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五大连池市中小学教学管理与教育技术应用培训教程
编制：信息部
王景江
Excel在教学与管理中的应用 ————利用Excel快速统计学生成绩
每次考试结束后，面对诸多的统计项目，许多教师开始在计算机中使用Excel软件进行统计。可是里面涉及的函数公式让很多教师头疼，而且稍不注意就容易出错。笔者结合多年的工作实践和我市常规学生考试成绩统计报表的要求，用Excel制作了两个（分中学和小学）能够自动统计成绩的电子表格模板分别提供给中小学教师使用。只要在“空白”模板中填上学生考试的基本信息，EXCEL自动计算出各科总分、名次、平均分、及格率、优秀率、差生率、最高分、最低分以及各科成绩分段情况；各科最高分、最低分和不及格学生成绩以不同颜色显示出来，使老师对不同学生成绩一目了然；能够让教师方便快捷、准确无误进行统计，轻松完成繁重的工作，相关报表轻松输出，彻底告别那些眼花缭乱的繁杂统计工作，提高工作效率。
一、输入基本信息
打开EXCEL，在表格中输入基本信息，包括序号、考号、学生姓名、科目、总分、名次等。并设置好各信息的格式，为方便日后应用和图解说明，假定小学的学生数为100人，表格结构（如图1）所示，中学的学生数为300人，表格结构（如图2）所示。把 五大连池市中小学教学管理与教育技术应用培训教程
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图2 小学的学生整体成绩统计分析表头在“成绩册”工作表的M-Y列间制作，（见图3）
图3
中学的学生整体成绩统计分析表头在“成绩册”工作表的P-AB列间制作，（见图4）
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图4
二、运用函数公式求各科目成绩统计项
1、计算学生各科目的总分
小学在I4栏的输入“=SUM(E4:H4)”，中学在L4栏输入“=SUM(E4:K4)”（不包括双引号）按回车键或单击编辑栏中的输入按钮“√”确认。要计算每个学生的总成绩，可用鼠标对准I4(中学L4)单元格右下角的填充柄，向下拖动至I103(中学L303)单元格，被拖动的单元格的公式即被复制到了拖动到单元格的区域。
2、按学生的总分排名次
小学在单元格J4输入“=RANK(I4,$I$4:$I$103)”，中学的在单元格M4输入“=RANK(L4,$L$4:$L$303)”后按回车键或单击编辑栏中的输入按钮“√”确认。用鼠标对准J4单元格右下角的填充柄，向下拖动至J103单元格，J4单元格的公式即被复制到了J4 ：J103单元格区域。中学的用鼠标对准M4单元格右下角的填充柄，向下拖动至M303单元格，M4单元格的公式即被复制到了M4 ：M303单元格区域。
3、统计各科目参考人数
小学语文的参考人数在单元格N5输入“=COUNT(E4:E103)”，中学语文的参考人数在单元格Q6输入“=COUNT(E4:E303)”，其余科目的参考人数以此类推，在其显示参考人数的单元格中输入相应公式，主要变化是单元格的区域为所统计科目记录分数的区域。
4、计算各科目总分
小学语文的总分在单元格O5输入“=SUM(E4:E103)”，中学语文的总分在单元格R6输入“=SUM(E4:E303)”，其余科目的总分以此类推。
5、统计各科目各分数段的人数 ①分数
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输入“=COUNTIF(E4:E303,“
②30≤分数
③60≤分数
④80≤分数(100制)、96≤分数(120制)小学语文在单元格S5输入“=COUNTIF(E4:E103,”>=80“)”，中学语文在单元格V6输入“=COUNTIF(E4:E303,”>=96“)”，其余科目的以此类推,但要注意所统计的科目是100制还是120制。
6、统计各科目差生率
小学语文在单元格T5输入“=COUNTIF(E4:E103,”
7、统计各科目及格率
小学语文在单元格U5输入“=COUNTIF(E4:E103,“>=60”)/COUNT(E4:E103)”，中学语文在单元格X6输入“=COUNTIF(E4:E303,“>=72”)/COUNT(E4:E303)”，其余科目的以此类推,但要注意所统计的科目是100制还是120制。
8、统计各科目优秀率
小学语文在单元格V5输入“=COUNTIF(E4:E103,“>=80”)/COUNT(E4:E103)”，中学语文在单元格Y6输入“=COUNTIF(E4:E303,“>=96”)/COUNT(E4:E303)”，其余科目的以此类推,但要注意所统计的科目是100制还是120制。
9、统计各科目平均分
小学语文在单元格W5输入“=AVERAGE(E4:E103)”，中学语文在单元格Z6输入“=AVERAGE(E4:E303)”，其余科目的以此类推。
10、统计各科目最高分
小学语文在单元格X5输入“=MAX(E4:E103)”，中学语文在单元格AA6输入“=MAX(E4:E303)”，其余科目的以此类推。
11、统计各科目最低分
小学语文在单元格Y5输入“=MIN(E4:E103)”，中学语文在单元格AB6输入“=MIN(E4:E303)”，其余科目的以此类推。
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完成后的效果（见图
5、图6）。
图5
图6
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三、偏科分析
