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关于印发《中国石油天然气集团公司人事档案工作管理规定》（试行）的通知
中油人劳字２００２２１８号
各企事业单位：
为进一步加强人事档案工作，理顺管理体制，规范管理程序，根据党和国家有关人事档案工作的政策、法规，结合集团公司实际，研究制定了《中国石油天然气集团公司人事档案工作管理规定》（试行）。现印发给你们，请各单位认真贯彻执行。
中国石油天然气集团公司
二００二年五月二十一日
中国石油天然气集团公司人事档案工作管理规定（试行）
第一章 总则
第一条 为加强人事档案工作，提高科学管理水平，实现人事档案管理的制度化、规范化、科学化，更好地为企业人事工作、人事决策工作和企业经济建设服务，根据党和国家有关档案、保密的法规和制度，结合集团公司实际，特制定本规定。
第二条 人事档案工作是党和国家人事工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行党和国家人事工作路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，进行现代化建设服务的。
第三条 人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的记载和反映人员经历、德才水平、工作绩能等内容的，以个人为单位集中保存起来供备查考的原始记录，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。
第四条 在人事档案管理工作中，必须贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》以及党和国家有关人事档案管理的法规、制度，严密保管，确保人事档案的完整与安全。
第二章 体制、机构和职责
第五条 中国石油天然气集团公司（以下简称集团公司）人事档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。集团公司党组管理的领导人员以及集团公司机关工作人员的人事档案，由集团公司统一管理；其他人事档案由其所在企事业单位的组织人事部门集中管理，或由企业所属单位的组织人事部门相对集中管理。不具备保管条件或档案数量较少的单位，其人事档案由上一级单位管理。
第六条 根据中共中央组织部《干部档案工作条例》的规定，每管理一千人的档案需配备一名专职人员，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。
第七条 因工作需要，新建立人事档案管理机构的单位，必须由上级人事档案业务管理部门对其管档权限、管理范围以及管档条件进行严格的审核。经审查核准的单位，方可开展人事档案管理工作。
第八条 集团公司在中央组织部直接指导下，负责对所属企事业单位及控股公司人事档案工作的宏观管理、业务指导、目标管理的检查验收和审批上报等工作。其主要职责是：
（一）根据党和国家人事档案工作的方针、政策制定有关规定、办法和工作规划，对所属企事业单位及控股公司人事档案工作进行业务指导、监督和检查；掌握人事档案工作情况，研究解决人事档案工作中存在的问题；
（二）负责组织实施人事档案工作目标管理，对企事业单位和控股公司目标管理等级进
行检查验收、审批上报、颁发证书（其中管理５００卷以上一级单位由中组部颁发证书，管理５００卷以下一级单位和申报二级、三级的单位统一由集团公司颁发证书）；
（三）负责制定培训计划，组织人事档案工作人员进行业务培训；
（四）负责开展业务研究，组织人事档案工作经验交流，推广、应用现代化管理技术；
（五）负责对所管理人事档案的收集、整理、利用、转递、统计等工作；
（六）负责做好人事档案的安全、保密、保护工作；
（七）办理其他有关事项。
第九条 集团公司所属企事业单位及控股公司组织人事部门，负责对下属单位人事档案工作的宏观管理、业务指导和目标管理等工作。其主要职责是：
（一）贯彻落实党和国家、集团公司有关人事档案工作文件精神，负责制定本单位人事档案工作规划、计划和管理办法，对下属管档单位人事档案工作进行业务指导、监督和检查；
（二）掌握人事档案工作情况，研究解决工作中存在的问题，推广先进经验和现代化管理技术；
（三）负责组织下属单位实施人事档案工作目标管理，对目标管理情况进行检查考核，并按规定将检查结果报集团公司审批；
（四）负责对下属单位人事档案工作人员的业务培训；
（五）负责对所管人事档案的收集、整理、利用、转递、统计等工作；
（六）负责向集团公司报送工作计划、年度工作总结、人事档案管理办法（规定）以及各类统计报表等；
（七）办理其他有关事项。
第三章 组织领导和队伍建设
第十条 各单位要加强对人事档案工作的领导，将人事档案工作纳入议事日程，明确分管领导，及时研究解决问题。所需经费，列入本单位经费预算，保证落实。
第十一条 各级组织人事部门，要加强人事档案工作队伍建设，选调政治可靠、作风正派、责任心强、具有大专以上学历的中共正式党员从事人事档案管理工作。要妥善解决他们的职级待遇，按规定评定档案或政工系列专业技术职务任职资格。要保持队伍相对稳定，人员变动时，应及时报上级业务主管部门备案，并做好档案和档案材料及业务文件的交接工作。第十二条 人事档案工作人员应具有较高的政治素质和业务素质，其基本要求是：
