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自考文书与档案管理复习资料
第一章 思考与练习
1、什么是文书工作？文书工作的特点是什么？
答：所谓文书工作，有广义和狭义两种概念。广义的文书工作，就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。狭义的文书工作，就是指机关单位内文书工作人员所承担的文书的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。文书工作的特点是：
（1）政治性（2）机密性（3）规范性（4）时间性（5）事务性
2、文书工作的重要作用表现在哪些方面？
答：文书工作的重要作用表现在以下几个方面：（1）助手作用（2）纽带作用（3）“门户”作用（4）查考作用
3、文书工作的基本原则是什么？
答：文书工作的基本原则就是及时、准确、安全。
4、联系自身实际，谈谈如何加强自身的修养，提高自身的素质，为今后做好文书工作打下基础。
答：文书工作是一项科学的、严肃的工作，要求从事这项工作的人员具有较高的素质修养。所以文书人员应该具备以下几点素质：（1）要有较高的政治素质
有较高的政治素质主要表现在两个方面：一是坚持四项基本原则，同党中央保持一致。二是有较高的政治理论修养和政策水平。（2）要有良好的工作作风
培养良好的工作作风是做好文书工作的前提。每个文书工作人员必须有强烈的助手意识和参谋意识，主动为领导的科学决策献计献策，真正以高度负责的精神做好自己的本职工作。（3）要有较强的业务水平
作为一名文书人员，应热爱本职工作，具有广博的知识和合理的知识结构。不仅要提高自己分析问题和解决问题的能力，还要努力学习专业知识，拓宽自己的知识面。总之，作为一名文书工作，各方面必须具有良好的素质，才能做好本职工作。
5、谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。
答：文书的优点：所述内容详细周密，记载信息稳定准确，多次传达而不会发生误差；对领导意图具有正式代表性，能作为办事依据和查考凭证；一文多发，可多头同时进行，突破时空的限制。文书的缺点：必须要有一套统一的文书工作制度，以保证文书运行畅通，确保信息的沟通。
6、机关文书工作的组织形式有哪几种？
答：机关文书工作的组织形式分为3种，分别是集中形式、分散形式和混合形式。
第二章 思考与练习
1、简答题
（1）简述文书的含义。
答：文书指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。文书包括公务文书和私人文书两种。
（2）公文有多少种稿本？
答：公文有8种稿本，分别是草稿（草案）、定稿、正本、副本、存本、试行本和暂行本、修订本、各种文字文本。
（3）现行公文有多少类，举例说明。
答：现行行政公文的分类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
2、辨别所标发文字号的正误，标错的应修改。
（1）财政局发（1992）5号
更正：财政局发〔1992〕5号（2）市报发【98】18号
更正：武汉市发〔1992〕18号
第三章 思考与练习
1、收文和发文的处理各包括哪些环节？
答：收文包括以下环节：传递、签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档和销毁。
发文包括的环节：草拟（拟稿）、审核、签发、缮印、核对、用印、登记、分发、立卷、归档和销毁。
2、收文登记的作用是什么？
答：概括的说主要有以下几点：a.便于管理与保护文件，防止积压和丢失。b.便于检查公文的运转，随时掌握文件的运行情况。C.便于统计文件和做好催办工作，有助于发现问题，总结经验，研究改进的措施。d.便于作为核对与交接文件的凭据，便于加强经手人的责任心，并且使责任明确。
3、拟办和承办有哪些具体要求？
答：拟办是一项政策性、技术性较强的工作，要求做到以下几点：
（1）要清楚、熟练地掌握有关政策和规定，力求使提出的拟办意见即符合实际，又符合政策规定。拟办意见要周到细致，要综合考虑各个方面因素的影响。
（2）要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况，同时还要熟悉办公程序和有关规定。
