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江门市耀翔实业有限公司
采购结算及付款流程
本文针对供应商结算货款，采购部报销等业务的操作指引。1.0 采购前规定:
1.1凡采购的业务，凭据均是已审批的《物料申购单》或《采购单》
1.2采购金额在300元以内的，部门负责人签批后，采购员可先行采购，总经理孔令祺后补签批；采购金额在300元以上的，总经理孔令祺签批后方能外出采购；
1.3凭已审批的《物料申购单》或《采购单》，可填写《借款单》，经采购部负责人签名后，可借支现金外出采购，借支限额最高为3千元，借支周期为一周，即一周内要清还借款，并不允许未清还借款的前提下再借支的行为；
1.4凡采购金额达3千元或以上的，要沟通供应商送货收款，不作借支外购。2.0 付款分类：
2.1 外购付款以及预付款：由采购员凭《采购单》做《供应商计划付款表》交结算员做《付款申请书》；
2.2 月结、货到付款：采购主管不用做付款计划，由结算员按《供应商付款安排表》直接做《付款申请书》。
2.3 采购部与财务部要共同协商，制定一份《供应商付款安排表》。内容包括：
2.3.1 哪些供应商要采购做付款计划，哪些不需要做；
2.3.2 哪些供应商可按70%结算，哪些按100%结算；
2.3.3 哪些供应商做承兑结算，哪些做支票或汇款结算； 3.0 办理支票、汇款结算的程序
3.1 结算员正确填写《付款申请书》项目（并附上供应商收据或发票、送货单结算联等，即结供应商需加附入库单结算联），交相关采购员、采购部负责人复核签名确认后，将付款申请单和票据交财务部往来会计审核。4.0 办理承兑结算程序
4.1 结算员收到各主管的通知后，逐一为各供应商办理付款申请。正确填写《付款申请书》项目（并附上供应商收据或发票、送货单结算联、《承兑合同书》等），交相关采购主管及采购部负责人复核签名确认，于周一前统一交财务部往来会计审核，遇特殊情况的，可即时处理。5.0 付款签批程序及权限
5.1 签名顺序：结算员→采购部（主管及负责人）→往来会计→总经理或董事
长
5.2 往来会计于每天下午6点前完成签核当天所有付款申请，并向采购部、供
应商反馈审核情况的信息；
5.3 往来会计将已审核的《付款申请单》交相应审批权限的管理人员签名后，交出纳员，结算日进行付款。
5.4 付款审批权限：如金额在5万元以内的（含5万）：经采购经理审核后，总经理孔令祺审批，即可到财务部出纳员处办理结算手续；如金额在5万元以上的，经总经理孔令祺签名后，须经董事长孔晓燕审批方可办理结算手续。
6.0 结算付款日
6.1 出纳员逢周三做支票、汇款，货到付款的除外，逢周四办理承兑结算。遇
特殊情况的，可即时处理。
6.2 供应商如付款日发现差异的，应核对清楚确认后，于下次付款日再付款。7.0 其他费用的审批及支付
7.1 公司内部人员报销费用的，经董理长孔晓燕签批方能支付；
7.2 出纳员逢周二支付厂内员工的报销费用；
7.3 辞退人员的离职工资，实时支付。
8.0 相关表格
《物料申购单》
《采购单》
《供应商计划付款表》
《供应商付款安排表》
《付款申请单》
《承兑合同书》
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