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杭州得力纺织有限公司
会计人，你应该知道的事
（一）主题：日常工作应注意事项
大纲：
〃前言
〃原始凭证的审核要点
〃记账凭证的制作、审核及更正
〃会计凭证的装订及归档 〃财务报表的整理及归档 〃报告的整理及归档
前言
目前财务处同仁均遵循著我国现行的会计法、会计准则、企业会计制度及相关规定与原则来规范及执行日常工作，由于并非专为公司量身订做，同时又多为原则性考量，执行过程中难免出现一些不明确或因著不同人、时间对同一问题解释与理解出现歧异的现象。
为了一劳永逸避免上述困拢，建立一套适合财务处自己的、完整的、明文的会计作业制度来规范财务及会计作业应是根本解决之道，同时财务处工作的标准化、一致性、允当性也将得以确保。在不违反前述国家相关法规规定的前提下，我们集合财务处同仁的智慧，集思广益，参酌了有关法规与企业过往的经验，共同编写这一套属于公司财务处的作业制度。
我们深知“万丈高楼平地起、积沙成塔、滴水穿石”的道理，天底下没有一蹴可及的目标。截至目前，我们已陆续完成了财务处岗位作业指导书、会计电算化作业细则、发票规范细则、会计科目定义及部分管理办法的编写与修订。我们将如同以往，每次针对不同主题陆续以专题探讨的方式朝著目标前进，希望对同仁概念上的澄清及作业的规范有所助益。本次主题：日常工作应注意事项。
一、原始凭证的审核要点
（一）何谓原始凭证
1、是会计机构、会计人员结合日常财务、会计工作进行会计监督的基本形式，它可以保证会计核算的质量，防止发生贪污、舞弊等违法行为。
2、凡用以证明会计（经济）事项发生及其经过之文书单据，并可据以编制记账凭证者均属之。如发票、收据、合同、请购单、验收单、领料单等均为原始凭证，又可依取得来源细分如下：（1）外来凭证
自公司本身以外之外部单位所取得的一切足以证明交易事项之有效合法凭证，最常见者有增值税专用发票、统一发票、收据、合同、送货单、汇款单、托收单及各种通知书等。
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（2）内部凭证
公司本身基于内部管理及外部单位之需要，自行书立之各项单证、凭据等，如销售发票、请款报支单、暂付款申请单、请购单、验收单、领料单、出货单等。
（二）原始凭证审核基本要素
1、真实性审核
所谓真实性，即原始凭证上反映的内容应当是经济业务的真实面目，不得有掩盖、歪曲和颠倒事实的情事发生。
（1）经济业务双方当事单位和当事人必须是真实的。
原始凭证的开出单位、接受单位、填制责任人及取得原始凭证的责任人均要据实填写，不得冒他人、他单位之名，也不得填写假名。
（2）经济业务发生的时间、地点、填制凭证的日期必须是真实的。
不得把经济业务发生的真实时间改变为以前或以后的时间；不得把在甲地发生的经济业务改变成在乙地发生；也不得把填制原始凭证的真实日期改变为以前或以后的日期。（3）经济业务的内容必须是真实的。
是购货业务，必须标明货物的名称、规格、型号等；是住宿业务，就要标明住宿的日期与城市；是乘坐交通工具业务，就得标明交通工具种类和起止地点；是就餐业务，必须标明就餐，不得把购物写成就餐，把就餐写成住宿；是劳动报酬支付，就应该附有考勤记录和工资标准等。
（4）经济业务的“量”必须是真实的。
购买货物业务，必须要标明货物的重量、长度、体积、数量等及相关度量单位；其他经济业务也要标明计价所使用的量及相关度量单位，例如：住宿1天等。（5）单价、金额必须是真实的。
不得在原始凭证填写时抬高或压低单价、多开或少开金额。
2、完整性审核
所谓完整性，是指原始凭证应具备的要素要完整、手续要齐全。
（1）原始凭证上形式要素记录要完整，例如：发票、请购单等凭证之各栏目须填写完整清楚、须加盖发票专用章者应用专用章印等。