（3）拟办之前，要认真研究文件的内容和发文机关的要求，以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。
（4）拟办意见要简明扼要，抓住关键。
承办的具体要求： 公文承办时，凡经过领导批办的文件，应该根据领导批示的意图、意见具体办理，“不得延误推委”；“紧急公文应当按时限办理，确有困难的应当予以说明”；凡未经领导批办的文件，可以遵循党和国家的有关方针政策的精神、有关的规定，以及以前的惯例，酌情处理。
4、简述批办的作用。
答：批办的作用是：a.能够使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息。b.能够加强对文书处理工作的领导，对下级指明领导意图，交代办文的具体要求，合理组织力量和分配任务，迅速妥善地办理公文，推动工作的顺利进行。C.能够避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，职责不清，导致观望等待而拖延时间等。
5、公文审核的重点是什么？
答：审核的重点是：是否应当由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事情是否已经协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
6、公文的签发应注意些什么？
答：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发；以机关内某一业务机构或部门名义发出的文件，则应由其负责人签发。
7、拟稿时有哪些基本要求？
答：（1）要符合国家的法律法规、方针政策及有关规定。
（2）拟写的文稿要情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
（3）文稿中的人名、地名、数字、引文要准确无误。
（4）文稿中涉及到计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。（5）拟稿用词要准确，用字要规范。
8、催办的方式有哪几种？
答：催办的方法一般使用“催办单”，单上写明承办文件号及承办期限，发给承办单位。对紧急重要的文件，可随时打电话或到承办部门询问承办情况。另外，可以建立“文件催办登记薄”，按薄催办，事毕登记办理结果，加盖“办理完毕”之类的印戳；也可以使用催办卡片，事毕登记，抽出另存；还可以使用催办笔记，将应催办的文件记载下来，办毕勾销。
9、特殊文书指哪些？
答：文件的特殊处理指急件、机要文书、人民来信来访的处理。
10、急件、机要文书处理应该主要注意什么问题？
答：急件办理中应注意的问题：
对于发文单位的要求：
（1）文件的决策者或签发人，应当实事求是地从发文内容和性质去考虑，严肃慎重地决定应否列入急件。
（2）一旦确定为急件，拟稿人须加速撰写，签发人须加速审核，其他环节的工作人员也必须加速缮印、校对、封发等。
（3）要根据文件内容需要和送达时间，仔细地安排确定递送渠道和方式。
对送文人员和收文部门的要求：
（1）做好急件的一切交接工作
（2）一切递送人员对急件都要做到随手随送（3）加强催办。
机要文件的管理应注意问题：
（1）提高保密意识
（2）尊重保密部门的意见
（3）加强对机要工作的环境、设备与用具的管理（4）控制密件发行和阅读范围
（5）采取各种措施以保证密件在传递中的绝对安全。
11、人民来信来访文书的处理程序各有哪些？
答：处理人民来信的基本程序是：一拆封；二阅信；三登记；四办理；五立案；六复信。
第四章 思考与练习
1、简述文书立卷的基本原则。
答：（1）保持文件之间的内在联系和完整性
（2）要正确反映机关工作的历史面貌
（3）要便于管理、查找和利用
2、怎样选择立卷的环节和立卷人员？
答：确定立卷环节一要以便于及时归卷和调卷、节省人力与时间、提高机关工作效率为前提；二要以能熟悉掌握文件的处理情况和形成过程为条件；三要以各个机关不同的具体情况为一句。明确立卷人员，推行文书处理部门立卷，并不是说要这些部门的每个人都来立卷，而是由这些机构内担任文件的收发、运转、催办等工作的人员负责立卷。
3、举例说明结合运用特征组卷的几个具体方法。
答：（1）根据问题特征结合作者特征组卷法。例如：“外贸部关于改进出口商品包装质量的通知、通
报、意见”，卷内文件概括反映的问题是“改进出口商品包装质量”，作者都是“外贸部”。
