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对现代档案管理创新的思考
一、前言
党的十五届四中全会、五中全会及十六大都提出,要加快国民经济和社会的信息化建设,以信息化带动工业化,促进社会生产力实现跨越式发展的战略方针。2002年,中央发出大力加强企业管理信息化建设的要求,在国家大力实施信息化建设的大背景下,文件与档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空间。??
“创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力。”创新对国家兴衰和发展是如此重要,对档案工作也不例外。没有科学的管理及创新,就不能实现档案管理工作的根本目的。档案管理创新是档案管理与开发利用者的创新,是档案事业宏观管理者所进行的创新,通过创新可以寻找科学的管理规律和成功的管理创新的实践有力地推动了档案工作不断迈入更高层次。新型档案载体的广泛应用,给档案的整理、保管和利用方式都带来了新的变化,这就要求档案部门在工作实践中,开拓创新,以推动档案工作向更高层次迈进。从多年来档案工作实践看,面对新形势下的新问题、新挑战,广大档案工作者在档案领域进行有创新的探索。如加大档案执法宣传力度、升级达标、推行政务公开、现代化管理、上网等等。这些有效探索,与时代要求相呼应,在经济和社会发展建设中,产生了巨大的促进作用。社会主义各项事业的不断进步,为我们今天的档案工作拓展了创新空间,为档案事业的发展开拓道路。
二、思想观念创新,是档案管理推陈出新的前提
随着我国综合国力的不断增强,我国在国际上的影响与日俱增。党的十一届三中全会以来我国发生的翻天覆地的变化,都是不断创新的结果。创新是时代的要求,而观念创新是各方面创新的基础,只有思想观念创新,才能谈得上管理创新和服务创新。只有对管理创新的意义有了较高的认识,才能重视、支持管理创新,才能进行管理创新的实践活动。
档案管理人员要在思想观念方面创新,首先要对档案管理工作的变化有明确的认识。过去档案工作主要是为政治服务,是相对封闭的,服务的方式也是被动接待为主。改革开放之后,档案工作已经有了重大的转变,既要为政治服务,还要为经济建设、教学科研、编史修志服务。要面向社会,全面开放,并主动开发档案信息资源,为改革开放和经济建设服务。社会主义市场经济建立后,对档案事业提出了新的更高的要求,在不断发展的新形式下,档案工作者只有解放思想,更新观念,开拓创新,才能研究新情况,解决新问题,实现新突破。
档案管理者必须注重创新思维培养。创新思维是一个相对性的概念,是相对于常规思维而言的一种思维方式。创新思维是在旧的方法和途径不能有效地解决问题的情况下,采用新的思维去分析问题和解决问题的过程。在这一过程中,创新思维一方面以新知识点(如观点、理论、发现)来丰富人类的知识,从而增加知识的数量即信息量;一方面在方法上对已有的知识进行新的分解与组合,实现已有知识的新功能。所以从信息的角度看,创新思维是一种知识总量增值的思维活动。创新思维的探索还具有开拓性的作用。它是一种具有开拓意义的思维活动,它发明的新技术,形成的新观念,提出的新方案和决策,创建的新理论,不断开拓人类认识的新领域。它不仅可以是新发现和新发明,而且可以是新方法和新技巧。创新思维一般具有独特性、新颖性、灵活性、非逻辑牲、对象的潜在性等特点。因此,要使档案管理部门创新成功,必须培养创新思维,只有具备了创新思维,才能为创新打下基础。
三、理论知识创新,是档案管理活力的源泉
当今时代是知识经济时代,也是信息时代。在这个时代中,各行各业都发生着日新月异的变化。档案管理工作只有不断进行理论知识方面的创新,才能适应时代发展的要求,跟上时代发展的步伐。新形势下档案工作创新有着广阔的创造空间。譬如,以多种经济成分的出现为标志的经济领域充满了活力,如何在这块新天地写就档案工作的华彩篇章,是整个档案部门都应考虑和实践的大问题。另外,随着我国社会主义市场经济体制的建立和完善,政府职能以及行政管理模式必然随之变化。对档案工作来讲,涉及的问题会越来越多,工作也越来越繁重。新问题、新挑战、迫切需要广大档案工作者既要在思想上高度重视,又要在行动上主动探索,更要在实践上进行积极创新,才能使档案工作跟上形势的发展,实现其应有的促进和推动作用。
理论创新离不开一直高素质的工作队伍。这就要求我们积极促进档案管理人员素质的提高,建立一支学习型的工作团队。在信息技术日新月异的今天,档案干部一定要有过硬的专业水平和运用现代技术的能力,建设学习型工作团队,是适应全球化、信息化和新经济的迫切需要。档案管理者要对学习型组织的管理理念加以借鉴和吸收,营造终身学习的组织环境,使学习成为一种经常化、普遍化的行为,促进职工积极学习,努力掌握档案工作所需的知识和技能,争取成为学习型个体和创新型干部,成为复合型人才。
要实现理论知识方面的创新,还要尊重知识,尊重人才。创新是一项科学性的活动,因此创新的关键在于拥有一大批具有知识的人才。知识是创新的载体,人才是创新的主体。因此,档案部门要搞好创新,就必须高度重视人才,大力开发档案人才资源,加强专业人才培养,为创新提供人才保证。为使档案专业人才快速成长,须建立激励机制,以创建一个良好的工作环境。一个融洽和谐的工作环境,可以使创新人员互相支持、互相配合、团结协作、心情舒畅、精神振奋、减少内耗,增强合力,发挥各自优势,促进创新活动的顺利开展。
四、技术管理创新,是档案管理全面发展的强劲动力
加强技术创新,发展高科技,实现产业化,是实施科教兴国战略和可持续发展战略的重大举措。档案管理要实现跨越式的发展,离不开科学技术,离不开科学管理。把现代化技术和科学管理方法应用于档案管理,是促进档案管理工作全面发展的强劲动力。
技术创新就是要把以手工管理为主、计算机管理为辅,转变为以计算机管理为主,手工管理为辅。这是衡量档案管理水平的一个重要标志。技术创新贯穿于档案管理各个环节,其核心是以高科技为先导。创新的热点是新型技术在档案中的应用。通过不断的技术创新,使档案管理逐步实现科学化、现代化。
技术管理创新一方面要努力推进管理模式的创新。档案管理者要自觉坚持在管理方法的创新上下工夫,在管理手段现代化上下功夫,坚决克服等、靠、要和各种因循守旧思想的束缚,牢固树立档案是一种信息资源、同样产生经济和社会效益的理念,把有限的被动服务转变为无限的主动服务,由以传统的静态服务、间接服务转变为动态的、直接的高层次服务,由封闭型的管理向开放型管理转变,由单一服务向多元化服务转变。另一方面要努力推进管理手段的创新档案管理主要是和数字与文字打交道,数字化档案将成为今后档案管理事业的主要存在形式,建设数字化档案已经成为档案管理的发展方向,要逐步实现管理手段的现代化,使档案的收集、整理、归档、编目、检索等告别手工操作的模式,向着现代化管理转变。
五、总结
档案管理者要按照“面向世界,放眼未来”的原则,建立档案管理创新思维,开展创新实践,对档案管理现状、特点做到心中有数,以端正创新行为,做到稳步前进。注意取人之才,补己之短,并注重管理手段的推陈出新、推动档案事业不断发展,放眼世界,注重参与国际档案信息交流,以满足多方面利用需求。
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