公文写作知识培训讲座提纲公文的形式规范由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“公文写作培训讲座提纲”。
公文写作知识培训讲座提纲——公文的形式规范
（武汉公司纪委书记、工会主席邓道坪）
第一，公文的基本概念
——公文、文件与文书。以前的“公文”为行政公文。“文件”为党务公文。“文书”是大概念。现在统称为“党政机关公文”。(“公务”包括内务外务、事务政务。)——党政公文基本特征：特定效力，规范格式。——公文知识分为形式规范、内容要求两大类。——形式规范的依据与原则：
一是以国家新《条例》和企业新《办法》为依据。二是以中办国办正式文件及新华社通稿为范例。三是遵循简洁实用和约定俗成规律。第二，新的公文《条例》简介
——2012年4月中办颁布新的《条例》，共8章42条，党政公文自此规范合一。同时2012年6月以“国家标准GB”发布《党政机关公文格式》与之配合。
——1996年党的《条例》、2000年政的《办法》随之废止。——2012年12月长航集团遵照执行，发布修订的新《办法》。第三，公文的基本构成——版头（份号，密级与紧急程度，文件头，发文字号，签发人）。——主体（标题，主送单位，正文，附件存目，单位署名，成文时间，用印，附注，附件正文材料）。
——版记（抄送单位，印发单位与印发时间）。第四，公文法定文种介绍
——国家15个法定文种与长航集团9个文种：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
（此次减去了“指示”、“条例”、“规定”）
（“意见”由以前的上行文变为了现在可多方向行文。）（以前的“会议纪要”简化为“纪要”）
——法定文种与非法定文种（专业文种，或准文种）。非法定公文不具备单独行文资格或效力。第五，相近文种及术语辨析
（法定文种中含“两决、两公，两告、三通”，常易混淆。）决定与决议——共“决”，都是“决策”所确定。
“决议”一定是经重要会议讨论通过的，而“决定”未必。决议略为原则，决定较为具体。
公告与公报——都是重要的事项。公告简略，公报详尽。公报有时称“新闻公报”，具有“事件与观点”的报道性。
公告与通告——前者高级，后者普通，期间还有法律性的“布告”。公告具有政治性，通告具有业务性。
不可“滥用公告”，发布“公告”讲究级别、资质。通知与通告——共“通”，都是传达上级的意图与要求。“通知”是对特定对象的告知。
“通告”的范围大，是普遍告知。（近似广而告之）。通知与通报——同“通”，都属于告知、周知性文种。“通知”一定要提出意见与要求，而“通报”未必。
“通知”可能涉及办理事项，而“通报”只是针对性、典型性与教育意义。“通报”中要有分析议论，而“通知”、“通告”不必。
请示与报告——前者要求回复。向上级要钱要物要政策要办法，用请示。只是汇报工作、反映情况，用“报告”。
“请示”是事前行文，不得“先斩后奏”，而“报告”在事前事中事后都可行文。
（总经理工作报告不属于“报告”文种，也不属于“讲话稿”，其实是“工作总结”）
（不得乱起文种名，如“请示报告”、“意见报告”）
批复与批示——“批复”是针对“请示”而言的，而“批示”未必。（“批复”有时效性。有单位规定，如一周内不批复视为同意。）（对下级“批复”，对上级和平级常用“回复”。）
用于表彰的文种——命令、决定、通报。只是级别、性质与公示范围的不同。非法定文种的效力比较——法规性、规定性、约束性递减。
规定（八项规定）、章程（党的章程）、条例（纪律处分条例）、准则（廉洁从业准则）、合同。
制度（事故报告制度）、办法、规则（考场规则）、规程（操作规程）、守则（学生守则）、公约（小区环保公约）、协议、倡议。计划类公文的比较——规划、计划、要点、安排。文种之间的逻辑关联——上级针对“请示”而“批复”。上级针对“报告”而“批示”。先有来“函”，后有“复函”。先有“计划”，后有“总结”。先有“通知”，后有“报告”。
“法定文种”针对“非正式文种”或“机关日常应用文”而言。
“附件”是针对“主件”而言，“附件”不能写成“副件”。（从内容看，有时附件比主件更重要。）但文件可以有“正本”和“副本”之分。
批转、转发与印发——“批转”只能是上级机关的行文，而“转发”可用于多种方向的行文。“印发”多用于内部公文化处理，是首次发，具有中性。凡转发的公文至少是第二次发，遇有多次转发者，要设法避免出现过多的“关于、关于”以及过多的“通知的通知”。）
