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办公室管理
三、简答题 2006-1 1．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?具体做法是怎样的?
答：有电子提示系统和人工提示系统。
电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。
人工提示系统的做法:（1）伤害对方的自尊心。
2007-1 5．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？
答：（1）受意是文员接受和领会一司意图。
（2）一种是直接受意，另一种是间接受意。
（3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当中上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做意见；（9）函；（10）会议纪要。
2008-7
9． 文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。
答：（1）拟稿。（2）核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。（3）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。（4）编号。已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。（5）缮印。对已经签发的文件定稿进行誊判断有无必要引见给上司，或
先作请示。
(3)会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。2009-7
12．文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？
答：合适的话题：（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。（2）一般人喜闻乐见的话题。（3）显示地方或民族色彩的话题。（4）比较高雅设置基本办公日程表。（2）固定活动日期一览表。（3）使用提示性备忘录。（4）准备约会表。（5）准备特殊提示卡。（6）准备交往提示文件。2．提高会议效率可以有哪些做法？答：（1）遵循法律法规。（2）合理确定会议目标。（3）确定必要的与会者。（4）减少会议数量。（5）缩小会议规模。（6）简化会议程序。（7）缩短会议时间。（8）控制会议经费。（9）分析会议成本。2006-7 3．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
答：（1）会议名称。（2）会议记录人的姓名、盖章。（3）时间（开始时间、结束时间）。（4）会议地点。（5）议题；（6）主持人、主席。（7）出席者名单。（8）会议的经过情形及结论。（9）相关的资料。（10）下次会议预定日期。4．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？
答：（1）清楚地知道在所说服的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点。（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机。（3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等。（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，要努力加以说服。（5）主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等（明确了解对方的情况）。（6）以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用令对方反感的言词。（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）。（8）不可
到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意思，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。6．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。
答：（1）版头、发文字号、印刷顺序号。（2）密级、紧急程度。（3）签发人姓名。（4）公文标题。（5）主送机关。（6）正方、附件。（7）发文机关、成文日期，机关印章。（8）注释、阅读（发送）范围。（9）主题词。（10）抄送单位、印发说明。
2007-7（无）2008-1
7． 单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？
答：（1）单位印章、套印章。（2）钢印、领导人签名章、其他印章。（3）刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颂发。（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制。（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用。（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名。（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒。（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。
8． 按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？
答：（1）命令（令）；（2）决定；（3）公告，通告；（4）通知，通报；（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复，清、复印或排版印制。（6）校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（7）用印，是指在完成的文件上加盖机关印章。（8）登记。（9）分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。
10．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？
答：（1）要获得上司的许可。（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认。（3）要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等。（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上，还应准备约会所需要的文件资料。（5）星期一早上，周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会。
（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要排约会。（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会。（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。2009-1
11．什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应如何应对？
答：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。
(2)来访挡驾。先问清来由，的话题，如中外名著、展览会等。（5）积极、健康的生活体验的话题。风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话。
不合适的话题：（1）应当忌讳的话题。（2）令人不快的话题。过于敏感的话题。（3）自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题。（4）庸俗的、色情的话题。（5）不宜谈论的保密的话题。2010-1 13．简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样？
答:会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。
会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。
可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式:
(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。(2)周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件。2010-7 14． 文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？
答：（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。
（2）参谋作用、补缺作用、增进关系作用。
（3）进言的方法和要求是：适事、适时、适地、适度。
适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事。
适时。考虑时机。适地。看场合。
适度。要注意掌握分寸。办公室管理 2011-1(无)
2011-7
15．文员在处理上司指派的工
作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。
答：文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计
划，简要说明制定计划时应注
意的几个要点。
答：(l)充分了解即将开始的工作内容；（2)思考以什么方
法进行效率会最佳；(3)上司分
派两项以上工作时，必须为工
作排定优先顺序。
附：
1．什么是文书的立卷特征？通
常可以按照哪几种特征立卷？
答：（1）文秘或档案人员
把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；（2）按问题特征立卷；（3）按作者
特征立卷；（4）按文种特征立
卷；（5）按时间特征立卷；（6）按地区特征立卷；（7）按通讯
者特征立卷；（8）在运用六个
特征立卷时，需要运用两个或
两个以上的特征组合每一个案
卷。
2．来信受理的范围包括哪些？
受理与处更大的程序和基本要
求是什么？
答：受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信
件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。程序和基本
要求：
1、及时拆封；文秘人员
对收到的来信，在拆封前要检
查是否属于自己的受理范围，是否有“亲启”字样。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书
写内容的地方。
2、认真阅读。
要耐心细致地阅读，注意把握
信中主要内容，对陈述不清的，有条件的，可通知写信从补充，也可约请面谈。
3、逐项登记。
用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收信
日期、主要内容、要求、收信
单位（人）以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记
载，便于统计、查找和催办。
4、认真处理。处理信件应该按照
国家有关法律法规和各单位的规章制度，进行转办、交办或
自办。
5、及时复信。复信是取
信于职工群众的有效措施，增
加职工群众对组织的信任。复
信可采取收信人（单位）复信，或承办人（单位）复信两方式
进行。
简答题题纲 1．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统?具体做法是怎样的? 2．提高会议效率可以有哪些做法？ 3．文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 4．办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？ 5．什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？ 6．公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目 7． 单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？ 8． 按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？ 9． 文员根据单位需要向外或向内发文，需要经过一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。10．文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间、地点时要注意什么？ 11．什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应如何应对？ 12．文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？ 13．简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用？形式是怎样？ 14． 文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？ 15．文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。附： 1．什么是文书的立卷特征？通常可以按照哪几种特征立卷？ 2．来信受理的范围包括哪些？受理与处更大的程序和基本要求是什么？
三、简答题1． 什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？p37答：受意是指文员接受和领会上司意图。受意有两种：1、直接受意2、间接受意。 运用受意的方法：一、一一用心倾......
三、简答题：1、文员所作的的完整的会议记录应该包括哪些事项？ 答：（1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关......
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