（2）原始凭证的手续要完整，例如：请购（修）签核手续、入库验收手续、报销核准手续等。
3、合法性审核
所谓合法性，就是要按会计法规、制度及公司内部制定的相关管理办法执行。在实际工作中，违法的原始凭证主要有三种情况，审核时要加以注意：
（1）明显的假发票、假车票。例如：原始凭证印制粗糙、模糊、印章不规范等。（2）虽是真实的，但制度规定不允许报销。例如：原始凭证已逾带有明显的时间性限制、非与真实业务相关的对口票证。
（3）虽能报销，但制度对报销的比例或金额有明显限制的，超过比例和限额的不能报销。例如：职工因公出差乘坐交通工具、旅馆住宿等，公司制度对职工职等及相关金额都有明确限定，超出部分就是不合法（规定）的，不得报销。
结论：对于内容记录错误或不完整、手续不齐全、书写不清楚、计算不准确、票面不整洁、有涂改或挖补的原始凭证，应退还有关部门和人员，及时补办手续或进行更正、更换，以免延误时机。
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（三）以下为常见原始凭证的审核要点
1、发票（含收据）
（1）购买物品、接受劳务应取得相应合法税票
A、发票上须有套印税务部门监制章的真实发票，公司的基本资料填写准确无误，且应有清晰可辩的开立方印章。
B、发票开具的数量应小于等于请购量、应与验收数量一致，发票开具的厂商及单价必须是请购（修）单、工程营缮申请单中领导核准的厂商及单价，否则应重新签准。C、购买物品及工程维修请款必须在验收后方可报销；接受劳务须在相关人员及部门确认无异后，方可报销。
D、出于税务及公司权益的考虑，对于购买、修理修配业务的结算发票应要求取得增值税专用发票，若确实不能取得时，应与采购了解此状况是否已于报价时给予考量。E、对于一些特殊的税务规定应从规定。例如：增值税专用发票的期限（从开票日起90天内），运输发票（从开票日起两个税务申报期内）、海关代征增值税税票的期限，建筑安装专用发票对开票单位所在地的要求等。
（2）行政事业性收费应取得相应套印财政部门监制章的收据，收费金额可参见行政事业收
费标准。
（3）具体要求，详见财务处讲义“发票规范细则”。
2、请购单（含请修单、需求单）（1）购买物品：
A、必须有请购程序完整的请购单，即内容填写完整、清楚并依公司相关核准权限完成签核程序。
B、采购课应向核准之厂商购买核准数量的物品，不得擅自增减数量或更改采购厂商。C、对于同类物品前后期的购入价格，应保有一定程度的敏感度。
（2）接受劳务：必须有填写及程序完整清楚的请修单或工程营缮申请单，同时应附上相应出勤、施工记录等，并经公司相关权责领导签核同意。
3、验收单（含分批收料单）
（1）物料验收确认：应于请购单验收栏中签认品名及数量。（2）原料验收
A、资材课应根据请购单上请购的原料品目、数量、计量单位验收，若以桶、箱等计量者，请加注重量或明确财务付款的计量数量单位验收，以重量计量的货物，数量可参见过磅单。
B、严禁无完整请购程序的收料和超出请购数量的收料。C、资材课应按原料实收情况填写验收单。D、注意验收日期通常应在请购日期之后。
4、请款报支单
A、请款报支单上各栏目及内容是否正确填写清楚（利润中心、事由、金额大小写等）。B、是否依公司相关规定完成签核程序。
C、票期、支付工具是否已按公司“付款管理办法”之规定办理。D、付款方式是否已考虑其合理性和可操作性。
E、所附之附件是否完整无缺且请款金额、事由均与其附件单单相符，若有已暂支款项冲销报销时，是否已附上相应暂付款申请单（核销联），并于费用报支单中已暂支金额栏中注明。
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（四）结论
1、原始凭证的审核应针对内容的人、事、时、地、物各方面逐一核对，应做到单单相符、前后一致、勾稽关系清楚，诸如品名、数量、单价、金额及当事人（单位）等。绝不可抱持著差不多的想法就忽略了任何细微的差异事实。
