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西北大学物理系研究生会秘书处职能
1、整理并妥善保管好各部门、各项活动的计划、总结以及研究生会的所有相关资料，做好期末存档工作。
2、作好研究生会例会及相关会议的考勤、签到及会议记录等工作，将其整理并存档。
3、参与并讨论研究生会各项规章制度的制定，完善不合理制度。
4、协助研究生会主席工作，做好每次大型的活动前的准备工作。
5、研究生会固定资产及各类物品的保管，使用及分配。
6、研究生会各类文件的收发与管理，起草有关文件通知。
7、负责研究生会工作大记事。
1.部门简介：
校研究生会秘书处是连接主席团与各部门之间的中枢部门，位于各部之首。秘书处现有成员20余人，包括秘书长、秘书部部长和部员等。校研究生会秘书处由主席团直接领导，实行主席团与秘书部两级管理制度。其中，由研会主席团秘书长主管南北校区总体事务，同时，秘书处在南北校区各设立一名部长，分管各自校区的具体事务。
3.工作特色：
（1）研究生会会议的组织：包括各项会议的筹划、通知，教室的申请等具体事项。
（2）研究生会文件的起草：包括研究生会各种章程、纲领的起草与颁布。
（3）研究生会文档的整理：包括会议纪录、图片与影响资料等文件与档案的归档整理。
（4）研究生会活动的策划：包括活动的前期策划，可行性研究以及活动经费的预算等。
（5）各部门工作的监督与协调：研究生会其他部门开展工作时，秘书处将予以配合；在举办大型活动时，协调各部门之间的工作关系。
（6）财务管理：包括研究生会活动经费的预算、统计及报销等事宜。
西北大学研究生会是在校党委和陕西省学联领导下，在校研究生处、学生工作处（部）和校团委直接指导下的研究生学生组织，系全国学联成员单位、陕西省学联副主席单位。
校研究生会由常设机构主席团主持日常工作。主席团下设秘书处、学习部、外联部、宣传部和文体部五部门。
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