退耕还林工程档案管理办法(办退字[2003]33号)_工程项目档案管理办法

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退耕还林工程档案管理办法

办退字[2003]33号（二○○三年七月二十三日）

各有关省、自治区、直辖市林业厅（局），新疆生产建设兵团林业局：

为加强和规范退耕还林工程的档案管理，更好地为退耕还林工程建设服务，我局根据退耕还林工程档案管理的特点，制定了《退耕还林工程档案管理办法》（试行），现印发给你们，请遵照执行。

二○○三年七月二十三日

退耕还林工程档案管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为加强和规范退耕还林工程的档案管理，更好地为退耕还林工程建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《林业重点工程档案管理办法》等法律法规，结合退耕还林工程档案管理的特点，制定本办法。

第二条 退耕还林工程档案是指在退耕还林活动中直接形成的、具有保存利用价值的各种形式和载体（包括图、表、卡、册、声、像、计算机存储介质等）的原始记录。

第三条 退耕还林工程档案工作是退耕还林工程建设的重要基础工作，应将其纳入工程管理的全过程，与工程建设同步实施。

第四条 退耕还林工程档案是部门或单位档案全宗中不可分割的重要组成部分，必须与其他门类的档案（文书档案、财会档案、设备档案等）一起实行集中统一管理。

第五条 退耕还林工程档案工作实行统一领导、分级管理的原则。国家林业局监督、检查和指导全国的退耕还林工程档案工作；县级以上地方各级林业主管部门集中保管本部门的全部工程档案，监督、检查和指导辖区内的退耕还林工程档案工作，并在业务上接受上级林业主管部门和同级档案行政管理部门的监督、检查和指导。

第二章 人员与职责

第六条 各级林业主管部门要切实加强对工程档案工作的领导，建立退耕还林工程档案领导责任制，分管工程的负责人要对工程档案工作负全责，并保证开展工程档案工作的所需资金、设施和设备。第七条 各级林业主管部门要根据实际情况，配备能力强、素质高的专兼职工程档案人员，并保证档案干部队伍的相对稳定。

第八条 退耕还林工程档案人员是工程建设的管理人员，依照国家有关规定，其在职务晋升、职称评聘及其他待遇上享受与工程技术管理人员同等待遇。

第九条 退耕还林工程档案人员应履行下列工作职责：

（一）贯彻执行国家档案工作的方针、政策和法规。

（二）负责退耕还林工程文件材料的收集、整理、归档前工程文件材料的提供利用及归档移交工作。

（三）负责监督、检查和指导辖区内的工程档案工作，并组织对工程档案人员的业务培训工作。

（四）负责工程档案管理制度与工作标准的制定、信息资源开发与利用、保管期限与密级的调整、价值鉴定与档案销毁等工作。

第三章 形成和整理

第十条 各级林业主管部门应将工程文件材料的形成、积累、整理与归档工作作为重要内容纳入工程规划、实施方案及有关人员的岗位责任制，确保工程档案的完整、准确与系统。

第十一条 工程技术人员要随时收集在工程实施过程中形成的各类材料，并及时交由工程档案人员保管、整理和提供利用。工程技术人员在工作调动前，须将个人保存的文件材料悉数移交工程档案人员，不得擅自带离原单位或据为己有。

第十二条 归档的工程文件材料要字迹工整、图样清晰、签字手续完备。凡需归档的数据表格要填写完整，准确无误。对于作业设计、检查验收和政策兑现等关键环节的档案，要注明编制人、调查人、验收人、粮款领取人、批准人及时间。

第十三条 对于录音、录像、照片、计算机存储介质等非纸质材料，应按照存储介质的不同，进行不同的加工处理。对于录音、录像和计算机存储介质等材料，应在每份介质上 配以相应的目录和说明；对于照片和图片，则应配有简洁的文字说明，用以标明时间、地点、人物、事件。各介质与相关材料之间，要建立关联互见号。