（2）根据时间特征结合作者和名称特征组卷法。例如“国美电器股份有限公司1999年销售统计报表”，卷内文书内容涉及的时间是“1999年”，文书名称是“统计报表”，作者是“国美电器股份有限公司”。
（3）根据通讯者特征结合问题特征组卷法。例如：“省教委与国家教委关于高校管理体制改革的往来公函”；“国美电器股份有限公司与彩虹电器股份有限公司供销业务往来文书”。这两个案卷涉及的通讯者分别是“省教委与国家教委”和“国美电器股份有限公司”，实际的问题分别是“高校管理体制改革”和“供销业务”。
4、举例说明编制立卷类目的方法。
答：第一种是按组织机构设置分类编目。例如：
****单位文书立卷类目
一、教育培训处
1-1.教育工作计划
长期 1-2.教育工作总结
永久 1-3.（略）
二、宣传部
2-1.宣传工作计划、总结
永久、长期
2-2.宣传工作会议材料
永久
2-3.略
第二种是按问题分类编目，即按文件内容所反映的主要问题编制立卷类目。
5、简述平时归卷工作的步骤及其内容。
答：平时归卷工作的步骤主要有收集、鉴别和归卷。
收集就是指及时收集机关办理完毕的公文。
鉴别主要是检查公文的办毕情况。
归卷就是要把随时收集、鉴别的公文随时归卷，不要积压、错归，且要填写《归卷文件登记薄》。
6、举例说明拟写案卷标题要求与方法。
答：要求：
（1）政治观点正确，符合有关方针政策。（2）文字简明确切。
（3）结构要完整，各部分之间的排列顺序要统一。方法：
（1）标明文件的作者（2）标明文件的问题（3）标明文件的文种名称（4）标明文件针对的时间（5）标明文件通讯者（6）标明文件涉及的地区
7、什么是归档？归档制度的主要内容有哪些？
答：归档就是文书部门立好的案卷，按照归档制度逐年移交给机关档案室集中统一保管。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三项内容。
下篇
档案管理
第一章 思考与练习
1、试述档案的起源与演变。
答：档案的起源：
档案是人类社会活动的产物，是人们社会实践活动的历史记录，并非是随人类的出现就同时出现的一种社会现象和物质实体。在漫长的原始社会，人们为了不让记忆受到时间和空间的限制而遗
忘和失真，人们创造了结绳和刻契来录。随着社会生产的发展，人们的交往日益扩大；文字的发明，为档案的产生提供了社会条件。人们在社会实践中使用文字记录，并且将这些文字记录保存起来便形成了档案。
档案演变中的几种档案：
甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案和纸质档案。
2、试述档案的作用。
答：（1）机关工作的查考凭证
（2）社会实践和生产活动的参考依据
（3）科学研究的可靠资料（4）宣传教育的生动素材
3、什么是国家档案全宗？
答：国家档案全宗，又称“国家全部档案“，是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。
4、简述档案的种类。
答：根据档案载体材料的不同可将档案分为：甲骨档案、缣帛档案、铭刻档案、石刻档案、简牍档案、纸质档案、胶片档案、电子档案八大类。
根据档案记录的信息媒介的不同可将档案分为：文字档案、图表档案、声像档案三大类。
根据档案记录内容以及用途的不同可将档案分为各种专用档案。例如：人事档案、科技档案、军事档案、会计档案、司法档案、外交档案等等。
5、试分析档案定义的四个要素。
答：第一，档案的来源和形成原因：档案来源于机关、社会组织和个人，是其自身在社会活动中形成的。
第二，档案保存的价值因素：档案是保存起来的有查考价值的文字材料； 第三，档案的形式和载体因素：档案的形式和载体是丰富多彩的； 第四，历史的原始记录特征：档案是人们社会活动的原始记录。第二章
思考与练习
1、试述档案工作的主要内容。
答：档案业务工作的内容：主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。
档案事业的工作内容：机关档案室的工作，档案馆的工作，档案教育工作，档案理论和管理技术的研究工作，档案宣传、出版工作。
2、简述档案工作系统的层次。
答：档案工作系统的层次具体可划分为：档案实体管理层、档案信息开发曾和档案工作反馈信息处理层。
3、试述档案工作的基本原则。
答：
一、统一领导，分级管理。主要包括以下三个方面的内容：
（1）档案工作要在各级人民政府的领导下，由各级档案事业管理机构和档案行政管理机关统一、分级、分专业进行管理。
