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家庭档案建档指南
一、家庭档案的定义
家庭档案是指家庭及家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的可归属个人保存备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。
二、建立家庭档案的意义
1、家庭档案是维护家庭及其成员权益的法律书证
俗话说“空口无凭，立字为证”，或说“口为空，字为宗”。这里所说的“字”，往住指的是契约、合同等家庭档案，这些在解决债务、产权和著作权等纠纷，证实个人的学历、经历以及工资、福利等待遇问题等方面，具有权威性的法律书证。
2、家庭档案是家庭日常生活管理的参考依据
在家庭日常生活管理中，要经常利用家庭档案作参考、作依据，不断改善家庭生活。家庭档案记录着家庭的各种消费，通过对家庭各种消费的分析，完全可以看出家庭消费的利与弊，从而较好地控制家庭消费，使家庭消费按计划进行。许多家庭生活管理实践证明，家庭档案是家庭日常生活管理的得力助手，建立家庭档案，利用家庭档案，会大大改善家庭管理，提高家庭生活水平和生活质量。
3、家庭档案是家庭教育的生动教材
家庭档案真实地记录了家庭生活方方面面的情况，记录了家庭成员工作、学习和生活等正反两方面的经验，记录了子女成长的轨迹和父母对他们的情与爱，可谓一部家庭的百科全书，是千金难买的传家宝，是用于进行家庭教育的不可多得的好教材。这可以从以下三个方面看：
第一是家庭集体教育的教材。家庭档案中的家谱、家史等，其编纂者以当时社会的观点、立场，真实地记人叙事，反映了当时的社会制度、经济关系、伦理道德，是当时家庭、社会面貌的记录，它可以使家庭每位成员直观、具体地了解姓氏历史、家庭演变发展史，是对家庭成员进行爱国、爱家教育的好素材。家庭档案中的当家理财记录，可以使家庭成员了解家庭收入、消费情况，是勤俭节约、艰苦朴素作风教育的具体素材。家庭档案中阖家欢聚的照片、家庭成员生日录像、家庭大事记等，有助于增加家庭亲情，增加家庭幸福感和凝聚力。
第二是家庭成员自我教育的教材。家庭档案中的大学毕业同学录、题词册等，是大学生活的温磬回忆，记载着学友的亲切嘱咐、热情鼓励，每当在生活中碰到烦恼，在工作中遇到挫折的时候，重新翻阅，就会一扫心中的氤氲，恢复活力和生气。家庭档案中的革新成果、职称证书、职务任命书、荣誉证书等，直接反映了家庭成员工作中的业绩，是家庭成员辛勤工作的结晶。欣赏这些档案，更能体验到人生创业的艰难，感受事业成功的喜悦，感激前进道路上师长、领导、同事、朋友的培养、帮助和指导，更加珍惜自己努力所得到的及未竟的成果。
第三是家庭成员互相教育特别是家长对孩子教育的教材。家庭中父亲、母亲成长的记录，特别是成功业绩的记录，本身对孩子就是一种示范，就是一种引导，可能引起孩子为之自豪。家庭中孩子成长的记录，也是父母辛勤培育的见证。欣赏这些记录，特别是观看孩子学习、工作成果记录，可能令父母感到欣慰，感到骄傲。
4、家庭档案是科学研究的可靠资料
家庭档案能原原本本地把家庭成员的个人活动情况及家庭集体活动清况记录下来，因而它是家庭历史的真实写照。一部完整的家庭档案，就是一个家庭历史的缩影。它既是研究家族史、家庭史及家庭成员历史的最可靠的第一手材料，也是研究社会历史发展变化的可靠资料。家庭档案记载了家庭成员的工作足迹，是家庭成员工作成果的一种积累，也是家庭成员深入进行科学研究的可靠资料。
5、家庭档案是传播精神文明的有效载体
家庭档案作为一种有形的原始记录，是家庭文化的一部分，是传播精神文明的有效载体，对家庭每位成员有着潜移默化的教育作用，它有助于家庭成员思想道德的修养，有助于家庭和睦，建立良好的家风。
三、家庭档案的收集