撤销与废止——前者是“自始无效”，后者自宣布后无效。议案与提案——人大为“议案”，有人数要求，有法定效力。
政协和工会职代会为“提案”，行使民主监督和参与职能。被讨论通过后即为“建议案”。
拟办、批办、承办、注办、催办——“拟办”是文秘部门、部门负责人和承办人提出意见。
“批办”是部门负责人或分管领导。
“承办”包括“办文”与“办事”，前者为文书人员，后者为责任部门。“注办”是承办人将动态与结果在公文处理单上跟踪性注明。“催办”是文秘部门。
主送、抄送，分送——“主送”是主要发送或承办单位。“抄送”只是被告知单位。
“分送”是针对“纪要”而言，因其只是告知，不需办理。（取消以前用的较杂乱的：报送、抄发、发、报、送等。）第六，版式与印制规范
——统一使用A4纸，即16开，国际通用。全纸尺寸210X297MM。（我国以前用B5纸，略小。）上边留白37MM（下边35MM），左边留28MM（右边26MM），上多下少，左多右少。
——正文字号3号仿宋。主标题小二号标宋。每页22行，每行28字，行距固定值28。
——页码。以4号、半角、宋体阿拉伯数字标注，左右各一条一字线。单页面居右空一字、双页面居左空一字。附件应与正文另面编排，并一起装订，统一编页码流水号。
——双面印制，装订眼上下距边均为70MM，约各为1/4。第七，涉密文件规范
——涉密公文不得在互联网相通电脑上操作，或应安装隔离卡。——涉密公文不得邮寄，要专人送达，可通过属地机要部门办理。——不得带涉密文件回家或外出，不得复印或翻印全文。
——秘密、机密、绝密文件，分别保密期限为10年、20年、30年。或另行规定解密时间。
第八，行文规则解读
——总的规则：公文的运行应当“确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性”。
解读：可发可不发的文，不发。“可高可低”的文，先低发。可多发可少发的，少发。讲究文件运行的时效与质量。——上行文规则：
（一）一般不得越级行文。特殊情况需要越级行文时，如有双重上级，应当抄送被越过的另一上级。
（二）原则上只“主送”一个上级单位。或根据需要同时“抄送”相关上级单位和同级单位，但不得同时抄送下级单位。
（三）请示类的上行文应有拟办意见，不得原文转报。
（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（五）上行文不得报送领导个人。
（六）报送上级单位的公文，不得径送承办部门或多头分送，而应由上级单位办公室统一登记、分转和督办。
——下行文规则：
（一）上级单位可直接对其下级单位发文。主送受理单位，根据需要抄送相关单位。
（二）指定主办。向下级单位指示的公文，如属两个以上单位共同办理的，应指定一个主办单位。
（三）“下行上抄”。向下级单位发送的重要行文，应同时抄送发文单位的直接上级单位。
（四）上级单位向受双重领导的下级单位行文，应抄送另一个上级单位。——联合行文规则。“同级”单位之间或不相隶属单位之间可联合行文。多个单位联合行文，主办单位排列在前；
单位内部同级或相应党政工联合发文，排列顺序为党、政、工。非同级不得联合行文。
——部门间协商与行文规则。各部门之间遇有问题应以非公文形式协商为主，除人员任免、奖惩、调动外，原则上不相互行文；涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级单位应当责令其纠正或者撤销。
——办公室行文特例。总经办可就一般性事项对所属二级单位发文;其他职能部门可就职权范围的事项，对所属二级单位对口部门发文，如需对下级单位发文，应由总经办统一发文；
除总经办外其他各部门不得对外正式行文（除非是“函”）。——几个具体的行文规则运用：
A，向上级行文——主要用请示、报告，或请示性的“意见”。（实践中，对上用“意见”，不如用请示、报告适宜。）对上也不宜用“通知”。不得在上行文的“附注”中规定阅文范围。
B，向下级行文——一般用通知、意见、决定、决议、通报、纪要等。C，向平级行文——主要使用供参考的“意见”和“函”。（意见与函的区别：对平行机关或不相属者，如只是告知，可用“意见”，或“意见的函”；如要求对方回复，则用“函”。）
“函”有规范格式、法定效力。而“便函”只是简便的书信。D，“函”的活用——
（对平行或不相隶属单位的“会议通知”可用“邀请函”。）
（“请示”代“函”：当有求于人时，通常以“请示”代“函”，其实这是文种的乱用与违规，但实践中管用……）