（2）国家全部档案分别由各级、各类档案管理机构集中统一管理
（3）党政档案和党政档案工作实行统一管理
二、维护档案的完整与安全。基本要求如下几点：
（1）维护档案的完整
（2）维护档案的安全
三、便于档案的利用
4、档案工作的主要性质有哪些？
答：
一、档案工作的管理性
二、档案工作的科学性
三、档案工作的服务性
四、档案工作的政治性
五、档案工作的机要性
5、试比较档案事业管理机构与档案管理事业机构的不同。
答：档案事业管理机构掌管国家档案事务的行政机构，是整个档案事业的组织和指挥中心。档案事业管理工作受国家行政机关和各级人民政府的领导，各级档案事业管理机关是直属于各级人民政府的职能机构，在各地人民政府的领导下，统一、分层负责对档案工作进行指导、检查和监督。
而档案管理事业机构，是集中统一管理档案资源的业务机构，属于事业性管理机构。
第三章
思考与练习
1、试述档案收集工作的要求与特点。
答：档案收集工作的基本要求：
（1）加强档案馆外的调查和指导工作。（2）积极推行入馆档案的标准化（3）保证入馆档案的完整齐全
（4）维护全宗和全宗群的相对完整性
档案收集工作的特点：
（1）预见性和计划性（2）针对性和及时性（3）系统性与完整性
2、试述推行由档案室立卷归档制度的优点。
答：主要有以下几项优点：
（1）由文件的承办和处理部门立卷，有利于加强对文件的形成、积累、整理的控制，便于机关的领导人、业务人员、秘书人员及其他人员在近期内就近使用，便于全面、系统地研究和处理问题。
（2）由文件的承办和处理部门立卷，可以充分地发挥文件的承办和处理者熟悉业务的优势，从而有效地保证归档案卷的质量，为档案管理打下良好的基础。
（3）由文件的承办和管理部门依据事先编写的“立卷类目”，将平时形成的文件，随时归入立卷类目的相应条款。
（4）由文件的承办和处理部门立卷，不但可以保证立卷的质量，也可以依据一定的归档时间及时向档案室归档，从而为档案室工作的全面开展，为档案发挥积极的作用创造了条件。
3、简述档案馆接收与征集档案的范围以及接收档案的要求。
答：档案馆接收与征集档案的范围：
（一）综合性国家档案馆的接收与征集范围，具体可分为中华人民共和国建国前和建国后两大方面的档案。
（二）各级各类专门性档案馆接收与征集档案的范围。
档案馆对现行机关档案的接收要求：
（1）进馆档案应按全宗整理和保管，以保持全宗的完整性（2）进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案（3）与立档单位有关的材料（4）清点核对
4、优化档案馆馆藏的主要原则有哪些？
答：(一)完整性原则
（二）系统性原则
（三）利用性原则
（四）价值性原则
（五）特色性原则
5、怎样处理好丰富和优化档案馆馆藏工作中的各种关系？ 答：
（一）档案室与档案馆的业务衔接与互利关系
（二）馆藏建设的特色与综合的关系
（三）馆藏档案与资料的关系
（四）馆藏档案的广度与深度关系
第四章
思考与练习
1、简述档案整理的原则。
答：档案整理工作的基本原则是：充分利用原有档案的整理成果，遵循档案的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。
2、简述档案分类的方法。
答：主要有年度分类法、组织机构分类法和问题分类法三种。
3、简述案卷的质量要求。
答：具体应做到下述几点：
（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（2）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。
（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。（5）卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。
（6）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化。
（7）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
（8）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。
（9）案卷封皮应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内材料内容。