建立家庭档案应该先从收集入手，即：将分散在家庭成员手中或散落在家庭各处的有保存价值的资料统统收集归拢，这是基础环节，有了完整齐全的档案，才能达到有效管理这一最终目标。收集的工作量比较大，但也不能眉毛胡子一把抓，心中应该有个大致的收集范围，否则容易遗漏。根据现时一般家庭情况，主要从以下几大类去着手收集：
1、综合类档案。记录家庭历史方面的档案，如族谱、家训、家庭大事记、家庭会议记录本、住宅变迁记录；家庭成员及亲朋基本情况登记表、自传、日记、回忆录]简历及其它综合性资料；
2、理财档案。包括家庭收入支出账目、存单、股票等各类投资交易证卡、有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借据、合同契约、贵重物品清单和发票等。
3、证件档案。包括房产证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、上岗位、结婚证、身份证、户口簿、出国护照、营业执照、会员证、借书证、准考证、职称资格证书、聘书、独生子女证和技术资格等级证书等。
4、设施设备档案。包括家庭建房、装潢的合同、施工图、施工记录、原材料合格证、竣工图、水电气管线图、验收及结算材料，家庭汽车、电脑、空调等各种家用设备的发票、说明书、保修卡、维修单及维修点地址、联系电话等。
5、照片（音像）档案。包括家庭成员各个时期的照片，结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录像带、光盘、电脑软盘等资料。
6、健康档案。包括家庭成员历次看病、疗养、体检的病历、诊断书、体检表、处方，健康证、献血证，家族病史记录，每次化验检查的报告、心电图、B超、X光片、CT片、磁共振片，入院通知、住院记录、结算清单，疫苗接种和药物过敏记录、饮食禁忌、烹调技术、营养知识等。
7、荣誉档案。包括家庭成员在工作、学习、生活中所获得的各类荣誉及证书、奖状、奖牌（杯）、实物等。
8、旅游档案。包括外出旅游的旅游线路、飞机票、火车票、汽车票、景点介绍、门票、纪念品等
9、社会交往档案。包括亲朋好友的住址、电话号码，同学和老师名录、同事名录，来往信件、请柬、贺卡等。
10、作品（收藏）档案。包括个人特长爱好、收藏等，如书法书画作品、学术论文、专著，在各类报刊发表的文章及作品，祖传物品或购买的名人字画、名人签字、题辞，集邮品、烟标、火花、票证、钱币、像章、文物、各类艺术品收藏，藏书、珍藏报刊、标本等。
四、家庭档案的整理。
家庭档案的整理是指将处于分散而零乱状态的家庭档案材料，进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之系统化、有序化的过程。家庭档案的整理应坚持根据情况、区别对待的原则，遵循由简到繁、由粗到细、由易到难、逐步规范的思路，围绕“管”、“用”下功夫。
（一）家庭档案的分类
家庭档案分类就是将家庭及其成员所形成的全部档案，按其来源、时间、内容和形式的异同，分成一定的层次和类别，使家庭档案构成一套有机的体系。主要的分类方法包括：
1、基本分类法：
按家庭档案所反映的内容可分为综合类、理财类、证件类、设施设备类、照片（音像）类、健康类、旅游类、荣誉类、社会交往类、作品（收藏）类等。
按家庭档案的形式可分为证书类、信函类、票据类、手稿类、字画类、病历类、照片类、录音带类、录像带类、计算机磁光盘类、综合类。
按家庭成员可分为父亲、母亲、子女以及家庭其他成员，即家庭中有多少成员就设多少类，外加综合类。
2.复式分类法：
家庭档案分类方法，在家庭档案分类中可以综合运用。主要是三种：
(1)成员——内容分类法
首先把家庭档案材料按家庭成员分开，然后在每位家庭成员下面再分内容。由于家庭档案里有些档案材料反映的是属于整个家庭或家庭中两个以上成员的情况，不能归属于某个家庭成员中，所以得设立综合类。
(2)内容——成员分类法
首先把家庭挡案材料按内容分开，然后在内容下面再分家庭成员。