（申请类的函：其结语用“请审批”，但不能用“请批示”。因对方不是直接上级。）
第九，公文的审核
领导签发前，主办部门初审，办公室复审。
审核的重点：行文理由与依据？内容合规合法？是否完整体现发文意图？是否与现行公文衔接？所提措施和意见是否可行？发文前是否协商一致？文种、格式是否合规？文字、数据等是否准确得体？
第十，公文表述规范举例
（一）结构层次的规范
——章节标题层次及同级标题序码，必须段落分明、前后一致。除篇、章、节以外的分层序码，可参照下列规格处理：第一档标题用黑体字：一、二、三；第二档标题用楷体字：
（一）（二）
（三）；第三档标题用仿宋字：１、（圆点）２、３；第四档（仿宋）：（1）、（2）、（3）；第五档：①、②、③。
——以上层次序号，可以跳档、省略使用，但不得颠倒使用。
——层次序数不宜过多，以免烦琐。关键要在内在逻辑层次和小标题的精心安排上下功夫。
——序号中凡使用了括号等标号，则不得再用点号。
——凡涉及统一全稿的数目、序数等，需改动时逐页改正或注明。——条例、准则等准公文中的结构层次，一般采用“总分附”层次，即总则、各分则及附则。其逻辑层次也相当于公文结构的引据、论据、结语。
——也可采用“章条款”层次，即章为第一层次，条为第二层次，第三层次用
（一）（二）等表示，相当于款，款以下为“项”。
（二）标点、符号的规范
——标号与点号的区别。（引号、括号与书名号等属于标号，用来标明词语的性质与作用。其中，引号具有“引用、强调、反语”三个作用。括号是注解与说明。）
——标题中的引号、括号与书名号。标题中尽量不使用标点符号。（只有法规性文件名才用书名号，其他的用引号。）（对“农转非”等特定称谓可用引号。）
（对“试行”“暂行”“修改草案”“征求意见稿”等要在题尾用括号标注，是对文件成熟程度的限定。）
——附件存目，其文件名不用标点符号。——标点在正文中尽量不在一行字的首位。
——公文中引用文件名，应先以书名号引用标题，再用括号写出文号。引用外文，要用括号注明中文含义。
（三）名称使用的规范
——名称在文稿中第一次出现时，尽量用全称，或使用无歧义的规范简称。如果名称太长需要用简称，则应在第一次出现全称时，后面用括号加以说明。
——同一名称在文稿中出现多次时，要注意前后统一。有多个名称相继出现时，要谨用“他”。
——提到几个名称时，要根据场合，注意排列次序。
——译名规范统一。凡外国国名、重要的常见地名、人名、党派、政府机构、报刊等译名，均应以正式译名为准。
——运用生僻的专门术语时要有通俗解释。——专用名称或提法要规范。如：
“苏联十月革命”应改为“俄国十月革命”；
“满清”应改为“前清”或“清朝”；“有清一代”，其中的有字是字头，无实际意义。
“蒙族”应改为“蒙古族”（“蒙文”的叫法还是可以的）； “老革命根据地”应改为“革命老根据地”；
“各省、市、自治区”并称时，要改称“各省、自治区、直辖市”；
（四）时间表述的规范
——时间值、时段与时点要界定清晰
如：“收入由原来（2000年）的6亿元上升到2004年的12亿元”。“今年（年初）以来”。
“计划到十一五期（末）拥有运力100万吨”。
“到2010年十一五期，老旧船比例将——”。（重复，使时段模糊）——使用时间代词要顾及文稿发表以后的情况。如“今年”、“明年”、“最近”，“本月”、“上月”。又如“截止（截至）3月30日”等。使用时不能以起草文稿时间计算，而要以发表时间为准。特别在岁末年头更要注意，以免造成时间错误。因此，一般情况下，应避免用时间代词而用具体日期。
——写作时参考旧资料或网上下载，必须特别注意资料中的日期及有关事实，作出适当处理，避免失实。如有“最近”、“不久以前”等字样的，要说明是当时的情况。
——避免运用交待不够清楚的时间概念，如“上月以前”、“前年以后”等。——在运用我国历史上各个朝代年号时，一般应加注公历年份，如“清道光二十年”应写成“1840年”（清道光二十年），或“清道光二十年（1840年）”。
——要注意运用时态助词。如“了”表示动作已经完成，“着”表示动作正在进行等。
（五）关于数字、数据的规范
——用数字说话，使语言更有说服力。（刘邓大军1950年解放大西南，邓小平讲话大意：“一是90万国军改造。二是6000万西南人民土改。三是60万解放军成为战斗队和工作队。”
——长航集团2012年12月文中表述：“公文中的数字，除成文时间（其实新《条例》已改为阿拉伯数字）、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语及具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般均应使用阿拉伯数字”。