（10）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；案卷应采用三孔一线的方法装订；不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。
（11）文书档案案卷封皮、卷内文件目录、备考表、档号的格式按《文书档案案卷格式》执行。
4、零散文件的整理大体有哪些路径？
答：（1）区分全宗
（2）全宗内档案的分类
（3）立卷、拟写案卷标题草稿
（4）调查案卷，修改标题，系统排列卷内文件
（5）结合整理案卷，初步划分保管期限
（6）案卷的加工整理：卷内文件编号，填写卷内文件目录和卷末备考表，填写案卷封面，进行案卷装订等
（7）案卷的排列和编号
（8）案卷目录的编制
5、如何组织档案的系统整理和技术整理工作？
答：档案的系统整理工作，一般是以全宗为单位进行的。人员分工有两种方法：一种是由少数人包干整理一个全宗，包全宗到人，各全宗整理工作同时进行；另一种是组织所有参加整理的人员对全宗逐个地进行整理。
档案的技术整理工作一般采用流水作业法较为合适，即按照档案整理的工作程序和技术整理工作的内容，把人员分为若干组，各司其职。
6、编写档号时应遵循哪些基本原则？
答：（1）专指性原则
（2）合理性原则
（3）稳定性原则
（4）发展性原则（5）简明性原则
第五章
1、填空
档案在销毁时，必须由（两）名以上的专人监督执行。
2、选择
档案鉴定工作指的是（A）的鉴定工作。
A、档案价值
B 保管期限 C 档案内容
D 档案时间
3、判断
（1）档案鉴定就是对库存档案进行鉴别、挑选，去粗取精。（对）
（2）在确定档案保管期限时应掌握：销毁从宽、保存从严；本从宽、副本从严；对介于“两可”之间的文件，可采取“就高不就低”的方法处理。（对）
4、名词解释
档案鉴定工作：档案鉴定工作指的是档案价值的鉴定工作，是指档案部门或档案人员按照一定的原则、方法、标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项档案业务工作。
5、简答题
（1）档案销毁的原因有哪些？
答：档案销毁的因素有人为因素和自然因素两个方面。
人为的损毁，主要表现在三个方面：其一，由于政治斗争及其他各种原因，对某些档案文件进行有计划、有意识的破坏；其二，由于档案管理工作人员或接触档案的有关人员麻痹大意，玩忽职守，或不遵守规章，以及缺乏档案学知识等，导致管理或使用不善造成档案的丢失、损坏或档案系统的紊乱；其三，档案在管理和利用过程中发生的磨损和老化。
自然的损毁，一是内因—档案本身，即文件制成材料，如纸张、胶片、磁带等载体材料，墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材料，这些因素的变化直接影响档案的寿命。二是外因—档案所处的环境和保管档案的条件，如温度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏。（2）档案价值鉴定工作的主要内容是什么？
答：主要内容包括三个方面：
（一）制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表
（二）具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限。
（三）拣出无保存价值或已失去保存价值的档案予以销毁，以及围绕上述工作而进行的一系列审慎而严密的鉴定组织工作。
（3）档案鉴定工作的意义是什么？ 答：
（一）鉴定工作开展得好，便于档案资料的查找利用
（二）鉴定工作开展得好，可以节约的哪敢保管成本，提高工作效率
（三）档案工作开展得好，一旦遇到天灾人祸，可以及时有效地保护和抢救主要的重点档案。
6、论述题
试论述我国档案的保管期限及划分原则。
答：我国现行的档案保管期限基本上分为永久和定期两种。
划分原则：编制和使用档案保管期限表，特别是拟定和选用条款的水平，在相当程度上取决于对不同保管期限含义及其档案构成的理解，也就是说，必须正确地了解不同层次的保管期限的含义，掌握好
什么样的档案应该划归永久保存之列，什么样的档案应该划为定期保存之列。
第一，凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，在本单位和国家经济建设、文化建设、政治斗争、科学研究中具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。