(3)形式——内容分类法
首先把家庭档案按形式分开，然后在形式下面再分内容。
各家庭可根据本家庭档案特点，选用家庭档案的基本或复式分类方法中的一种进行分类。分类方法确定后不可随意更改。
（二）家庭档案的排列
家庭档案分类方案确定后，要按照家庭档案的分类对家庭档案材料进行系统地排列。
家庭档案一般设两级类目，如成员——内容分类法，成员是一级类目，内容是二级类目；内容——成员分类法，内容是一级类目、成员是二级类目；形式——内容分类法，形式是一级类目，内容是二级类目。家庭档案材料一般在二级类目下按时间、按档案材料的重要程度进行系统排列，档案材料数量少的也可在一级类目下排列。
（三）家庭档案的编号、编目
家庭档案材料经过分类、排列以后，每件档案材料的位置都固定了，应该进行家庭档案的编号和编目了。家庭档案材料的编号和编目是以“件”为单位进行的。这里的“件”，一般以每份档案材料为一件，档案材料中的正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，名册、图册等一本为一件；一次活动、一个主题、一个事项的照片为一件等等。
家庭档案的编号
家庭档案的编号主要指每件家庭档案材料的编号。家庭档案数量特别多的还应该给家庭档案盒编号。
在分类方案的二级类目内（家庭档案数量少的在一级类目内），按家庭档案材料的排列顺序从“l”开始编流水号，这就是家庭档案的编号。
家庭档案的编目
家庭档案的编目，主要包括编制家庭档案材料目录、编页号、填写家庭档案盒脊背标签。家庭档案目录的项目内容包括件号、形成者、题名（反映此件物品的基本内容，要求简明准确）、日期、页(张)数、备注（需补充和说明的情况）等。
家庭档案目录按大类内档案材料排列顺序逐件编制，单独存放。
家庭档案盒脊背内容包括家庭档案类别名称、起止件号、盒号，可用碳素笔直接填写。
(四)家庭档案的装盒
家庭档案的装盒是指依照家庭档案的不同类别按件号的先后顺序将档案材料装入档案盒内。家庭档案装盒保存的目的是有序和保护，其装具可灵活使用，以规范适用、保护安全为最佳。
五、家庭档案的保管
家庭档案的保管是指对家庭中所保存的有价值的档案实行科学的日常管理，并采取相应的存放和安全防护措施，以防止和减少人为或自然损毁。保密、隐私、贵重的家庭档案可单独存放。家庭应妥善保管家庭档案，注意防火、防潮、防虫、防光、防尘。家庭认为保管条件不具备的可将其珍贵的家庭档案及其他档案送交莲都区档案馆寄存或托管。
纸质家庭档案材料的保管
家庭中纸质档案材料能够装盒的都按家庭档案整理顺序装入档案盒保存。档案盒竖式存放。
照片的保管：把照片装入照片档案册的芯页内，并在旁边注明拍摄时间、地点、人物、是由及能准确反映照片的基本内容等要素，照片档案册竖式存放。
底片的保管：把底片从整卷中一张张剪下来，装进照片档案册中和底片相同的照片旁。在整理底片时要小心谨慎，防止底片划伤，防止手指直接触摸底片，留下指痕。
磁性材料的保管
家庭档案中的磁性材料主要有录像带、录音带和计算机光盘、磁带。
带磁性的物品在放置之前，不可靠近带有磁场的物体，不可放在高温处，也要避免阳光直射，不可放在潮湿处，朝湿容易使磁粉脱落。磁带、光盘等磁性物品都应有盒子，且应放清洁之处，防止灰尘。磁带保存几个月未用，则应走带一次，以免产生复印效应或粘着。光盘也应在半年内检查一次，如发现读盘困难，及时重新刻写，同时应在磁带、光盘盒上用纸条注明时间、内容，便于查找。
家庭档案的排架
家庭档案的排架，就是根据预定的排架方法，将家庭档案盒(册)摆放在相应的柜架上实行定位管理。一般是按不同的类别、不同的保管期限顺序排架。按从上到下、从左到右的顺序，以便于管理。家庭档案排架要保持适宜的饱和度，排架过挤会增加档案盒(册)的摩擦，不利于家庭档案的保护；太松又影响档案架的有效利用。
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