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浅谈房产档案数字化的应用与实践
一、房地产档案数字化建设的必要性
近几年,常熟房地产开发建设领域发展迅速, 而随着
计算机的发展和普及，房地产行业也逐步进入信息化管理，这对房屋产权产籍的管理的要求也越来越高,房产档案馆的主要职能是将接收入馆的各种房屋产权产籍资料进行接收、扫描、整理入库、保证产权产籍档案信息完整。因此房产档案馆已成为信息采集、存储、管理、传输的一个中心。而房地产档案数字化的建设也是势在必行。
二、房地产档案数字化的优势
1、提高了办事的效率
首先，档案数字化就是将纸制档案转变为数字化电子档案后，进行信息化系统管理，这样就使得档案的使用更加方便与安全。
并且使各类档案资料能及时归档，在扫描上传后能尽快进行查阅和操作。使得我们可以提供更详细更完整的数据信息，为网上审批提供很大的便利。数字化档案管理使查询资料变得简单，真正让办公人员提供了便利。
2、提高了经济效益
过去一直使用纸制档案，致使管理成本比较大。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为电子图像档案，不仅节约了费用，节省了占地空间，而且
查阅起来极为方便迅速，从而避免了纸张和人员的浪费。
三、房地产档案数字化的具体组成部分
(一)档案扫描仪器的要求
（1）档案数字化一般采用扫描方式为主进行。这要求扫描仪每一页的扫描分辨率在200DPI以上，并支持双面扫描功能，可同时输出彩色、灰度、黑白三种图像，自动进纸并检测重张。按国家档案局要求档案扫描精度不能低200DPI，为保证存储和使用，扫描图像使用通用格式，黑白二值档案使用TIFF图像格式、彩色档案使用JPEG图像格式。档案图像数字化后成品不能有黑边、畸变、出现阴影，字迹不能有变形、模糊现象。
（2）当影像文件的清晰度不佳时，应根据实际情况调整扫描分辨率及其他相关参数。
（3）扫描影像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的影像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的影像文件进行调整页边距、旋转、纠斜、修补（已完成的数字化档案文件不能修补）等影像优化工作，保证
处理后的影像清晰端正而且有效信息完全与档案资料完全一致。
(二)档案扫描的具体操作流程
房产档案扫描项目的每部分工作包括了许多项详细的工作内容，只有在完成前一项工作后才能进行下一步工作。下面就结合我档案室日常的房屋档案扫描举例说明：
1、档案分类整理
首先按要求把同一房产档案中的扫描件和非扫描件区分开。文件区分的普通原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。由于对于不同类别的档案的规定和要求都不同，所以在建档时各种收件就不同，主要表现在收件标准不统一、各类表格名称不同、档案组卷排序不统一、档案纸张的厚、薄、大、小、颜色不同，特别是档案袋中的收件在扫描处理中难度较大。必须要求工作人员熟练准确的区分开来。
2、拆除装订物
在不影响档案扫描工作的进行，应先拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害并且保证纸张的完整性。对于破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。
3、保证实体档案的原始性
对易破、易损、易脆的纸质档案必须进行裱贴，才能使扫描中不损坏档案纸质，申请表、协议书、合同书等多页组成的档案整页扫描后会造成页号排序混乱所以在扫描前都应该拆成单页扫描，使档案扫描后能与电子档案保持统一，也能使档案扫描后装档案袋时有一个完整的统一性。通过实物档案的人工扫描整理归档工作，才能使档案扫描过程与目录管理实现对应连接的关系。
4、整理顺序
在扫描之前，根据档案管理情况，按下述顺序对档案进行适当整理后放入扫描仪扫描：
⑴
⑵
⑶ 目录 房屋所有权证 房屋平面图（包括权属附图，分户平面图，草图，规划图）
⑷
⑸ 各类申请表 身份证明（当事人有效身份证件；单位营业执照、事业单位法人登记证书或者组织机构代码证、法定代表人身份证明；委托办理的，另需提交有效的授权委托书及代理人身份证件）
⑹ 交验的权属证件文书（房屋权属证书、国有土地使用权证；商品房买卖合同；商品房销售发票；商品房结算清单；契税税票及其它完税证明）
⑺ 交验的其他证件文书；（有关竣工验收证明材料和其他必要材料;）
⑻ 其他材料（收件收据）
以便在扫描后编码时方便整理，简化扫描时间，确保档案数字化质量。
4、扫描后各类文件的编码分类
为了规范档案中的各项目录和内容。将所有扫描好的图像的文件名重新按照类别进行代码命名，包括确定档案目录进入档案数据库中便于查找：目录编码代号为 “0000” 一房屋所有权证编码代号为“C”一房屋平面图编码代号为 “T”一各类申请表编码代号为“S”一当事人身份证件编码代号为“R”一交验的权属证件文书编码代号为“Z”一交验的其他证件文书编码代号为“Y”一其他材料编码代号为“0002”。
5、将数据提交入虚拟数据库
6、导入虚拟数据库之后可以对照上下卷的档案材料做对应的校对和质量检查，检查无误后导入终端电子数据库。
7、完成扫描导入后将档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。
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