第二，凡是反映本单位一般工作活动，不具有广泛社会意义和科学历史意义，而属本机关在相当长时间内进行本单位工作需要查考的文件材料，应列为长期保管。
第三，凡是在较短时间内本单位需要查考的各种文件材料，均应列为短期保管。
第六章
1、填空
（1）平放档案时，堆叠高度不宜超过（40）厘米。
(2)档案存放地点索引按形式可分为（簿册式）和（卡片式）
（3）保管一般纸质档案的温度为（14~24°c），相对湿度是（45%~65%）,昼夜允许温度变化范围为（正负2摄氏度），湿度为（正负5%）
（4）档案库房内使用的人工光源，应以（白炽灯）为好，因为日光灯（温度）比白炽灯含量高。
2、判断
（1）档案保管工作指的是档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动。（错）
（2）活动式密集架的地面负荷量较固定架大，采用前必须先查明原库房地面的负荷能力。（错）
（3）用磨木浆造出的新闻纸，寿命大约有500年。（对）
（4）在各种字迹材料中，耐久性依次减弱排列为：墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水、纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔油墨、誉写油墨。（对）
3、名词解释
档案保管：档案保管工作包括三方面涵义：第一，档案的库房管理，即档案库房内的日常工作；第二，档案流动过程中的保护，即在各个管理环节中一般的安全防护；第三，保护档案的专门措施，即为延长档案寿命而采取的各种专门的技术处理。
4、简答题
（1）档案保管工作包括哪些方面的内容？
答：（1）凭籍柜具或库房对档案实施日常管理
（2）对一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素采取必要的防范措施。
（2）档案保管工作的任务包括哪几点？
答：包括以下三点：
第一，防止档案的损坏 第二，延长档案的寿命 第三，维护档案的安全
第七章
1、填空
（1）档案检索工具的基本职能表现在（存储）和（查找）两个方面。
（2）档号采用（层次码），即以档案实体分类的从属、层次关系为排列顺序的代码。
（3）著录提要项，文字简洁、概括，一般不超过（300）字
（4）主题词的组配，一般有（概念限定组配）和（概念相交组配）两种。
2、选择
（1）档案工作中编制检索工具是档案的（A）工作。
A收集 B 保管 C 整理 D鉴定
（2）常用档案分类法之一是（B）
A工作分类法 B 问题分类法
C事件分类法 D人事分类法
（3）案卷目录的编制是在案卷排列（B）进行。A 之前 B之后 C /同时D 当中
（4）下列著录项目标识符表示并列题名的是（D）A+
B口
C/ D =(5)下列著录内容识别符表示每个残缺文字的是（B）A（）B口 C 〔〕D？
（6）提要项在条目著录格式的第（D）段。A一
B 二 C 三 D 四
（7）档案馆指南属于（B）检索工具。
A 查找性
B 报道性 C 馆藏性 D 存储性
3、判断
（1）案卷目录是以案卷为单位，按照档案的年限时间组织起来的档案检索工具。（错）
（2）全宗指南是以文章叙述形式介绍全宗档案的工具书。（对）
（3）著录卡片尺寸为12.5cm*7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm的空隙。（对）
4、名词解释
A 档案检索：是指对档案信息进行加工和系统存储，并根据需要进行查找的工作。
B 档案著录：所谓档案著录，是指在档案馆编制档案目录等检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
C 并列题名：并列题名是一种著录项目标识符，用“=”表示。
D 档案标引：是指对文件或案卷进行主题分析，把自然语文转换成规范化检索语文的过程，即对主题分析的结果给予检索标识的过程。
E 主题标引：就是通过对文件或案卷内容的主题分析，从主题词表中找出相关的主题词作为其主题标识，作为档案检索的依据。
F 案卷文件目录：是以案卷为单位，依据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统一案卷数量，监督保护档案材料的一种管理工具：也是档案馆最基本的、使用较为频繁的一种检索工具。