第四章 归 档

第十四条 按照行政级别，省级、地（市级）、县级、乡镇级林业主管部门分别建档。在同一行政级别内，技术档案、文书档案、财会档案等不同门类自编档号，各成体系。

第十五条 归档内容

（一）省级退耕还林工程档案主要包括：全省的退耕还林工程规划、计划、省级实施方案，省级复查材料，各县自查汇总材料，各县种苗供应和政策兑现汇总材 料，相关的效益监测及评估材料，国家和省级有关部门制定的各种文件、管理办法、技术标准，各地（市）上报及备案的各种文件，国家和省级有关部门召开的会议 材料、培训材料、领导讲话，工作报告、总结，各地（市）上报的有关材料，责任书，有关的会计报表及凭证，相关的图、表、卡、册、声、像资料等。

（二）地（市）级退耕还林工程档案主要包括：全市的退耕还林工程规划、计划，各县自查汇总材料，各县汇总作业设计材料，各县种苗供应和政策兑现汇总材 料，相关的效益监测及评估材料，国家、省级和市级有关部门制定的各种文件、管理办法、技术标准，各县上报、备案的各种文件，国家、省级和市级有关部门召开 的会议材料、培训材料、领导讲话，工作报告、总结，各县上报的有关材料，责任书，有关的会计报表及凭证，相关的图、表、卡、册、声、像资料等。

（三）县级退耕还林工程档案主要包括：全县的退耕还林工程规划、计划、实施方案，各乡镇作业设计，县级自查材料，调查表，小班卡片，验收卡（存根），种 苗供应的有关材料，各乡镇的粮款兑现材料，相关的合同书、责任书，林权证发放情况，效益监测及评估材料，各级有关部门制定的各种文件、管理办法、技术标 准，各级有关部门召开的会议材料、培训材料、领导讲话，工作报告、总结，有关的会计报表及凭证，相关的图、表、卡、册、声、像资料等。

（四）乡镇退耕还林工程档案主要包括：上级下达的计划，本乡镇作业设计及批复文件，调查表，小班卡片，验收卡，种苗供应的有关材料，粮款兑现花名册及发放的有关 材料，合同书，责任书，林权证发放情况，效益监测及评估材料，上级有关部门制定的管理办法、技术标准及有关的会议材料、领导讲话，相关的图、表、卡、册、声、像资料等。

第十六条 归档门类

（一）技术档案：工程规划、年度计划、实施方案、作业设计、工程施工、检查验收、政策兑现、后期管护等各环节所形成的报告、图、表、卡、册等原始材料。

（二）文书档案：各类文件、合同协议、会议材料、培训材料、管理办法、技术标准、工作总结、有关案件的处理材料及其他文字材料等。

（三）财会档案：会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料。第十七条 归档时间

（一）技术档案：依据建设程序，按规划、实施方案、作业设计、工程施工、检查验收、政策兑现、后期管护等程序分阶段归档。

（二）文书档案：依据国家有关规定，每年6月底前完成对上年度形成文件材料的归档工作。

（三）财会档案：依据国家有关规定，在有关材料形成后的第3年归档。

第十八条 退耕还林工程档案分为永久、长期、短期3种保管期限。其中，永久为50年以上，长期为15至50年，短期为15年以下。

第十九条 各级林业主管部门要按照国家有关规定，做好工程档案的验收工作，并将验收结果作为工程质量评估的依据之一。对于工程档案没有达到完整、准确、系统的要求，或在规定期限内未完成归档任务的工程，不得评为优质工程。

第五章 奖励与处罚

第二十条 对于在退耕还林工程档案的收集、整理、保管和开发利用等各项工作做出突出成绩的，林业主管部门应给予奖励和表彰。

第二十一条 对于违反有关规定，造成工程档案材料失真、损毁或丢失的，林业主管部门应予以严肃处理。

第六章 附 则

第二十二条 各省、自治区、直辖市林业主管部门可根据本办法，结合本地区实际，制定实施细则。

第二十三条 本办法由国家林业局负责解释。第二十四条 本办法自公布之日起施行。

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