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新闻发布会的礼仪要求
新闻发布会又称记者招待会。除了党政机关、社会团体可以公开举行新闻发布会外,一些大中型企事业单位也可以邀请各种新闻媒介的记者参加,举行新闻发布会。现代公共关系的基本原理告诉我们,一个组织的良好形象是建立在知名度、可信度和美誉度的基础上的,而这三度又都是依靠传播而生存的。我们也不难看出,知名度是低层次的,要出名很简单。但要获得高层次的可信度和美誉度,则不仅要让人知道,还要让广大公众信赖,再由信赖到赞誉,这就必须要利用新闻媒介做可信赖的新闻传播。正因为如此,当今社会的各种组织机构,都想尽办法利用机会和新闻媒介建立联系,制造种种新闻来展示自己良好的社会形象。所以,企事业单位适当的、不失时机的召开新闻发布会,既是传播工作的一个重要步骤,又是协调与新闻界关系,争取新闻界作客观报道以进一步树立组织良好社会形象的一次公关活动。
开好新闻发布会的工作,主要有以下方面:(一)新闻发布会的“由头”和契机新闻发布会是为公布和解释重大新闻而举办的。因此,对其必要性和紧迫性事先要确认,这里至少应该明确二点。
1.新闻发布会的主题是什么?发布什么样的消息?这一消息是否有新闻价值?有新闻价值的话,是否非开新闻发布会不可? 2.如果已确认必须要开新闻发布会的话,那么,就要选择好恰当的召开时机。选择召开时机一要及时,不要拖;二要注意避开重大节日和社会活动。否则,绝无好效果。
(二)新闻发布会的范围和地点
召开新闻发布会,还必须及早确定好被邀请记者的范围和召开的地点。
1.确定应邀记者的范围主要根据公布事件、消息发生的范围和影响而定。如事件或消息只涉及到某一城市,一般就请当地的新闻单位记者参加。
2.新闻发布会在何处举行,也得根据会议的主题来确定。如是一般情况,可在本单位或租用宾馆、大饭店举行;如希望造成全国性影响的,则可在首都或某大城市举行。
3.会议地点确定后,应进行实地观察。此外,在会议召开前,应认真进行会场布置。会场布置既要与所发布新闻的性质相融洽,又要充分准备好各种新闻发布的硬件。如电话、电传、打字机、照明设备等。
(三)新闻发布会的人选和资料
1.举办新闻发布会,一般首先由主持人发布或介绍情况,然后由主要发言人详细发言,有的还要回答记者的提问。因此,事先确定好会议的主持人和发言人至关重要。主持人应能随机把握会场的气氛,措词典雅而有力,风趣而不失庄重;发言人应是有一定权威的人物,要头脑机敏,口齿清楚,具有较强的口头表达能力。
2.认真准备好新闻发布会所需的各种资料。如会议所需的文字、图片;主持人的发言稿,发言人答记者问的备忘提纲;新闻统发稿以及其他背景材料、照片、录音、录像等等,以便开会前分发给记者,供他们提问、写新闻稿时参考。
(四)效果和检测
新闻发布会结束之后,要及时对发布会的效果进行评估,看看是否达到了会议预定的目标。同时,也有利于公关部门总结,以便今后再次举行新闻发布会时,改进和加强。
1.大量收集到会记者在报刊或电台、电视台发表的新闻稿和录像,进行分类和分析,如有失误要及时通知改正。2.对于参加会议而未发布新闻的记者,也应礼貌地询问原因,既便于日后改进工作,又可作为以后选定与会者名单时的参考。
3.可邀请部分记者座谈,也可收集部分到会记者的反应,虚心听取他们的意见,以便今后改进。
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