G 分类标引：是给予每份文件或每个案卷一个分类号，作为排列条目、组织档案分类目录和索引的依据。
5、简答
（1）档案检索工作的内容主要有哪些？
答：
（一）档案信息存储阶段的主要内容：著录标引；编制检索工具
（二）档案信息查检阶段的主要内容：确定查找内容；具体查找操作
（三）档案检索效率
（2）档案检索工具的具体作用表现在哪几方面？
答：
（一）桥梁作用
（二）交流作用
（三）管理作用（3）编制档案检索工具有哪些基本质量要求？
答：
（一）档案检索工具信息存储要丰富；
(二)检索要准确及时；
（三）检索要方便实用
（四）档案检索工具要实现标准化、规范化（4）档案标引主题构成因素有哪几种？
答：
1、审读文件或案卷，确定主题
2、主题分析
3、主题概念转换
4、主题及主题词的校对审核（5）常用档案检索工具有哪些？
答：
1、案卷目录
2、分类目录
3、卷内文件目录汇编
4、全宗文件目录
5、专题目录
6、主题
卡片
7、人名索引
8、文号索引
9、全宗指南
10、专题指南
11、档案室指南
12、档案馆指南
13、联合目录
14、智能化管理和信息共享
（6）全宗指南的内容包括哪几个部分？
答：全宗指南的内容主要包括“立档单位和全宗的历史概况”和“全宗内档案内容和成分的介绍”两个部分。
第八章
1、填空
中华人民共和国公民和组织持有介绍信和身份证等合法证明，可以利用已经开放的档案。
2、选择
（1）档案材料外借，必须经过（A）方能外借。
A 审批手续
B登记手续 C签名手续 D借阅手续
（2）档案复制本分为（C）两种。
A正本和副本 B 正本和摘录 C 副本和摘录 D 复印和摘录
（3）档案人员提供咨询服务是以（D）为依据。
A 事实 B材料
C记录 D 档案
（4）维护档案完整与安全是档案管理的（A）
A 基本要求 B 基本任务 C重要工作 D重要要求
（5）单位、团体、公司、企业都是产生档案的（A）
A 基本来源 B 基本保证 C基本单位 D基本组织
（6）档案材料外借，必须经过（A）手续方能外借。
A审批
B 登记 C 签名 D 借阅
3、判断
（1）档案利用就是档案管理部门通过一切方式，直接将档案无条件地提供给利用者充分利用。（错）
（2）为领导提供档案服务就是领导使用一切档案都很方便的服务。（错）
（3）根据档案原件制发各种复制本，是开展档案利用的一种重要方式。（错）
4、名词解释
A 档案利用：是指开发和直接提供档案，为社会各项事业服务的工作。
B提供档案利用：是针对档案管理者而言的，是指档案管理部门及其工作人员以档案信息资源为基础，通过一定的方式、方法和途径，直接提供档案，为前来了解查询问题的利用者提供服务。
C 利用档案：是针对利用者而言的，是指利用者为研究和解决某种问题，以阅览、复制、摘录等形式使用档案的活动。
D提供咨询服务：是档案人员以档案为依据，以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，对查询者提出的问题进行解答，或指导利用者获得有关某一方面档案的线索。
5、简答
开展档案利用工作的方式和途径有哪些？
答：
一、开设阅览室，直接提供档案原件或复印件借阅
二、档案外借
三、制发档案复制本
四、举办档案展览
五、出具档案证明
六、提供咨询服务
七、印发目录
6、论述题
（1）怎样做好档案利用工作？
答：明确服务方向，端正服务态度；熟悉档案，了解需要；正确处理利用和保密的关系；正确处理利用工作与基础工作的关系。
（2）试结合《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》，论述向社会开放历史档案的涵义？
答：所谓开放历史档案就是将保密期满和其他可以公开的档案，解除“封闭”，向社会开放，只要履行一般的手续即可通过一定的方式进行利用。《中华人民共和国档案法》第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自行成之日其满30年向社会开放：经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限，可以少于30年；涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行”。《中华人民共和国档案法实施办法》进一步规定：“各级各类档案馆保管的档案，应当按照《档案法》的规定，分期分批地向社会开放。”
第九章
1、填空
