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南京市秦淮医院
档案管理达标自查情况报告
南京市秦淮医院的档案形成年代是从1950年到2000 年，于1982年对原有档案进行了系统的整理，按规范管理，现有各类档案56519卷（件、张）。根据市、区档案局的工 作部署和区卫生局2001年工作目标要求，我院按照南京市 企、事业一单位档案管理的相应标准，认真组织实施，按规 范有一效地开展了一系列档案目标管理的达标活动。现将本 院对档案达标自查情况分四个部分汇报：
一、档案管理体系（满分20分，自查 19.5分）
自从《档案法》颁布以来，本院利用各种会议，如院 周会、组织档案管理网络成员学习、宣传、贯彻执行，医 院职工具有较强的档案意识。同时能按各级专业部门档案 工作标准规范操作。院领导班子对档案工作十分重视，成 立了领导小组和专门工作班子确定医院党总支副书记分管 档案工作，并做到经常检查、过问档案工作，列入医院工 作的议事日程，当档案工作中遇到问题时，领导积极帮助 解决。如在这次档案达标工作中，医院领导在医院房屋紧 张资金短缺的情况下，动脑筋，想办法挤出房屋建立了综 合档案室，并进行了装修，配备了空调、电脑、铁皮柜及 其它设备，硬件投入资金约4万元。档案管理工作作为本 单位基础管理的一部分，列入医院发展规划和每年的工作 计划，平时工作做到有检查、有落实。
建立了医院综合档案室，有专职档案管理员，归口在 医院办公室。各类档案实行集中统一管理，建立了由分管 领导、档案室主任和各职能部门形成的管理网络，并配备 相应的兼职档案员，制订了各自的岗位职责。档案室成员 定期对各部门的档案工作进行了监督、检查、指导，定期 组织网络人员学业务知识。档案室主任具有大学水平，中 级职称，了解医院的情况，档案管理人员与医院专业技术 人员享受同等待遇，档案人员受过专业培训并能熟练掌握 业务，承担对其它职能部门的档案业务指导。
档案管理体系这一部分标准分20分，因本院对档案人 员（兼职人员），专业培训未达到规定要求，扣0.5分，这 一部分得19.5分。
二、制度建设（满分20分，自查20分）
对各类文件材料的积累，归档己纳入职能科室负责人 的岗位职责中，纳入了医院科技工作程序，并将档案的管 理工作纳入科主任考核和其它工作考核中，根据档案管理 的要求制定了档案人员岗位责任制、档案立卷归档等八项 规章制度，做到有章可循，严格管理。档案部门参与管理，确保了档案形成质量的控制措施，对项目验收、科研成果 鉴定之前，档案室合同有关部门对其文件材料进行了审核 把关，参加重要仪器设备开箱，技术软件启封，并及时收 集文件材料，及时归档。对外出开会（含学术会）、发表论 文者，必须先将文件材料或论文复印件交到档案室，方才 签字报销费用。
制度建设这一部分标准分为20分，自查分20分。
三、业务建设（满分40分，自查40分）
有保管档案的专用库房，做到库房、办公室、阅档室 分开，从库房到存放档案的铁皮柜都留有发展余地。库房 安全，按标准配备了防盗门窗、消防器械、虫章脑丸、空调、防光窗帘等“七防”设施。全部档案均用新购置的铁皮橱 柜保存，并留有5年发展余地。库房有存放示意图，橱柜 架上标识符号清楚。档案装具的质量符合国家有关标准要 求，并且规范。
每年及时完成文件材料的立卷归档工作，自建档以来 的档案均按年逐一立卷。近三年文件材料的归档，完整率 达到95%以上。重点项目、获奖产品档案的归档、完整率 达100%.参照上级部门标准，结合我院的特点编制了《分类方 案》，并已按此方案贯彻执行。对重要的，需长期保存的档 案准确率达98%以上。遵循文件材料形成规律，保持卷内 文件材料系统联系；文件排列有序，编写页号清楚；文件 目录、备考表填写规范；卷内文件整齐，无金属装订物； 标题准确，案卷封面规范。
业务建设这部分的标准分为40分，我院对近三年的文 件材料收集齐全，案卷质量符合国家有关规范要求，组卷 合理，标题准确，外观整齐。这部分自查为40分。
四、档案信息开发利用服务（满分20分，自查24分）
建立了案卷目录，全引目录等3种检索工具，并初步 运用计算机进行检索、统计。档案工作能够满足医院各业 务部门的需要，各类台帐齐全，档案人员熟悉库藏，接待 热情，调档迅速、准确，在平时的档案利用均有签记。并 对典型事例均有详细记录，编有《档案利用效果汇编》。
利用档案汇编了《大事记》、《集体、个人授奖汇编》、《组织沿革》、《业务文件选编》、《论文汇编》、《各类人员 岗位职责汇编》等7种专题材料，其中必备的有《大事记》、《组织沿革》。
档案信息开发利用服务这一部分标准分为20分，因利 用档案汇编了7种专题材料，多一种加１分，多编4种，加4分。这一部分自查分24分。
根据《企事业单．位档案目标管理考评认定评分细则 表》，总分为１００分，自查扣0.5分，加4分，自查总得 分为103.5分。我院的档案管理工作与上级业务主管部门 的要求尚有距离，但我们希望通过档案管理达标活动来提 高我院档案人员的业务水平，带动医院的基础管理工作，依据自查情况，我院特申请省级考评认定标准，请各位专 家多多给予指教。
南京市秦淮医院 二00一年十一月
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