——对体例常不统一的（如年月日、物理量、代码等），要求凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较准确时，均应使用阿拉伯数字。如遇特殊情况，或为避免歧义，可灵活变通，但全篇体例要统一。
——凡具有统计意义的数字，必须使用阿拉伯数字。尤其是在企业汇报生产经营中的数字业绩时。
如：30万吨。—1200万元。11个月。东经23°27′30"。1：500。1/4。39°C（物理量均应小写）。公元前440年。
——年份要用全数。1978年，不得简写为78年、或七八年。15时40分，或下午3点40分，可15：40。
——代号、序号均用小写。8341部队。国办发【2014】9号文件。37/38次列车。93号汽油。维生素B12。《文选》第5卷第20页。
34%—35%，不能写成34—35%。
——数字的书写分节及整数位。用于多位数和多位的小数。以小数点为准，分别向前或后，三位数一组，空半角（不能以千里分撇表示）。
——尾数有多位0的数字，一般改写为以万、亿为单位。数字的小写应避免断行。
——用汉字表示数字的举例。定型的词组、惯用语、具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须用汉字。如：两面派。十滴水。星期五。四氧化三铁。二万五千里长征。“十二五”计划。七上八下。九三学社。路易十八。五省一市。二八年华。第三季度。十八届三中全会。一机部三所。一一九师。一0五九农药。
——用汉字表示的特例。如，中国干支纪年和夏历月日等农历用汉字，“八月十五中秋节”，“正月初一”
——清代及清以前的纪年用汉字，并以括号作阿拉伯数字的公元注释。如，太平天国庚申十年（清咸丰十年，公元1860年）
——知名度高的纪念日用汉字。如，五一国际劳动节。五四运动。一.二八事变。一二.九学生运动（为免歧义，用间隔号分开）。
七七事变。“九一三”事件。“三不放过”。（知名度不高者用引号）——概数或约数用汉字，其间不得用顿号。如十之八九。七八十种。五六万元。十二三岁。十几天。几十万分之一。（几字约数用汉字）。但相对精确的大位数用小写，如3000多万吨。美国人的就业指标，已精确到了个位，已经不只是数字的表示问题。
——数据的来源，有无权威性或真实性？（治愈率？是谁检测的。）
——数据的口径。（应发数与实发数，税前与税后，剔除哪些因素，科目归集与计算方式的变更等）。——比例与增减表述要准确清晰。
——同比增加20亿，增加到20亿。增加2倍，是原来的2倍，翻了一番。（既是文字问题，也是数学问题，更是责任心的体现。）
——相对值有时比绝对值更重要。增加（绝对数），增长（相对数）
——数字的增加或减少要注意下列用词和概念： 增加为过去的两倍——即过去为一，现在为二。增加到过去的两倍——即过去为一，现在为二 增加两倍——即过去为一，现在为三。
增加了（增产了）两倍——即过去为一。现在为三。超额百分之八十——即原来是一百，现在是一百八十。降低到百分之八十——即定额是一百，现在是八十。降低（降低了）百分之八十——即原来为一百，现在是二十。
——不能用“降低x倍”或“减少x倍”的提法，只能用“降低百分之几”或“减少百分之几”。因为减少（或降低）一倍就意味着等于零，如果减少（或降低）一倍以上的倍数，那就不可理解了。
——“数据链”有无“打架”。尤其自己推算出来的数字，应仔细检查，使数字准确无误。如文中出现一系列相互关联的数字，应检查是否不团圆。
——“约数”不可小看。不能随便增删数字前后的“近”、“多”、“约”、“左右”等表示分寸的字样。
——超产数字。不能用“完成了x年任务”或“提前跨进2014年”等提法。因为按现有定额推算几年后的任务是不科学的。
——文稿中的计量单位应按国家计量局公布的有关文件执行。
——数字要少面精。非专业场合，引用统计数字要考虑读者的感受，次要的技术性很强的数字，如无损于主题的阐明，最好不用。
讲座结语。以上所讲公文的“形式规范”，重点强调的是公文办理的规则意识和质量意识。形式是为内容服务的，形式有时候也是内容质量的重要方面。通过提高公文办理的质量，强调最为基础的文书与信息处理工作，有利于全面提升企业管理，为公司发展转型提供正能量。
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