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文种的适用范围及特点
一、请示：
（一）定义：适用于向上级机关请求批示、批准。
（二）请示按内容不同分为两种：
1、请求指示的请示（一般用于下列情况）：
（1）工作中发生了重大问题或者对一些特殊问题以往没有规定，难以处理时；（2）本机关、本单位意见分歧较大，无法统一，需要上级机关裁决时等。
2、请求批准的请示（一般用于下列情况）：（1）工作中遇到了困难，需要上级帮助解决时；
（2）因特殊情况难以执行统一政策，需要变通政策处理时；（3）由于本机关职权范围所限一些事项不能决定或者决定不了时；（4）出现建立机构、增加编制等需求时。
（三）注意事项
“请示”应遵循以下原则：
1、一事一文；
2、只有一个主送机关，不多头主送；
3、不越级请示。
4、凡是请求上级机关的事项，它还不具备执行条件和行政约束，所以，请示不得同时抄送下级机关。
（四）请示的结构及写法
请示正文包括：原由、请示事项、请示要求三部分。
1、原由：请示的原由，实际上就是何以提出请示事项和要求的理由、背景及依据，要在正文的开头。先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这样才能顺理成章，有说服力。请示的原由是写作请示的关键，写得充不充分，直接关系到请示事项能否成立，关系到上级机关审批请示的态度等。
2、事项。指请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。请示的事项，要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性和可操作性。（建议在写请示前，先与相关职能部门沟通）
3、要求。为了使请示的事项得到答复，发文机关一定要提出要求。请示的要求常用的写法有：“妥否，请批示”，“以上请示，请审批”等等，虽然是很简单的一句话，但却是请求必不可少的内容。
二、报告
（一）定义：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（二）报告按内容可分为三种：
1、工作报告
2、情况报告
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3、答复报告
（三）注意事项
1、“报告”在文种的使用过程中有与“请示”和“函”混用的情况。应该注意三者之间的区别。
2、请示与报告在使用上的区分：
（1）请示的目的是请求上级指示、批准，要求做出明确批复；而报告的目的则在于让上级知道、掌握某方面或某阶段的情况，不要求批复。
（2）请示必须在事前行文，报告则可在事后行文。
（四）报告正文的写作要点
1、工作报告：正文内容一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。
2、情况报告：情况报告常用于向上级汇报下事项：（1）严重的灾害、事故、案情；
（2）督促办理或检查某工作的情况，如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果。（3）举办重大活动、召开重要会议的基本情况。（4）对某项工作造成失误和问题的检讨与反思。
三、意见
（一）定义：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（二）意见的分类：
1、国家行政机关公文中的“意见”行文方向具有多向性。可用于上行文、下行文和平行文。
2、“意见”根据性质和用途的不同分为“指导性意见”、“实施性意见”、“建议性意见”和评估性意见四种类型。
3、作为上行文：应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应对下级机关报送的“意见”做出处理或给予答复。
4、作为下行文：文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。
5、作为平行文：提出的意见供对方参考。
（三）写作注意事项：
1、前言一般先概括、分析当前面临的状况、问题和必须采取措施的原因，然后以“为了„„，现提出如下意见”的名式引出多以条文形式分述的目标、任务、实施要求、措施办法，或者建议事项、意见等。
2、结语。不同类型的意见，采用不同的结语。呈报性建议意见可用“以上意见代领导决策参考”、“以上意见供参考”作结。
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四、通知
（一）定义：适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的。
1、指示性通知。有关行政法规和规章、办法、措施，可使用这种通知行文。
2、批示性通知（批转、转发性通知）。用于发布某些行政法规，转发上级、同级或不相隶属机关的公文以及批转下级机关的公文。批转性通知需在标题中加“批转”两字；转发性通知需在标题中加“转发”两字。
3、知照性通知。诸如成立、调整、合并、撤销机构，人事任免，启用新印章等。
（二）通知的写法：
1、指示性通知的写法：
指示性通知的正文，一般先写发文的原由、背景、依据；在事项部分，或写发布行政法规、规章制度、办法、措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性原则、具体工作要求等。
2、批示性通知（批转、转发性通知）的写法：（1）说明批转的目的或陈述转发的理由。（2）对受文单位提出贯彻执行的具体要求；（3）根据具体情况做出补充性的规定。
3、事项性通知的写法：
事项性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容，以及做什么，怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。
第一部分是开头，一般是说明为什么要发此通知，目的是什么。