（1）大事记的内容，主要由（大事记述）和（大事时间）两部分组成。
（2）基础数字汇集，又叫（统计数字汇集），是反映一个单位、系统或某一方面基本情况的一种（数字）材料。
2、选择
大事记就是按照（B）简要地记载一定时期内发生的重大事件的一种参考资料。
A人物事件
B时间顺序 C重大问题 D历史时期
3、判断
（1）企业年鉴是记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基建、科研等各类大事的综合性参考资料。（对）
（2）组织机构沿革是系统记载一个单位的体制、组织机构和人员编制变革情况的文字材料。（对）
（3）大事时间、日期不清者附于月末，月不清者附于年末，年不清者一般不记。（对）
（4）科技成果简介是科技档案的编研成果之一。（对）
4、名词解释
A档案参考资料：是档案部门或档案人员依据一定题目，根据所存档案综合而成的一种可供人们参考的档案材料加工品。
B 大事记：就是按照时间顺序，简要地记载一定时期内发生的重大事件的一种参考资料啊。
C 组织机构沿革：是系统记载一个单位、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种文字材料。
D 统计数字汇集：就是反映某一地区、单位、系统或某一方面基本情况的一种数字材料。
E 会议简介：是简明扼要地记述会议基本情况的一种文字材料。
F 科技成果简介：是科技档案的编研成果之一，是指对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。
G 企业年鉴：是记录和汇集一个企业一年间的生产、经营、基本建设、科学研究等各类大事的有关文献、照片和统计数据等是一种综合性的参考资料。
5、简答
（1）编写大事记有哪些具体要求？
答：其具体要求有三：第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要事不漏，小时不要；第三，系统条理，简明扼要。
（2）常见的档案参考资料有哪些？
答：大事记、组织机构沿革、统计数字汇集、会议简介、科研成果简介、企业年鉴和专题概要。
第十章
1、联系实际谈谈档案工作现代化的意义。
答：
一、实现档案工作现代化的迫切性：第一，档案数量越来越多，收藏、保管与传统的档案管理方式
矛盾突出；第二，档案的载体、记录方式的多样化与传统的档案管理方式的矛盾不断增加；第三，档案需求面扩大与传统的档案服务方式的矛盾日益加剧。
二、档案工作现代化的意义 ：第一，档案工作现代化将加速档案工作适应社会发展的需求；第二，档案工作现代化将促进档案工作为社会主要建设做出更大贡献；第三，档案工作现代化将推动档案事业的发展。
2、档案工作现代化的内容主要包括哪些？
答：
一、运用电子计算机技术，实现档案管理的自动化
二、运用现代通信技术，实现档案信息传递网络化
三、运用现代光学技术，实现档案缩微化。
四、档案保护技术水平的提高
3、现代技术是如何在档案管理工作中运用的。答：
一、电子计算机检索系统的建立和运用。
二、计算机硬盘等设备中的档案管理和保护
三、声像档案的建立和运用
四、国内外档案工作现代化的简况。
第十一章
1、简述档案工作标准化的意义。
答：
一、标准化是实现档案工作科学管理的重要手段；
二、标准化是提高档案工作质量和效率的有效措施；
三、标准化是实现档案工作现代化的重要前提；
四、标准化是推动档案学发展的重要条件。
2、档案工作标准化的含义。
答：档案工作标准化就是制订、贯彻、修订各项标准的活动过程，也是档案工作逐步走向规范化、统一化和现代化的重要工作过程。
3、简述档案工作标准化的内容。
答：档案工作的标准按级别可分为国家标准、专业标准、部颁标准、企业标准。其中，专业标准和企业标准不得与国家标准相抵触，企业标准不得与专业标准相抵触。
4、试述我国档案工作标准化的现状。答：
一、我国已经发布的档案工作标准：（1）针对档案内容所包含的信息为适用范围的标准；（2）针对档案的载体为适用范围的标准；（3）针对档案保管的装具、库房及外部环境条件为适用范围的标准；（4）针对档案工作中的业务技术原则、方法、措施为适用范围的标准。
二、有待进一步制订的档案标准：（1）档案工作专业名词术语标准；（2）档案统计、提供利用标准；（3）档案编纂及出版格式标准；（4）档案工作现代化建设的标准
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