2、除了上述针对原始凭证形式上及实质上审核要求的提醒外，我们更希望大家能多留意每个经济事项背后所代表的真实情况与意义，提高每个人对事情的敏感度，从而对合理性、真实性及适当性给予更深切的关心。
3、会计工作就是把关与整理的工作，需要手到、眼到、心到及耐心地求真、求实。仔细地将企业所发生的真实经济事项按照相关法规与程序审核、把关及整理后，产生适当的会计资讯。即是要有真实的经济事项，一切均应以眼见为凭的真实资料为依据，再辅以专业知识的研判，同时保持求真、务实的态度来面对问题，不可无端臆测。
4、若有任何你无法立即分辨或解决的问题时，务必请示你的主管，重要性原则的掌握应握于你的主管手中。
二、记账凭证的制作、审核及更正
（一）记账凭证编制
会计人员填制记账凭证时，应严格按照规定的格式和内容要求进行，除必须做到记录真实、内容完整、填制及时、书写清楚外，还必须符合下列要求：
1、摘要的文字内容应力求简洁明了，并便于查找。
2、会计科目的选用，应当根据经济业务的内容，按照公司科目定义的规定，前后期保持一致，不得任意改变、简化会计科目的名称。若有二级或明细科目，务必要填写齐全；若有辅助核算的科目，应注意辅助核算；对于有往来单位核算的科目，切记单位编码及名称正确无误，以免造成日后往来科目的核销困难。
3、记账凭证中，应借、应贷的账户必须保持清晰的对应关系。
4、一张记账凭证填制完毕，应按所使用的记账方法，加计合计数，以检查对应账户的平衡关系。打印凭证时，应选用适当的凭证格式（数量、复币、普通）。
5、记账凭证必须按发生序连续编号，以便查找且避免凭证散失。目前公司采按月连续编号。
6、每张记账凭证都要注明附件张数，以便于日后查对。
7、对于冲销、调整凭证应附原凭证复印件或重印原凭证作证加盖附件章。
8、每期期末注意应计提的、应摊提的、应估列的相关凭证，是否均已编制完全。
9、电算化下记账凭证的具体编制操作方法见“电算化办事细则”。
（二）记账凭证审核
只有经过完整程序审核无误后之记账凭证，才能作为登记账簿的依据。
1、记账凭证是否附有完整的原始凭证？记账凭证的经济内容是否与所附原始凭证的内容相符？
2、会计科目的使用是否适当一致？金额核算是否正确？应借、应贷的会计科目(包括二级、明
细科目)对应关系是否清晰一致？
3、复币核算运用的汇率是否经确认无误者？
4、记账凭证中的项目是否填制完整？摘要是否清楚？有关人员的签章是否齐全等？
（三）记账凭证的更正
1、对于当月份发生的记账凭证记录错误或异常（错误判断、登录错误或新增证据等原因），而需对变更记账凭证的内容时，均需经过审慎确认并经会计主管同意后，才能修改记账凭证。
2、对于跨结账月份后,才发现前期月份入账错误时，任何人均不得迳自修改前期月份的记账凭
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证，而需先分析差异的影响并审慎确认允当的调整分录，并经会计主管同意后，始可在本月份录入调整的记账凭证，切记不得调整或修改任何已完成结账作业的前期月份记账凭证。
三、会计凭证的装订及归档
装订就是将一份份、一页页之会计凭证整理后装订成册，以达到方便利用和保管的目的。装订前的整理工作，应是我们此处需要强调的重点，说明如下：
（一）应先按凭证序号逐一清查及整理会计凭证，原始凭证若呈不规则、破损或大于记帐凭证的状态，应先进行适当的去边、修补与折叠整理；目前公司会计凭证号采按月连续编号；
（二）以月为单位，按凭证序号依次整理、装订成若干册，再依序每册编号后存放于指定位臵；
（三）基本上，每册凭证的厚度应保持一致，一般以1.5—2.0厘米为宜。过厚，不利于翻阅核查，过薄，不利于戳立放臵。不可将一份记帐凭证及相应附件的原始凭证拆分装订于两册之中，同时应做到美观大方且便于翻阅；
