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采购统计员作业指导书版本/修改状态：A/0
第一章职位说明书
第一节岗位职责
职位名称：采购部统计员
直接隶属：采购部经理
直接下属：无
协调部门：综合计划部、财务部、保管员
岗位描述：在采购部经理领导下，负责各类统计报表拟制、文件、资料整理归档工作；负责票据传递、往来明细帐对帐工作；负责按经理下达的定点采购物资订货通知单进行电话订货通知，经经理授权可代其处理日常工作。
岗位职责：
1、负责每天原料肉、辅料、包装物、低耗品的出入库的统计； 负责对大宗原料，包装物，辅料库存制作日报、周报、月报表工作，及时（日报表每日9点前，周报表每周一9点前）上报有关部门（日、周报表报采购部经理、储运部经理、综合计划部经理；月报表报采购部经理、分公司总经理、财务部成本会计）。
2、负责每月原料肉、辅料、包装物及低耗品的盘点工作，月末盘点表 5日前上报。
3、收到外购物资发票后，按公司要求履行各项签字手续并及时送交财务。
4、负责与有购货合同的供应商发订货订单的工作，按时完成综合计划部及公司内部所需各种报表工作。
5、负责与财务部成本会计核对供应商往来帐。
6、负责检查保管员物资帐、物是否一致。
7、对公司下发的各种文件、供应商的各种资质证明（如：原料肉的检疫证明、防五证明、清真证明、供应商各种经营证照等）、物资标准等，及时整
理归档。
8、对供应商建立详尽的供方档案，有新增客户及时索要各项有关资料并记录归档，保证资讯准确，同时把各种订货合同整理归档。
9、按台帐格式填报各种物资采购、付款、挂帐等记录，月末将各种数据汇总后报采购部经理。
10、协助采购经理做好外购物资采购及日常事务性工作。11、12、代经理接听电话时，有理有度地回答供应商提出的问题，保持良好的客户关系，并记录电话内容，上报部门经理。
第二节主要权利
1、有权要求保管员提供所需的各种物资库存、用量等相关数据。
2、有权检查保管员的帐物管理情况。
3、特殊情况由经理授权，有权处理采购部日常事务。
第二章常规工作内容
第一节填报各类报表
一、日报表
每日9：00时前报出《分公司内包装、原辅料购入、消耗、库存日报表》与《包装物购入、消耗、库存日报表》，交采购部经理、储运部统计、分公司总经理各一份。
二、周报表
每周一9：00时前报出《库存原料肉周报表》、《分公司内包装、原辅料购入、消耗、库存日报表》与《包装物购入、消耗、库存日报表》，交采购部经理、分公司总经理、综合计划部各一份。
三、月报表
每月5日前报出《库存积压辅料、内包装、包装袋报表》、《分公司内包装、原辅料购入、消耗、库存月报表》与《包装物购入、消耗、库存月报表》，交采购部经理、分公司总经理、综合计划部各一份。
四、其它报表
1、对于相关部门及主管领导索取的各类数据，编制报表后上报。
2、年末，对各类物资的购入与消耗情况进行汇总，上报采购部经理、分公司总经理、综合计划部。
第二节办理物资入库手续
1、采购部统计员对各类外购物资的购货发票、入库单的名称、数量、单价、金额进行逐一核对。
2、核对无误后持购货发票、入库单，交采购部保管员、采购部经理、分公司总经理在购货发票上签字，方可办理入库手续。
3、如是外购的原辅料、包装物、竹签等物资，需品控部进行验收的，在交采购部保管员、采购部经理、分公司总经理签字的同时，还应请品控部经理在购货发票上签字确认，方可办理入库。
4、凭签字后的单据在《采购部应付账款往来账》、《流水账》上进行登记，月末采购部统计就应付账款余额与财务部成本会计进行核对。
5、将签字后的购货发票与入库单送达财务部成本会计处，将购货发票的抵扣联交财务部纳税会计。
第三节物资订购
采购部统计员负责协助本部门经理对辅料及包装物进行订购。
一、外购物资
1、填写《订货通知单》，交采购部经理、分公司总经理签字后，向供应商发送传真。
2、传真发送后，随时询问发货情况及是否开具增值税发票。
二、市内物资的采购
1、对于本市内原辅料的采购，有固定供应商的，由采购部经理根据原辅料的库存情况，通知统计员进行电话订购。
2、电话订购向供应商讲明，品名、数量、送货时间及增值税发票的开具情况。
第四节电话接听与传真收发
一、电话接听
1、接听如是采购部统计业务范围之内的，可向对方做出答复。
2、如采购部经理不在，对于统计员无法做出答复或解决的事宜，则由统计员将接听电话的内容，在本人待办单上详细记录，待采购部经理回来后，及时汇报。
二、传真的收发
1、接收传真
（1）本部门接收的传真内容主要有：发货包裹票、供应商提供的辅 料质量标准、对经供应商确认的购货合同、与供应商的对账单等。
（2）接收到的传真应交采购部经理审阅后，进行妥善保管，存档备查。如接收的是对账单，则应立即送至财务部成本会计处。
（3）如接到的传真收件人为其它部门人员，在接收后立即送达该部门。
2、发送传真
（1）本部门发送传真的主要内容有：购货合同、货物接收回执单、为供应商提供电汇底联、为新供应商提供发票名目及发货接收地址、上报给综合计划部的各种报表。
（2）购货合同传真至供应商处后，应随时打电话进行督办，购货合同回传后，复印两份，交财务部一份，采购部自留一份存档备查。
第五节工作总结．待办单
一、日工作待办单
1、待办单要放在办公桌上的明显位置，便于提醒自己。
2、随时记录待办事项，经常查看待办事项，排列好各事项工作顺序，一个工作日的工作完成后，要认真进行总结，并制定次日工作计划，填写待办单。上一个工作日的待办事项未完成，应誊写到次日待办单上。
3、将当日工作项目记录，做出总结。
二、月末工作总结
1、每月30日16：00时前将月工作总结报人事行政部经理处。
2、月工作总结应按公司规定的格式填写，内容真实全面．不漏项。
第六节部务管理
一、会议记录
1、每周一参加由采购部经理召集采购部全体人员参加的部务会议，并做会议记录。
2、对一周内的工作向采购部经理做出汇报。
3、做好会议记录，存档备查。
二、考勤管理
1、对采购部全体员工的出勤情况进行记录，员工病事假应履行公司规定的手续。
2、每月月末，采购部统计员将考勤表交本部门经理签字后，交人事行政部经理、分公司总经理签字后，送财务部成本会计处。
三、文件的归档与管理
1、公司文件
（1）对集团、分公司下发的文件按下发的先后顺序逐月归档。
（2）文件的借阅应请示本部门经理后，履行借阅手续。
2、供应商档案
（1）供应商档案的主要内容应包括：营业执照、税务登记证、卫生许可证、质量、卫生监督检验报告等。
（2）供应商档案编号后存档。
（3）供应商档案应严格保密，确需借阅应请示采购部经理后，履行公司借阅手续。
3、购货合同
（1）与供应商签订的购货合同，应按合同接收时间的先后顺序，编号后归档。
（2）购货合同应严格保密，确需借阅应请示采购部经理后，履行公司借阅手续。
4、其它资料
（1）对于采购部有关业务的请示单及报表等相关资料，要按时间发生的先后顺序进行存档。
（2）资料的保管应遵循公司的保密原则。
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