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浅析民营企业档案管理的问题及解决措施
民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源，这些档案真实地记录了民营企业诞生、发展的历史过程，记录了民营企业在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用。建好民营企业档案，加强民营企业的档案工作，不仅是民营企业发展和经济建设的需要，也是当前各级档案部门亟待解决的重要问题。笔者在本文中就当前民营企业档案工作存在的问题与相关措施进行了探讨。
一、民营企业档案工作存在的问题
企业档案是企业自身生产、经营及各项活动的真实记录。为企业在各项经营活动中提供查考决策依据的最有力的文件材料，是企业持续稳定发展中不容忽视的一项基础工作。但是，大多数民营企业疏于档案管理工作，不同程度的存在档案材料收集不齐全、管理不规范、制度不健全、保管不安全、利用不方便等等问题。主要原因和导致的问题主要表现在以下方面：
(一)档案工作与企业变革的不同步
随着市场经济体制的逐步建立和不断完善，企业为了在竞争中取胜，以体制、机制、机构的变革，应对市场的风云变幻，在这个过程中，由于档案意识还很薄弱，企业注重的是直观的经济效益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构的工作，而忽略了文件收集、利用、归档工作，伴随变改中的人员流动，出现的是文件资料、技术资料流失的现象。甚至有的企业档案工作的地位在企业改制中，出现挤脱现象。
(二)档案管理人员的业务素质与企业的发展需要不相适应
档案工作是一项十分专业的系统工程，档案人员不仅要掌握档案管理理论，还必须懂得具有本企业生产经营特点的一些工程技术方面的知识，有了较广博的知识面，才能对多方位的工作应对自如。
而现行不少企业的档案人员兼职的居多，客观上导致对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应企业档案工作的需要。
(三)企业档案的“主体”错位
档案的主体明确性，是一个企业档案工作的关键。当前不少企业的档案主体观念存在偏差，影响了企业档案工作水平。不少企业几乎把企业的人事档案当成了企业档案的全部，即主体，而忽略了企业自身发展所形成的真正确定企业命运的颇有价值的“主体”档案，直接影响企业档案的开发利用和企业的发展。
(四)企业档案编研工作薄弱
有为才能有位。档案工作的地位，从某种程度而言，是靠档案的服务价值来确立。但不少企业的档案工作纯粹停留在收与管的层面，一方面由于素质的不到位，另一方面编研意识的缺乏，造成档案的编研工作唯一开展，档案无以得到很好的利用。这是导致档案工作在有的企业没有地位，可有可无的最主要的原因。
(五)档案管理没有现成模式
民营企业与国有、集体企业相比，管理体制有着本质的不同，它无主管上级，享有充分的自主权，那种“条块结合、齐抓共管”的档案管理模式已不适应。加之民营企业发展迅猛，无论是档案部门还是企业本身都来不及过细地研究和考虑其档案工作的管理问题，只好顺其自然，放任自流，导致有的民营企业形成的材料“自生自灭”。
(六)企业档案材料的不安全
民营企业主与员工之间虽订有劳动合同关系，但员工流动的随意性较大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的监督管理机制，一旦出现人员“跳槽”，轻则使企业的管理发生断层，工作无法延续，增大管理成本。重则会导致企业的独有知识产权流失，造成无法弥补的损失，甚至危及企业的生存。
二、加强民营企业档案工作的措施
加强民营企业档案工作，既是企业发展的内在需要，也是档案部门面临的新课题。企业老板、档案管理机关及有关部门，应从战略的高度、长远的目光，重视、关心和研究加强民营企业的档案和档案工作，为企业的生存与发展，解除后顾之忧。笔者认为，应采取以下对策：
(一)主动介入，不放任自流
