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龙源期刊网.cn 公文写作中应该注意的一些问题
作者：杨聪娟
来源：《办公室业务》2013年第09期
在企业单位和公务活动中，对公文本身质量提出了很高的要求。若企业公文质量不高，甚至出现差错，所造成不良后果的严重性，将远远超过其他文字材料失误所带来的不良影响。现结合工作实际，就企业公文写作中应注意的问题作一粗浅的探讨，以期进一步提高企业公文的质量。
一、选用文种问题
公文文种是公文的名称，需要根据发文机关的权限、发文机关和收文机关的关系以及发文的具体目的和要求来确定，有13个公文种类。在拟制公文时，企业部分工作人员经常弄不清楚什么是行政公文文种，什么是上行文、平行文和下行文，以至造成文种选择错误。主要体现在以下几个方面：
（一）文种选择不恰当。平时公文写作中比较容易出错的文种，比如“请示”与“报告”，都同属于上行文。请示是适用于向上级机关请求指示和批准时所用的公文种类。在拟制请示的时候，还有一种经常犯的错误，拟稿人明知道要发送文件的单位是并不具有行政隶属关系的上级机关，但还是用了请示，认为用函是不礼貌的，但是这样就违背了公文的严肃性，在平时工作中也应该引起注意。报告是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文文种。报告，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这也是它与请示的重要区别之一。上级看到报告后可能根据实际情况批示或是不批示，但如果批复的话，只能用“批示”。另一类容易用错的公文种类是规章性文种。因在行政公文文种中没有规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要采用通知的形式制发。
（二）自创公文种类。很多人在拟写公文的时候没有重视对公文种类的学习，凭自己的感觉，像建议、申请、总结等都作为了公文的文种，无视公文的规范性与严肃性。
另一类容易出错的是“报告”与“总结”。“总结”不是行政公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文。其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关，抄送有关部门。
（三）文种混杂。在日常行文过程中，偶尔会出现文种混杂使用的现象。例如：《××××公司关于报废车辆的请示报告》就属于请示报告混杂，出现了两个文种，这是极不规范的。
二、公文格式问题
作为一种具有法定效力和规范体式的文书，公文从一出现就对格式有着严格的要求。常见的主要问题有：篇2：演讲稿的写作注意事项
演讲稿的写作注意事项
1.演讲，首先要了解听众，注意听众的组成，了解他们的性格、年龄、受教育程度、出生地，分析他们的观点、态度、希望和要求。掌握这些以后，就可以决定采取什么方式来吸引听众，说服听众，取得好的效果。
2.一篇演讲稿要有一个集中、鲜明的主题。无中心、无主次、杂乱无章的演讲是没有人愿听的。一篇演讲稿只能有一个中心，全篇内容都必须紧紧围绕着这个中心去铺陈，这样才能使听众得到深刻的印象。
3.好的演讲(转载于:应用文写作应该注意的问题)稿，应该既有热情的鼓动，又有冷静的分析，要把抒情和说理有机地结合起来，做到动之以情，晓之以理。
4.演讲稿的语言要求做到准确、精练、生动形象、通俗易懂，不能讲假话、大话、空话，也不能讲过于抽象的话。要多用比喻，多用口语化的语言，深入浅出，把抽象的道理具体化，把概念的东西形象化，让听众听得入耳、听得明白。
范例：
一、履历：
二、对所竞选职位的认识
1、“服务”意识
2、“参谋”定位
3、“协调”职能（对内）
4、“联络”功能（对外）
三、个人优势：
1、文案功底：政策理论领悟能力强，文案编辑撰写能力强，组织宣传能力强。
2、协调能力：长期一线教育教学工作，基层工作经验丰富。组织协调能力强。
3、联络能力：特殊党派身份，社会脉络相对丰富（围绕学校工作中心，服务教
育教学大局，充分发挥人才荟萃，智力密集，渠道畅通，联系广
泛的独特优势，团结各方力量，提高履职水平，努力建言献策。）；
年龄上已为不惑之年，各方面均已相对成熟，工作上已相对稳重。
4、思维能力：善于收集、处理种类信息，在德育工作、教育教学管理、后勤协
调等治校理念方面有助于领导、各部门决策。
四、竞聘后的几点想法
“入则垦垦以尽忠，出则谦谦以自悔”，“守职而不废，处义而不回”，“知我罪我，其惟春秋”。“人言不足恤”。
“人们对自己心灵中闪过的微光，往往会将它舍弃，只因为这是自己的东西。而从天才的作品中，人们却认出了曾被自己舍弃的微光。”
“有人说：不要老想着你没有什么，要想到你拥有什么；也有人说：不要老想着你拥有什么，要想到你没有什么”。
“有些最常见而又不可或却的东西，恰恰最容易被我们忽视，有些看似简单的事情，却能够引发我们深入思考??”