（一）坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和党的各项方针、政策；
（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，具有档案专业及相关专业知识，具备计算机操作等技能，做到持证上岗；
（三）严格遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守秘密法》等法律法规，保护人事档案的安全，不得泄露档案内容；
（四）坚持原则，不徇私情，严格执行人事档案管理工作的各项规章制度。
第十三条 各单位根据中组部及集团公司有关规定，对在人事档案工作中做出突出贡献的同志，应给予表扬和奖励；对失职者，应视情节轻重，给予批评教育，直至纪律处分。
第四章 档案的内容和分类
第十四条 各级组织人事部门对所管理的人员都要建立人事档案。人事档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。
第十五条 人事档案正本由历史地、全面地反映人事情况的材料构成。内容及其分类：第一类 履历材料；
第二类 自传材料；
第三类 鉴定、考核、考察材料；
第四类 学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；
第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；
第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；
第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；
第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
第十类 其他可供组织上参考的材料。
第十六条 人事档案副本是人事档案正本主要材料的复制件。人事档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件（或重复件）构成：
第一类的近期履历材料；
第三类的主要鉴定、考核材料；
第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；
第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；
第七类的奖励材料；
第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料；
第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料；
其他类别如有重复的材料，也可归入副本。
第五章 管理范围
第十七条 人事档案管理的范围，原则上应与人事管理范围相一致。
第十八条 在职人员档案的管理
（一）集团公司党组成员，人事档案正本由中央组织部管理，副本由集团公司管理；
（二）集团公司党组管理的领导人员，人事档案正本由集团公司管理，副本由所在企业管理；
（三）集团公司所属企事业单位管理的领导人员，人事档案正本由所在企业管理，副本由所在单位管理；
（四）其他人员，人事档案由所在单位相对集中管理。
第十九条 退（离）休人员档案的管理
（一）集团公司党组成员，人事档案由中央组织部保管；
（二）集团公司党组管理的领导人员，人事档案转至所在企业保管；
（三）其他人员，人事档案仍由所在单位保管。
第二十条 死亡人员档案的管理
（一）中央和国务院管理的人员，其档案由原管理单位保管五年后，移交中央档案馆永久保存；
（二）集团公司党组管理的领导人员，其档案转至所在企业保管五年后，移交同级综合档案部门永久保存；
（三）其他人员，人事档案由所在单位保存五年后，移交同级档案部门保存，按同级国家档案部门接收范围的规定移交。
第二十一条 流动人员档案的管理
（一）在职人员因辞职、被辞退、解除劳动合同或聘用合同、自费出国留学等原因与企业脱离劳动关系后，其档案可转至政府人事部门委托的人才流动服务机构（以下简称人才流动服务机构）管理，没有调档函的暂由原单位代为保管；
（二）在职人员在受刑事处分和劳动教养期间，人事档案仍由原所在单位保管。刑满释放和解除劳教后，重新就业的，其档案由新工作单位组织人事部门或人才流动服务机构保管；
（三）在职人员出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由原所在单位保管。
第二十二条 人事档案工作人员及其在本单位的直系亲属的档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管；组织人事部门工作人员及亲属的档案由档案工作人员设专柜管理。
第六章 档案材料的收集、鉴别与归档
第二十三条 档案材料收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映其政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案。