下面以“小学考试成绩统计分析模版”为例说明，打开
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都设置完成后的效果（见图8）。
图8
四、填写报表 还是以“小学考试成绩统计分析模版”为例说明，比如要上报小学语文的统计数据，打开 五大连池市中小学教学管理与教育技术应用培训教程
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五、制作模板
完成上述过程之后，把“小学考试成绩统计分析模版”中 五大连池市中小学教学管理与教育技术应用培训教程
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为了使用方便防止重复录入数据和录入错误数据做如下设置：
1、拒绝录入重复数据
序号、考号、姓名都是唯一的，不允许重复。我们可以通过设置Excel的数据有效性，拒绝录入重复数据。以防止重复录入学生的姓名为例，我们将为学生姓名所在的列进行一些提示性的设置，如：“小学考试成绩统计分析模版”中姓名在D列，范围是D4至D103，首先选中D4:D103单元格，点击“数据” →“有效性”，弹出“数据有效性”窗口。（见图12）
图12
切换到“设置”选项卡，打开“允许”下拉框，选择“自定义”，在“公式”栏中输入“=countif(D:D,D4)=1”（不含双引号，在英文半角状态下输入）。(见图13)
图13
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切换到“出错警告”选项卡，选择出错警告信息的样式为“警告”，填写标题和错误信息，最后单击“确定”按钮，完成数据有效性设置（见图14）。（序号、考号录入范围的设置照此进行，只是列号不同）
图14 这样，在D列中输入姓名信息，当输入的信息重复时，Excel立刻弹出错误警告，提示我们输入有误。（见图15）
图15 这时，只要单击“否”，关闭提示消息框，重新输入正确的数据，就可以避免录入重复的数据。
2、录入错误警告
用Excel处理数据，有些数据是有范围限制的，比如以百分制记分的考试成绩必须是0—100之间的某个数据，录入此范围之外的数据就是无效数据，如果采用人工审核的方法，要从浩瀚的数据中找到无效数据是件麻烦事，我们可以用Excel的数据有效性，快速找出表格中的无效数据。
先选中需要审核的区域，（如：“小学考试成绩统计分析模版”中D4至H103的区域是学生成绩录入区域就需要审核。）再单击菜单栏中的“数据”→“有效性”，打开
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“数据有效性”面板，单击“设置”，在“有效性条件”中设置如下：“允许(A)”设置为：小数，数据设置：介于，最小值：0，最大值：100。（120分制最大值是120）单击“出错警告”，勾选“输入无效数据时显示出错警告(S)”，“样式(I)：”设为“停止”，“出错信息(T)：”设为“朋友，您录入错误了!请点击‘取消’重新录入!”，最后单击“确定”按钮。若录入的数据超出设置范围，系统会自动报警。
中学模板中要注意100分制和120分制要分别设置。
一切设置完成后，分别采用下面方式进行另存为，在“文件”菜单中选择“另存为”命令，出现“另存为”对话框。在“保存类型”列表框中选择“模板”，在“保存位置”出现Templates文件夹，单击“保存”按钮（见图16）。用于另存为模板的原文件见附件（供同志们下载使用）。
图16
六、运用电子表格模板统计学生成绩
1、启动Excel，选择“文件”菜单中的“新建”命令，在工作簿窗口的右侧弹出“新建工作簿”任务窗格。
2、在任务窗格中，单击“模板”选项区中的“本机上的模板”，打开“模板”对话框。（见图17）
图17
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3、在该对话框中列出了已有的工作簿模板。选择要使用的考试成绩分析模板，单击“确定”按钮，系统将打开选中的模板文件。
4、根据考生人数确定模板中行数的删减或增加，小学模板设计为100人，即设计了100行（行号为：4—103）学生信息录入部分；中学模板设计为300人，即设计了300行（行号为：4—303）学生信息录入部分。如果考生人数低于模板设计人数，只要删除不需要的行即可，（注意：不是按删除键删除内容或清除内容，而是选择不需要的行号然后右键点击选择的部分，在出现的菜单中选择“删除”命令，或者选择好行号后，点击“编辑”菜单，选择“删除”命令。）如果考生人数多于模板设计人数，就要在原模板设计的使用行的区间插入要增加的行。（注意：不要在原设计使用行的首行或尾行插入行，否则原设计的函数公式范围部分不会随行数的变化而变化）增加的行，函数公式要通过填充柄填充一下。
5、在单元格A4输入“ '001”,A5中输入“ '002”，然后通过自动填充添加其他序号，根据序号确认行数的删减或增加是否正确。
6、输入考生的考号、姓名、各科成绩。以上考生的基本信息输入后，一切统计计算电脑就自动完成。
7、最后，选好文件的保存位置，单击“保存”即可。
至此，一个超强的学生成绩统计模板从制作到如何应用就介绍完了，应用时，打开此模板，在其中输入学生的基本信息，其余一切交给电脑来完成。希望此文能给广大教师们带来帮助。达到有效地提高工作效率的目的。以期为处于繁忙的日常教学和学生管理工作中的广大中小学教师提供有力的支持。
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