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试论档案管理工作存在的问题及对策
[内容摘要] 档案管理工作是一项科学性、机要性、专业性较强的工作。加强档案管理是提高工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量业绩与管理水平的重要尺度。就烟草行业而言，档案记载着发展史上的优秀成果，对研究经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，有助于领导及时了解行政执法和企业经营状况，适时提供决策性依据；为烟草行业的发展起到坚实基础的地基作用。
[关键词] 烟草档案管理问题对策
[作者简介]张梅，女，朝鲜族，1985年7月生，2006年毕业于宁夏师范学院汉语言文学教育专业，至今在固原市烟草专卖局（公司）工作。喜欢音乐、文学，现任固原市烟草专卖局（公司）办公室机要档案管理员。
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试论档案管理工作存在的问题及对策
档案管理工作是一项科学性、机要性、专业性较强的工作。加强档案管理是提高工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量业绩与管理水平的重要尺度。就烟草行业而言，档案记载着发展史上的优秀成果，对研究经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了，有助于领导及时了解行政执法和企业经营状况，适时提供决策性依据；为烟草行业的发展起到坚实基础的地基作用。
诚然,现阶段较从前档案意识有所增强,但从总体上看档案意识还较为薄弱，档案管理工作中还是存在很多的问题，虽然参加档案工作不久,但在接受了系统的培训后，对档案管理有了更加规范认识。下面就烟草行业档案管理工作中存在的问题及对策进行试论。
一、档案管理工作中存在的问题
（一）电子办公的思想动摇了纸质档案管理
随着信息现代化的飞速发展，办公自动化应运而生，无纸办公的模式已经建立。例如从一份文件拟稿、审核、签发、编号、套红、签章等等都可以在办公自动化系统中迅速的完成，而且电子文件的归档整理远比纸质文件的归档简便，快捷，对诸如档案室、档案柜等大型硬件设施的要求少，在指导工作方面无异于纸质文件，因而受到追捧和推崇。“有电子版”成了拒绝纸质档案的有效理由。
（二）管理力量薄弱
当前本单位所辖四县局（分公司）、十一个科室、中心和一个市场部，而档案有文书档案、人事档案、财务档案、案卷等等，但专职的档案管理人员却屈指可数，多数是部门内勤兼职管理，由于身兼数职，事务繁杂对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
（三）人员素质不高
当前本单位的档案归档工作主要依赖于外聘的专业人士，而日常的管理工作主要依赖于前辈的经验教授，没有一个专业出身的高学历高技能人才，个别单位、部门管理档案的人员甚至没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄，专兼职档案管理人员的素质均不高。
二、档案管理工作问题的原因分析
（一）认识上的误区
认为记人、记钱的档案比记事的重要。在一般人的眼中提及档案首先想到的就是人事档案和财务档案，忽略了文书档案；认为上级的文件比本级的重要。多数单位、部门留存上级单位的文件比本级的多，收集的齐全，使档案管理的主体发生了错位；认为综合类的文件比专题类的重要；诸如某一项活动在一段时间内进行完毕后就搁浅了，没有形成档案的意识。
（二）重视程度不高
相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都停留在保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。处于说起来重要，干起来次要，忙起来不要的局面，轻视了档案管理工作。
三、解决档案管理工作问题的对策
（一）提高档案管理工作重要性的认识。
胡锦涛同志曾指出：“档案是人类活动的记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来，档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是项崇高的事业。”领导和档案管理人员对档案工作重要性的正确认识是推进和搞好档案工作的重要基础，要明确档案管理是一项功在当代利在千秋的事情。
（二）建立高效的网上档案管理系统
网络技术与档案管理的结合是时代发展的必然选择，以数字化、网络化为主旋律的档案信息化战略，已在全世界范围内推展。在单位的信息中心建立档案信息管理项目，使用网上档案管理系统，便于检索，易于查阅。
（三）保持档案管理人员的相对稳定
针对档案工作性质，确定专人管理档案工作，针对档案管理的特点和管理人员素质差的情况，企业领导要积极选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，同时要稳定档案专业队伍，加强档案管理工作。
（四）提高档案管理人员的专业素养。
档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工
作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高管档质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的行业提供有利的资源。
1.必须始终坚持科学文化知识学习
（1）掌握文史知识。语言文字与档案管理和服务是不可分割的,具有较强的语言表达能力,对于搞好档案信息管理工作具有重要作用。通晓历史,才能了解档案产生的历史背景和作用,更好地熟悉、管理和开发档案信息资源。书写水平也很重要,因为档案工作的各个环节,如编目、著录、标引等与书写水平是分不开的,若所写的文字难以辨认会直接影响档案作用的发挥。
（2）掌握相关学科知识。现代档案学与相关学科的渗透日益加强,档案工作者应有重点地学习和掌握相关学科知识。如现代管理学、情报学、图书馆学,还应具有一定的经济、法律知识。
（3）掌握现代化管理知识。随着档案管理现代化技术建设和科学技术管理手段在档案工作中的应用,档案工作者必须熟悉和掌握复印、缩微、音像以及电子计算机等现代化技术知识,才能适应档案工作发展的需要。
2.必须坚持进行各项技能培训
网络改变了人们传统的生活习惯，档案工作者需要借助现代的传播媒介进行有效的档案信息传播。因此，档案工作者要接受相关的技能培训。一是软件操作和维护技能培训，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。二是网络知识的学习和培训，可以使档案工作人员及时捕捉
社会信息，针对受众需求进行组织，提高传播效率。三是档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训，都有利于档案工作者正确应用现代技术。在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息传播。
总之，加强档案管理工作也是管理创一流的一项重要工作，也是行政管理、经营管理、专卖管理等必不可少的组成部分，搞好档案工作对行业的发展有很重要的作用，只有重视档案管理工作，稳定人员，结合自身档案特点，管好、用好档案，为生产经营服务，才会促进档案管理工作迅速的发展。
参考文献：
《档案管理学》
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