陈旧的现状,确保档案保存的安全,我院于2010年投入资金40余万元将原36㎡的档案室迁至新改建的86㎡宽敞明亮、设备齐全的现档案室,新建档案室配备有7组密集架、防磁柜、专用电脑、打印机、500G硬盘等等,使档案管理工作逐步实现了信息化管理。新建档案室配备防盗门、防盗窗、遮阳帘、防虫剂、灭火器、温湿度计等,确保了档案室“八防”工作执行到位,档案室钥匙由专人保管,严格执行档案室出入制度,确保了档案安全。
四、明确职责,完成归档任务
医院在明确各级档案员职责的同时,专职档案员严格按照工作职责定期到各科室检查指导兼职档案员的档案收集、整理、归档和保管工作,发现问题及时解决。
2010年共收集、整理、归档2009年度档案7大类,1713件,65盒。其中文书档案1217件,31盒;医疗设备30套,394件,30盒;动力设备33件;基建档案4套,61件,4盒;实务档案9件;照片档案155组,388张;电子档案379件。全年借阅档案28人次142件,查阅档案23人次70件,复印档案资料105页,档案利用率为95%。
按照档案馆的工作计划,我院于2011年3月底完成了2010年度档案整理及归档工作,共计8大类,1740件302卷,85盒,归档齐全完整。其中文书档案1496件,31盒;医疗设备21套,156件,21盒;动力设备41件,1盒;基建档案8套,24件,8盒,实务档案23件;会计档案302卷(报表5卷,账簿22卷,凭证275卷);照片档案78组,215张;电子档案376件。全年借阅档案34人次32卷158件(未用1次1件);查阅档案32人次39卷61件(未用5次24件);复印111页,使用率91.38%。
2011年,我院完善了借阅、查阅、移交手续,上半年共借阅档案32人次3卷308件;查阅档案17人次5卷29件;复印106页,及时催办归还2次。
五、开发利用,发挥档案作用
我院积极推动档案的开发利用,为各科室档案资料的查阅提供及时的服务,每年续编《组织机构沿革》、《大事记》、《基础数字汇编》等材料。随着医院对以史为鉴认识的深入,我院加大对档案资源的开发利用,积极为医院、为科室、为临床提供准确信息,为科室发展提供信息资源,为医院决策提供详实依据,充分发挥档案管理作用,尽显档案管理价值。
六、认真落实,完成上级任务
2010~2011年我院按照区档案局的要求,积极开展各项工作,认真完成各类档案的收集、整理、立卷和归档工作,按时上报大事记、工作计划、工作总结、档案工作信息、档案工作统计年报等。按时参加区档案局组织的各类学习和培训,按时订阅档案年报,并认真阅读。2010~2011年共向档案局投稿8篇。
2011年,在中国共产党迎来建党90周年之际,我院组织、参加了多项庆祝活动,按照区档案局《关于认真做好庆祝中国共产党成立90周年活动档案工作的通知》要求,我院制定了各类文件材料收集方案,共收集文书档案17份、照片档案80张、音像档案1份,实物档案4件,为庆祝建党90周年提供档案服务1次,各项庆祝活动记录详实准确。
七、整改情况
针对2011年12月份区档案局行政执法检查中发现会计档案整理不规范的问题,我院按照区档案局的要求进行了及时整改,更换了档案盒,重新打印了卷内目录,并编辑了页码。
八、总结经验,明确工作目标
2010~2011年我院在区档案局的指导与支持下,圆满完成了医院档案管理工作任务,保障了我院各项工作的顺利开展。在今后的工作中,我们将以此次检查指导为契机,在加强医院档案科学化、系统化、信息化的管理上下功夫,不断提高档案工作管理水平,加快档案工作建设步伐,加大档案的开发利用,确保档案的保存安全,做好档案的保密工作,把档案管理与医院发展紧密结合,与医院改革紧密结合,与服务社会紧密结合,使我院档案管理工作迈上一个新的台阶。
医院
二〇一一年七月十二日
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