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会计档案管理规定
第一条 为了规范会计档案管理工作，根据中国石油天然气集团公司《会计基础工作规范》要求，结合本公司情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司本部、各分公司（以下简称各单位）。
第二条 各单位应当按照本办法要求，对会计档案进行立卷、归档、保管、查阅和移交，保证移交前的会计档案安全完整、存放有序、查阅方便、严防毁损、散失和泄密。
第三条 会计档案的装订。
（一）会计凭证的装订：
1．装订前，应检查会计凭证及其附件是否齐全，编号是否连续，通过计算机输出的纸质凭证是否经过复核，与财务软件上的凭证是否完全一致；
2．装订后的凭证上不得留有大头针、曲别针、订书钉等； 3．每本厚度在30mm左右，粘贴必须整齐；
4．装订成册的会计凭证，应加具封面、侧脊和封底，并在封面上写明单位名称、年度、月份、起止凭证号、当月册数、本册册号、装订人员、保管员、财务负责人签章。为便于查阅，凭证侧脊应注明年月、起止凭证号、当月册数、本册册号；
5．会计凭证封面纸质、颜色、字体和字号要统一规范；
6．每月10日前将上月的凭证装订成册，12月份的凭证应于年终决算后10日内装订成册。
（二）会计账簿的装订：
1．各类账簿装订平整、牢固；不得有折角、缺页、错页、掉页、夹空白纸现象；
2．各种账簿均应设置封面，载明账簿名称、年度、起止号、册号、侧脊要注明账簿名称、年度、起止编号、册数；
3．各类账簿封面的纸质、颜色、字体和字号要统一规范。4．各类账簿应于年终决算后10日内装订成册。
（三）财务会计报告的装订： 1．装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，防止折角、缺页、错页、掉页现象；
2．封面的纸质、颜色、字体和字号要统一规范；
第四条 纳入会计档案管理的资料包括各种凭证、账簿、财务会计报告、存储会计数据和程序的介质以及其他会计资料。
（一）会计凭证包括：原始凭证、记账凭证等。
（二）会计账簿包括：总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。其他辅助性账簿：库存现金盘点台账、支票管理台账、工资结算表、应收票据备查账簿、应付票据备查账簿、已核销往来款备查簿等。
（三）财务会计报告包括：会计报表、会计报表附注、财务情况说明书。
（四）电子介质财务信息资料包括：年度备份数据，财务软件升级前的备份数据、相应版本的系统应用程序软件及标准代码、数据库软件、每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本、本单位系统管理员名册、其他应该存档的资料或数据。
（五）其他资料包括：银行存款余额调节表、银行对账单、会计人员交接书、会计档案查阅登记清册、会计档案移交清册、会计档案保管清册，存货盘点明细表、固定资产盘点明细表、债权债务签认单、增设或合并会计科目说明、会计科目名称对比明细表、会计印章启用、交接、封存或销毁记录、财务部门向各级主管部门上报的各种财务专题调查报表及相关文字材料、各级主管部门或机关职能部室下达的与财务工作相关的文件、审计报告、资产减值计提核销记录等。
第五条 各单位每年形成的会计档案按规定时间分类整理立卷后编制会计档案保管清册，并由会计档案保管人员和移交人审核签章。
第六条 每个会计期间结束应将财务管理信息系统产生的数据保存在电子介质上，这种备份应该在每个会计期间结束，完成结账后进行，原则上要求在发生业务的当天都应进行备份。
备份时应该至少备份两份，并且采用不同的备份方式，财务信息管理员和档案管理人员分管并存放在不同的地方，备份要永久保留。
第七条 会计档案原则上不得外借。如有特殊需要，经财务部门负责人批准，办理登记手续后，可以外借。
（一）查阅的手续程序：
1．查阅人必须填具档案查阅申请单，请示财务部门负责人同意后方可查阅； 2．会计档案保管人根据财务负责人的审批意见，将查阅单位名称或人员、查阅初始时间、查阅目的和查阅或复印会计档案名称、卷号，填写在会计档案查阅登记清册相应栏内；
3．向查阅人提供会计档案，由查阅人在会计档案查阅登记清册借阅栏内签名并备注“查阅或复印”字样；
4．查阅或复印完毕后交回会计档案时，会计档案保管人员在会计档案查阅登记清册记录查阅或复印的内容，并由查阅人和档案保管人员在会计档案查阅登记清册中签名。
（二）查阅地点的限定：查阅人通常应在会计档案室内查阅，如需带出档案室必须经财务部门负责人同意。
（三）查阅期限的限定：查阅人应在限期内归还所查阅的会计档案，档案管理员应登记收回日期。
（四）会计档案保管人员应当监督查阅或复印会计档案的全过程，严禁查阅人员在会计档案上涂写、拆封或替换资料。
（五）向外单位提供原始凭证复印件时，必须有对方单位出具的盖有公章的证明或单位介绍信，且派专人陪同复印。
第八条 会计档案按档案管理规定的要求及时移交给档案机构统一保管。
（一）移交档案机构保管的会计档案，应当由移交人编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容；
（二）接管人按移交清册所列内容逐项核收，并由档案机构负责人、会计机构负责人（会计主管人员）、移交人和接管人在移交清册上签名或者盖章；
（三）单位之间办理会计档案移交的，还应当办理会计档案交接书，财务负责人应当在会计档案移交清册上签名并盖章。
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