“运动中的赛跑，是在有限的路程内，看你用了多长时间；人生中的赛跑，是在有限的时间内，看你跑了多少路程。”----冯骥才
曾国藩：“四气”之说-----“锐气藏于胸；和气浮于脸；才气理于事；义气示于人。”
竞聘学校办公室主任演讲稿
尊敬的各位领导，老师们：
下午好
经历了最初的胆怯与彷徨，在同事和家人的鼓励下，今天，我终于股起勇气，站在这里，参与这次中层副职的竞聘活动。
我，xx年x月分配至xx小学，教龄xx年，今年xx岁，充满色彩的xx岁，我实现了自己
人生的数次跳跃。今天，我竞聘的职位是办公室主任。无论结果如何，它都必将为我的xx年添上最为亮丽的一笔。
我觉得，这次竞聘就是一次神圣的选择。谁是你心目中办公室副主任的最佳人选，相信在座的每一位老师都有自己的选择。怎样做才是一名优秀的办公室主任呢？没有任何工作经验的我现在还不敢枉说。但是，有一点我非常清楚，当行政绝不是为了自己的仕途与私利，只有真正树立用心为老师们服务的意识，才能赢得理解与尊重。
在我成长的记忆里，珍藏着太多难忘的片段：当我的论文还是如此稚嫩与浅薄的时候，张主任利用宝贵的休息时间为我的论文妙笔生花。当我因为学生的不敬而心灰意冷的时候，张校长用温暖的语言打动了孩子，也打动了我。用真心换真情，及老师之所想，及老师之所及，我想这是我成为一名中层干部必须要做的。
办公室工作包括行政、办公、文字、后勤等多项工作，作为办公室副主任，必须具备一定的政策理论水平、文字综合能力、组织协调能力和管理能力。对照我校办公室主任职责，我认为自己有以下三个方面的优势。
一、端正的政治素养
正统的家庭教育赋予了我一颗正直、向上的心。无论是工作还是学习，我都能积极要求进步。在当今这个物欲横流，纷繁复杂的社会里，在我的心中，始终认同马列主义、毛泽东思想，拥护中国共产党的领导，坚决贯彻执行党的路线方针和政策。参加工作以来，我始终对工作认真负责，勤勤恳恳，有着较强的事业心、责任感和使命感。端正的政治素养能够引导我在办公室主任的工作过程中，明辨是非，保守秘密，平等公正地对待人与事。
二、扎实的文字功底
记得从小学二年级起，妈妈就要求我和姐姐每天写日记，长期的锻炼与积累形成了我扎实的文字功底。在中考中，我的作文就曾获得过满分。在工作中，发挥自己的写作专长，我积极地撰写教学论文，送交的每一篇论文都能获奖，寄出的每一篇论文都能发表。发挥自己的写作专长，工作之余，我协助主任、校长撰写学校教育年度总结，为学校作出了贡献。除此之外，我还多次协助教研组长、年级组长撰写总结材料，每次看到老师们被我所写的总结所吸引时，我的内心也很欣慰。通过我的工作，如实地反映学校工作状况，有利地对外宣传学校，树立学校良好的外部形象，进一步扩大学校在社会上的声誉。
三、积极的进取精神
本着“做一件事，就要做好”的工作态度，对于自己所承担的每一项工作，不论是大还是小，我都能认真踏实的对待。不论是数学教学工作，还是学校红领巾电视台采编工作以及班主任、辅导员的工作，我都能干出一番成绩。不论是领导还是同事，对于交给我做的每一件事都特别的放心。作为一个年轻人，在完成工作任务的同时，我还能做到勤动脑、敢创新，积极探索新的领域和方法。积极的进取精神能够激发我作为办公室副主任的工作热情与潜能，为学校的领导集体注入年轻的活力和新的思想，为我尽快适应行政干部琐碎繁忙的工作打下坚实的基础。
审视自己，对于办公室主任这一职位来说，我也有自身的劣势。作为学校上下内外沟通的窗口，良好的交际能力对于这一职位来说非常重要，而我在这方面还需要进一步地锻炼和培养。
如果我竞聘上办公室主任，我一定会充分发挥自己的长处，修正自己的不足，用踏实积极的工作尽快适应办公室主任的工作要求。在工作中努力做到“三勤”。
一是腿勤，舍得花气力，把工作做实做细。对于学校档案的管理要做到慎之又慎，杜绝任何差错的产生；对于老师们特别关心的热点问题，如职称评定、工资调整等，尽量多跑跑，准确地了解相关信息，并及时地把信息传达给老师，把工作尽量做在前面。