第二部分是主体，即事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，把布置的工作或需周知的事项，阐述清楚，并讲清要求、措施、办法等。
第三部分是结尾。多提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”。
4、会议通知的写法：
一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要设计师、到会人员、会议及报到时间、地点、需要的材料等，通常采用条文式写法，要求内容周密、语言清楚、表述准确，不致产生歧义。
五、通报
（一）定义：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（二）通报的写法
1、表彰通报的一般写法：
（1）叙述先进事迹，包括时间、地点、人物、事迹、怎么做、结果；
（2）对上述事件进行分析、评议，指出其典型意义，或概括其主要经验。语言要简明概括；（3）提出表彰或发出号召。
2、批评通知的一般写法：
－3－（1）通报原由，即将事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故、后果等交待清楚；
（2）对事故进行分析评议，重点分析事故发生的原因，指出事故的性质及其危害，并提出处分决定；（3）写明防止此类事故的措施，要对症下药，提出告诫，或重申某一方面的纪律。
3、情况通报的一般写法：（1）叙述情况；
（2）分析情况，阐明意义；（3）指出指导性意见。
六、批复
（一）定义：适用于答复下级机关的请示事项。
（二）批复的分类
1、“批复”按答复结果和内容不同分为：（1）“同意性批复”、（2）“否定性批复”（3）“解答性批复”
2、注意事项
（1）“批复”是针对“请示”事项所作的答复，需要态度明确，不可模棱两可。（2）同意所请示的事项时，还要提出具体的要求，做出明确的指示；（3）当不同意所请示事项时，要写明理由；
（4）部分同意所请示事项时，要提出具体调整、补充意见。
（5）“批复”具有权威性。上级机关通过批复表态准许怎样做，不准许怎样做。下级必须执行上级机关的批复意见。
七、函
（一）定义：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（二）函的主要类型
1、商洽函。主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作，联系有关事宜的函。如商调函、联系租赁函、洽谈业务函等。
2、询问答复函。主要用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。
3、请批、批准函。主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。有关机关、单位涉及部门业务工作，需向不相隶属的业务主管部门请求批准，但又因互相之间不是上下级的关系而不宜用行文，就应用函。
（三）函与请示的区别
1、使用函还是请示，主要依据发文机关与受文机关的关系。函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。向主管单位请求批准事项，主管单
－4－ 位用复函批准请求事项。
2、请示则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。因此，在使用请示和函时，我们首先要弄清发文机关和受文机关的关系，然后才能确定用什么文种。
（四）函与批复的区别
函有发函与复函之分，复函是用于回复不相隶属机关来函提出的事项，批复则是用来批准答复下级机关的请示。从使用范围来看，函比批复更广泛，使用更灵活。
八、会议纪要
（一）定义：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（二）会议纪要的特点
行文方向具有灵活性，可上行、下行和平行。上行起到“报告”的作用，汇报会议情况。下行起到“通知”的作用，按照会议精神布置指导工作。平行起到“协议”的作用，与会各方共同遵守，也可以与有关单位互通情况，起“通报”作用。
1、纪实性。会议纪要须如实反映会议的内容和议定事项，不能把没有经过会议讨论的问题写进会议纪要。
2、提要性。会议纪要是会议的要点，不是会议记录，不能有闻必录，平铺直叙，而是必须对会议繁杂的情况和内容进行综合概括性的整理，即概括主要精神，归纳出主要事项，体现出中心思想，使人一目了然，易于把握精髓。
3、约束性。会议纪要一经下发，便要求与会单位和有关人员遵守、执行。
（三）注意事项
1、“会议纪要”在未经领导机关批准转发之前，所涉及的决定并没有行政约束力，一经领导机关批准转发，就成为有权威的指导性公文了。
2、“会议纪要”只要求记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容或者虽属于会议内容但没有取得一致意见的，不能写入“会议纪要”。撰写人要尊重会议的客观实际，不可擅自增删会议内容。
九、简报
（一）定义：简报是传播信息、交流经验、指导工作的一种摘要性文件。
（二）简报的特点
1、时效性。
2、简明性。
3、新颖性。
4、机密性。（只在机关、单位内部传阅）
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公文结语的拟写
通知：
通报：
通告：
请示：
• 请审核批示；请批复；请即批复；请即批复为盼；当（妥）否,请批示；请审批；如无不当请批复。
报告：
• 特此报告；此报告，请审阅；如有不当请指正；特此备案；特„„请查收；以上意见如无不当请批转„„执行等。
函：
• 特此函告；特此函复；此复；请即见复为盼；请即见复为感；请示复；„„为盼；„„为感；„„为荷；谨致谢忱；非常感谢；切盼；盼复；此致等。
特此通告；自„„实行（执行）；自„„起生效。特此通报；特予通报；特通报„„以资„„；特通报„„以示„„ 特此通知；望„„执行；请„„试行；按„„办理等。
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