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新形式下如何做好城建档案业务指导工作之我见
张晓荣
[内容提要] 城建档案业务指导工作是城建档案馆的基本任 务之一，本文联系工作实际就新形势下如何开展城建档案的业 务指导工作进行了论述。
[关键词] 城建档案 业务指导工作
城建档案的业务指导是指城建档案管理机构依据有关城建档案的法律、法规，规章和技术规范，对建设系统各行业，专门管理部门，建设工程档案形成单位的档案形成、积累、整理、编目、归档、移交等业务进行登记、告知、督促、检查、验收，以及提供咨询、培训、示范等的过程。随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，建设工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、管理、归档、流向提出了新的问题，特别是近几年，计算机和网络的普及，越来越多的文件将直接在电脑上产生和传输，无纸化办公方式产生的电子文件、图像文件、图形文件等，给传统的档案管理工作带来新课题和新挑战，面对这种形势和出现的许多新问题、新情况，搞好城建档案的业务指导工作显得尤为的重要。结合多年的工作实践，我从以下五方面谈谈在新形势下如何做好城建档案的业务指导工作：
一、加强法规建设，坚持依法治档，做好业务指导工作。城建档案是国家全部档案的重要组成部分，是城市规划、建设、管理工作的真实记录。城建档案综合性强、涉及面广，它不仅涉及城建档案各部门内部，而且涉及部队、学校、机关、企事业单位等，这些单位的领导和有关人员的档案意识，专业技术水平参差不齐，因此业务指导人员必须以相关法律、法规性文件作为业务指导的依据，努力解决工作中的难题。
1987年9月，全国人大常委会颁布了《中华人民共和国档案法》，这是我国有史以来第一部档案基本法。国务院、建设部相继颁布了《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《城市地下管线工程档案管理办法》，我省也出台了《河北省城市建设档案管理规定》、《河北省建设工程档案专项验收及认可暂行办法》，以上这些国家和地方法律、法规的制定为城建档案依法治档提供了法律依据，对搞好城建档案业务指导工作起到了积极的作用。在城建档案业务指导工作中，业务指导人员应积极宣传有关法律、法规，努力提高工程各参建单位的档案意识，争取各级领导及有关人员对城建档案工作的支持，在提高工程各参建单位档案意识的基础上，不断提高有关人员接受业务指导的自觉性，使建设工程各参建单位真正做到认识到位、组织到位、措施到位，把档案管理工作纳入项目工程质量领导责任制、项目法人责任制、招投标、工程监理和合同管理制落实到位，以确保工程档案收集、整理、移交工作。
二、重点工程项目的档案要重点指导。
重点工程建设项目是指经市人民政府批准，由市发展改革主管部门下达的对全市国民经济和社会发展有重大影响的建设项目，是城市经济发展和社会进步的重要基础设施，也是发挥城市多功能作用的重大举措，关系到国计民生，又体现着城市现代化水平。今年四月在张家口市召开的全省“三年大变样”调度会上，宋恩华副省长强调“有关部门在重点工程、城市基础设施建设的过程中和各个环节上，都要加强档案管理，确保重点工程、城市基础设施建设项目档案的完整、系统、准确、安全。” 重点工程建设项目的档案是城建档案工作的重点，是城市规划建设管理的重要依据，因此做好重点工程建设项目的档案业务指导工作十分重要。
由于重点工程建设项目规模大、建设周期长、涉及面广、施工队伍多等特点，特别是有些重点工程建设项目设临时指挥部，人员从各单位临时抽调，变动较大，因而给城建档案的形成与积累及交接工作带来的问题也多，所以对重点工程建设项目的档案工作要作为业务指导的重点，选派业务骨干经常深入施工现场检查、指导城建档案工作，做好跟踪指导，以确保工程档案的成套性、准确性、真实性。
三、分期抓好建设工程档案的指导工作。