二是脑勤，勤学善思。尊重办公室主任的核心地位，维护领导的威信，做到：到位不越位，补台不拆台。注重研究剖析矛盾，解决工作中的难点问题，为领导多出点子，多献计策。三是嘴勤，多向其它行政学习，尤其是与校长、办公室主任的沟通，尽快熟悉办公室工作的细则与原则。多向老师们请教，了解老师们的呼声，适时调整自己的工作方式与方法。多与各处室及有关部门联系沟通，及时向领导汇报情况。加强与其它行政及老师的协作。
今天我终于站上这年轻的战场，请你为我骄傲鼓掌；今天，我将要走向挑战的远方，我要让这世界为我激荡。
尊敬的领导和老师们，站在这挑战的舞台上，我有信心、有决心搞好学校办公室的工作，作为xx年轻的一代，我愿意承载这所学校的光荣与梦想！尊敬的各位领导、各位老师：
大家好！
本人**，毕业于****大学**学院音乐教育专业。2002年，在**学院从事学生工作；2006年，担任**学院团总支书记。今天，我本着锻炼自己，提升自己，为大家服务的宗旨站到这里，竞聘**学院办公室主任一职，希望能得到大家的支持。
参加办公室主任竞聘，我的优势在于三个方面：
一是有朝气蓬勃的精力。有人说年轻就是财富，而这财富
就是年轻人具有的朝气。有朝气就有希望，有希望就有成功。我愿把自己这份青春的激情，投入到办公室工作中来。
二是热爱办公室工作，有吃苦耐劳的精神。在7年多的**学院学生工作中，我养成了对工作认真负责、兢兢业业，具有强烈的责任感和吃苦耐劳的精神。多次被评为“优秀辅导员”、“三下乡优秀指导者”、“优秀就业专干”、“优秀工会积极分子”的荣誉称号；两次年终评优，并一次获得嘉奖。对搞好办公室主任的工作充满决心和信心.三是有一定组织管理和协调的能力。工作以来，我先后担任过**学院各年级的班主任、**学院团总支书记，工会文体委员和组织委员的工作。经过多年的学习和锻炼，我感到自己的文字综合能力、判断分析能力、运用电脑的能力都有了很大的提高。我生性活跃，团结意识强，在活动开展中不管是学生活动还是老师活动我都积极参与和组织，久而久之，培养了自己较丰富的组织协调能力。这种能力，恰恰对发挥办公室枢纽职能，协调好各室正常运转具有重要的作用。
如果我能当选办公室主任，我的思路和设想主要有以下几个方面：
一是出谋划策。办公室作为承上启下、联系内外，沟通左右的桥梁，是各种信息的集中地。我将全面收集，认真管理，及时传达信息。进一步学习借鉴先进经验，创新工作思路和方法，为领导决策提供较新、较实的工作意见或方案。
二是加强管理。办公室是学院综合办事机构，形象的说是“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”头绪多、节奏快、工作繁杂。只有加强管理才能保证工作宽而不推、杂而有序。我一定将加强管理，健全制度，力创一个团结和谐、自觉勤勉、有所作为，利于进步的好环境，充分调动大家的积极性和创造性。特别是结合我院工作实际，加强信息网络管理，加强人事、档案工作的管理，实施智能化办公，建立完善的学院管理体制，激发大家的工作热情。
三是善于服务。办公室工作处在单位的枢纽位置，服务对象广泛。我将团结同志，倾听大家的呼声，充分发挥主观能动性，增强工作的预见性，做到“雪中送炭”而非“雨后送伞”，做一名合格的“服务员”。围绕我院的决策和领导意图，统一认识，理顺关系，化解矛盾，凝聚合力，全力以赴地把事办成、办好、办到位。篇3：常用公文写作注意事项及案例
常用公文写作注意事项及案例
一、企业公文的定义
公文是某一组织或某一机构在社会活动中为达到特定目的而使用特定格式的文字材料。
企业公文是企业管理过程中所形成的具有特定效力和规范格式的文书，是企业依法管理内部事务和进行公务活动的重要工具。
二、公文的种类及用途
鞍钢的公文管理制度是遵照中共中央、国务院、中央企业工委、国家经贸委等部门有关规定来制定的。弓矿公司的公文管理一直执行鞍钢的公文管理制度。鞍钢公文管理制度分为两大类，即行政公文处理实施细则和党的机关公文处理规定。这两大类公文管理制度对公文的种类、格式、处理原则及处理程序的规定基本一致。
