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浅谈如何开展管理复查
【摘要】：通过介绍ISM规则所要求船公司管理复查的目的、内容、信息输入及管理复查的实施步骤,强调管理复查作为安全管理体系自我完善的重要性,以引起船公司及船长的足够重视。
【关键字】： ISM规则 管理复查 安全管理体系 体系运行 审核
【正文】： 管理复查是ISM 规则要求的重要管理活动之一,是公司最高管理者实施安全防污染管理和控制的重要手段。根据ISM 规则(2000 年修正案)12.2 条的规定,公司应当定期评价安全管理体的有效性, 必要时还应当根据公司建立的有关程序对安全管理体系进行复查。根据笔者多年开展管理复查的经验,在实际工作中虽能按程序规定开展管理复查活动, 但多数效果并不是很理想, 存在的主要问题是: 对ISM规则理解不透彻，对管理复查不熟悉, 不知如何搞;管理复查的信息输入不全面，不准确, 质量不高, 只是对内审情况进行总结;管理复查的措施实施不彻底。下面是笔者对如何开展管理复查的浅略理解。
1． 管理复查的目的ISM 规则对管理复查并没有作详细的阐述, 但大家都知道, ISM 规则源于ISO 9000 标准, 所以, 管理复查完全可以借鉴ISO 9000 中管理评审的思想、方式和方法。ISO 9001: 2000 版国际标准5.6.1 条关于管理评审的规定是:最高管理者应按策划的时间间隔评审质量体系, 以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。评审应包括评价质量管理体系改进的机会和变更的需要, 包括质量方针和质量目标。
根据上述管理评审的含义及ISM 规则的要求, 可以对照管理评审来理解管理复查:
（1）管理复查的目的: 最高管理者通过对安全管理体系进行系统的评价, 确定安全管理体系达到规定目标的适宜性、充分性和有效性, 从而满足ISM 规则的要求及达到保证海上安全, 防止人员伤亡, 避免对环境, 特别是海洋环境造成危害以及对财产造成损失的目的, 提高公司的市场竞争能力和适应能力。
（2）管理复查的对象: 应针对公司的安全环境保护方针、目标和安全管理体系进行。
2． 管理复查的内容
公司的安全管理体系包括4 个要素, 即组织结构、程序、过程和资源。所以, 管理复查的内容应围绕以下5 个方面进行。
(1)安全和环境保护方针、目标是否适应市场的变化和规则的要求, 是否被员工所理解和贯彻, 实现情况如何, 是否需要调整和修订。
(2)组织结构是否满足体系有效运行的需要, 是否需要调整。
（3）现行的程序文件是否满足需要及有效地贯彻执行, 是否需要增减和修改。
(4)各种过程是否受控, 是否需要改进和优化。
(5)现有的资源(人、资金、设施、设备、技术和方法等)是否满足需要, 配置是否得当和充沛, 是否需要增加资源投入。
3.管理复查的信息输入
为使管理复查达到预期的效果和目的, 管理复查应输入下列信息: ① 内、外审的结果(包括船舶复查的汇总情况);② 纠正和预防措施的实施情况(包括外部组织检查缺陷及上次管理复查纠正措施的实施和验证情况);③ 各种事故的处理和评估情况;④ 现行组织机构的运转状况;⑤ 安全环境保护方针、目标的实现情况及修订建议和依据;⑥ 入级和法定检验后的建议;⑦ 培训的标志与执行情况;⑧ 顾客来访、投诉情况, 公司回访、服务情况;⑨ 体系运行中长期存在的问题及系统性问题;⑩ 体系文件中的可操作性及符合性、文件修改的建议和依据;⑪ 公司经营发展战略、规划的要求;⑫ 新规定或社会和环境的变化。
上述信息资料要由各业务主管部门在汇总、分析日常管理资料的基础上编写, 不能就事论事, 要抓住问题的关键和实质。
4． 管理复查的时间
ISM 规则没有规定管理复查的时间间隔是多少, 只规定必要时根据公司建立的复查程序对安全管理体系进行复查。根据公司SMS文件规定,公司应至少每年在年审前组织进行一次管理复查, 船舶在船长离任前要组织一次管理复查。但是,发生下列情况(包括但不限于此)时应进行管理复查:
(1)新的体系试运行一定时间内。
(2)重大不符合规定的情况连续或集中发生时。
(3)经营战略、市场环境、体系环境发生较大变化时,如生产规模扩大、体系文件换版、组织结构进行大的调整等等。
(4)总经理、船长认为必要时。
5． 管理复查的步骤
(1)复查策划。安全体系主管部门要拟订计划, 列出复查的内容、时间、地点、参加人及各部门需输入的信息资料, 经指定人员审核报总经理批准后印发, 各职能部门根据复查计划的要求, 准备复查资料作为复查的信息输入。复查资料准备时要对收集的资料进行综
合分析整理, 分门别类, 可运用相关的统计方法, 列出需要复查的全部议题, 并提前发给参加复查的相关人员。
(2)召开管理复查会议。会议要由总经理亲自主持,公司领导和体系涉及的所有部门负责人参加。会上, 按复查计划规定的输入内容, 由各部门负责人简要汇报需复查的议题, 再由与会人员逐条逐项进行研讨, 提出改进建议, 指定人员对改进建议逐项进行审定, 最后由总经理作总结性发言, 并形成决议。船舶要由船长主持, 各部门长汇报。
(3)编写管理复查报告。复查报告的编写是管理复查活动的一项重要内容。报告应包括: 复查的目的、依据、内容、方法、日期、参会人员, 每一个复查项目的简短描述和结论, 体系的持续适宜性、有效性和适应性, 纠正措施的责任部门、限定完成日期和实施的日期。管理复查报告要经指定人员审核和总经理批准后发布, 并发放给所有负有责任的部门。
(4)管理复查后的改进和验证。管理复查的结果可能会导致体系文件的更改和补充, 资源的调整和职能的完善, 过程的改进和优化等。这些调整和改进大多数是影响较大的事项, 对实施过程和结果应跟踪验证, 以防止实施不到位。验证结果应做好记录并向指定人员和总经理报告。管理复查活动结束后, 要保留全套的复查记录。管理复查作为一种重要的管理手段, 对于安全管理体系的不断自我完善、自我提高至关重要。公司在体系运行过程中应善于运用这一管理手段, 充分发挥其效能,按照正确的方法进行操作, 以促进安全管理水平的全面提升，保证安全管理体系的持续有效运行。
【参考资料】：ISM 规则(2000 年修正案)
ISO 9000标准
ISO 9001 2000版国际标准
石狮市富甲海运有限公司
2011-6-5
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