《档案法》规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”《实施办法》规定：“机关团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作的依法开展”。这些档案法律法规中，已经原则规定了民营企业在档案事务中的权利和义务，民营企业理所当然地应该管好企业档案，档案行政管理部门也应按照属地管理的原则，依法监督和指导民营企业的档案的开展，同时企业领导应热积极主动抓好本企业的档案工作。
(二)稳定人员，提高素质
针对档案工作性质，企业要确定专人管理档案工作，针对企业档案管理的特点和管理人员素质差的情况，企业领导要积极选送档案人员参加档案专业知识培训，提高档案人员业务素质，同时要稳定档案专业队伍，加强企业档案管理工作。
企业档案是企业生产经营活动的真实记录，直接为本企业的领导决策、各项管理、生产经营活动服务，企业档案的这一特点，决定了企业档案人员必须提高认识，转变观念，增强服务意识，改变过去档案工作的任务只是“保管”档案的思想，变“被动服务”为“主动服务”，树立起企业档案服务企业经济发展的宗旨。做好服务工作，一是为企业各领导的决策服务。企业档案部门要准确把握党和国家的政策大局，紧紧围绕企业的中心工作，及时、准确、全面地为领导提供党和国家的方针政策，各级地方法规性文件资料。发挥档案和档案工作在为领导的科学决策中的重用作用。二是为企业各部门工作服务。档案部门要进一步强化服务意识，拓宽服务思路，加强与各部门的联系，了解各部门所需的档案信息，积极主动地提供优质服务，如编印专题材料、专题文件汇编等。三是为企业广大企业员工服务。随着企业改革的不断深化，企业广大员工迫切地需要了解改革过程中的方针、政策，企业档案人员要积极创造条件，对相关的非涉密性文件进行开放，如社保、医保、工资、福利等涉及个人切身的政策性文件材料提供调览服务。
(三)要着眼实际，抓好“主体”档案管理工作
企业“主体”档案是企业档案的核心，在抓好其它档案的同时，着重抓好“主体”档案的归档工作，特别是抓好技术档案、设备仪器档案、产品档案管理工作，及时做好设备档案和产品档案的收集、整理与归档工作。保证企业档案的完整性。
(四)积极搞好开发利用，为企业各项工作服务
如何利用好企业档案，开发企业档案信息资源，是企业档案管理的目的；是摆在企业档案管理人员面前的一项艰巨任务。为此，企业档案管理人员就要围绕企业的发展，编写多种检索工具，掌握市场信息，开发新产品、新技术，变被动服务为主动服务。
(五)与时俱进，采用现代化信息技术手段
(1)企业档案载体发生转变企业实现计算机进行档案的全程管理之后,适时地实现了信息数据的远近传递处理和交换。在企业的档案管理活动中,电子文件以其快捷的传递速度和办文进度逐渐取代了纸质文件,电子图纸也以其手工绘制所无可比拟的优势而大量出现。通过计算机进行辅助设计使企业档案设计、存储、修改和查询变得方便又快捷。
(2)企业档案分类发生转变传统的企业关于文书档案、产品档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案等传统分类方案已经被逐步打破,取而代之的是,以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息被分散在几个管理系统中,计算机按照规
定发出指令,根据档案管理目标随时调整和设立类目。这种档案分类的方式更能贴近企业的生产、经营及管理等各方面,分类也将更加详细、更加科学、更加规范。
(3)企业档案的接收和保管发生转变传统的档案管理工作是档案工作者通过参加产品鉴定、重要设施开箱、重要项目建设及技术改造的竣工验收,来作为企业档案的指导、监督和接收。在当今电子环境下,档案人员只有积极的介入文件的形成和保管过程,档案文件才能被鉴定、保存、编目来提供应用。企业的档案工作者要在专业人员的指导下学习如何运用专门的档案信息来接收管理平台,要懂得如何对档案进行控制和维护档案信息资源的有效性、实时性和可靠性,来对电子档案信息的收集和管理进行掌握。
总之，企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用，企业只有重视档案管理工作，稳定人员，结合自身档案特点，管好、用好档案，为企业生产经营服务，才会促进企业档案工作迅速的发展。
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