第二十四条 建立档案材料收集网络。各级组织人事、党（团）组织、纪检监察、工会、教育培训、审计、统战等档案材料形成部门，在材料形成后一个月内送交人事档案管理部门归档。
第二十五条 人事档案管理部门，应掌握形成档案材料的信息，建立联系制度，及时收集新形成的人事档案材料。
第二十六条 收集的档案材料，必须经过认真鉴别。属于归档的材料必须是办理完毕的正式材料；对不符合归档要求的档案材料，应及时通知有关部门补送或补办手续。
第二十七条 不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可视情况予以处理。凡需销毁的材料，必须详细登记，报请主管负责人审查批准，并按规定销毁。
第二十八条 人事档案材料应使用１９×２６ＣＭ规格的办公用纸，材料左侧应留出装订边。文字必须用蓝黑墨水、碳素墨水或墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得使用复印件代替原件归档。
第七章 档案的保管与保护
第二十九条 根据安全保密、便于查找的原则，对人事档案进行严密、科学地保管，不断研究改进保管方法和保护技术。
（一）设置专门的档案库房、阅档室和工作人员办公室。管理１０００卷档案，库房面积不小于２０Ｍ２，档案库房、阅档室、办公室“三室”分开；管理１０００卷以内档案，设专用库房，阅档室和办公室合一，“两室”分开；
（二）逐步采用现代化的设施管理档案，改善档案的保管条件和监护防护手段。档案库房内应配备防盗门窗、铁质档案柜、空调机、灭火器、温湿度表、电风扇或排风扇、去湿机或加湿器、灭菌杀虫等设备；人事档案管理还应配置计算机、打印机、复印机等办公设备；
（三）库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查。要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度１４－２４℃，相对湿度４５－６５％），并做好工作记录；
（四）人事档案工作人员要依据组织人事部门提供的人员变动花名册对所管档案进行检查核对，发现问题，及时解决，避免“无头档案”和“人档分离”情况的发生。
第三十条 档案卷皮、档案卷夹的样式、规格要符合中央组织部规定的统一标准。第三十一条 严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第八章档案的提供利用
第三十二条 坚持严格保密、方便利用原则，通过多种方式，积极开发利用人事档案信息，主动为有关部门提供准确、高效的服务。
第三十三条 因工作需要查阅和借用人事档案，须遵守下列规定：
（一）查阅单位应填写《查阅人事档案审批表》，按照查阅人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料、介绍信查阅人事档案；
（二）人事档案管理部门，要根据规定，确定是否提供和提供什么材料；
（三）凡查阅人事档案，利用单位应派中共党员到保管单位查阅室查阅；
（四）档案一般不外借。如必须借出使用时，利用单位应填写《借阅人事档案审批表》，申明借阅理由，须经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，十五天内归还，不得擅自转借他人；
（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；
（六）各级人事档案管理部门，应制定查阅注意事项。查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理；
（七）借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自复制、拍摄档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制、拍摄。
第三十四条 各级组织人事部门，应根据上述原则结合具体情况，对本单位管理的人事档案的查阅范围、批准权限、登记、归还手续等做出具体规定。
第九章 档案的转递
第三十五条 因改变主管单位等原因需转递档案的，应及时转递。为使人事档案能够随着人员工作调动或职务变动而及时转递，组织人事部门应将人员变动情况，在十五日内通知人事档案管理部门，并建立必要的联系制度。
第三十六条 转递档案应遵循下列规定：
（一）人事档案应通过机要交通转递或组织人事部门派专人送取，不准以特快专递、挂号等方式邮寄或交本人自带；
（二）转递出的档案必须完整齐全，并按规定进行整理，不得扣留材料或分批转出；
（三）转递档案必须填写“人事档案转递通知单”，并严密包封；
（四）档案转递后形成的归档材料必须及时转递，并填写“人事档案材料转递通知单”；
（五）收到档案或材料的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应查询，以防丢失。
第三十七条 对“无头档案”应认真查转，确属查不到下落的，应妥善保管，不得随意销毁。
第十章 附则
第三十八条 本规定适用于集团公司所属企事业单位及控股公司，各单位可结合实际，制定实施细则。
第三十九条 本规定自下发之日起执行。
第四十条 本规定由集团公司人事劳资部负责解释。
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