城建档案的业务指导工作应贯穿于整个建设工程的全过程。城建档案业务指导人员要注意抓好建设工程档案的前期、中期、后期的业务指导工作，使建设工程竣工档案按城建档案馆的要求收集齐全，及时进馆。
1、前期指导工作，城建档案管理部门应严格按照《建设工程质量管理条例》和《城市建设档案管理规定》等法规、规章的规定，对属于城市建设档案馆接收范围的档案，在建设工程开工前即与建设单位签订《建设工程竣工档案移交责任书》，详细告知建设单位应收集的档案材料内容和有关事项。
2、中期业务指导工作，中期业务指导就是对施工过程中城建档案工作进行业务指导，城建档案业务指导人员要经常深入工地，指导检查工程技术人员，档案管理人员对施工过程中形成的各种施工、监理技术文件材料进行收集、整理的情况，检查这些技术文件材料是否反映实际，有无遗漏，及时提出整改意见，以保证施工过程中技术文件材料的准确、齐全。
3、后期业务指导工作，根据《城市建设档案管理规定》等文件规定，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程进行预验收，验收不合格的不得组织工程竣工验收。业务指导人员在验收工程档案材料时，应根据工程的具体情况，按照《建设工程文件归档整理规范》、《建筑工程技术资料管理规程》的要求，进行工程档案的验收工作，对不符合规范的工程档案按要求让相关单位整改，对档案材料没有完整报送的要督促相关单位补充完整，以确保工程档案齐全、及时移交进馆。
四、业务指导人员人不断提高自身的素质。
城建档案工作与各行各业之间有密切关系，城建档案具有综合性强、涉及面广、专业性较强的特点，这就要求城建档案业务指导人员有较高的政治业务素质，要有强烈的事业心，树立参与意识，勇于开拓，大胆创新，尽心尽力地为城建档案事业工作。要熟悉和掌握国家有关城市建设、档案工作的法律、法规，如《中华人民共和国档案法》、《城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《建设工程文件归档整理规范》等法规文件以便在业务指导工作中，坚持依法治档。
城建档案涉及三十几个专业，这就要求城建档案业务指导人员掌握和熟悉城建档案所涉及的业务知识和专业技术，知识面要宽，广博通达，以适应城建档案业务指导工作的需要。业务指导人员要对有关单位人员进行业务指导，必须具有较强的业务能力和组织能力，能根据不同单位档案工作的各自特点采取不同的业务指导方法，有针对性地进行业务指导，以便收到预期的效果。只有业务指导人员自身的素质有较大的提高，才能把业务指导工作提高到一个新水平。
五、开展灵活多样的指导方式，扩大业务指导范围。
1、采取主动上门的指导方式，城建档案业务指导人员不仅仅呆在办公室里工作，而是应该主动走出办公室，到各相关单位现场指导档案的收集、整理等工作。
2、主动为基层档案人员提供来档案馆学习的机会，对他们进行具体的业务培训，通过理论与实际相结合，使他们的专业技术水平在较短的时间内有较大的提高。
3、采用电话指导的方式，建设单位、施工单位、监理单位在收集整理资料时遇到难点、疑点时，通过电话咨询，业务指导人员可按国家规范的要求一一给予指导解疑。
4、定期举办城建档案管理培训班，让许多新开工的建设单位、施工单位和监理单位的工作人员能及时了解城建档案的编制、收集、报送等环节的要求和国家规范，有效解决建设档案资料管理人员由于整体业务水平不高，人员流动性大等原因造成的档案收集的脱节和不完整。
5、为了保证工程档案与工程建设同步进行，保证工程档案的真实性、及时性、完整性，在行业主管部门的带领下，还应对在建工程项目档案进行执法检查。
综上所述，搞好城建档案业务指导工作，要采取行之有效方法，在改革开放的新形势下，要不断探索、勇于创新，在实践中不断总结经验，千万百计地做好城建档案的业务指导工作，全面提升城建档案的管理水平。
参考文献：《城建档案》
(作者单位：张家口市建设档案馆)
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