（四）凭证及附订资料（如科目汇总表、银行对账单、银行余额调节表等）不得发生遗漏、缺号、倒臵或未完成签核程序等的情形；
（五）会计凭证属永久保存的会计资料，每年终了时，应将会计凭证列明清册并归档；若须调阅、复印或出借，均应先经公司领导批准。
四、财务报表的整理及归档
公司的财务信息由会计以财务报告的形式提供给信息使用者参考与决策，使用者包括了投东、债权人、企业管理者、税务部门、监管部门、供货方及客户等。而财务报告是综合反映企业一特定时期财务状况、经营成果以及现金流量情况的书面文件，主要由财务报表及财务报表注释组成；财务报表主要包括资产负债表、利润表、现金流量表及相关附表；同时又可按使用者（需求者）用途不同，简单区分为财务报表（会计报表）、税务报表（纳税报表）及管理报表，其中会计报表应为所有报表的根本，其他报表均应建立在会计报表的基础上，依各自用途、目的而调整产生。分别说明如下：
（一）财务报表（会计报表）
1、电子表格
目前公司财务报表内容主要来源于会计电算化软件处理后产生之电子数据，适当的设定电子表格罗致正确的电子数据将有利于财务报表的编制。首先，应熟悉财务报表中各栏目的数据来源，了解报表与报表、账册的数据勾稽及逻辑关系，正确的编辑取数公式。
为了确保所有报表沿用的数据完整性和正确性，报表一经结出后，我们不轻易接受任何修改资料库内容的要求；若发现错误需作更改时，一般不直接更改当期资料内容，而是采取以调整分录方式于下期中调整 ；若属非于当期修改不可的更动时，必须先征得部门主管同意，即时通知所有会计资料使用单位一并作相应的修改，以避免数据在作调整时，一份报表改动而相关报表未能及时作修改，导致资料不一致，同时在查看和列印报表时，应重算电子表格。电子数据应另存于“公共报表”文件夹，以备查阅。
2、纸质报表
除了上述电子表格外，我们仍应列印出纸质报表，审核无误后，在规定时间里呈有关领导或报送有关部门，并及时归入总账报表档案夹中，以便于查阅。年终时，应列明清册并归档。
（二）纳税报表
1、采用电子网络申报的报表应在申报后，应另存于电脑文档并打印出纸质申报表、归档，永久保存（如，增值税申报表、所得税申报表）。
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131317126.doc2、采用正常纸质申报的报表应在税务部门加盖申报受理章后归档，永久保存（如，免抵退申报表）。
（三）管理报表
各类管理报表应与有关财务报表进行核对，以确保所引用的财务资料无误。同时应列印出存放于总账报表挡案夹，以供查阅。
为了保证对外提供数据的一致性，在对财务处以外的单位或个人提供数字或报表时，应再次核对确认数据，并经处长核准后，方可提供。
五、报告的整理及归档
（一）会计审计报告
即注册会计师对公司年度财务资料、报表发表审计意见而出具的报告，按年度整理归档，永久保存。一般分简式、全套及附有外汇收支表的财务审计报告等三种格式。根据不同部门的需要，提供不同格式会计审计报告。
（二）所得税汇算清缴报告
即注册税务师对公司年度所得税汇算清缴申报情况而出具的报告，一般是在财务审计报告的基础上根据有关税收法规的规定进行纳税调整，以便确认企业应纳税额（利润额）及应缴所得税额情况而出具的审核报告。按年度整理归档，永久保存。
（三）出口货物退（免）税清算鉴证报告
即注册税务师对公司年度申请出口货物退（免）税情况进行鉴证而出具的报告，包括对当年度的出口收入、进口料件、免抵退税额、应收出口退税额等的审核查证。按年度整理归档，永久保存。
（四）其他
泛指一些专为特定目的而由中介机构出具的特定报告及由税务、财政等行政单位签发的文件与报告等。
1、验资报告
2、增值税一般纳税人年审审计报告
3、资产评估报告
4、所得税两免三减半鉴证报告
5、其他报告
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