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销售助理岗位描述职务名称:销售助理直接上级:
3直接责任:销售订单的执行保障直接负责;
(1)严格执行各制度各程序;
(2)对相关数据、资料的真实性、准确性、及时性、完整性、安全性负责;
(3)对保存资料的完整性、有序性负责;
(4)对所汇报工作的真实性负责。工作要求:
(1)对待工作认真、负责、严谨;
(2)与各部门及时联系、沟通,配合各部门工作及时、高效的完成各项工作任务;
(3)保证办公秩序、保持环境卫生;
(4)按照产销存流转程序要求及时填写、传递并安全有序的保管各资料、单据、表格、台帐,做到日清月结。
5具体工作内容:
(1)对各机构《询价单》及时转单催促供应部准确报价;
(2)处理各机构每日《询生产工期单》及时转给飞起生产和飞鸿生产报出准确生产工期;
(3)对机构报价单超过5万告知市场总监并进行跟进上报;
(4)对各机构《增加存货名称及BOM增加表》及时转给技术部增加好后通知各机构
(5)及时处理各机构传递的《技术支持申请单》所需图纸与技术部沟通、设计,对提出的技术疑
问与技术部沟通解答;
(6)根据各机构提交上来经两个人?要明确哪两个人签字确认的调拨申请单(要求附合同)对“总
公司生产”的销售订单进行下达生产并做手工《产品加工单》,“飞马鸿业”的销售订单传递
《产品申请单》同时做《采购请购单》,“无库存”的销售订单做《采购请购单》,跟踪总公
司进度保证产品的交货情况,并及时的反馈给销售助理,及时组织发货;
(7)根据《船检申请单》向品质部申请、落实各机构需要报船检产品价格及工期;
(8)处理各机构ERP系统中的调拨单制单或修改增加销售订单号并审核;
(9)根据《增加或修改客户档案信息表》给各机构在ERP系统中增加/修改客户档案
(10)负责各机构签订合同价格复核后盖章、登记、传送等工作;
(11)负责定期不定期检查ERP系统录入单据的情况,如有问题通知各机构的操作人员及时处理避
免影响月底结账;
(12)接听客户电话,向客户介绍产品,并做好有效记录,发现潜在客户提供给相应的机构,并及
时更新整理各机构客用户资料,并进行月度汇总推进;
(13)参与合同评审及供方评价,并对此类合同监督检查其执行情况,负责合同及相关资料的保管。
(14)不参与合同评审的合同每周查看合同执行情况,如没有合同或者不按照合同签订条款执行打
电话询问销售负责人具体情况记录并上报;
(15)商务销售助理将每周发货明细转至商务专员做现金日记账
(16)各机构将签有客户确认的《送货单》回执发给商务助理进行与调拨申请单匹配后归档保存;
(17)根据提交《样品申请单》发放进行登记(并审核样品发放是否有相关人员的签字,参照流程
进行),并将样品填写《样品领用登记》、《样品合同》与《样品跟进度表》每周上报给市场
总监;
(18)对《退/换货审批单》进行相关部门之间的流转并列清单进行登记并每月上报;
(19)接、发、处理、保管各机构提交厂办的调拨申请单、图纸、询价单、合同等相关资料的归类、整理、建档和保管等管理工作;
(20)每月月初各机构销售助理将本机构《商务报表》上报后商务助理进行整理核对并电子归档;
(21)整理商务助理涉及的制度、流程、文件、记录,填写汇总文件汇编表,并进行归档管理;
(22)每周组织各机构销售助理与厂办据日常工作事宜进行沟通总结,通知各职能部门领导如有事
可参加并进行相应培训,负责会议记录并编写会议纪要发送职能部门领导和各机构负责人;
(23)参加市场部相关会议,并做好相关记录;
(24)需要时代表市场部参加厂区周例会;
(25)围绕订单召开专题沟通会;
(26)做好周总结、月总结、年度总结,按时上报;
(27)进行展会信息资料的收集,对展会中收集到的各项资料进行整理,并及时提供给相关领导;
转为商务专员职责
(28)协调处理领导临时安排的各项任务及各机构临时性突发事件
引入生产现场三检制,即下单开始生产现场查验;交货工期时间过半时查验;待起运前查验;
为避免漏查物流单,引入起运前查验制,起运前一天传递交接单据,并且于起运当天8:00一上班
即与物流部门电话核时。(建议内容,具体内容请完善)
未提到合同原件在执行期间,及保存期间,或者借阅之间的流程(此处所提的借阅程序只限于销售
助理及商务专员之间),分别由哪个岗来负责。
6、相关单据、台帐、表格
1.《询价单》2.《询生产工期单》3.《增加存货名称及BOM增加表》4.《技术支持申请单》5.《产
品加工单》6.《产品申请单》7.《采购请购单》8.《询船检单》9.《船检申请单》10.《调拨单》11.《增加或修改客户档案信息表》12.《来电统计表(空白)》13.《合同评审》14.《送货申请单》15.《送货信息单》16.《样品申请单》17.《样品领用登记》18.《样品合同》19.《样品跟进度表》20.《退/换货审批单》21.《商务报表》22.《展会信息资料》23.《调拨申请单》24.《内部报价单》25.《日常工作跟进记录表》26.《技术出图统计表》27.《会议纪要》28.《情况特殊说明表》29.《发
货(回执)单》有关合同的存档台帐
商务助理签字:
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