国务院于2000年颁布了《国家行政机关公文处理办法》规定了13种公文，包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。鞍钢结合企业实际，制定了行政公文处理实施细则，规定常用公文为九种，包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。1．决定
（1）适用于对重要事项或重大决策作出安排。比如：《关
于实行分配制度改革的决定》；《关于调整离退休人员待遇的决定》；《关于生活福利系统集中统一管理的决定》；《关于实行财务集中结算的决定》，等等。
（2）适用于奖惩有关单位及人员。比如：《关于对球团矿生产线建设工程有关人员进行奖励的决定》；《关于xxx的处分决定》。
（3）适用于变更或撤消某一机构。比如：《关于撤消实业公司的决定》；《关于组建球团矿生产线工程指挥部的决定》。
（4）适用于人事任免。比如：《关于xxx等同志的任免决定》。2．通知
（1）适用于转发上级机关或不相隶属机关的公文。比如：《关于转发的通知》；《关于转发辽阳市人民政府的通知》。
（2）适用于发布制度、标准、规范、管理实施细则等规范性文件。比如：《关于印发的通知》《关于印发；的通知》;《关于发布的通知》。
（3）适用于传达事项或要求。比如：《会议通知》、《“十
一”放假通知》、《关于举办职工篮球赛的通知》、《关于做好2007年度工作总结和2008年工作规划的通知》。3．通报
（1）适用于表彰先进，批评错误。比如：《关于对迎战暴风雪有关人员进行表扬的通报》，《关于xxx同志所犯错误事实的通报》。
（2）适用于传达重要情况。比如：《关于规章制度检查情况的通报》、《关于附企公司2007年三季度安全评价结果的通报》、《关于公司上周产品质量验收结果的通报》、《关于“6〃11”事故情况的通报》。4．报告
（1）适用于向上级机关汇报工作。比如：《选矿工业公司关于2007年三季度工作情况的报告》，《关于选矿厂破碎系统技改工程进展情况的报告》，《关于尾矿库小选厂整治情况的报告》。
（2）适用于向上级反映情况。比如：《关于弓矿公司永久排岩场周边村民盗挖铁矿石问题的报告》，《关于选矿厂粗破机设备隐患检测情况的报告》。
（3）适用于回答上级的提问。比如：《关于我公司办公大楼建设情况的报告》。5．请示
适用于请求上级机关批准某一事项或请求上级提出指
导意见。比如：《关于对选矿厂粗破机予以更新的请示》，《关于选矿厂大型化改造有关问题的请示》。6．批复
适用于答复下属单位的请示事项。比如：《关于实业公司食用菌基地建设有关问题的批复》。7．意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。比如：《关于2007年大讨论活动的安排意见》，《关于xxx公司“3〃11”集体上访事件的处理意见》。8．函
适用于平级机关或不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求对方批准和答复审批事项。比如：《关于赴贵公司考察的函》；《关于对区政府大汤河治理有关问题的回函》；《关于申办灯塔市大东山石灰石矿区采矿许可证的函》。9．会议纪要
适用于记载或传达党政联席会议、经理办公会议等重要会议的主要精神和决定事项。比如：《关于2007年第二次区矿联席会议的会议纪要》。
上述9种形式的公文完全可以满足企业进行经营管理和进行外事活动的需要。其中，决定、通知、通报、批复、意见、会议纪要都是上级机关对下级机关发布的公文；报告、请示是下级机关对上级机关呈报的公文；函是平级机关或不
相隶属单位之间互相传递的公文。
企 业 公 文 分 类 表
需要注意的问题：
（1）要正确选择文种。关于xxxx的制度、关于xxxx的实施细则、关于xxxx的管理办法、关于xxxx的安排、关于xxxx的有关要求，等等，均不属于公文范畴，不能用来直接发布。必须通过通知或意见的形式来发布。比如：《关于印发的通知》；《关于印发的通知》；《关于开展学习贯彻十七大精神系列活动的安排意见》。
（2）要注意报告和请示的区别。
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