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采购工作执行纲要
一、采购工作流程
（一）新供应商的评定
1.其中，新供货商的评定需要执行本公司供货商评定程序，如供方资质证明，生产规模、设备详情、货品价格等。最好由公司各部门组成测评小组，走访勘察后进行最后评定。在此阶段须考虑备用供商的建立，以备不时之需。
2.样品制作与询价阶段需要注意不能单方面考虑采购物品的质量，又不能单方面考虑采购成本。选择符合使用性能的性价比较高的公司建立关系。
4.寻找的新供方最好为直接生产商，尽量避免通过经销商采购。
3.以公司利益为重，拒绝待评定方的任何利益诱惑。
(二)制定采购合同：
1.合同评审，明确采购数量、规格、单价、总价、交货期、违约责任及处罚细节。交采购部门经理和财务部门经理签字
2合同虽有法律效应，但在实际操作中执行力不是很好，为了不必要的纠纷，在制定合同中有些小技巧，如将交货日期缩短等。
3合同中涉及双方权利与义务关系的条例应以公司利益为重。
（三）按合同催货
需要很多的沟通技巧，与供方建立良好的供求合作关系和个人关系，这需要在日常的往来中慢慢建立。与之建立良好的关系是采购们保质保量按时供给的必要基础。
（四）采购物品入库
1．采购要对采购来的物品要进行初检，如物品外观、数量、规格、材质、包装等。特殊材质、或特殊制作的物品要提供材质证明书或工艺证明书等。
2．填写交验单交送质保部，由质保部对采购物品的质量进行进一步检验。将送货单据交与库房。
3.质保部检验合格的产品按照程序依次由质保部、采购部、和库房主管进行签字，将签字后单据进行妥善保管。
4．不合格采购物品由质保部门决断，进行退货或超差审理。此时需要与供方进行妥善沟通与协商，必要时要诉诸法律，履行合同内容。
二、采购与各部门执行程序
（一）采购与生产部门：
生产部门所需物品应直接与库房联系，若有特殊情况急需，或有非生产常用物品缺乏，应由提交采购申请，申报公司批准、采购询价、财务部门审核、执行采购几个程序组成。（其它部门采购物品时也须进行此程序）
（二）采购与库房：
1接收外购物品来货信息清单，将信息交与库房，待将采购物品入库。经质保部、采购部、库房主管签字后办理正式入库。将办理入库的外购物品信息进行存档。
2已经入库，但在生产中发现不合格品的须由质保部，库房签字交与采购处理。
3库房须及时更新库存信息，并定期向采购部门提供库存更新信息，包括安全库存和实际库存。由采购部门决定是否进行采购。月末须根据库房提供的库存信息提出下月的采购计划。辅料的采购需要库房提出申请。
（三）采购与质保部门：
1外购件的交验：经采购初检后向质保部提供交验单，和采购品相关的资料信息。（在交验单上应明确数量、规格、外购物品编号、交验人等信息）
2不合格品由质保部门提供正式的检验报告，明确不合格品各种信息，便于和供方沟通处理。
3配合质量部门对已入库的外购物品进行复检，如有不合格品应及时明确来货批次，避免批量性质量问题，与供方联系处理。
（四）采购与技术部门：
1对已定型产品，采购部门对图纸要进行妥善保管。
2对临脱产品的图纸，技术部要及时交与采购部，采购部负责将临脱图纸发放给各供应商，保证技术部门和各供方的同步性，并兼顾对供方进行技术支持。（若临脱改动交大，则需与供方重新商议，进行定价）新产品的研发需采购的物品，技术部门需向公司提出申请，提前通知采购部门，并明确采购品的各种信息。
（五）采购与财务部门 ：
1审核新采购品价格，当采购品价格出现波动时，应及时报于财务部门审核。
2定期开具当月入库发票，办理验票手续。
3审核各批次的采购合同。
4按合同要求办理应付货款。
5配合财务部门进行阶段对账。
三、文档管理
（一）将每次订货合同归档：合同的整理可以按照一定的特点进行分类，如：按日期阶段分类、按供方名称分类、按供方所在区域分类等。这样可以便于以后的查询工作。
（二）送货单、交验单、入库单的存档：三者需要按相同的规则进行分类，主要是方便不合格品的退货、补偿纠纷。（另一项明确退、补记录的是不合格品的出库单）
（三）建立各供应商的评估记录，如合格率统计，履约率统计，价格波动统计等，进行阶段性汇总，对各供应商进行优胜劣汰。（各统计信息来源于采购部各批次采购信息、质保部交验合格率统计、库房不合格品退补记录等。评估记录是一项长期性的工作，需要采购人员有较好的记忆力，建议当时对每个批次采购品信息进行统计，避免汇总时繁琐的查找工作）
（四）图纸的管理：将技术部发放给采购部的图纸进行妥善保管，定型产品可以按照产品编号分类，临脱图纸分开保存。
（五）小技巧：由于采购工作从制定合同到账务明确需要一定的时间，此工作均与采购本职工作息息相关，在日常对文档管理工作中，需随身携带笔记本随时记录上级下达的采购任务、所需要求等。及时跟进采购物品的到货信息，在采购物品到货后不光要做好入库的一系列程序，档案管理等，还要有一份便于自身工作的各供方的供货记录，辅助自己完成账务核对、货物退、补等工作。
四、供货商的管理
（一）新供方的评定：
1资质评价，涉及所有采购物资的供货厂商须具备《营业执照》、《税务登记证》和相关的《制造许可证》。
2质量评价，供方的产品须具备相关的质量体系认证证书。供方须提供相关产品的质量检测报告。
3价格评价，供方的报价须有正式的相关产品目单，报价中要注明包含运费、税价、安装、服务与否等内容。同一物资需要具备至少两家的报价，结合质量、服务、使用性能等给予供方价格评价。
4服务评价，供方需要有自己的服务体系和服务人员及服务时间。供方是否对出现的质量问题进行有效的处理等。
5其他评价，如供方销售人员的品德、该公司的生产规模和生产设备状况、销售业绩及相关信息、是否能接受延期付款或先到货后付款等。
（二）供方复核：
1根据公司对供应商的评价办法，每年对全部供应商进行一次全面的评价。特殊情况下可以缩短评价时间，达不到要求的给予淘汰。
1生产资质和质保体系的复查○2各供应商的产品合2供方复核的标准，○
3交货能力，包括交货及时性、样品的及时性、能否扩大供货数量○4对格率○
5现有合作状况如合同履约率、额外费用比例等。质量问题的处理能力○
1公司可将供应商划定不同信用等级进行管理。对3供方的管理措施，○
2为最高信用的供应商，公司可提供物料免检、优先支付贷款等优惠待遇。○
避免重大质量问题的出现，公司对重要的供应商可派遣专职驻厂员（一般不
3公司应减少对个别供应商大户的采取），或经常对供应商进行质量检查。○
4公司采购、研发、生产、技术部门，可对供应过分依赖，分散采购风险。○
商指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。
采购是一项要求各方面能力都比较突出的工作，需要精准的掌握市场行情，保证公司不因价格的波动蒙受任何损失；需要大量的与人沟通、协调，保证公司所需物资的充盈；也需要对自己的工作细致认真，保证每一次交易都是有据可循。采购又是一个敏感的职业，在与各供应商建立良好的合作和人际关系，保持良好沟通的同时，还要特别注意自己的行为是否触犯道德底线和法律禁区。有害于公司利益的事坚决不做！违背道德、触犯法律的事坚决不做！
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